Lernen Sie Context Switching kennen, den Produktivitätskiller Nr. 1 am Arbeitsplatz

Für die meisten von uns beginnen unsere Arbeitstage damit, unsere Telefone und Computer hochzufahren, damit wir unsere E-Mails abrufen, Slack-Nachrichten nachholen und unsere Aufgabenlisten durchsehen können. Es müssen viele verschiedene Apps geöffnet und zwischen mehreren Tools gewechselt werden.

All dieses Hin und Her zwischen verschiedenen Tools, Aufgaben und Ressourcen wird als Kontextwechsel bezeichnet und nimmt einen Großteil unserer Arbeitszeit in Anspruch – die meiste Zeit, ohne dass wir es überhaupt wissen. Wir haben uns so an den Kontextwechsel gewöhnt, dass es normal erscheinen mag, aber es ist mit hohen Kosten verbunden.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf:

• Was Context Switching ist und warum wir es tun
• Die Kosten des Kontextwechsels
• So verhindern Sie Kontextwechsel

Was ist Kontextwechsel?

Bis vor kurzem bezog sich der Begriff Kontextwechsel ausschließlich auf den Prozess eines Computers, der den Zustand eines Prozesses speichert, um später darauf zurückgreifen zu können. Dies ermöglicht es uns, ziemlich nahtlos von einer App oder einem Programm zu einer anderen zu wechseln.

Der Kontextwechsel hat sich inzwischen in unsere Sprache eingearbeitet, die menschliches Verhalten beschreibt, und bezieht sich auf unsere Tendenz, von einer Aufgabe zu einer anderen, nicht verwandten Aufgabe zu wechseln.

Wenn wir zwischen dem Überprüfen unseres E-Mail-Posteingangs, dem Überprüfen unseres Kalenders und dem Beantworten eines Kundenanrufs wechseln, wechseln wir den Kontext. Multitasking ist ein anderes Wort, das wir verwenden, um den Kontextwechsel zu beschreiben, obwohl die beiden Begriffe Unterschiede aufweisen.

Was wir schließlich über Computer gelernt haben, ist, dass sie beim Wechseln von Aufgaben Probleme hatten. Es wird deutlich, dass der Kontextwechsel einen echten Preis hat, da er auch für das menschliche Verhalten gilt.

Warum wechseln wir ständig den Kontext?

Auch wenn wir wissen, dass der Kontextwechsel nicht die effizienteste Arbeitsweise ist, machen wir das immer noch.

Dies liegt daran, dass der Kontextwechsel zu einer ungeschriebenen Erwartung in der modernen Belegschaft geworden ist. Die ständige Wahrnehmung von Dringlichkeit und die Flut von Benachrichtigungen, die uns ständig unterbrechen, sowie die Prävalenz sporadischer Besprechungen halten uns alle an die Gewohnheit, den Kontext zu wechseln.

Wir haben ein falsches Gefühl der Dringlichkeit

Ob beabsichtigt oder nicht, schnelle Reaktionsfähigkeit wird am Arbeitsplatz häufig belohnt. Dies schafft das Gefühl, dass Sie, um erfolgreich zu sein, ein Gefühl der Dringlichkeit annehmen müssen.

Ein Großteil dieser wahrgenommenen Dringlichkeit dreht sich um Mitteilungen, die von Messaging-Apps wie Slack oder Teams gesendet werden. Wenn eine Benachrichtigung über eine neue Nachricht eintrifft, ist das Gefühl, dass sofort eine Antwort erforderlich ist, schwer zu erschüttern.

Unabhängig davon, ob wir die Erwartungen selbst oder andere für uns setzen, ist es leicht zu erkennen, wie der Wert schneller Antworten zu einem Gefühl der Dringlichkeit führt, das zu einem gewohnheitsmäßigen Wechsel des Kontexts führt.

