E-Mail-Etikette: 12 Regeln und nützliche Tipps

Die E-Mail-Etikette ist uns nicht angeboren. Dennoch scheint es, als ob jeder außer uns die ungeschriebenen Regeln professioneller E-Mails kennt.

Glücklicherweise sind diese Regeln nicht schwer, sobald Sie das Hauptbild verstanden haben. Wir sind hier, um Ihnen Tipps zu geben, die Sie hervorstechen lassen. Im positiven Sinne, versprochen!

Egal, ob Sie neu in der professionellen E-Mail-Kommunikation sind oder einfach nur eine kurze Auffrischung wünschen, dieser Leitfaden ist genau das Richtige für Sie. Schließlich sollte das Versenden einer E-Mail niemals überwältigend sein.

Kommen wir zu den Best Practices für den E-Mail-Versand, damit Sie Ihre professionelle Kommunikation in nur wenigen Schritten verbessern können.

Was ist professionelle E-Mail-Etikette und warum ist sie wichtig?

Einfach ausgedrückt ist E-Mail-Etikette die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mails für die professionelle Kommunikation schreiben. Verschiedene Aspekte von E-Mails dienen unterschiedlichen Zwecken, die wir in diesem Leitfaden behandeln.

E-Mail-Etikette ist aus vielen Gründen wichtig. Erstens gibt es den Ton für die Kommunikation vor und spiegelt Ihre Professionalität wider. Eine schlecht geschriebene E-Mail kann zu Missverständnissen führen und sogar Beziehungen schädigen.

Darüber hinaus kann die richtige Etikette die Effizienz und Effektivität der Kommunikation verbessern und zu besseren Beziehungen und Ergebnissen führen.

E-Mail ist zweifellos der wichtigste Kommunikationskanal für die Kommunikation am Arbeitsplatz. Daher ist es wichtig, die Etikette zu verstehen, wenn Sie erfolgreich sein wollen.

Die unausgesprochenen Regeln der E-Mail-Etikette sind wichtig

Gehen wir die wichtigsten Regeln durch, die Sie für eine ordnungsgemäße Kommunikation beachten sollten.

Professionelle E-Mail-Adresse

Dieses hier ist einfach. Wenn Sie Ihr Konto erstellen, verwenden Sie eine E-Mail-Adresse mit Ihrem Namen. Ich weiß, dass wir alle aus unserer Jugend eine peinliche Ansprache haben, wir wollen nie wieder auftauchen. Wenn Sie es noch verwenden, erstellen wir ein neues!

Passende und informative Betreffzeile

Ihre Betreffzeile ist die Einleitung zu Ihrer E-Mail. Oder was Ihr Empfänger zuerst liest. Halten Sie diese kurz, prägnant und informativ.

Eine gute Betreffzeile für eine Bewerbungs-E-Mail wäre beispielsweise: „Bewerbung für eine Stelle als Vertriebsassistent“. Beachten Sie, dass die Betreffzeile die Berufsbezeichnung „Verkaufsassistent“ und den Zweck „Bewerbung“ enthält. Der Empfänger weiß genau, worauf Sie hinaus wollen – das ist das Ziel!

Professionelle Anrede und Abschluss

Die richtige Anrede ist immer eine Begrüßung wie „Hallo, guten Morgen, Liebes usw.“, gefolgt vom Namen. Fügen Sie nach Möglichkeit das Präfix „Mrs, Ms, MR, Dr usw.“ hinzu.

Wenn Sie ihren Namen nicht kennen, machen Sie sich keine Sorgen, sagen Sie einfach Hallo. Und vergessen Sie nicht, nach der Anrede ein Komma einzufügen.

Ihr Abschluss und Ihre Unterschrift werden ebenfalls Standard sein. Beenden Sie Ihre E-Mails je nach Kontext mit einer Schlussbemerkung wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank“.

Anschließend signieren Sie Ihre E-Mail mit Ihrem Namen oder einem personalisierten E-Mail-Signaturblock.

Richtige Grammatik und Rechtschreibung

Das liegt auf der Hand, kann aber am schwierigsten zu befolgen sein. Unser bester Rat ist, Ihre Wörter noch einmal zu überprüfen und die Standard-Grammatikregeln zu befolgen. Outlook und Gmail verfügen über Rechtschreibprüfungen, aber fortgeschrittenere Tools wie Grammarly können Ihr Schreiben wirklich auf die nächste Stufe heben.

Behalten Sie einen professionellen Ton bei und verwenden Sie nicht zu viele Ausrufezeichen. Wir wissen, dass es schwierig sein kann, ohne sie freundlich zu wirken, aber gehen Sie sparsam damit um. Sie werden schnell überwältigend.

Halten Sie es prägnant

Niemand möchte Zeit damit verschwenden, sich durch eine klobige, lange E-Mail zu wälzen. Ihr E-Mail-Empfänger verbringt wahrscheinlich nur wenig Zeit mit Ihrer Nachricht. Deshalb ist es wichtig, schnell zum Punkt zu kommen.

Geben Sie in Ihrer Eröffnungszeile den Zweck Ihrer E-Mail an. Fügen Sie im Anschluss einige zusätzliche Informationen hinzu und schließen Sie es mit einem Zeitrahmen ab. Dadurch wird die Kommunikation für alle äußerst einfach und effizient.

Lassen Sie nicht zu, dass Anhänge Ihre Posteingänge verstopfen

Große Dateien sind der schlimmste Albtraum eines E-Mail-Posteingangs. Sie können die Geschwindigkeit und Effizienz des Posteingangs Ihres Empfängers beeinträchtigen.

Eine kluge Entscheidung ist es, große Anhänge über einen Link zu teilen.

