Erstaunliche Tipps und Tricks zu SharePoint-Listen, die Sie kennen müssen

Ob Sie eine große oder kleine Organisation sind, SharePoint ist ein Dienst, den jeder nutzen kann, um sein Geschäft effizient zu gestalten. Mit dieser Website können Sie mühelos Informationen verwalten und mit anderen Mitarbeitern teilen. Wenn Sie nicht über ausreichende Kenntnisse in der Verwendung der verschiedenen Funktionen von SharePoint verfügen, kann es schwierig sein, das volle Potenzial dieser Plattform auszuschöpfen. Daher haben wir uns entschlossen, einen Artikel zu schreiben, um einige Tipps zu SharePoint-Listen mit Ihnen zu teilen. Freust du dich, sie kennenzulernen? Wir freuen uns darauf, unser Wissen zu teilen, lassen Sie uns beginnen. Außerdem lernen Sie Beispiele für SharePoint-Listen kennen.

Erstaunliche Tipps und Tricks zu SharePoint-Listen, die Sie kennen müssen

Wir haben Beispiele für SharePoint-Listen und Tipps und Tricks zu SharePoint-Listen im Detail gezeigt.

Über SharePoint

Es wurde erstmals 2001 von Microsoft eingeführt und ist eine Informationsverwaltungs- und -freigabeplattform . Es hilft Organisationen, Websites zu erstellen, um Daten zu speichern und mit ihren Mitarbeitern zu teilen. Sie können mit SharePoint viele Arten von Websites erstellen, z. B. Teamwebsites, Kommunikationswebsites, klassische Websites usw. Das Beste ist, dass es in einigen Office 365-Versionen enthalten ist. Sie können es auch als eigenständigen Dienst erwerben.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass Sie in einem IT-Unternehmen arbeiten und noch nie von dieser Content-Management-Plattform gehört haben. Dies liegt daran, dass viele kleine Organisationen dieses Tool nicht verwenden und es durch andere Microsoft Office-Anwendungen ersetzen. Aber das ändert nichts an der Leistungsfähigkeit von SharePoint. Und es hat das Potenzial, die meisten Ihrer Anforderungen zu erfüllen. Es verwendet Workflows, um Tools für die Zusammenarbeit wie Listen, Bibliotheken, Datenbanken usw. bereitzustellen.

Im Gegensatz zu anderen Microsoft-Anwendungen erhält es keine häufigen Updates. Trotz dieser Tatsache sieht SharePoint immer noch modern aus und ist auch ziemlich sicher.

Fakten über SharePoint

• Über 100 Millionen Menschen auf der ganzen Welt nutzen dieses Collaboration-Tool.
• Nahezu 50 Prozent der weltweit führenden Unternehmen, einschließlich Fortune-500-Unternehmen, verwenden SharePoint für ihre täglichen Anforderungen.
• Microsoft ist eine ziemlich große Organisation, die Milliarden von Dollar an Einnahmen pro Jahr verdient. Aber wissen Sie, dass SharePoint jährlich fast 2 Milliarden Dollar seines Gesamtumsatzes einbringt?
• Eine weitere lustige Tatsache ist, dass Microsoft 10.000 neue SharePoint-Benutzer pro Tag bekommt.
• In diesem modernen Zeitalter ist das Programmieren eine gefragte Fähigkeit. Nicht jeder mag jedoch Programmieren, und viele Ihrer Mitarbeiter wissen möglicherweise nicht, wie man codiert. Durch die Verwendung der einfachen Drag-and-Drop-Funktion von SharePoint kann also jeder eine Website erstellen, ohne ein einziges Wort zu programmieren.
• Es gibt 3 verschiedene Modi, in denen Sie dieses Tool verwenden können: On-Premise, Cloud und Hybrid. Es ist also nicht nur leistungsstark, sondern auch flexibel.

Lesen Sie jetzt weiter, um mehr über SharePoint-Listentipps zu erfahren.

Nachdem Sie Antworten auf die meisten Ihrer wichtigen Fragen erhalten haben, ist es an der Zeit, Tipps und Tricks zu SharePoint-Onlinelisten zu lernen.

1. Daten nach Excel exportieren

Eines der Merkmale der SharePoint-Liste ist die Funktion der erweiterten grafischen Darstellung von Daten. Wenn Sie also Ihre Daten in einer SharePoint-Liste verwalten und die grafische Darstellungsfunktion verwenden müssen, müssen Sie die Daten nach Excel exportieren. Dies liegt daran, dass die grafische Darstellung in der SharePoint-Liste nicht verfügbar ist. Der Export nach Excel ist eine ziemlich praktische Funktion, und Sie sollten sie verwenden, um wertvolle Zeit zu sparen. Dies war der erste Tipp, der geholfen hat, Ihre Abfrage zu lösen, SharePoint-Listentipps. Lassen Sie uns den zweiten Tipp wissen.

