5 Tipps für produktivere Meetings
Veröffentlicht: 2022-01-29Jeder hat Meinungen zu Besprechungen, z. B. warum manche Besprechungen überhaupt nicht notwendig sind oder warum sie unnötig lang werden. Es ist nicht schwer, Meetings zu verbessern. Mit minimaler Vorbereitung und Voraussicht können Meetings für alle zu einer produktiveren Erfahrung werden.
Ein Schlüssel zum Abhalten besserer Besprechungen besteht darin, zunächst zu verstehen, welche Art von Besprechung Sie abhalten möchten, und sich dann entsprechend darauf vorzubereiten. Sehen wir uns die vier häufigsten Arten von Meetings an, um zu verstehen, was sie unterscheidet.
4 Arten von Meetings
Die häufigsten Meetings lassen sich in vier Arten einteilen: Informations-, Diskussions- und Zusammenarbeits-, Check-in- und Arbeitsmeetings.
1. Informationstreffen
Ein Informationstreffen ist genau das, ein Treffen, das dazu dient, Informationen zu verbreiten. Die halbjährlichen Gemeinderatssitzungen sind in der Regel informativ. Ein PR-Briefing dient in der Regel auch der Information. Normalerweise hat nur eine Partei Informationen zu teilen. Die Teilnehmer sind da, um es aufzunehmen.
2. Diskussions- und Kooperationstreffen
Brainstorming-Meetings sind Beispiele für Diskussions- oder Kooperationsmeetings. Informationen sollen von mehreren Personen stammen. Kollaborative Meetings können auch Problemlösungsmeetings sein. Bei dieser Art von Treffen können eine oder mehrere der beteiligten Parteien die Tagesordnung festlegen.
3. Check-in-Meeting
Der Check-in ist ein regelmäßig geplantes Treffen, normalerweise im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt, das noch andauern oder ein voraussichtliches Fertigstellungsdatum haben kann. Ein tägliches Scrum ist ein Beispiel für ein Check-in-Meeting. Check-ins sind gut, um sicherzustellen, dass alle an einer Arbeit oder einem Projekt beteiligten Parteien über Probleme, Lösungen, Änderungen, Fortschritte usw. auf dem Laufenden gehalten werden. Regelmäßige Check-in-Meetings können (müssen aber nicht) sehr kurz sein. Wenn seit dem letzten Meeting nur wenige oder keine Änderungen vorgenommen wurden, kann das Meeting beendet werden, sobald alle Bescheid wissen.
4. Arbeitstreffen
In einem Arbeitstreffen kommen Menschen zusammen, um anstehende Aufgaben zu erledigen. So einfach ist das. Ein Beispiel für ein Arbeitstreffen ist eines, bei dem verschiedene Teamleiter zusammenkommen, um einen Projektplan festzulegen. Sie kommen zusammen, um zu besprechen, wie der Zeitplan aussehen sollte, während sie gleichzeitig alle wichtigen Daten festhalten. Ein weiteres Beispiel sind Programmierer und Interessengruppen, die zusammenkommen, um Änderungen im Code (z. B. an einer Website oder einem anderen interaktiven Produkt) zu implementieren, die die beiden Parteien nur in Anwesenheit des anderen wirklich genau überprüfen können. Arbeitsmeetings ersticken Aufschub im Keim. Sie sind oft kooperativ.
5 Tipps, um Meetings produktiver zu gestalten
1. Holen Sie sich die richtige Zeit im Voraus für das Meeting in den Kalender
Einige Besprechungen müssen in den Kalenderwochen vor ihrem Stattfinden stattfinden. Beispielsweise muss jede Besprechung mit einer großen Anzahl von Teilnehmern, wie z. B. eine Firmenversammlung oder eine vierteljährliche Aktionärsversammlung, lange im Voraus angesetzt werden, damit möglichst viele Personen ihren Zeitplan dafür frei machen können.
Andere Meetings, insbesondere interne Meetings, sollten wirklich nicht zu weit im Voraus geplant werden. Eine oder zwei Wochen sind für die meisten ausreichend. Wenn der Zweck eines Meetings darin besteht, eine bereits begonnene Diskussion oder ein bereits begonnenes Projekt fortzusetzen oder zu lösen, möchten Sie nicht, dass zu viel Zeit zwischen der letzten Diskussion und dem Meeting vergeht. Die Leute müssen mit frischen Ideen zum Meeting kommen.
