12 E-Mail-Etikette-Regeln für einwandfreie Kommunikation

Sie müssen kein Experte sein, um eine E-Mail zu verfassen. Allerdings gibt es beim Schreiben von E-Mails, insbesondere in der geschäftlichen Kommunikation, einiges zu beachten. Hier sind einige E-Mail-Etikettenregeln, die Sie für Ihre professionellen Nachrichten beachten sollten.

Die E-Mail-Felder

Es mag einfach erscheinen, die Felder für Ihre E-Mail auszufüllen, aber diese Tipps können Ihnen einige Verlegenheit ersparen und gleichzeitig Ihren Empfängern helfen.

Überprüfen Sie die Adressen Ihrer Empfänger noch einmal

Wenn Sie jemals eine E-Mail an die falsche Person gesendet haben, weil Sie sich auf die „intelligenten“ Vorschläge Ihrer E-Mail-Anwendung verlassen haben, dann wissen Sie, wie peinlich das sein kann.

Es dauert nur eine Minute, den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers zu überprüfen. Wenn Sie eine Anwendung haben, die die E-Mail-Adresse zu Anzeigezwecken in den Namen des Empfängers umwandelt, klicken Sie einfach auf diesen Pfeil oder bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen, um ihn schnell zu überprüfen.

Geben Sie eine prägnante Betreffzeile ein

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail sollte prägnant und aussagekräftig sein. So sieht Ihr Empfänger auf einen Blick genau, worum es in der E-Mail geht. Sie können ihre E-Mails sogar in der Reihenfolge der Wichtigkeit des Inhalts lesen, wo die Betreffzeile ins Spiel kommt.

Versuchen Sie, die Betreffzeile kurz, aber aussagekräftig zu halten. Machen Sie daraus eine prägnante Zusammenfassung dessen, was Ihre Nachricht beinhaltet.

Fügen Sie CC und BCC hinzu, wenn dies gerechtfertigt ist

Nicht jeder Empfänger Ihrer Nachricht gehört möglicherweise zur Zeile „An“. Sie können das CC-Feld verwenden, um andere zu kopieren, die die E-Mail als Referenz benötigen, oder das BCC-Feld, um sie zu kopieren, aber ihre E-Mail-Adressen geheim zu halten.

VERWANDT: Was bedeuten CC und BCC in E-Mails?

Reservieren Sie das Feld „An“ für diejenigen, an die Sie die Nachricht richten, und alle Aktionen, die Sie von ihnen verlangen. Für andere, die einfach über die Nachricht informiert werden müssen, verwenden Sie stattdessen die CC- und BCC-Zeilen, unabhängig davon, ob Sie ihre E-Mail-Adressen verbergen oder nicht.

Der Nachrichtentext

Offensichtlich ist der Textkörper der E-Mail der Ort, an dem Sie Ihre Nachricht einfügen. Aber es gibt ein paar Tipps, an die Sie sich erinnern sollten, die diese Botschaft ausmachen oder brechen können.

Fügen Sie einen Gruß hinzu

Besonders wichtig beim Verfassen einer geschäftlichen E-Mail ist das Hinzufügen einer Begrüßung. Beginnen Sie Ihre Nachricht passenderweise mit „Dear“, „Hallo“ oder etwas Ähnlichem, gefolgt vom Namen des Empfängers.

Nichts sagt „Ich habe es zu eilig, mir Sorgen zu machen“ besser als eine E-Mail ohne Begrüßung.

Verwenden Sie eine leicht lesbare Schriftart

Obwohl es verlockend ist, Ihre Nachrichtenschriftart auf etwas anderes oder einzigartiges umzustellen, ist dies nicht immer die beste Option für die Person, die die E-Mail tatsächlich liest.

VERWANDT: Hören Sie auf, Ihre E-Mail-Schriftart zu ändern

Verwenden Sie eine leicht lesbare Standardschriftart wie Arial oder Times New Roman. Diese klassischen Schriftarten sind nicht nur Standard für die meisten E-Mail-Clients, sondern auch einfacher zu lesen als ein Skript und professioneller als eine allzu lässige Option.

Fügen Sie eine Signatur hinzu

Ähnlich wie das Weglassen einer Begrüßung kann das Nichtsignieren Ihrer E-Mail unprofessionell wirken. Und mit diesem Abschluss sollten Sie die grundlegenden Details angeben, die Ihr Empfänger benötigen würde.

E-Mail-Signaturen variieren, können aber Ihren vollständigen Namen, Ihr Unternehmen, Ihren Titel, Ihre Telefonnummer, Ihre Website und Links zu sozialen Medien enthalten. Unabhängig davon, ob Sie all diese Details in Ihrer Signatur oder nur Ihren Namen haben, fügen Sie ihn unbedingt am Ende Ihrer Nachricht hinzu.

