So erstellen Sie ein Schulungshandbuch: Schritte und Tools, die es einfach machen

Früher oder später muss jedes Unternehmen oder jede Organisation ein Schulungshandbuch erstellen. Häufig müssen sie mehrere Handbücher erstellen, um sowohl den internen als auch den externen Schulungsbedarf abzudecken.

Intern helfen Schulungshandbücher allen Mitarbeitern, bei der Ausübung ihrer Arbeit effizient und produktiv zu bleiben.

Extern sind Schulungshandbücher wichtige Inhalte für die Schulung, Schulung und vor allem die Zufriedenheit der Kunden.

Aber wenn Sie wie ich sind, beschwört der Begriff „Trainingshandbuch“ ein tristes mentales Bild herauf. Eine dicke Broschüre im Corporate-Look, gebunden in einem schlichten Einband. Vielleicht hat es ein paar Stock-Bilder drauf, oder vielleicht ist es nur der Titel auf einem soliden Cover.

Also lasst uns zuerst dieses Bild aus unseren Köpfen löschen. Das alte Booklet-Format hat immer noch seinen Platz in der Welt (z. B. das Handschuhfach Ihres Autos), aber es gibt jetzt so viel mehr Möglichkeiten. Die Trainingshandbücher von heute sehen nicht mehr so ​​aus oder funktionieren nicht wie Trainingshandbücher von früher. Es ist auch möglich, dass jeder eine erstellt.

In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, wie Sie ein großartiges Schulungshandbuch schreiben können, und einige der Optionen, die Sie bei der Erstellung haben.

Was ist der Zweck eines Schulungshandbuchs?

Während sich die Verpackung des traditionellen Trainingshandbuchs geändert hat, bleibt sein nobler Zweck unverändert.

Ein Schulungshandbuch ist eine Reihe von Anweisungen, die die Qualität verbessern, mit der eine Arbeit, ein Prozess oder eine Aufgabe ausgeführt wird. Unternehmen verwenden Schulungshandbücher mit Präsenz-, Fern-, On-Demand- und Just-in-Time-Schulungen. Einige gängige Anwendungen sind:

• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Einführung neuer Software und Systeme
• Neues Protokoll oder Prozessdokumentation
• Gemeinsame Nutzung von Standard-Betriebsverfahren
• Kundenschulung und -ausbildung
• Produktanweisungen und Informationen

Unternehmen erstellen Schulungshandbücher für Mitarbeiter, um die Produktivität der Organisation zu steigern und sicherzustellen, dass jeder über die Tools und Informationen verfügt, die für eine hervorragende Arbeit erforderlich sind.

Auf der anderen Seite erstellen Unternehmen und Organisationen Schulungshandbücher, die auch ihre Kunden unterstützen. Sie zeigen, wie sie ihre Produkte verwenden, wann bestimmte Funktionen nützlich sind, und demonstrieren wichtige Arbeitsabläufe.

Schulungshandbücher für die Kundenschulung helfen Benutzern, das Beste aus ihrem Einkauf herauszuholen. Sie sind eine kritische Ressource, und jedes erfolgreiche Unternehmen stellt sie zur Verfügung.

Die besten Schulungshandbücher sind leicht verständliche, informative Leitfäden. Sie legen Konzepte in klarer Sprache dar und verwenden relevante Beispiele und Bilder. Richtig gemacht, wird ein gutes Schulungshandbuch zu einer vertrauenswürdigen Ressource für Mitarbeiter und Manager oder Kunden und Klienten.

Wie schreibe ich ein Trainingshandbuch?

Das Erstellen eines großartigen Trainingshandbuchs kann einschüchternd sein, muss es aber nicht. Mit der richtigen Herangehensweise können Sie schnell von der Skizze zur Produktion übergehen und Ihren Mitarbeitern oder Kunden, egal aus welcher Zielgruppe, eine hilfreiche, benutzerfreundliche Ressource zur Verfügung stellen.

