E-Mail wird niemals sterben. So machen Sie es besser

Wir alle hassen E-Mails, oder? Doch eine neue Umfrage von TechSmith zeigt, dass dort der Großteil unserer Kommunikation am Arbeitsplatz stattfindet.

Obwohl sie sich darauf verlassen, hatten die Umfrageteilnehmer viel darüber zu sagen, wie ineffektiv E-Mails sein können. Auf die Frage, was die größte Hürde für eine effektive Kommunikation in ihrem Unternehmen sei, antworteten die Leute mit Dingen wie:

• „Es gehen zu viele E-Mails täglich ein. Wir haben nicht unbedingt Zeit, alles zu lesen.“
• „Das Hin- und Herschicken von E-Mails ist sehr ineffizient und kann zu Terminüberschreitungen führen.“
• „Die Leute haben ihre E-Mails nicht gelesen.“

Warum tun wir uns das also an? Wenn E-Mails bestehen bleiben sollen, und die Forschung zeigt, dass dies der Fall ist, müssen wir sie effektiver nutzen, damit wir alle den Posteingang Null erreichen können.

In diesem Beitrag besprechen wir, warum E-Mails nicht ankommen, warum es so schwierig ist, sie richtig zu machen, und einfache Schritte (mit Beispielen!), die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass die Leute Ihre Nachrichten tatsächlich lesen.

Die Zukunft der Arbeit ist asynchron

Neue Forschungsergebnisse zeigen, dass asynchrone Formate wie Videonachrichten sich als willkommener Ersatz für Meetings erweisen.

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Warum E-Mails nirgendwo hingehen

E-Mails sind aus gutem Grund ein fester Bestandteil der meisten Geschäftskommunikation. Dies ist eine schnellere und effizientere Möglichkeit, Informationen zu kommunizieren, als ein Meeting zu vereinbaren, und ermöglicht es Ihnen, problemlos Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens zu erreichen.

E-Mails enthalten außerdem eine schriftliche Aufzeichnung von Entscheidungen, Anfragen und anderen hilfreichen Informationen, die später archiviert und als Referenz genutzt werden können.

Was es schwierig macht, E-Mails richtig zu schreiben

Um eine erfolgreiche E-Mail zu versenden, müssen Sie Ihre Nachricht effektiv übermitteln. Andernfalls werden Sie mit Missverständnissen oder einem Ansturm von hin- und hergehenden Nachrichten konfrontiert, wenn die Leute um Klärung bitten. E-Mail erzeugt mehr E-Mail.

Oder noch schlimmer: Die Leute lesen Ihre E-Mails überhaupt nicht.

Leider kann es aufgrund der textbasierten Natur von E-Mails schwierig sein, alles richtig zu machen.

In E-Mails fehlen nonverbale Hinweise

Wenn Sie den Ton einer Person nicht hören oder ihre Mimik und Körpersprache nicht sehen können, kann es leicht passieren, dass Sie die Absicht dessen, was sie sagen wollen, falsch interpretieren. Was als freundliche Botschaft gemeint sein könnte, könnte unbeabsichtigt hart oder negativ wirken.

Nicht jeder kann gut schreiben

Effektive E-Mail-Kommunikation hängt von guten Schreibfähigkeiten ab. Nicht jeder hat die Fähigkeit, sich schriftlich klar und prägnant auszudrücken, was zu Verwirrung oder Missverständnissen führen kann.

Textwand? Nächste!

Manche Dinge lassen sich einfach nur schwer mit Text erklären. Um mögliche Missverständnisse zu vermeiden, tendieren Menschen dazu, die Situation zu überkompensieren, indem sie zu viel Kontext oder Erläuterungen bereitstellen.

Niemand hat während des Arbeitstages Zeit, einen fünfseitigen Aufsatz zu lesen. Entweder überspringen die Leute Ihre Botschaft, weil die Länge einschüchternd ist, oder Ihre Kernaussagen gehen in der Masse unter.

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5 einfache Möglichkeiten, bessere E-Mails zu versenden

Es scheint, als gäbe es nichts, was Sie tun könnten, um die Flut an E-Mails zu stoppen, die sich jeden Tag in Ihrem Posteingang ansammelt. Hier ist die Sache: Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr E-Mail-Spiel zu verbessern und klarere, prägnantere Nachrichten zu senden, wird dies dazu beitragen, unnötiges Hin und Her zu reduzieren und einen Teil Ihrer kostbaren Zeit zu gewinnen.

