7 einfache Tipps, um endlich papierlos zu werden

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Wie viele Zettel liegen auf Ihrer Küchentheke, Ihrem Esszimmertisch oder an einem anderen Ort, wo sie nicht hingehören? Bewahren Sie Quittungen auf, falls Sie sie noch einmal brauchen? Gibt es einen Stapel Papiere vom Tierarzt, den Sie aufbewahren, falls Sie sich genau erinnern müssen, welche Medikamente Ihr Haustier vor drei Jahren genommen hat? All das Papier sitzt da und wartet auf eine Zeit, in der Sie in der Lage sein werden, damit umzugehen, was auch immer das bedeutet. (Es bedeutet, auf jede Seite einen Blick zu werfen und sie dann alle in den Papierkorb zu schieben.) Es ist an der Zeit, das Papier und all die Schuld, die sich damit anhäuft, loszuwerden. Es ist Zeit, papierlos zu werden.

Ich bin seit fast einem Jahrzehnt papierlos. Mit papierlos meine ich nicht, dass es in meinem Leben keine Zettel gibt. Meine Geburtsurkunde aus Papier brauche ich natürlich noch, und für einen Sprachkurs, den ich besuche, nutze ich ein kleines Notizbuch aus Papier. Meistens halte ich mich aber nicht an Papier. Stattdessen scanne ich wichtige Dokumente zu einem Speicherdienst und bewahre digitale Notizen in einer Notiz-App auf. Ich schreibe auch meine To-do-Liste und Einkaufsliste in mein Handy und pinnen Restaurantempfehlungen auf einer Online-Karte. Es gibt viele einfache Möglichkeiten, Papier aus Ihrem Leben zu entfernen.

Digital zu werden ist einfach. Der schwierige Teil besteht darin, nicht zuzulassen, dass sich Papier wieder einschleicht. Wenn Sie bereit sind, den größten Teil des Papiers in Ihrem Leben loszuwerden, müssen Sie Folgendes wissen, um loszulegen und es aufrechtzuerhalten.

1) Vergessen Sie den Rückstand

Es mag kontraintuitiv klingen, aber der erste Schritt, um papierlos zu werden, besteht darin, den Papierstau zu vergessen, den Sie bereits angesammelt haben, und sich stattdessen auf die neuen Gewohnheiten zu konzentrieren, die Sie annehmen müssen, um von jetzt an papierlos zu werden. Schauen Sie nicht zurück: Gehen Sie nach vorne.

Sie werden eines Tages zu Ihren vorhandenen Papierstapeln kommen – oder auch nicht. Lassen Sie sich vorerst nicht von diesen Papieren zurückhalten. Mit einem Rückstand umgehen zu müssen, kann sich überwältigend anfühlen, und wenn sich Menschen überfordert fühlen, zögern sie. Also vergiss es jetzt. Setzen Sie sich stattdessen dafür ein, dass der Rückstand nicht noch größer wird.

2) Holen Sie sich diese fünf Apps

Es gibt fünf Apps oder Dienste, die Sie benötigen, um papierlos zu werden. Sie sind:

• eine To-Do-Listen-App,
• eine Scan-App,
• einen Online-Speicherdienst, in dem Sie Ihre digitalen Dateien ablegen (mehr dazu gleich),
• E-Signatur-Tools (Adobe Acrobat ist ein gutes Beispiel) zum Signieren digitaler Dokumente, ohne sie auszudrucken, und
• ein Dokumentenlieferdienst zum Versenden amtlicher Dokumente, ohne diese auszudrucken.

Sehen Sie hier meine Empfehlungen für jeden App-Typ.

3) Wählen Sie einen Speicherdienst aus

Lassen Sie uns ein wenig mehr auf die dritte App, einen Speicherdienst, eingehen, weil sie komplizierter ist als die anderen. Der Speicherdienst ist der Ort, an dem Sie digitale Versionen Ihrer Papierdokumente aufbewahren.

Idealerweise möchten Sie einen Speicherdienst, der Ihre Dateien überall zugänglich macht und sie sichert. Eine Möglichkeit ist die Nutzung eines Online-Speicher- und Dateifreigabedienstes wie Dropbox oder Microsoft OneDrive.

Eine weitere Option ist die Nutzung eines Dienstes, der speziell für Personen entwickelt wurde, die papierlos arbeiten möchten. Neat und FileThis sind zwei Beispiele. Sie verfügen über spezielle Tools für Menschen, die papierlos arbeiten möchten, z. B. die Fähigkeit, erkannte Dokumenttypen wie Steuern automatisch zu kennzeichnen und zu markieren. FileThis hat auch einen "Fetch"-Dienst, der automatisch wichtige Dokumente kopiert, die er in Ihrem E-Mail-Konto findet.

Egal für welchen Dienst Sie sich entscheiden, wählen Sie einen aus und bleiben Sie dabei, damit Sie alle Ihre digitalen Dokumente an einem Ort aufbewahren können.

4) Melden Sie sich für E-Mail-Kontoauszüge und digitale Zahlungen an

Wenn Sie immer noch Papierrechnungen und Kontoauszüge erhalten, melden Sie sich an, um sie stattdessen per E-Mail zu erhalten, wo immer Sie können. Wenn Sie immer noch regelmäßig Schecks versenden, prüfen Sie, ob Sie stattdessen auf Online-Zahlungen umsteigen können.

