Bessere Kommunikation in der Remote Workforce mit Jesse Lahey

Wie effektiv kommunizieren Sie mit Ihren Remote-Mitarbeitern?

Fernkommunikation ist weiter verbreitet denn je. Viele Menschen müssen heute fast ausschließlich online kommunizieren und dabei virtuelle Tools wie E-Mail sowie Audio- und visuelle Kommunikation wie Videoanrufe nutzen.

Aber die Fernkommunikation kann neue Herausforderungen mit sich bringen. Ideen können in der virtuellen Übersetzung verloren gehen, oder Menschen können gleichgültig sein, Maßnahmen zu ergreifen. Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre Kommunikation klar ist, Ihr Publikum zum Handeln motiviert und Ihnen hilft, das gewünschte Ergebnis zu erzielen?

Jesse Lahey ist Berater und Autor mit über 25 Jahren Erfahrung in Führung und Mitarbeiterkommunikation. 2004 war er Mitbegründer von Workforce Communication, einem Beraterteam, das Unternehmen dabei unterstützt, die Leistung und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Er moderiert auch den Engaging Leader Podcast, der von Führungskräften weltweit millionenfach heruntergeladen wurde.

Jesse konzentriert sich darauf, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Geschäftsergebnisse und das Wachstum und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Er ist ein starker Verfechter dafür, Kommunikation zu nutzen, um Gutes in der Welt zu tun.

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Wie können Menschen in der Remote-Belegschaft bessere Kommunikatoren sein?

Gute Kommunikation beginnt mit Absicht. Laut Jesse sollte jede Kommunikation Teil einer Strategie sein, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Einfach ausgedrückt, Sie sollten Ihre Kommunikation in einer bestimmten Reihenfolge planen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Jesse teilte ein Zitat von Fred Garcia, einem Kommunikationsprofessor an der NYU, mit, das diesen strategischen Prozess vereinfacht:

"Sie müssen Klarheit über die Situation haben, wie sie sich darstellt, das Ziel, das Sie erreichen möchten, und die Mittel, mit denen Sie dieses Ziel erreichen werden."

Eine der größten Herausforderungen bei der Kommunikation ist, dass wir oft denken, dass wir besser darin sind, als wir es sind. Jesse sagt, dass wir dazu neigen, den Planungsprozess zu überspringen und direkt in die Taktik einzusteigen. Das führt oft zu Verwirrung.

„Wir sind so etwas wie der alte Revolverheld des Westens. Wir wollen nur aus der Hüfte schießen. Man muss sich Zeit nehmen, um zu zielen, sein Ziel kennen und ein bisschen vorausplanen.“

Wenn Sie eine umfassendere Kommunikationsstrategie übersehen, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie Ihr Publikum richtig ansprechen, und dies kann später zu Problemen führen. Überlegen Sie, wie oft Sie eine E-Mail erhalten haben und sich nicht sicher sind, worum Sie gebeten werden. Dieses „Aus der Hüfte schießen“-Taktik kann zu Missverständnissen, Misstrauen und aktivem Widerstand führen.

Das 5M Framework für bessere Kommunikation

Jesse verwendet das 5M-Framework, das Menschen hilft, ihre Kommunikationsziele zu erreichen, indem sie einem systematischen Prozess folgt. In jeder Phase müssen Sie über das Was und Warum hinter Ihrer Kommunikation nachdenken, bevor Sie Maßnahmen ergreifen, unabhängig davon, ob Sie ein komplexes Projekt oder eine einfache Aufgabe planen.

Die 5Ms sind Mission, Mitglieder, Botschaften, Medien und Manager. Jesse hat jede Phase des Frameworks aufgeschlüsselt und erklärt, was Sie beachten müssen.

1. Auftrag

Was versuchst du zu erreichen? Wenn Sie innerhalb einer Belegschaft kommunizieren, sollte Ihre Mission direkt auf Ihre Geschäftsergebnisse ausgerichtet sein.

