Erleben Sie eine Tech-Überlastung? Hier sind die Tools, ohne die Mitarbeiter nicht arbeiten können

Die Umstellung auf Remote-Arbeit im Jahr 2020 war für viele Unternehmen hektisch. Da keine Zeit für die durchdachte Entwicklung neuer Prozesse und Normen blieb, verließen sich viele Unternehmen auf neue Apps und Tools, um als verteilte Belegschaft in Verbindung zu bleiben.

Laut einer Umfrage von Okta haben Unternehmen im Jahr 2021 durchschnittlich 89 Apps bereitgestellt, gegenüber 58 im Jahr 2015. Und die Mitarbeiter spüren die Folgen, da eine Überlastung der Apps zu geringerer Produktivität und sogar zum Burnout führt.

Selbst wenn Mitarbeiter jeden Tag Dutzende von Apps zur Verfügung haben, haben sich einige Apps in verschiedenen Branchen und Rollen an die Spitze gesetzt, als wir Snagit-Kunden gefragt haben, was ihre Arbeitsplatz-Tools auf der „einsamen Insel“ sind.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• Die wahren Kosten der technischen Ermüdung in Ihrem Unternehmen
• Einfache Möglichkeiten, um eine Überlastung der App zu verhindern
• Auf welche Tools und Apps Mitarbeiter nicht verzichten können

Die Kosten für die Verwendung zu vieler Apps für die Kommunikation und Zusammenarbeit bei der Arbeit

Während mit der Arbeitsplatztechnologie offensichtliche finanzielle Kosten verbunden sind, kann das Fehlen der richtigen Balance von Tools Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben, die über das Budget hinausgehen.

Missverständnisse oder Verwirrung

Zu viele Apps können zu Missverständnissen oder Verwirrung in Ihrem Unternehmen führen, vor allem, wenn Mitarbeiter mehrere Tools verwenden, die ähnliche Funktionen erfüllen.

Wenn Informationen über mehrere Apps verstreut sind, ist es für Menschen einfacher, widersprüchliche Informationen zu erhalten oder sogar eine wichtige Nachricht ganz zu verpassen.

Noch komplizierter kann es werden, wenn Teams oder Abteilungen innerhalb eines Unternehmens verschiedene Apps verwenden, um Informationen auszutauschen.

Angenommen, Sie arbeiten an einem Designprojekt, und ein Beteiligter teilt eine kritische Änderung an den Spezifikationen in einem Teams-Chat mit. Der Designer in Ihrem Team prüft jedoch seine E-Mails auf Updates und verpasst die Nachricht in Teams.

Bei der nächsten Neugruppierung des Teams ist der Designer verwirrt darüber, warum der Stakeholder mit seiner Arbeit nicht zufrieden ist, und frustriert, dass er nicht über die richtigen Informationen verfügt.

Reduzierte Produktivität und Zeitverschwendung

Haben Sie Tage, an denen Sie an vielen verschiedenen Aufgaben arbeiten, aber nichts auf Ihrer To-Do-Liste erledigen?

Sie können Kontextwechsel oder die Tendenz, von einer Aufgabe zu einer nicht verwandten Aufgabe zu wechseln, für diesen Mangel an Produktivität verantwortlich machen.

Wenn wir bei der Arbeit zu viele Apps verwenden, verbringen wir möglicherweise mehr Zeit damit, zwischen Fenstern hin und her zu wechseln, als unsere Arbeit tatsächlich zu erledigen.

Laut einer Ring Central-Umfrage verschwenden Mitarbeiter jeden Tag etwa eine Stunde mit dem Wechseln zwischen verschiedenen Apps.

Außerdem verfügt jede dieser Apps über einen eigenen Satz von Benachrichtigungen, die es schwieriger machen, sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren.

Mitarbeiterabbau und Burnout

Laut The Anatomy of Work Index fühlt sich mehr als ein Drittel der Arbeitnehmer durch das anhaltende Ping von Benachrichtigungen überfordert.

Wenn Sie auch bedenken, wie die App-Überlastung unbeabsichtigt eine fragmentierte, verwirrende Arbeitsumgebung schafft, ist es leicht zu erkennen, wie Mitarbeiter gestresst werden können.

Laut einer Umfrage von FlexJobs geben mehr als drei Viertel der Befragten an, dass Stress am Arbeitsplatz ihre psychische Gesundheit beeinträchtigt, was zu Motivationsverlust oder Burnout führen kann.

So bekämpfen Sie die App-Überlastung

Die gute Nachricht ist, dass es mehrere Möglichkeiten gibt, eine Überlastung der App und ihre Folgen zu verhindern.

Prüfen Sie die Tools, die Sie haben

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme der von Ihnen verwendeten Apps und der spezifischen Geschäftsergebnisse, die sie unterstützen. Die Bewertung der aktuellen Tools Ihres Unternehmens hilft dabei, Redundanzen oder Lücken in den zu behebenden Arbeitsabläufen zu identifizieren.

