Digital Asset Management-Lösung – Warum Ihr Unternehmen eine braucht

Geld

Wenn Ihr Unternehmen an dem Punkt angelangt ist, an dem es seine digitalen Assets in die Welt hinaussendet, sei es über Ihre Website, Social-Media-Kanäle oder E-Mail-Newsletter, wird Ihr Unternehmen große Mengen an Marketing-Assets generieren. Wie jeder Vermögenswert muss er ordnungsgemäß verwaltet werden, damit der volle Wert realisiert werden kann. Um dies effektiv zu tun, benötigen Sie eine Digital-Asset-Management-Lösung. Im Gegensatz zu einfachen File-Sharing-Plattformen wie DropBox und Box (oder sogar anderen ausgefeilteren Tools) ist eine Digital-Asset-Management-Lösung darauf ausgelegt, den Überblick über all die wachsende Zahl von Dingen zu behalten, die für Sie erstellt und hochgeladen werden – Unmengen von Fotos und Videos, genau Kopien der HTML-Dateien Ihrer Website und Blogbeiträge im .pdf-Format, von Kunden bereitgestellte Inhalte in Word-Dokumenten – damit Sie sie ganz einfach mit Menschen auf der ganzen Welt teilen können.

Was ist ein Digital Asset Management System (DAM)?

Digital Asset Management (DAM) ist der Prozess der Organisation und Verwaltung digitaler Dateien. Es ist ein Oberbegriff, der Content-Management-Systeme, Datenbank-Management-Systeme und Web-Publishing-Systeme umfasst.

Eine Digital-Asset-Management-Lösung speichert digitale Assets in einer Datenbank oder einem Repository. Ersteller und Redakteure von Inhalten können auf diese Daten zugreifen, um digitale Assets für verschiedene Zwecke zu erstellen und zu verwalten, z. B. Webseiten, Beiträge in sozialen Medien, E-Mails oder andere Arten von Inhalten.

Ersteller von Inhalten können über einen Webbrowser oder eine Desktop-Anwendung auf das System zugreifen, mit der sie neue Assets hochladen und vorhandene bearbeiten können. Sie können dem Asset auch Metadaten-Tags hinzufügen, die bei der Organisation im DAM-Katalog helfen.

Was sind die verschiedenen Arten von digitalen Assets?

Es gibt viele verschiedene Arten von digitalen Assets. Einige der beliebtesten sind Bilder, Videos und Grafiken. Zu den Assets gehören jedoch auch alle Quelldateien und druckfertigen Dateien für Unternehmensliteratur oder gedruckte Ressourcen.

Sie denken vielleicht, dass Ihre Marketingabteilung das Asset Management bereits im Griff hat. Wenn Sie glauben, dass dies wahr ist, bedenken Sie Folgendes:

Die Probleme mit der Datenspeicherung

Denken Sie an das Logo Ihres Unternehmens. An wie vielen Orten wird es verwendet? Es erscheint auf jedem gedruckten Marketingmaterial, Ihrer Website, Ihren Social-Media-Kanälen und auf jedem anderen elektronischen Display, auf das jemand beim Surfen im Internet stößt.

Jedes Mal, wenn das Logo angezeigt wird, möchten Sie eine Bilddatei mit verschiedenen Auflösungen. Sie müssen entscheiden, ob Sie eine weboptimierte Größe oder die größte verfügbare Datei verwenden möchten. Wenn Sie das größte Bild verwenden, benötigen Sie mehr Speicherplatz auf Ihrem Server und möglicherweise sogar einen völlig neuen Server, um alle Ihre Bilddateien zu speichern: Was veranlasst so viele Unternehmen zu der Annahme, dass sie einen einzigen Server für ihre digitalen Assets verwenden können? ? Die Dateigrößen werden mit zunehmender Speicherkapazität immer größer, aber es muss verstanden werden, dass die Ressourcen eines Servers nicht unbegrenzt sind.

Vervielfachen Sie jetzt das Problem, wenn Sie Produktfotos, Stock-Bilder, maßgeschneiderte Foto- und Videoaufnahmen in Betracht ziehen. Jede Version eines Literaturstücks. Der Spielraum für die Duplizierung von Assets und die damit verbundenen Speicheranforderungen nehmen rapide zu.