Wir erhalten ständig Benachrichtigungen

Untersuchungen zeigen, dass 70 % der Amerikaner innerhalb von 5 Minuten nach Erhalt einer Benachrichtigung auf ihr Telefon schauen und die durchschnittliche Person täglich 65 - 80 Benachrichtigungen erhält. Es ist klar, dass dies einen großen Beitrag zur Persistenz von Kontextwechseln in unserem täglichen Leben leistet.

Die Benachrichtigungen selbst sind nicht von Natur aus schlecht, aber die Herausforderung besteht darin, dass sie eine süchtig machende Qualität haben. Der Dopaminschub, den unser Verstand empfängt, wenn wir eine Benachrichtigung erhalten, ist etwas, auf das wir konditioniert sind.

Auch wenn Sie vielleicht nicht sofort auf jede Benachrichtigung reagieren, die Sie erhalten, ist selbst das Erkennen, Verarbeiten und Entscheiden über die jeweils geeignete Aktion eine Art Kontextwechsel.

Wir nehmen an zu vielen unnötigen Meetings teil

Im „The Future of Meetings Report 2021“ erfahren wir, dass Mitarbeiter jeden Monat 31 Stunden in unproduktiven Meetings verbringen und durchschnittlich an 11 – 15 Meetings pro Woche teilnehmen.

Bei dieser Geschwindigkeit zwischen Meetings hin und her zu springen, bedeutet, dass es schwierig ist, die langen Abschnitte ununterbrochener Zeit zu finden, die für intensives, konzentriertes Arbeiten erforderlich sind.

Man könnte diesem Hindernis für konzentrierte Zeit entgegenwirken, indem man jede Woche „keine Besprechungstage“ einführt, die ausschließlich der konzentrierten Arbeit gewidmet sind.

Eine Möglichkeit, Ihre Zeit zu schonen, besteht darin, jede Woche „keine Besprechungstage“ einzuführen. Eine andere besteht darin, zu überdenken, ob dieses wiederkehrende Treffen wirklich stattfinden muss.

Wie hoch sind die Kosten für den Kontextwechsel?

Die hohen Kosten des Kontextwechsels sind eine sehr reale Sache, aber wir tun dies weiterhin regelmäßig. Es ist etwas geworden, an das wir uns so gewöhnt haben, dass wir oft nicht einmal merken, dass wir es tun.

An der Oberfläche scheint es so unschuldig – was ist so schlimm daran, diese E-Mail schnell zu beantworten, bevor Sie auf die Veröffentlichung des Blog-Beitrags klicken, den Sie schreiben? Es kann unmöglich eine große Sache sein, Sallys Frage auf Slack zu beantworten, während Sie in diesem Meeting sind; Es ist ein Kinderspiel, das Sie im Schlaf beantworten könnten!

In Wirklichkeit sind die Kosten für den Kontextwechsel jedoch erheblich. All diese kleinen Verschiebungen, die wie keine große Sache erscheinen, summieren sich wirklich. Der Kontextwechsel wirkt sich natürlich negativ auf Ihre Produktivität aus, aber die Wirkung des Kontextwechsels auf das menschliche Gehirn geht tatsächlich viel tiefer.

Wie wir uns bei der Arbeit fühlen, wird durch dieses Verhalten negativ beeinflusst, wie eine an der University of California, Irvine, durchgeführte Studie belegt. Die Studie untersuchte, wie wir uns bei der Arbeit fühlen, und fand Berichte über deutlich erhöhten Stress, Frustration, Arbeitsbelastung, Anstrengung und Druck nach nur 20 Minuten wiederholter Unterbrechungen.

Das ist problematisch, weil wir in unserem Alltag ständig unterbrochen werden. Laut The Anatomy of Work Index fühlt sich mehr als ein Drittel der Arbeitnehmer durch das anhaltende Ping von Benachrichtigungen überfordert.

Es gibt uns auch einige erstaunliche Statistiken, die erklären, wie häufig Kontextwechsel in unserem Leben vorkommen. 42 % bzw. 40 % der Menschen verbringen mehr Zeit mit E-Mail- und Videoanrufen als noch vor einem Jahr. 52 % der Befragten geben an, dass sie vor mehr als einem Jahr während virtueller Meetings Multitasking betrieben haben, und 50 % haben das Bedürfnis, sofort auf Benachrichtigungen zu reagieren.