Ton und Professionalität

Denken Sie neben den Grundlagen zum Ausfüllen der E-Mail-Felder und zum Verfassen des Nachrichtentexts auch an Ihre Worte. Möchten Sie alle Großbuchstaben verwenden, um einen Punkt hervorzuheben? Darf es ein bisschen sarkastischer Humor sein? Tauchen wir tiefer ein.

Seien Sie vorsichtig bei Großbuchstaben und Formatierungen

Es kann verlockend sein, nur Großbuchstaben, fetten Text oder eine Unterstreichung zu verwenden, um Ihre Wörter hervorzuheben. Aber zu viel davon in einer Nachricht verfehlt den Zweck und kann eine aggressive Nachricht vermitteln.

Versuchen Sie, Großbuchstaben zu vermeiden. Sie möchten nicht, dass Ihr Empfänger das Gefühl hat, Sie würden ihn anschreien. Verwenden Sie Schriftformatierungen wie fett, kursiv und unterstrichen sparsam und nur dort, wo es notwendig ist.

Halten Sie Humor und Emojis auf ein Minimum

Während die meisten Menschen hin und wieder ein bisschen Humor mögen, hat dieser nicht immer einen Platz in einer E-Mail. Der Grund dafür ist, dass der Empfänger Ihre Körpersprache nicht sehen oder Ihr Kichern hören kann. In schriftlichen Mitteilungen kann Humor manchmal unangemessen oder sogar beleidigend wirken, auch wenn Sie es nicht so meinen.

VERWANDT: So fügen Sie Emoji in Outlook-E-Mails ein

Versuchen Sie nicht nur Humor zu eliminieren, sondern Emojis in Ihren E-Mails nicht zu oft zu verwenden. Während ein Smiley oder Daumen nach oben in einem Chat oder einer Textnachricht von Vorteil sein kann, können sie in geschäftlichen E-Mails einen unprofessionellen Ton vermitteln.

Fügen Sie die erforderlichen Anhänge hinzu

Wir haben es alle mindestens einmal gemacht. Wir teilen dem Empfänger mit, dass wir ihm eine Datei senden, und vergessen dann, sie anzuhängen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, bevor Sie auf Senden klicken, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Anhänge hinzugefügt haben.

Darüber hinaus bieten einige E-Mail-Dienste wie Gmail und Microsoft Outlook Funktionen, die Sie an vergessene Anhänge erinnern. Nutzen Sie diese hilfreichen Tools, damit Sie Ihrer E-Mail keine weitere Nachricht mit der Datei und einer Entschuldigung nachbestellen müssen.

Höfliche Kommunikation

Einige E-Mail-Etikettenregeln sind nicht in Stein gemeißelt, sondern können einfach höflich, rücksichtsvoll und hilfreich sein.

Ziehen Sie Concise Messages for Mobile in Betracht

Da immer mehr E-Mails auf Mobilgeräten angezeigt werden, sollten Sie dies beim Verfassen Ihrer E-Mails berücksichtigen. Verzichten Sie auf unnötige Worte und kommen Sie direkt auf den Punkt. Es gibt nichts Schlimmeres, als eine E-Mail voller Text auf Ihrem Mobiltelefon zu öffnen, die ein kontinuierliches Scrollen erfordert.

Planen Sie das Senden während der Geschäftszeiten

Wenn Sie die praktische E-Mail-Planungsfunktion verwenden, die viele E-Mail-Clients anbieten, sollten Sie berücksichtigen, wann Sie diese Zustellung planen. Direkt am Feierabend oder gar um Mitternacht eine E-Mail zu verschicken, ist einfach nicht schön.

VERWANDT: So planen Sie eine E-Mail in Outlook

Versuchen Sie, die E-Mails für einen Werktag und während der Geschäftszeiten zu planen, es sei denn, Sie haben einen zwingenden Grund, dies nicht zu tun.

Kürzen Sie lange URLs

Ein letzter Tipp für Höflichkeit betrifft Links, die Sie in Ihre E-Mails einfügen. Ähnlich wie beim Verfassen kürzerer Nachrichten für mobile Zuschauer können Sie beim Einfügen von Links dasselbe tun. Ziehen Sie die Verwendung eines URL-Shorteners wie Bitly in Betracht oder verlinken Sie auf Text.

Anstatt einen Link zu verwenden, der zu viel Platz in Ihrer Nachricht einnimmt, können Sie seine Größe reduzieren und trotzdem den Link zu Ihrem Empfänger erhalten.

Hoffentlich sind einige dieser E-Mail-Etikettenregeln diejenigen, die Sie in Zukunft für Ihre eigenen geschäftlichen Nachrichten verwenden möchten. Und wenn Sie eine Nachricht gesendet haben, die Sie zurücknehmen möchten, sehen Sie sich an, wie Sie eine E-Mail in Outlook zurückrufen oder eine Nachricht in Google Mail zurückziehen.