Zeitaufwand für Bildanfragen

Sie werden auch berücksichtigen, wie lange die Bearbeitung von Bildanfragen dauert. Wenn Sie einen größeren Server und viele Bilder haben, kann dies einige Zeit dauern – insbesondere, wenn Sie ein sehr beschäftigtes Marketingteam haben, das an verschiedenen Inhalten arbeitet.

Ihr Marketingteam lagert möglicherweise einige Arbeiten aus, um andere Bereiche abzudecken. Beispielsweise kann der Fotograf aufgefordert werden, das fertige Produkt zu einem späteren Zeitpunkt zu liefern, und benötigt zu Bearbeitungszwecken Zugriff auf die digitalen Assets oder Dateien, die im Original-Shooting verwendet wurden. Wie viele verschiedene Personen werden Zugriff benötigen? Wie viel Speicherkapazität benötigt jede Person? Was ist mit dem Entwicklungsfortschritt! Wenn jemand eine Designänderung vornimmt, die Zugriff auf Bilder erfordert, verwendet er wahrscheinlich seine eigenen Mittel zum Speichern von Dateien.

Diese Anforderungen an die Zeit Ihres Marketingteams kosten Ihr Unternehmen Produktivität und Geld. Es könnte auch den Ruf Ihrer Marke schädigen, wenn Ihre Stakeholder inkonsistente oder schlechte Designs aus Ihrem Unternehmen sehen.

Mangelnde Markenkonsistenz

Wenn Sie ein Design haben, das in vielen verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens verwendet wird, z. B. auf Ihrer Website, in Ihren Social-Media-Kanälen und bei Direktmailings, müssen Sie sicherstellen, dass alle diese Designs und Elemente konsistent sind.

Sie sollten auch sicherstellen, dass, wenn eine dieser Dateien bearbeitet oder aktualisiert wird, sie auch überall sonst aktualisiert wird. Denken Sie an E-Mail-Grafiken – möchten Sie für jede E-Mail eine andere Version verwenden? Sie denken vielleicht „Natürlich nicht“, aber wie viele verschiedene Versionen sieht der Leser auf seinem Mobilgerät? Wenn jemand ein Marketingmaterial auf seinem Telefon oder Tablet hat, was passiert, wenn dieses Asset aktualisiert wird? Dies ist nicht nur frustrierend für den Empfänger, sondern kann auch sehr kostspielig sein.

Vorteile eines DAM

Zu den Vorteilen der Implementierung eines DAM-Systems gehören:

Ein einziger Speicherort

Die Vermögensverwaltung wird erheblich reduziert. Sie können alle Ihre digitalen Assets an einem Ort speichern, sodass die Notwendigkeit einer manuellen Dateispeicherung entfällt. Digital Asset Management ermöglicht es Ihnen, das zu finden, wonach Sie suchen, wenn Sie es suchen. Sie können Assets bearbeiten, löschen und sortieren, um sie richtig zu verwalten. Auf diese Weise können Sie sogar Änderungen im Hinblick darauf nachverfolgen, wer das Asset gebucht hat, wann es geändert/aktualisiert wurde und wer am Änderungsprozess beteiligt war. Dadurch bleiben Versionen immer erhalten und können bei Bedarf erneut aufgerufen werden.

Harmonisierung von Daten

Digitale Assets können an einem Ort gespeichert und auf die gleiche Weise organisiert werden. Das Risiko widersprüchlicher Versionen und inkonsistenter Namenskonventionen wird reduziert. Darüber hinaus können Sie damit Änderungen an Dokumenten oder Dateien nachverfolgen, wer wann daran beteiligt war.

Ihr DAM-System ermöglicht es Ihnen, Asset-Management-Probleme in Ihrem gesamten Unternehmen zu untersuchen, was dazu beiträgt, die Zeit zu reduzieren, die Ihr Marketingteam für Bildanfragen und Organisation aufwendet. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind oder Ihnen nur sehr begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen, kann es für Sie von Vorteil sein, einen Dienstleister zu wählen, der auf Digital Asset Management spezialisiert ist.