Diese kontextwechselnden Statistiken werden noch deutlicher, wenn man sich die Unterschiede zwischen den Generationen ansieht. Millennials und Gen Z berichten, dass sie sich deutlich überforderter fühlen als Arbeitnehmer insgesamt.

Die Kosten des Kontextwechsels können eine verringerte Produktivität, kurze Aufmerksamkeitsspannen, Zeitverschwendung und Burnout umfassen.

Verringerte Produktivität

Es sollte nicht überraschen, dass das Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben uns weniger produktiv macht – Sie haben wahrscheinlich Tage erlebt, an denen Sie viele, viele Aufgaben berühren und am Ende des Tages keine einzige vollständig abgeschlossen haben.

Menschliche Gehirne sind einfach nicht darauf ausgelegt, die Menge an Kontextwechseln zu bewältigen, die wir ihnen aufzwingen – laut The Workgeist Report '21 sagen 45 % der Arbeitnehmer, dass Kontextwechsel sie weniger produktiv machen, und 43 % sagen, dass das häufige Wechseln zwischen Anwendungen und Tools dies tut sehr ermüdend.

Kurze Aufmerksamkeitsspanne

Ihre volle Aufmerksamkeit folgt Ihnen nicht, wenn Sie sich auf den Kontextwechsel einlassen. Wenn Sie von einer Aufgabe zur nächsten wechseln, bleibt ein Teil Ihrer Aufmerksamkeit bei der ursprünglichen Aufgabe, während der Rest der nächsten folgt.

Wie Sie sich vorstellen können, nimmt die Aufmerksamkeit, die Ihnen bleibt, erheblich ab, je mehr Wechsel stattfinden.

Aus diesem Grund werden Sie während der Arbeit an der letzten Aktivität immer wieder an frühere Aufgaben erinnert, die Sie noch nicht erledigt haben.

Ihre Aufmerksamkeit ist jetzt auf alle Aufgaben verteilt, die Sie berührt haben, anstatt sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Kontextwechsel ist nicht das, wofür das menschliche Gehirn entwickelt wurde, und es ist nicht ideal für die Produktivität.

Zeitverschwendung

In einer Studie von Forschern der University of California, Irvine, aus dem Jahr 2005 wurde gezeigt, dass es im Durchschnitt 25 Minuten und 26 Sekunden dauert, um nach einer Unterbrechung wieder vollständig an Ihre Arbeit zurückzukehren.

Wenn wir diese Zahl auf die Anzahl der Unterbrechungen an einem typischen Arbeitstag anwenden, bleiben uns jeden Tag buchstäblich Stunden verschwendeter Zeit. Zeit, die damit verbracht wird, nichts Produktives zu tun, sondern zu versuchen, dort weiterzumachen, wo wir aufgehört haben.

Es gibt auch Zeitkosten für den Kontextwechsel, die sich auf den Stress und die Ermüdung beziehen, die sich aus dem Verhalten ergeben und zu Ineffizienzen und Wiederholungen führen.

Der Kontextwechsel erzeugt einen Teufelskreis aus zu vielen Aufgaben und Unterbrechungen, gepaart mit Stress und schlechter Leistung aufgrund des Arbeitsvolumens. Wenn wir in dieser Schleife stecken bleiben, verschwenden wir weiterhin Zeit.

Im Extremfall: Burnout

Unser Arbeitsgedächtnis ist eine notwendige Komponente, um unsere Arbeit zu erledigen, aber es hat eine Grenze. Wir können nur eine begrenzte Menge an Informationen auf einmal vor unseren Köpfen halten, und wir testen diese Grenze ständig, wenn wir unsere Tage damit verbringen, den Kontext zu wechseln.