Vergessen Sie nicht, die wichtigsten Ziele Ihres Unternehmens im Auge zu behalten, wenn Sie entscheiden, welche Apps unerlässlich sind und welche Sie aufgeben sollten.

Wenn Ihr Unternehmen komplexe Projekte mit vielen beweglichen Teilen abwickelt, macht es wahrscheinlich keinen Sinn, Ihre Projektmanagement-App loszuwerden.

Nutzen Sie die Werkzeuge, die Sie haben, in vollen Zügen

Eine Studie von WalkMe ergab, dass nur die Hälfte der befragten Unternehmen glaubt, das volle Potenzial der ihnen zur Verfügung stehenden Apps auszuschöpfen.

Bevor Sie eine neue App bereitstellen, prüfen Sie zuerst, ob eines der Tools, die Sie bereits haben, diese Anforderungen erfüllt.

Sehen Sie sich Funktionen an, die Sie derzeit nicht verwenden, oder andere Preisstufen, um festzustellen, ob das Upgrade einer aktuellen App besser geeignet ist. Möglicherweise ist die Investition in eine App, die Ihre Mitarbeiter bereits nutzen, auf lange Sicht kostengünstiger.

Snagit ist ein unverzichtbares Tool für den modernen Arbeitsplatz

Ermöglichen Sie Ihrem Team, effektiver zu kommunizieren und unnötige Besprechungen zu vermeiden.

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Prozesse rationalisieren

Normalerweise fügen wir unserem Arbeitsplatz-Tech-Stack Tools oder Apps nicht nur zum Spaß hinzu. Ziel ist es, den Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Die Schaffung einheitlicher Prozesse über Teams und Abteilungen hinweg kann also auch dazu beitragen, die App-Überlastung zu reduzieren und redundante Arbeit oder Informationssilos zu vermeiden.

Nehmen wir an, das Personalteam Ihres Unternehmens verwendet Asana, um seine Arbeit zu verfolgen, aber das Finanzteam verwendet Trello für denselben Zweck. Natürlich sind mit der Redundanz zusätzliche Kosten verbunden, aber sie kann auch Arbeitsabläufe unnötig verkomplizieren.

Insbesondere wenn diese Teams an einem Projekt zusammenarbeiten müssen, kann dies zu widersprüchlichen Informationen oder zusätzlichen Schritten führen, um alle auf dieselbe Seite zu bringen.

Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu

Denken Sie beim Hinzufügen oder Entfernen von Tools zu Ihrem Arbeitsplatz-Tech-Stack daran, Feedback von denen zu sammeln, die sie täglich verwenden.

Wenn Sie Mitarbeiter nach ihrer Meinung zur Funktionalität oder Nützlichkeit einer App fragen, können Sie sich ein besseres Bild von der Gesamteffektivität machen.

Sie werden vielleicht feststellen, dass die Funktionen, die einem Team an OneDrive gefallen, die gleichen Gründe sind, warum ein anderes Team nicht ohne Google Docs leben kann, was einen reibungsloseren Übergang ermöglicht, wenn Sie eine App der anderen vorziehen.

Laut Mitarbeitern die besten Arbeitsplatz-Tools

Um herauszufinden, mit welchen Tools Profis in verschiedenen Branchen heute erfolgreich sind, haben wir Snagit-Kunden eine Frage gestellt: „Wenn Sie fünf Software-Tools auswählen müssten, die Sie heute weiterhin am Arbeitsplatz verwenden würden, welche würden Sie wählen?“*

Branchen- und rollenübergreifend waren die Top-5-Tools:

1. Snagit
2. Microsoft-Office (Word, Excel, Powerpoint)
3. Ausblick
4. Zoomen
5. Microsoft Teams

Snagit ist ein leistungsstarkes Tool zur Bildschirmaufnahme, mit dem Sie Bilder und Videos verwenden können, um Ideen auszutauschen, Feedback zu geben und effektiver zu kommunizieren.

Es ist unglaublich einfach zu bedienen und steht auf der G2-Liste der besten Softwareprodukte für 2023.

Snagit ist eine dieser Anwendungen, die immer einsatzbereit sein müssen. Es ist ein so produktives Werkzeug zum Lernen, zur Entwicklung von Präsentationen und zur Ideengenerierung.

Derek T. über G2

Der Aufbau des optimalen Tech-Stacks für Hybrid- und Remote-Arbeit erfordert eine sorgfältige Bewertung der Tools, die Ihre Teams täglich verwenden. Die Nutzung eines Qualitäts-über-Quantitäts-Ansatzes für Apps kann Ihnen dabei helfen, effektiver zu kommunizieren, die Produktivität zu steigern und die Mitarbeiter zu motivieren.