2. Verwenden Sie die Filterfunktion

Eine der Hauptattraktionen der SharePoint-Liste ist die Filteroption. Mit Filtern können Sie die Informationen, nach denen Sie gesucht haben, in Sekundenschnelle finden. Ohne diese Filteroption kann es jedoch Stunden dauern, bis diese Aktion gefunden wird.

3. Integration mit anderen Microsoft 365-Apps

Sie können die SharePoint-Liste in andere Office-Apps integrieren, was eine leistungsstarke und praktische Funktion ist. Aus Effizienzgründen können Sie die Liste in Power Apps, Power Automate und Power BI integrieren. Das war der dritte Tipp für SharePoint-Listentricks. Kommen wir nun zum nächsten Tipp.

4. Berechtigungen festlegen

Die Berechtigung ist eine Funktion, die SharePoint lukrativer und eine bessere Lösung für viele andere Listensoftware macht. Das Beste ist, dass Sie die Berechtigungen anpassen können. Wenn einige Mitarbeiter die Bearbeitungsoption nicht verwenden müssen, können Sie ihnen nur die erforderlichen Berechtigungen erteilen. Dies ist nicht nur praktisch, sondern verringert auch das Risiko, dass wichtige Informationen von einem unerfahrenen Mitarbeiter gelöscht werden.

5. Einfachheit ist der Schlüssel

Der nächste Trick der SharePoint-Liste ist seine Einfachheit. Aber nicht auf falsche Gedanken kommen. Es ist immer noch ein mächtiges Werkzeug. Viele können es jedoch auf komplexe Weise verwenden, wenn sie nicht wissen, wie man jedes Tool richtig verwendet und die Dinge kompliziert macht. Wir werden Ihnen also vorschlagen, dies nicht zu tun und Listen zum Respekt vor dem Minimalismus zu erstellen. Wie kann man minimalistische Listen erstellen? Die Antwort ist einfach. Lesen Sie mehr über die Funktionen und wie Sie Informationen richtig im richtigen Format pflegen.

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Einschränkungen für SharePoint-Listen

Informieren Sie uns über die Einschränkungen, nachdem Sie die Tipps zu SharePoint-Listen kennengelernt haben. Es gibt bestimmte Einschränkungen der SharePoint-Liste, die Sie beachten sollten. Sie werden im Folgenden erwähnt:

• 30 .000 .000 ist die maximale Anzahl von Elementen, die Sie einer SharePoint-Liste hinzufügen können. Man könnte jedoch sagen, dass es mehr als genug ist. Ja, wenn die Organisation klein ist, dann ist nur diese Aussage wahr. Aber falls es sich um eines der Fortune-500-Unternehmen handelt, sind wir nicht sicher, ob selbst das ausreichen kann.
• 250 MB ist die maximale Größenbeschränkung einer Liste. Dies kann einschränkend sein, wenn Sie Anhänge hinzufügen und die Liste nicht nur mit Wörtern füllen möchten.
• Möglicherweise möchten Sie einige Spalten vor einigen Benutzern verbergen . Leider ist dies in der SharePoint-Liste nicht möglich , was für einige Benutzer ein großer Nachteil sein kann.
• Wenn Sie einige Listenansichten für bestimmte Benutzer ausblenden möchten, ist dies ebenfalls nicht möglich .
• Wenn sich Tausende von Dokumenten oder Elementen in einer Liste befinden, erhalten einige Benutzer möglicherweise einen Schwellenwertfehler, wenn sie die Liste nach einem bestimmten Element durchsuchen.
• In Listen sind generische Optionsnamen wie Neues Element, Element bearbeiten, Einchecken und Auschecken verfügbar. Sie können das Menü jedoch nicht nach Bedarf anpassen .

Lesen Sie den nächsten Abschnitt, um mehr über Beispiele für SharePoint-Listen zu erfahren.

Beispiele für SharePoint-Listen

Lassen Sie uns Ihnen nun einige Beispiele für SharePoint-Listen geben, um Ihr Verständnis dieser Angelegenheit zu erweitern.

1. Kursbeispielliste

In der Kursbeispielliste können wir verschiedene Daten zu Kursen hinterlegen. Geben Sie Details wie Kursname, Name des Dozenten, Beschreibung, Kursgebühr und Kursart ein.