Wenn Sie jemals dieselbe E-Mail mehrmals gelesen haben, um die darin enthaltenen Informationen zu erfassen, haben Sie wahrscheinlich das Phänomen des Gehirnnebels erlebt. Dies ist eine Art, sich auf die geistige Ermüdung zu beziehen, die das menschliche Gehirn erfährt, wenn der Kontextwechsel auf ein ungesundes Niveau gebracht wird.

Kopfschmerzen, Motivationsverlust, Erschöpfung und Müdigkeit sind Anzeichen für Burnout. Diese Symptome können sich leicht einschleichen, wenn der Kontextwechsel in unserem täglichen Leben zu häufig wird.

Wie verhindert man Kontextwechsel am Arbeitsplatz?

Kontextwechsel ist nicht per se schlecht. Es ist eigentlich eine gute Sache, dass ein gewisses Maß an Kontextwechsel stattfindet, was eine Erleichterung ist, weil es fast unmöglich ist, ihn aus unserem Leben auszurotten.

Die gute Nachricht ist, dass Sie Strategien implementieren können, um sicherzustellen, dass der von Ihnen durchgeführte Kontextwechsel notwendig ist und nicht aufgrund falscher Dringlichkeit oder anderer häufiger Übeltäter erfolgt. Hier sind ein paar zum Ausprobieren!

Erstellen Sie „Fokusgrenzen“ für den Tag

Übe das Zeitblockieren

Die Fokuszeit beträgt mindestens zwei Stunden bei ununterbrochener Arbeitszeit. Es kann schwierig sein, diese Zeit zwischen den Benachrichtigungen und Unterbrechungen zu finden, die regelmäßig auftauchen.

Eine gute Strategie ist es, Ihre Zeit zu blockieren. Gehen Sie Ihren Kalender durch und bestimmen Sie eine bestimmte Zeit für alles. Halten Sie oberflächliche Aufgaben, wie das Abrufen von E-Mails und die Teilnahme an Besprechungen, in Blöcken zusammen und Aufgaben, die eine tiefere, konzentriertere Zusammenarbeit erfordern. Es ist die Kalenderversion von „Ein Platz für alles und alles an seinem Platz“.

Einige E-Mail-Clients und Arbeitsplatzkalender können sogar automatisch Zeitblöcke in Ihrem Kalender planen.

„Thementage“ einrichten

Wenn Sie ein Manager sind oder Ihre Rolle erfordert, dass Sie in mehreren Teams arbeiten, kann es einschüchternd wirken, Ihre Zeit auf eine so spezifische Weise zu blockieren. Dann könnten Thementage eine gute Wahl sein, um Ihnen bei der Bewältigung des Kontextwechsels zu helfen.

Mit dem Ansatz der Thementage weisen Sie jedem Tag in Ihrer Woche eine Funktion, einen Zweck oder einen Schwerpunkt zu. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie diese so einrichten, dass sie für Ihre spezifischen Anforderungen gut geeignet sind – hier gibt es nicht unbedingt eine allgemeingültige Antwort.

Würde Ihre Woche gut für Sie funktionieren, wenn Sie zwei Tage der Teamarbeit, einen kreativen Einzelprojekten und einen Tag der Verwaltung widmen würden?

Vielleicht würden Themen wie Dan Sullivans Free Days-, Focus Days- und Buffer Days-Modell für Sie funktionieren. Probieren Sie ein paar Methoden aus und finden Sie heraus, was für Ihre individuelle Situation am besten funktioniert.

Übe den ganzen Tag über Singletasking

Die Erstellung Ihres Zeitplans zur Reduzierung der Kosten des Kontextwechsels funktioniert nur, wenn Sie sich selbst trainieren können, sich ausreichend lange an eine Aufgabe zu halten, um in eine Phase konzentrierter Arbeit zu gelangen. Es ist sicherlich möglich, aber es erfordert eine bewusste Angewohnheit.

Einige der Gewohnheiten, die Sie beim Single-Tasking unterstützen können, sind:

• Ablenkungen entfernen
• Einen Timer stellen (und klein anfangen)
• Zuerst Energiefresser und „fast erledigte“ Aufgaben beseitigen

Sie können nicht erwarten, eine schlechte Angewohnheit wie unnötige Kontextwechsel über Nacht vollständig umzukehren, aber Sie können Schritte unternehmen, um sie zu verbessern, indem Sie neue unterstützende Gewohnheiten entwickeln.