Hier ist wie.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Zielgruppe

Wenn Sie mit der Arbeit an Ihrem Schulungshandbuch beginnen, müssen Sie zunächst wissen, für wen Sie schreiben. Machen Sie sich dazu ein Bild davon, wann, wo und wie auf Ihre Trainingsinhalte zugegriffen wird.

Um Ihr Publikum zu verstehen, können Sie Fragen stellen und beantworten wie:

• Was bringt sie zu Ihrem Trainingshandbuch?
• Wie hoch ist ihr Fachwissen?
• In welcher Branche arbeiten sie?
• Wie viel Zeit haben sie?
• Bevorzugen sie schriftliche oder visuelle Inhalte?
• Gibt es sprachliche oder kulturelle Bezüge, die Sie beachten müssen?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen, Ihre Inhalte richtig zu dimensionieren. Mit einem Verständnis von Dingen wie dem Qualifikationsniveau der Zielgruppe, ihrem Kontext und ihren Inhaltspräferenzen können Sie Ihre Inhalte so erstellen, dass sie ihren Erwartungen und Bedürfnissen entsprechen.

Es ist einfach, diesen Schritt zu überspringen und sich selbst zu sagen, dass Sie Ihr Publikum implizit verstehen. Und obwohl Sie dies wahrscheinlich tun, wird es Ihnen helfen, Schulungsinhalte zu erstellen, die die Probleme Ihres Publikums wirklich lösen, wenn Sie etwas Zeit damit verbringen, es auszuarbeiten und das Bild klar zu fokussieren.

Schritt 2: Planen Sie Ihre Inhalte

Ein großartiges Trainingshandbuch ist einfach zu navigieren. Jemand, der zum ersten Mal darauf stößt, fühlt sich wohl, wenn er die Informationen findet, die er benötigt, und ein wiederkehrender Benutzer kann bestimmte Inhalte und Themen schnell finden.

Stellen Sie sicher, dass dies für Ihr Schulungshandbuch der Fall ist, indem Sie Ihre Inhalte strategisch planen. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Sie Ihr gesamtes Schulungsmaterial auslegen und logisch organisieren.

Es gibt verschiedene Themen, die Sie verwenden können, um die Themen in Ihrem Schulungshandbuch zu organisieren und zu kategorisieren. Sie könnten sie organisieren nach:

• Anfänger bis Fortgeschrittene Themen
• Zu erledigende Aufgaben
• Produkteigenschaften
• Nutzungshäufigkeit
• Popularität beim Publikum

Dies kann bei kurzen, einmaligen Schulungsinhalten ein schneller Prozess sein, oder es kann etwas länger dauern, wenn Sie einen umfassenden Leitfaden erstellen.

Wenn Sie viele Themen haben, erwägen Sie, sie in Gruppen zu ordnen und Überschriften und Unterabschnitte zu verwenden, um einen logischen Fluss und eine logische Organisation innerhalb Ihres Handbuchs zu schaffen. Verwenden Sie diese Struktur, um ein Inhaltsverzeichnis im endgültigen Handbuch zu erstellen.

Schritt 3: Bestimmen Sie das Präsentationsformat der Inhalte

Sie kennen Ihr Publikum und Sie wissen, was Sie covern möchten. Jetzt ist es an der Zeit, festzulegen, wie Sie Ihre Inhalte präsentieren werden.

In vielen Fällen gibt es ideale Wege, um Ihre Inhalte bereitzustellen. Um herauszufinden, was es ist, müssen Sie sowohl über Ihr Publikum als auch über Ihre Inhalte nachdenken. Sie haben verschiedene Liefermöglichkeiten. Zu den üblichen Bereitstellungsmedien für Schulungshandbücher gehören:

• Artikel in der Wissensdatenbank
• Videoanleitungen
• Online Kurse
• PDF-Anleitungen
• Gedruckte Reiseführer oder Broschüren

Wenn es um Ihr Publikum geht, berücksichtigen Sie dessen Kontext.