2. Urlaubsliste

In dieser Art von Liste können Sie die Details über den Urlaub der Mitarbeiter verfolgen. Geben Sie Details wie Mitarbeitername, Austrittsgrund, Austrittsdatum, Gesamtzeitraum, genehmigt oder nicht etc. ein.

3. Projektmanagement

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, dann haben Sie ein Projekt. Um dieses Projekt effizient zu verwalten, können Sie auch eine Liste in SharePoint verwenden. Details, die in eine Projektmanagementliste aufgenommen werden können, sind Projektname, Startdatum, Enddatum, zugewiesen an, Budget und Dauer.

4. Rekrutierungsliste/Tracker

Wenn Sie ein HR sind, dann wird diese Liste sehr hilfreich sein. Mit einem Rekrutierungs-Tracker können Sie Kandidatenprofile, Interviewtermine, Bewerbungsstatus usw. verfolgen. Einige Details, die Sie hinzufügen können, sind der Name des Kandidaten, die Position, das Bewerbungsdatum, das Interviewdatum, der Name des Personalvermittlers, die E-Mail-Adresse des Kandidaten, Erfahrung und Fähigkeiten.

5. Mitarbeiterbefragungsliste

Um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, braucht man gute Mitarbeiter. Wir wissen, dass es schwierig ist, gute Mitarbeiter zu bekommen. Aber wissen Sie, was schwieriger ist? Um sie zu behalten! Wenn Sie ein erfolgreiches Unternehmen führen und diesen Erfolg erhalten wollen, dann ist es notwendig, die Vorschläge und Beschwerden der Mitarbeiter zu hören. Dazu können Sie eine Umfrageliste pflegen. Sie können die Details in diese Liste aufnehmen: Name, Datum, Gehalt, Gesundheitsleistungen, Arbeitskultur, Leistungsfeedback, Arbeitsgelegenheit usw.

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SharePoint-Listen vs. SharePoint-Bibliotheken

Nachdem Sie die erforderlichen Informationen zu SharePoint erhalten haben, teilen Sie uns einige Unterschiede zwischen SharePoint-Listen und -Bibliotheken mit.

Ist die SharePoint-Liste besser als Microsoft Excel?

Die Antwort hängt von der Verwendung ab. Wenn Sie ein einfaches Softwareerlebnis mit Flexibilität wünschen, können Sie eine Liste verwenden, was eine bessere Wahl ist. Excel ist die bessere Wahl, wenn Sie einige leistungsstarke Funktionen wie Diagramme wünschen. Da wir hier über SharePoint sprechen, lassen Sie uns einige Dinge wissen, die es besser als Excel machen.

• Es ist einfach zu verwenden und Sie müssen nicht monatelang die Funktionen der SharePoint-Liste erlernen.
• Es kann problemlos in andere Microsoft 365-Apps integriert werden , was es flexibler als eine Tabellenkalkulation macht.
• Genau wie beim Einkaufen bei Amazon können Sie mit den erweiterten Filterfunktionen in der Liste ganz einfach die richtigen Informationen finden.
• In Excel können Benutzer eine bestimmte Datei herunterladen, Daten darin eingeben und sie dann per E-Mail an ihren Chef senden. Diese Methode ist nicht nur mühsam, sondern kann auch Fehler verursachen. In der Liste können Benutzer jedoch Änderungen an den Daten vornehmen , und es wird nur eine Version davon geben. Es gibt keine Kopien und keine Kopfschmerzen bei der Verwaltung mehrerer Dateien.
• In Excel können Sie die Berechtigungen nicht für jeden Benutzer optimieren. Sie müssen alle Berechtigungen erteilen oder nichts, was zu Problemen wie dem Löschen wichtiger Zellen, Formatierungsproblemen usw. führen kann. Sie können jedoch die Berechtigungen, die Sie einem Mitarbeiter erteilen möchten, in Listen auswählen .

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Wir hoffen, dass dieser Artikel zu Tipps für SharePoint-Listen für Sie hilfreich war. Wir haben auch einige andere Informationen geteilt, die Ihnen geholfen haben, mehr Wissen über Beispiele für SharePoint-Listen zu erlangen. Wenn Sie noch Fragen haben, vergessen Sie nicht, den Kommentarbereich zu verwenden, und unser Team wird sich um Ihre Frage kümmern. Sie können auch neue Themen in den Kommentaren vorschlagen, und wir werden einen eigenen Artikel dazu schreiben. Speichern Sie unsere Website in Ihren Lesezeichen, um später darauf zugreifen zu können. Vielen Dank fürs Lesen.