Befreien Sie sich von „Aufmerksamkeitsresten“

Um sich einer neuen Aufgabe voll widmen zu können, muss man die letzte auch tatsächlich erledigt haben. Wenn Sie dies nicht getan haben, wird ein Teil Ihrer Aufmerksamkeit auf dieser unvollendeten Aufgabe bleiben.

Dieses übrig gebliebene klebrige Stück wird als „Aufmerksamkeitsrest“ bezeichnet und hat sich als nachteilig für den Beginn neuer Aufgaben erwiesen.

Wie also werden Sie „Aufmerksamkeitsreste“ los? Sie können versuchen, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen – das menschliche Gehirn hat weniger Schwierigkeiten mit dem Kontextwechsel zwischen ähnlichen Aufgaben.

Es kann auch hilfreich sein, Routinen und Rituale einzubauen, wenn Sie Aufgaben wechseln – diese können als Puffer für Ihr Gehirn dienen und ihm ein klares Signal geben, dass es Zeit ist, den Gang zu wechseln, was „Aufmerksamkeitsreste“ reduzieren kann.

Gönnen Sie sich regelmäßig Pausen zum Aufladen

Wir alle haben den ganzen Tag über Zeiten mit hoher und niedriger Energie, und was Sie vielleicht bemerken, ist, dass Ihre Gedanken abschweifen, wenn Sie sich in einer Phase niedriger Energie befinden. Dadurch besteht die Gefahr eines unbeabsichtigten Kontextwechsels, aber Sie können dies verhindern!

Kurze Pausen über den Tag hinweg helfen dabei, Ihre Energie aufrechtzuerhalten und Ihren Geist bei der Sache zu halten.

Zusätzlich zu Ihren üblichen Mittags- und Kaffeepausen sind über den Tag verteilte Mikropausen eine großartige Möglichkeit, Ihre Energie aufrechtzuerhalten und Ihren Geist bei der Sache zu halten.

Mikropausen können wie ein paar Momente des Dehnens, ein Spaziergang um den Block oder das Ansehen eines lustigen oder herzerwärmenden Videos aussehen.

Das Einfügen von Pausen ist jedoch eine großartige Möglichkeit, Ihre Energie aufrechtzuerhalten und Ihren Geist von der Versuchung unnötiger Kontextwechsel fernzuhalten.

Trennen Sie sich am Ende des Tages von der Arbeit

Kontextwechsel und seine Auswirkungen auf das menschliche Gehirn existieren nicht ausschließlich innerhalb der Grenzen Ihres Arbeitstages.

Wenn Sie am Ende des Tages nicht gut von der Arbeit abschalten, wird Ihr Gehirn versucht sein, bei den vergangenen Aktivitäten, den unerledigten Dingen und den Aufgaben, die morgen auf Sie warten, zu verweilen. Dies kann dazu führen, dass Sie sich erschöpft fühlen und nicht in der Lage sind, die Konzentration zu erreichen, die Sie für den nächsten Tag benötigen.

Damit Sie am Ende des Tages eine saubere Pause von der Arbeit haben und sich für die Aufgaben von morgen ausruhen und erholen können, gibt es einige Routinen und Tipps zum Ausprobieren.

Einige Leute finden es hilfreich, die unerledigte Arbeit am Ende des Tages zu organisieren, indem sie die relevanten nächsten Schritte in ihren Kalender oder ihre To-Do-Liste aufnehmen, um zu verhindern, dass die ständig laufende To-Do-Liste sich in der Freizeit in ihrem Kopf festsetzt Std.

Andere finden, dass ein Blick auf die kommenden Tage und ihre zugewiesene Arbeit ihnen hilft, sich vorbereitet und in der Lage zu fühlen, die Arbeit am Ende des Tages effektiv zu beenden. Wieder andere haben es sich zur Aufgabe gemacht, einfach anzuerkennen, dass der Arbeitstag vorbei ist, und finden das ziemlich effektiv.