• Wo sind sie, während sie dieses Schulungshandbuch konsumieren?
• Welche Tools und Ressourcen stehen ihnen zur Verfügung?
• Worauf haben sie keinen Zugriff?
• Wie viel Zeit haben sie?

Fragen wie diese werden Ihnen sagen, ob Dinge wie Video, Interaktivität und bestimmte Bewertungsstrategien praktikable Techniken sind, die Sie in Ihr Schulungsmaterial aufnehmen können.

Gleichzeitig eignen sich manche Themen besser für Videos, andere wiederum besser für Text und Bild. Wenn Sie komplexe Prozesse zeigen, die in Aktion gesehen werden müssen, können Sie die Verwendung von Videos in Betracht ziehen. Wenn Sie mit einer Reihe diskreter, einfacher Sequenzen arbeiten, ist die Verwendung eines schriftlichen Formats, das von Bildern unterstützt wird, möglicherweise ideal.

Eine schöne Sache ist, dass die heutigen Schulungshandbücher oft online geliefert werden. Sie können verschiedene Formate in einem kombinieren und reichhaltige, medienunterstützte Inhalte bereitstellen.

Schritt 4: Entwickeln Sie Ihre Inhalte

An diesem Punkt sind Sie bereit, mit der Entwicklung Ihrer Inhalte zu beginnen.

Für videobasierte Trainingshandbücher

Wenn Sie Videos für Ihr Schulungshandbuch erstellen, können Sie jetzt mit dem Storyboarden, Skripten, Aufzeichnen und Bearbeiten von Videos beginnen.

Wenn Sie noch nie zuvor Videos erstellt haben, lassen Sie sich von diesem Ansatz nicht entmutigen. TechSmith Camtasia ist ein großartiges Tool, das von professionellen Videokünstlern verwendet wird, aber für Anfänger ist der Einstieg einfach. Es gibt auch jede Menge großartiger Tutorials, mit denen Sie im Handumdrehen erstellen können.

Darüber hinaus bieten wir die TechSmith Academy an, eine kostenlose Ressource, in der jeder, von aufstrebenden bis hin zu fortgeschrittenen Entwicklern, alle Ressourcen finden kann, die er benötigt, um loszulegen und seine Fähigkeiten zu verbessern. Finden Sie Inhalte zu unzähligen Themen rund um Schulungen, Videoerstellung und mehr.

Für text- und bildbasierte Trainingshandbücher

Schulungshandbücher, die mit geschriebenem Text und Bildern erstellt werden, mögen antiquiert erscheinen, sind es aber nicht. In vielen Fällen passt dies am besten zu Ihrem Publikum und Ihren Inhalten.

Wenn Ihr Handbuch einen computerbasierten Prozess abdeckt, machen Sie Screenshots von jedem Schritt. Alternativ sind für reale Prozesse Fotos, die den Prozess demonstrieren, oder grafische Illustrationen ideal.

Kommentieren Sie Bilder zur Verdeutlichung

Screenshots und Bilder benötigen oft ein paar Anpassungen, um ihren Standpunkt wirklich zu vermitteln. Normalerweise bedeutet dies das Hinzufügen von Anmerkungen wie Pfeilen, Formen und anderen Beschriftungen. Eine weitere nette Geste ist das Entfernen oder Ausblenden sensibler oder unnötiger Informationen.

Verwenden Sie die Zeichen- und Bearbeitungswerkzeuge in Snagit, um Ihre Bilder so zu bearbeiten, dass sie die richtige Botschaft vermitteln und unnötige oder vertrauliche Informationen unkenntlich gemacht oder entfernt werden.

Bearbeiten Sie alle Ihre Bilder, um sie für die Aufnahme in Ihr Schulungshandbuch vorzubereiten.

