Softwaredokumentation: 5 einfache Möglichkeiten, es besser zu machen

Wenn die meisten Menschen an Software-Benutzerdokumentation denken, stellen sie sich wahrscheinlich nichts Aufregendes, Spannendes oder Lustiges vor. Das liegt daran, dass zu viele Software-Benutzerhandbücher, Schnellstartanleitungen, Tutorials und dergleichen von großen Textblöcken dominiert werden, bei denen wenig darüber nachgedacht wird, was der Endbenutzer davon hat.

Es gibt einen besseren Weg.

Die beste Benutzerdokumentation erklärt Ihren Kunden nicht in großen, schwer verdaulichen Portionen, wie sie Ihre Software verwenden sollen. Es zeigt ihnen, wie es geht, mit Bildern und Videos in mundgerechten Stücken, die in einfachen Worten klar umreißen, wie sie die Aufgaben erledigen können, die ihnen zum Erfolg verhelfen.

Und das Beste: Es ist VIEL einfacher als Sie denken. Ich zeige Ihnen fünf einfache Möglichkeiten, wie Sie Ihre Softwaredokumentation mit Bildern und Videos verbessern können, die Ihre Kunden begeistern und ihnen helfen, mit Ihren Produkten erfolgreicher zu sein.

Hier ist, was Sie lernen werden:

• Warum Visuals und Videos eine bessere Möglichkeit zum Lehren und Lernen bieten.
• Wie Sie Screenshots verwenden können, um Ihre Hilfeinhalte zu verbessern.
• Warum vereinfachte Grafiken Ihren Kunden mehr Klarheit verschaffen und die Langlebigkeit Ihrer Benutzerdokumentation verbessern.
• Wie die Umwandlung Ihrer Screenshots in Video-Tutorials Ihren Inhalten eine neue Dimension verleiht.
• Warum PDFs möglicherweise nicht die beste Option für Ihre Softwaredokumentation sind.

Warum visuelle Softwaredokumentation besser ist

Als wir unsere Studie The Value of Visuals durchführten, erwarteten wir zu entdecken, dass Menschen besser lernten, wenn ihnen visuelle Inhalte präsentiert wurden, anstatt nur Text. Was wir jedoch nicht erwartet hatten, war, inwieweit visuelle Inhalte einen Unterschied machten.

Fast 70 % der Menschen bevorzugen nicht nur visuelle Anweisungen gegenüber reinen Textanweisungen, sie lernten auch schneller, führten Aufgaben genauer aus und behielten die Informationen länger. Es war ziemlich umwerfend, um ehrlich zu sein.

Und unsere jüngste Analyse der Video Viewer-Studie ergab, dass immer mehr Menschen nach Hilfe oder Inhalten mit Anleitungen per Video suchen und nicht nach einem verkrusteten alten PDF oder einer textlastigen Webseite.

Unter dem Strich bevorzugen Menschen nicht nur Bildmaterial und Videos (sie tun es!), sie bekommen auch mehr aus ihnen heraus.

Das bedeutet, dass Sie zufriedenere und erfolgreichere Kunden haben und Anrufe, E-Mails und andere Anfragen an Ihre Mitarbeiter des technischen Supports reduzieren.

Wie man die Softwaredokumentation mit Bildern und Videos verbessert

Visuals und Videos sind also eine Schlüsselkomponente jeder guten Softwaredokumentationsstrategie, aber es kann auch einschüchternd sein, über die Erstellung dieser Art von Inhalten nachzudenken, insbesondere wenn Sie wenig oder keine Erfahrung haben.

Es muss nicht sein. Es kann unglaublich einfach sein, hochwertige Grafiken und Videos zu erstellen – selbst wenn Sie sie noch nie zuvor erstellt haben.

Hier sind fünf einfache Möglichkeiten, Ihre Softwaredokumentation mit Visualisierungen zu verbessern.

1. Verwenden Sie Screenshots

Screenshots sind eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihrer Dokumentation Bilder der Benutzeroberfläche Ihrer Software hinzuzufügen.

Selbst ein einfacher Screenshot kann Ihren Benutzern eine große Hilfe sein, wenn sie versuchen, durch Ihre Software oder Website zu navigieren, aber wenn sie mit Anmerkungen und Callouts erweitert werden, werden sie zu einem unverzichtbaren und leicht verständlichen Werkzeug.

Wenn ein Bild 1.000 Worte sagt, muss ein guter Screenshot 10.000 wert sein.

Während es kostenlose Screenshot-Tools gibt, macht eine leistungsstärkere und vielseitigere Option wie TechSmith Snagit das Erstellen hochwertiger Bilder noch einfacher. Sie können so viel oder so wenig vom Bildschirm zeigen, wie Sie möchten, und die einfachen Callouts und Anmerkungen von Snagit bedeuten, dass Sie wichtige Elemente hervorheben oder die Aufmerksamkeit Ihrer Benutzer auf das Wichtigste lenken können.

Eine Reihe von Screenshots kann die Schritte zum Abschließen einer Aufgabe zeigen, oder das Schritt-Tool von Snagit kann alles in einem Bild anzeigen.

Erfahren Sie, wie Sie wirkungsvolle Screenshots erstellen

2. Verwenden Sie vereinfachte Grafiken

Viele Softwareschnittstellen können kompliziert sein und eine Reihe von Optionen bieten. Und meistens, wenn Sie einen Prozess oder eine Anleitung zeigen möchten, müssen Sie nicht das Ganze zeigen. Tatsächlich kann es manchmal verwirrend sein, die gesamte Benutzeroberfläche anzuzeigen.