Finden Sie eine Methode, die für Sie gut funktioniert, und üben Sie, bis sie zur Gewohnheit wird.

Übernehmen Sie die Kontrolle über Benachrichtigungen

Befreien Sie sich von unnötigen Benachrichtigungen

Benötigen Sie wirklich alle Benachrichtigungen, die Ihnen Ihr Telefon und Ihr Desktop senden? Wahrscheinlich nicht – und es gibt wahrscheinlich einige, die Sie an dieser Stelle einfach ausblenden.

Es ist eine gute Idee, jede App, die Sie haben, durchzugehen und zu prüfen, ob Sie Benachrichtigungen eingeschaltet lassen, sie ganz ausschalten oder den Benachrichtigungsstil anpassen sollten, um weniger abzulenken.

Nehmen wir Slack als Beispiel dafür. Das Deaktivieren aller Benachrichtigungen der App ist wahrscheinlich keine gute Idee, aber es gibt sicherlich einige Kanäle, für die Sie keine Push-Benachrichtigungen benötigen.

Das Stummschalten von Benachrichtigungen auf mehr sozialen Kanälen und das Aufrechterhalten von Benachrichtigungen für Direktnachrichten und projektspezifische Kanäle kann einen großen Beitrag zur Reduzierung von Unterbrechungen leisten und Ihnen gleichzeitig ermöglichen, in Echtzeit über die Details informiert zu bleiben, die Sie benötigen.

Wenn Sie diese Übung mit all Ihren Apps abschließen, können Sie viel schöne Stille in Ihren Tag bringen und unnötige Kontextwechsel erheblich reduzieren.

Nutzen Sie den „Nicht stören“-Modus

Wenn Sie das vollständige Abschalten von Benachrichtigungen etwas nervös macht, Sie aber dennoch die hohen Kosten für den Kontextwechsel vermeiden möchten, kann Ihnen der „Nicht stören“-Modus gute Dienste leisten.

Mit dieser Funktion (sowohl auf Android als auch auf dem iPhone verfügbar) schalten Sie alle Benachrichtigungen für eine bestimmte Zeit stumm, anstatt Benachrichtigungen von bestimmten Apps insgesamt stummzuschalten.

Wenn Sie die zuvor besprochene Zeitblockierungsstrategie ausprobieren, können Sie den „Nicht stören“-Modus während einer Blockierung verwenden, die intensive und konzentrierte Arbeit erfordert, und Sie können sicher sein, dass alle Benachrichtigungen, die Sie für notwendig halten, dennoch ihren Weg finden werden Sie über den Rest des Tages.

Planen Sie Zeit ein, um Benachrichtigungen zu überprüfen

Genauso wie Sie eine Zeit zum Abrufen Ihrer E-Mails einplanen können, kann es hilfreich sein, eine Zeit zum Abrufen Ihrer Benachrichtigungen festzulegen. Dieser Ansatz reduziert die unmittelbare Ablenkung durch eine Benachrichtigung, da Sie wissen, dass Sie einen bestimmten Zeitblock reserviert haben, um sie zu überprüfen. Es ist wichtig, diese Zeit tatsächlich in Ihren Kalender einzutragen.

Es ist auch am besten, alles zu notieren, was Sie nachverfolgen oder sofort Maßnahmen ergreifen müssen, das sich aus Ihrer Benachrichtigungsprüfung ergibt.

Sich auf sein Gedächtnis zu verlassen, kann natürlich fehlerhaft sein, aber es erfordert auch eine gewisse Aufmerksamkeit, sich um das Gedächtnis zu kümmern – da unser ganzes Ziel darin besteht, die geteilte Aufmerksamkeit zu minimieren, die mit dem Kontextwechsel einhergeht, wäre es kontraproduktiv, diese neuen Aufgaben nicht aufzuschreiben.

Häufig gestellte Fragen zum Kontextwechsel