1. Kommen Sie schnell auf den Punkt

Wenn Sie eine E-Mail senden, weil Sie jemanden benötigen, der Maßnahmen ergreift, machen Sie dies von Anfang an klar. Durch die Vermeidung langwieriger Einführungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Anfrage oder Frist nicht in der Masse untergeht.

Wenn Sie der Meinung sind, dass der Kontext hilfreich ist, fügen Sie ihn ein, nachdem Sie Ihren Hauptpunkt dargelegt haben. Ihr Empfänger hat die Möglichkeit, bei Bedarf weiterzulesen, und Sie verschwenden keine Zeit, wenn er dies nicht tut.

2. Fassen Sie sich kurz

Außerdem möchten Sie Ihre E-Mail so kurz wie möglich halten, ohne die notwendigen Details auszulassen. Es ist sicher ein Balanceakt. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, bevor Sie mit der Eingabe beginnen, um den Zweck der E-Mail klar zu definieren. Was soll die andere Person tun? (Und wenn es Fristen gibt, vergessen Sie nicht, diese anzugeben!)

Fordern Sie sich selbst mit einer maximalen Wortzahl heraus. Laut Boomerang liegt der Sweet Spot für eine E-Mail bei etwa 50–125 Wörtern.

3. Fügen Sie zur Verdeutlichung Bilder hinzu

Wie heißt das Sprichwort? Ein Bild sagt mehr als tausend Worte? Das ist richtig! Eine einfache Möglichkeit, E-Mails klarer und prägnanter zu gestalten, besteht darin, visuelle Elemente wie kommentierte Screenshots, Diagramme oder Infografiken einzubinden, um ein Konzept zu erläutern oder einen Prozess zu demonstrieren.

Ganze 97 % der Menschen, die Bilder in ihrer Kommunikation am Arbeitsplatz verwenden, finden dies effektiv. Sie berichten, dass Bilder Missverständnisse reduzieren und Zeit sparen.

Egal, ob Sie einen Prozess erklären oder Feedback zu einem Projekt geben möchten: Machen Sie einen Screenshot, anstatt die Erklärung abzutippen! Mit einem Bildschirmaufnahmetool wie Snagit können Sie das Foliendeck oder die Anwendung, auf die Sie sich beziehen, erfassen und Anmerkungen wie Pfeile oder Beschriftungen verwenden, um Kontext hinzuzufügen.

4. Strukturieren Sie Ihre E-Mail

Ein wenig Formatierung reicht weit! Vermeiden Sie große Textblöcke, die einschüchternd oder schwer lesbar sein können, indem Sie Ihre Nachricht in kurze Absätze aufteilen. Wenn Sie einen Prozess oder Schritte skizzieren müssen, verwenden Sie eine nummerierte Liste, um die Lesbarkeit für den Empfänger zu erleichtern.

5. Senden Sie stattdessen ein Video

Was tun Sie, wenn Sie Informationen weitergeben müssen, die kein Treffen wert sind, sich aber zu schwer per E-Mail vermitteln lassen? Sie senden eine Videobotschaft! Lassen Sie mich gar nicht erst mit all den Meetings beginnen, die durch Video ersetzt werden können.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Botschaft zu vermitteln, aber keine Zeit im Kalender dieser Person finden, versuchen Sie, eine kurze, informelle Videobotschaft aufzuzeichnen.
Nehmen Sie einfach Ihren Bildschirm auf (wir empfehlen natürlich Snagit), während Sie jemandem die Schritte des Prozesses erläutern oder ihm Feedback zu seinem Projekt geben. Anschließend können Sie per E-Mail einen Link zu Ihrem Video senden, den die Person zu einem für sie passenden Zeitpunkt ansehen kann. Es ist keine Besprechung oder Lektüre eines Romans erforderlich.

E-Mail muss nicht schrecklich sein

Und da haben Sie es! Die Art und Weise, wie Sie kommunizieren, zu verändern, mag wie eine gewaltige Aufgabe erscheinen, aber es sind oft die kleinen Dinge, die die größte Veränderung bewirken. Probieren Sie zunächst nur einen dieser Ansätze aus und sehen Sie, was passiert!

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