Während Versorgungsunternehmen und Banken digitale Zahlungen seit Jahren honorieren, sind die letzten Verweigerer, die sie nicht immer akzeptieren, Vermieter und Verwaltungsgesellschaften. Wenn Sie in dieser misslichen Lage stecken, versuchen Sie zu erklären, dass sie ihr Geld schneller und zuverlässiger erhalten, wenn sie digitale Zahlungen akzeptieren. Selbst die kleinsten Unternehmen können direkte Banküberweisungen mit geringen oder keinen anfallenden Gebühren akzeptieren. Wenn Sie alle Ihre Rechnungen digital statt mit Schecks und Umschlägen bezahlen können, kommen Sie dem papierlosen Geschäft einen Schritt näher.

5) Scannen und schreddern

Jetzt ist es an der Zeit, neue Gewohnheiten zu entwickeln. Scannen und schreddern oder recyceln ist wahrscheinlich das, was Sie am häufigsten tun werden. Ich scanne viel lieber mit einer mobilen App, aber Sie können auch einen Desktop-Scanner oder die Scanfunktion eines Multifunktionsdruckers verwenden.

Machen Sie sich eine Regel, die ungefähr so ​​lautet: Wenn ich ein neues Blatt Papier bekomme, das ich digitalisieren muss, scanne ich es sofort mit meinem Telefon ein und lege das Papier dann auf den Recycling- oder Schredderhaufen. Am besten gleich im Schredder entsorgen. Warum warten?

Sich dazu zu zwingen, dieser Gewohnheit zu folgen, kann schwierig sein. „Ich habe gerade keine Zeit, das zu scannen“, sagen Sie vielleicht. Üben Sie Ihre neue Gewohnheit, indem Sie ein oder zwei Dokumente aus Ihrem Backlog scannen, nur um es auszuprobieren. Wie lange dauert es? Welche App hast du verwendet? Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass das Scannen von Dokumenten bei natürlichem Licht reibungsloser verläuft als bei Innenbeleuchtung. Sobald Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie es geht und wie viel Zeit es braucht, fällt es Ihnen vielleicht leichter, es durchzuziehen.

6) Entwickeln Sie andere Arbeitsabläufe

Scannen und Schreddern ist ein Arbeitsablauf. Wenn Sie sich an Ihren papierlosen Lebensstil gewöhnen, werden Sie feststellen, dass Sie für andere Situationen mehr Workflows benötigen.

Hier ist ein Beispiel: Wenn Sie ein neues Produkt kaufen, können Sie Fotos der Bedienungsanleitung, der Quittung, der Garantie und der Seriennummer oder anderer relevanter Informationen machen. Laden Sie diese Bilder zu Ihrem Speicherdienst hoch und entfernen Sie dann die überflüssigen Papiere.

Ein weiterer Arbeitsablauf, den Sie erstellen könnten, besteht darin, einen Stapel Papiere zu speichern, von denen Sie glauben, dass Sie sie vernichten sollten, sich aber im Moment nicht sicher sind, und sie dann an einem bestimmten Tag durchzugehen. Wählen Sie eine Uhrzeit und ein Datum aus, ob jeden Samstag oder den ersten Sonntag im Monat, und nutzen Sie diese Zeit, um Ihren Stapel aufzuräumen.

Manchmal möchten Sie vielleicht Papiere scannen und gleichzeitig die Originale behalten, im Falle von Versicherungszertifikaten, Hausbesitzerdokumenten und so weiter. Indem Sie sie digitalisieren, erstellen Sie eine Sicherungskopie und stellen sicher, dass Sie Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen haben, auch wenn Sie das Original nicht in die Hände bekommen.

7) Denken Sie nicht darüber nach

Es gibt einige Dokumente, bei denen Sie sich fragen werden, ob Sie die Originale behalten oder digitalisieren und vernichten sollen. Wenn Sie vor einer schwierigen Entscheidung stehen, denken Sie nicht darüber nach. Papierlos zu sein, sollte Ihr Leben einfacher und leichter machen – nicht stressiger. Verstauen Sie das Original in einem Ordner, Akkordeonordner oder Aktenschrank. Niemand wird kommen und Ihnen Ihre Paperless Club-Karte wegnehmen, wenn Sie sich an ein paar Papieren festhalten.

Krankenakten sind schwierig, da Sie sie nur dann digitalisieren und elektronisch speichern sollten, wenn Sie ein HIPAA-konformes System haben. Sie könnten sich entscheiden, sie einfach in einen Ordner oder einen Akkordeonordner zu stecken und ihn einmal im Jahr nach allem zu durchsuchen, das zum Wegwerfen bereit ist.

Halten Sie jedoch nicht an Papieren fest, die keinen Zweck haben, und machen Sie sich auch nicht die Mühe, sie zu digitalisieren. Wenn Sie die Art von Person sind, die fleißig an Papier hängt und glaubt, dass Sie die verantwortungsvolle Sache tun, kann es beängstigend sein, etwas zu schreddern und zu recyceln . Aber werden Sie diese Quittung jemals für ein Sandwich oder eine Erklärung zu Leistungsabrechnungen von vor zwei Jahren brauchen? Zerkleinere sie und lass es gehen.