Schritt 5: Stellen Sie Ihr Handbuch zusammen und liefern Sie es aus

Jetzt wird das Erstellen eines Schulungshandbuchs normalerweise mühsam. Der Prozess des Hinzufügens von Bildern zu einer Vorlage, einem Dokument oder einer anderen Quelle beinhaltet Frustrationen bei der Formatierung, Probleme mit der Bildgröße und andere ähnliche, unvorhergesehene Herausforderungen.

In diesem Fall besteht eine einfache Lösung darin, aus Vorlagen in Snagit zu erstellen. Auf diese Weise können Sie in einem schnellen Vorgang die Bilder auswählen, die Sie in Ihr Handbuch aufnehmen möchten, Text hinzufügen, die Reihenfolge anordnen und eine Auswahl über das Erscheinungsbild treffen.

Snagit wird mit einer Reihe von professionellen Vorlagen geliefert, aus denen Sie auswählen können, und Sie finden weitere kostenlose und Premium-Vorlagen und andere Ressourcen in TechSmith Assets for Snagit.

Dies ist eine großartige Methode, da Sie jeden Prozess oder jede Aufgabe, die Sie abdecken müssen, übernehmen und einen separaten Abschnitt des Handbuchs erstellen können.

Anschließend können Sie sie jeweils als PDF oder Bild speichern, um sie zu teilen, zu einem vollständigen Leitfaden zusammenzustellen oder einzeln in einem Firmenintranet zu veröffentlichen.

Natürlich ist es möglicherweise nicht der richtige Ansatz, einzelne eigenständige Dokumente zu erstellen. In diesem Fall sollten Sie Tools wie Zendesk oder MadCap Flare verwenden, um ein Supportcenter für die Wissensdatenbank oder ein Hilfedateidokument zu erstellen.

Wenn Sie eine Online-Wissensdatenbank erstellen, sollten Sie Video-, Bild- und schriftliche Inhalte gleichzeitig verwenden können. Werden Sie also kreativ und erstellen Sie Inhalte, die alles abdecken, was Ihr Publikum benötigt.

Schritt 6: Verfolgen Sie Feedback und halten Sie Ihre Inhalte auf dem neuesten Stand

Der letzte Schritt zur Erstellung eines Schulungshandbuchs besteht darin, Feedback einzuholen und es auf dem neuesten Stand zu halten.

Wenn Sie mit Ihrem Publikum interagieren, hören Sie sich sein Feedback zu Ihrer Hilfe an. Sehen Sie anhand dessen, was sie sagen, ob es Themen gibt, die erweitert werden müssen, oder welche, die noch gar nicht behandelt werden.

Wie immer werden sich Systeme ändern, Produkte und Funktionen werden aktualisiert und Ihre Inhalte müssen aktualisiert werden, um relevant und hilfreich zu bleiben. Stellen Sie sicher, dass Sie die Quelldateien für Ihre gesamte Arbeit behalten, damit Sie leicht darauf zurückkommen und Aktualisierungen vornehmen können.

Fazit

Ein Trainingshandbuch muss nicht mehr der dicke, langweilige Wälzer sein, der es einmal war. Die Menschen sind es gewohnt, online zu lernen, und sie bevorzugen es oft gegenüber analogen Informationsquellen.

Online-Schulungshandbücher sind auch einfacher zugänglich und navigierbar als ihre Vorfahren in Papierform. Sie sind durchsuchbar und ermöglichen es Benutzern, bestimmte Seiten mit Lesezeichen zu versehen, um einfach und schnell auf häufig verwendete Inhalte zuzugreifen.

Mit den richtigen Tools und dem hier vorgestellten Prozess können Sie großartige Schulungshandbücher für Kollegen oder Kunden gleichermaßen erstellen.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juli 2019 veröffentlicht und im September 2020 aus Gründen der Genauigkeit und Vollständigkeit aktualisiert.