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Belegschaft den Gesamtzweck und die Geschäftsziele Ihres Unternehmens kennt. Überlegen Sie als Nächstes, was Ihr Ziel ist und welche spezifischen Geschäftsergebnisse Sie erreichen müssen. Das ist die Mission Ihrer Kommunikation.

2. Mitglieder

Wer sind Ihre spezifischen Zielgruppen oder Stakeholder? Je mehr Sie über sie wissen, desto einfacher wird es, mit ihnen zu kommunizieren. Sie sollten berücksichtigen, was Sie über sie als Einzelpersonen und als Organisation wissen, ihre Kultur, Geschichte, aktuelle Dynamik und alles andere, was sich auf das vorliegende Problem beziehen könnte.

3. Nachrichten

Beginnen Sie dann mit der Planung der wichtigsten Dinge, die Ihr Publikum wissen, glauben oder tun soll. Vielleicht möchten Sie Menschen beeinflussen, damit sie handeln oder etwas anderes glauben als zuvor. Welche Botschaften müssen Sie einfügen, um ihr Verhalten zu ändern? Und, ganz entscheidend, können Sie ihr Verhalten ändern? Vielleicht gibt es mehr als eine Botschaft, die hilft, oder eine starke Erzählung, die Sie verwenden können, um Veränderungen anzustoßen.

4. Medien

Sobald Sie Ihre Botschaften kennen, überlegen Sie, wie Sie sie übermitteln können. Wer sollte Ihre Botschaft Ihrem Publikum präsentieren? Sie könnten eine Figur erstellen, Beispielkunden verwenden oder echte Personen aus Ihrem Unternehmen zur Hilfe anwerben. Denken Sie dann darüber nach, welche spezifischen Medien oder Medien Sie verwenden werden.

Ihre Kommunikation kann viele Formen annehmen. Es könnte ein Poster, eine E-Mail, ein Video sein, oder Sie könnten Ihre Nachricht in verschiedenen Formen wiederverwenden, um sie auf mehreren Plattformen zu verbreiten. So erreicht Ihre Botschaft möglichst viele Menschen.

Jesse merkt an, dass sich Ihr Publikum online an vielen verschiedenen Orten aufhalten kann, daher sollten Sie Ihre Reichweite maximieren. Dies kann auch zu Ihrer Glaubwürdigkeit beitragen, wenn Ihr Publikum dieselbe Nachricht mehrmals hört.

Jesse sagt, dass dies die Phase ist, mit der die meisten Menschen beginnen. Die Kommunikation scheitert oft, weil die Leute zum Wie-Stadium springen, anstatt zuerst ihr Warum, Wer und Was zu planen.

5. Manager

Ihre Manager oder andere wichtige Einflussfaktoren in Ihrem Unternehmen können mächtige Komplizen sein, um Ihre Botschaft erfolgreich zu kommunizieren. Das Einbeziehen dessen, was Jesse „Champion-Unterstützung“ nennt, in den Kommunikationsprozess hilft ihnen, Ihnen zu helfen.

Jesse glaubt, dass der 5M-Prozess nicht lange dauern muss. Wenn Sie sich nur eine Minute Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, was Sie erreichen möchten, kann dies Ihre Kommunikationsergebnisse positiv beeinflussen. Sein Rat ist, Ihre Ideen aufzuschreiben, um Ihr Team in jeder Phase auszurichten.

„Wenn Sie Ihre 5Ms aufschreiben können, trägt das viel Klarheit und Vereinfachung bei und vermeidet Verwirrung. Dann können Sie sie mit jemand anderem in Ihrem Team teilen und sagen: „Hey, haben wir hier dasselbe Ziel?“ Weil es wirklich überraschend ist, wie oft die Leute nicht auf derselben Seite sind.“

Wie man besser kommuniziert

Das 5M-Framework ist ein umfassendes Planungstool für die Kommunikation, aber wie setzt man es um?