Screencast ist eine Drittanbieteranwendung, die einen eindeutigen Link für alle Ihre Bilder und Videos erstellt. Sie können diesen Link dann anstelle des großen Anhangs selbst senden.

Außerdem können Sie eine Unterhaltung über das angehängte Bild oder Video beginnen. Fügen Sie Kommentare und Reaktionen hinzu und arbeiten Sie weiterhin an einem Ort zusammen.

Vertrauen Sie uns, Ihr Empfänger wird es Ihnen danken, dass Sie seinen Posteingang nicht verlangsamen.

Kommunizieren Sie noch heute ganz einfach mit Snagit

Snagit macht es Ihnen leicht, ansprechende und leicht verständliche Grafiken für Ihre E-Mails zu erstellen und zu teilen!

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Allen antworten

Allen antworten ist ein großartiges Tool, kann aber auch ein gruseliges Tool sein. Unser Rat ist, es... sparsam zu verwenden. Denken Sie daran: Wenn Sie allen antworten, antworten Sie ALLEN.

Jeder im Thread erhält Ihre E-Mail zurück, was ein großartiges Werkzeug für die Massenkommunikation von Informationen ist. Für spezifische, individuelle Fragen ist es jedoch kein so gutes Werkzeug.

Best Practices, die Sie vielleicht noch nicht kennen

An dieser Stelle dürfte die geschäftliche E-Mail-Etikette etwas praktikabler erscheinen. Zumindest hoffen wir das. In diesem Abschnitt gehen wir einige Tipps zur E-Mail-Etikette durch, die Ihre Kommunikation über die Erwartungen hinaus verbessern werden.

Reagieren Sie umgehend

Versuchen Sie, Ihre E-Mails innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt zu beantworten. Aber manchmal wissen wir, dass das nicht realistisch ist. Priorisieren Sie stattdessen die Wichtigkeit Ihrer E-Mails mithilfe der Eisenhower-Methode.

Vermeiden Sie die Verwendung von E-Mails für vertrauliche Informationen

Für vertrauliche Informationen nutzen Sie eine sichere Messaging-Plattform oder ein persönliches Gespräch. Obwohl E-Mails normalerweise privat sind, sind sie nicht narrensicher. Wie das Sprichwort sagt: Vorsicht ist besser als Nachsicht.

Nutzen Sie visuelle Kommunikation, um lange Textwände zu vermeiden

Dieser ist ein echter Game-Changer. Versuchen Sie, Informationen statt langer, langweiliger E-Mails visuell zu teilen. Es wird für Ihre Empfänger effektiver und weniger langweilig sein.

Tatsächlich ergab eine aktuelle TechSmith-Studie, dass 98 % der Befragten, die Videos bei der Arbeit verwenden, sagen, dass sie die Wirksamkeit ihrer Botschaft auf verschiedene Weise beeinflussen, unter anderem durch die Reduzierung von Missverständnissen, die Steigerung des Engagements und die Zeitersparnis.

Bilder

Durch das Senden von Bildern können Sie ganz einfach einen Prozess zeigen, Feedback geben und Daten teilen. Die Kommunikation wird viel einfacher, wenn sie mithilfe von Bildern klar ist und gedeiht.

Außerdem sind Screenshots ganz einfach zu erstellen. Mit einem Screenshot-Tool wie Snagit können Sie Ihren Bildschirm erfassen und bei Bedarf hilfreiche Anmerkungen hinzufügen. Egal, ob Sie ein wichtiges Detail hervorheben, das Schritt-Tool zum Hervorheben eines Prozesses verwenden oder weitere Funktionen nutzen möchten – Snagit hat alles für Sie.

Sobald Ihre Aufnahme perfekt bearbeitet ist, teilen Sie Ihren Screenshot mit einem eindeutigen Link. Fügen Sie es dann in Ihre bevorzugte Messaging-Plattform ein. Wir vermuten, dass es sich um eine E-Mail handelt!

Videos

Videos sind fantastische Tools, wenn Sie eine schnelle Demo oder ein Tutorial für sich selbst oder Ihr Team benötigen. Mit den Bild-in-Bild-Aufzeichnungs- und Screen Draw-Funktionen von Snagit können Sie jede E-Mail aufwerten. Drücken Sie einfach die Aufnahmetaste und der Rest wird Ihnen leicht gemacht.

Genau wie bei einem Screenshot können Sie Ihre Videos per E-Mail versenden, indem Sie einen eindeutigen Link teilen.

Teilen Sie Ihre Screenshots und Bildschirmaufzeichnungen mit Snagit

Erstellen, bearbeiten und teilen Sie Informationen ganz einfach mit allen, die Snagit verwenden!

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Verwenden Sie E-Mail-Filter und Ordner, um organisiert zu bleiben

Und schließlich: Bleiben Sie organisiert! E-Mails gehen in der Flut der Kommunikation, die wir täglich erhalten, unter. Und Sie können nicht alle als markiert markieren, das wird auch verwirrend!

Erstellen Sie stattdessen Ordner, um organisiert zu bleiben. Wenn Sie mit dem Lesen einer E-Mail fertig sind, legen Sie sie einfach im entsprechenden Ordner ab. Auf diese Weise verlieren Sie nie eine E-Mail und können schnell darauf zurückgreifen, wenn Sie Informationen benötigen.

Es verändert Ihre Kommunikation und Ihre Arbeitsweise. Keine Zeitverschwendung mehr.

Abschließend…

Das Versenden einer professionellen E-Mail ist also gar nicht so schwer. Es kann sicherlich schwierig sein, einige der Konventionen im Hinterkopf zu behalten, aber genau darum geht es in diesem Leitfaden. Sie können jederzeit darauf zurückgreifen, niemand wird es erfahren!