Vereinfachte Grafiken helfen, die unwichtigen Teile Ihres Screenshots weniger hervorzuheben und hervorzuheben, was Ihre Benutzer sehen müssen.

Mit Snagit war es noch nie so einfach, vereinfachte Grafiken zu erstellen. Wählen Sie einfach das Werkzeug „Vereinfachen“ und Snagit erledigt den Rest, wenn „Automatisch vereinfachen“ ausgewählt ist. Sie können auswählen, wie viele Details Snagit anzeigen soll, und alle nicht benötigten Vereinfachungen entfernen.

Für eine präzisere Steuerung können Sie die Vereinfachung auch manuell anwenden.

Wie auch immer Sie es tun, vereinfachte Grafiken helfen Ihren Benutzern, genau zu verstehen, worauf sie ihre Aufmerksamkeit richten sollten.

3. Verwandeln Sie Ihre Screenshots in ein Video

Während Bilder eine leistungsstarke und nützliche Möglichkeit sind, Ihre Softwaredokumentation zu verbessern, können Videos noch weiter gehen, indem sie der Mischung Bewegungs- und Sprachanweisungen hinzufügen.

Nun, wenn Sie noch nie zuvor ein Video gemacht haben, kann der Gedanke, damit anzufangen, unglaublich entmutigend sein. Aber Sie können hocheffektive Videos mit wenig oder gar keiner Videoerfahrung erstellen. In der Tat, wenn Sie einen Screenshot machen können, sind Sie auf dem besten Weg!

Wieder einmal ist es Snagit zur Rettung. Mit Snagit können Sie eine Reihe von Screenshots erstellen und diese schnell in ein Video umwandeln, das Sie als Teil Ihrer Softwaredokumentation, Hilfeinhalte und mehr teilen können. Tatsächlich ist es auch eine großartige Möglichkeit für Ihr technisches Support-Team, Benutzern zu zeigen, wie sie ein Problem beheben können.

Sie können Ihre Screenshots aufnehmen und dann Ihr Video erstellen oder Ihre Screenshots mit der Funktion „Video aus Bildern“ von Snagit abrufen. Wie auch immer Sie es tun, Sie können unterwegs Audio und Anmerkungen hinzufügen.

4. Nehmen Sie ein Video auf

Screenshots sind großartig und in vielerlei Hinsicht nützlich, als ich zählen kann. Aber manchmal reicht nichts als Video.

Im Gegensatz zu einem Video aus Bildern nimmt eine Bildschirmaufnahme ein Video Ihres Bildschirms und aller Mausbewegungen, Klicks usw. auf, die Sie ausführen.

Mit dem integrierten Bildschirmrekorder von Snagit können Sie den gesamten oder einen Teil Ihres Bildschirms sowie alle gewünschten Begleitkommentare aufnehmen. Für etwas mehr Persönlichkeit können Sie auch Ihre Kamera hinzufügen.

Manchmal trägt diese persönliche Note wesentlich dazu bei, dass sich Ihre Benutzer beim Erlernen Ihrer Software weniger gestresst fühlen.

Denken Sie jedoch daran, dass die besten Videos so kurz wie möglich sind, um zu zeigen, was Sie unterrichten möchten. Versuchen Sie nicht, die Verwendung aller Funktionen in einem einzigen Video zu zeigen.

5. Denken Sie über PDFs hinaus

Das Portable Document Format (PDF) von Adobe hat die Art und Weise, wie wir Informationen teilen, verändert. Sie sind perfekt, wenn Sie möchten, dass jemand eine perfekt formatierte Kopie Ihrer Dokumentation herunterladen und ausdrucken kann.

Aber seien wir ehrlich, wann haben Sie das letzte Mal Softwaredokumentation heruntergeladen und gedruckt?

Eines der besten Dinge am Web ist, dass wir Informationen teilen können, ohne sie ausdrucken zu müssen. Bewahren Sie Ihre Softwaredokumentation auf Seiten Ihrer Website auf, anstatt Benutzer nur zu zwingen, auf eine PDF-Datei zuzugreifen. Sie haben viel mehr Optionen (einschließlich der Möglichkeit, Videos einzubinden) und Webseiten sind zum größten Teil viel einfacher zu aktualisieren als PDF-Dokumente, wodurch sichergestellt wird, dass Ihre Benutzer immer über die aktuellsten Informationen verfügen.

Und im Gegensatz zu PDFs sind Ihre Webseiten hochgradig durchsuchbar, d. h. wenn einer Ihrer Benutzer Informationen zu Ihrem Produkt wünscht, findet er Ihre Inhalte mit größerer Wahrscheinlichkeit.

Sie können zusätzlich zu den Webinhalten immer ein PDF anbieten, aber erstellen Sie PDFs nicht als EINZIGEN Weg, wie Leute Ihre Softwaredokumentation erhalten können.

Und hey, vergessen Sie nicht, dass Sie Ihre Videos auch auf Seiten wie YouTube veröffentlichen können!

Bessere Softwaredokumentation = zufriedenere Benutzer

Sie können weiterhin textlastige Softwaredokumentationen erstellen und Ihre Kunden zwingen, sich durch diese zu wühlen, oder Sie können ihnen das geben, was sie wollen UND was ihnen tatsächlich hilft, Ihre Produkte schneller und effizienter zu nutzen.

Fügen Sie Ihrer Dokumentation mehr Bildmaterial und Videos hinzu und bieten Sie Ihren Kunden einen besseren Service.

Und mit Snagit kann buchstäblich jeder unglaublich professionell aussehende Grafiken und Videos erstellen, die Ihre Kunden begeistern, Anrufe und E-Mails an den technischen Support reduzieren und dazu beitragen, Benutzer fürs Leben zu gewinnen.