Jesse befürwortet ein Simple Visual Stories (SVS)-Modell für eine effektivere Fernkommunikation. Er nutzt dies sowohl intern als auch extern, da SVS-Materialien eine Verbindung zu Menschen herstellen und zum Handeln anregen. SVS kann in jeder Form vorliegen, die visuelle Elemente und ein Element des Geschichtenerzählens verwendet, sodass Sie beispielsweise Videos, Grafiken oder schriftliche SVS-Materialien erstellen können.

Jede Stufe des SVS-Modells hat drei Elemente. Für die Phase „Einfach“ sind dies: kurz, zielgerichtet und ausgefeilt. Jesse glaubt, dass gute Kommunikation prägnant ist, aber dennoch ihr Ziel erreicht.

„Je kürzer, desto besser. Wenn alles andere gleich ist, wird ein 90-Sekunden-Video besser angesehen und in Erinnerung bleiben als ein Drei-Minuten-Video. Und das Gleiche gilt für eine E-Mail mit drei Absätzen gegenüber 20 Absätzen. Ich glaube, es war Einstein, der sagte: ‚Du willst die Dinge so einfach wie möglich machen, und nicht einfacher.'“

Jesse merkt auch an, dass der Zweck die Kommunikation vorantreiben sollte. Behalten Sie Ihre gewünschten Ergebnisse im Hinterkopf, wenn Sie Ihre Materialien entwerfen. Sinnvolles Führen prägt auch seine Sichtweise auf die Gestaltung Ihrer Kommunikation. Jesse glaubt, dass jedes Element Ihrer Kommunikation sorgfältig ausgewählt werden sollte, denn wie Sie Ihre Botschaft präsentieren, ist wichtig.

Die drei Aspekte der „visuellen“ Phase des SVS-Modells sind: Metaphern, Bilder und Charaktere.

Metaphern sind wichtig für visuelle Darstellungen, weil sie Ihrem Publikum helfen, sich mit etwas zu verbinden, mit dem es bereits vertraut ist. Es überbrückt die Lücke zwischen etwas, das Sie bereits wissen, und den neuen Informationen für einen schnelleren Lernprozess.

Sie können Bilder und Charaktere verwenden, um Ihr Publikum anzuziehen. Vielleicht erstellen Sie zuordenbare Charaktere, um eine emotionale Reaktion hervorzurufen, oder verwenden bestimmte Bilder als Symbole, um eine Idee zu verstärken.

Die letzte Stufe „Story“ umfasst Verbindung, Unterhaltung und Action. In dieser Phase fügen Sie Ihrer Botschaft eine überzeugende Erzählung hinzu. Ihre Kommunikation muss die Köpfe und Herzen Ihres Publikums erreichen.

Storytelling ist ein mächtiges Werkzeug, da es sowohl unterhaltsam als auch fesselnd ist. Aber es zeigt auch, dass Ihre Botschaft Auswirkungen auf das wirkliche Leben hat. Storytelling wird Ihr Publikum zum Handeln zwingen.

„Es muss nicht einmal eine großartige Geschichte sein. Aber eine Geschichte schafft tatsächlich eine emotionale Bindung, sodass die Menschen eher bereit, offen und motiviert sind, sich zu ändern.“

Jesses letzte Gedanken

Jesse merkt an, dass Ihre Kommunikationsfähigkeiten andere einbeziehen und führen sollten, um die Welt zu verändern und zu beeinflussen. Schließlich glaubt Jesse, dass wir alle die Macht der Kommunikation ehren sollten.

„Wir kommunizieren immer. Die Frage ist, tun wir das absichtlich oder nicht? […] Du musst zurück zu „Was ist die Mission? Mache ich das Beste aus dieser Gelegenheit?' Und seien Sie einfach absichtlich mit diesen Momenten des Kommunikationseinflusses.“

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