Wenn Sie nach einer Uhrzeit und einem Datum für ein Meeting suchen, das für alle geeignet ist, verwenden Sie ein Meeting-Planer-Tool. Sie erleichtern die Planung und beschleunigen den Prozess.
2. Verwenden Sie eine eindeutige Betreffzeile
Unabhängig davon, ob Sie ein Meeting mit einer Kalendereinladung oder einer einfachen E-Mail oder Slack-Nachricht planen, verwenden Sie eine eindeutige Betreffzeile. Es ist der Schlüssel zur Produktivität aller. Die Betreffzeile sollte in wenigen Worten nicht nur das Thema des Treffens, sondern auch seinen Zweck angeben. Eine klare Besprechungs-Betreffzeile hilft allen zu verstehen, warum sie überhaupt zu der Besprechung eingeladen wurden. Es gibt den Leuten auch Tipps, wie sie sich im Voraus vorbereiten sollten.
3. Haben Sie sowohl eine Agenda als auch Ziele
Eine Agenda ist eine Liste von Dingen, die in einer Besprechung passieren werden, normalerweise in sequenzieller Reihenfolge. Diskussionsmeetings profitieren wirklich davon, eine Agenda zu haben. Es ist der Sitzungsplan.
Eine Agenda allein sagt den Leuten nicht, was als Ergebnis des Meetings passieren muss. Sie brauchen also nicht nur eine Agenda, sondern auch Besprechungsziele.
Welche Entscheidungen sollen bis zum Ende des Meetings getroffen werden? Welche Ergebnisse werden am Ende dieses Treffens erzielt? Wenn Sie zu einem Meeting mit einem neuen Kontakt eingeladen werden, ist es vollkommen vernünftig zu fragen: „Was erhoffen Sie sich von diesem Meeting?“
Abhängig von der Komplexität des Meetings müssen die Tagesordnung und die Ziele möglicherweise nicht explizit angegeben werden. Der Zweck eines Check-in-Meetings ist beispielsweise immer gleich: Einchecken, Fortschritte überprüfen und Bedenken äußern. Für diese Art von Meetings benötigen Sie wahrscheinlich keine explizite Tagesordnung. Manchmal sind die Ziele implizit in der Betreffzeile enthalten. Ein Beispiel ist "Aufstellung für die August-Ausgabe des Magazins festlegen". Ziel ist es, diese Aufgabe in einem Arbeitstreffen zu erledigen.
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4. Definieren Sie den Besprechungsleiter
Jedes Meeting braucht einen Leiter oder Co-Leiter. In den meisten Fällen ist es die Person, die die Besprechung einberufen hat. Entscheiden Sie explizit.
Das absolut schlimmste Meeting, an dem ich je teilgenommen habe, hatte keinen Anführer. Es war richtungslos, und niemand wusste, wie er uns auf den richtigen Weg bringen sollte. Ungefähr zur Hälfte wurde mir klar, dass mehrere Parteien dachten, ich sollte führen. Ich fühlte mich völlig gedemütigt und wütend auf die Person, die es geplant hatte, ohne klar zu machen, wer das Gespräch führen sollte. Am schlimmsten war, dass das Treffen für alle völlig unproduktiv war. In einer anderen rücksichtslosen Szene habe ich einmal ein Meeting einberufen, geplant und fest entschlossen, es zu leiten, nur um es von einem anderen Kollegen vollständig übernehmen zu lassen. Das war ärgerlich.
5. Verlieren Sie die Technologie, aber führen Sie die Demo durch
Bevor Sie Ihre Zeit damit verschwenden, ein Diashow-Deck zu erstellen, fragen Sie sich: „Brauche ich überhaupt eine Präsentation?“
Wenn die Antwort ja lautet, denken Sie daran, dass Folien verwendet werden sollten, um die Leute zu beschäftigen und Ihre Punkte zu bekräftigen, nicht um sie für Sie zu machen. Niemand ist von Star-Tüchern beeindruckt und niemand möchte sich ein Video ansehen, wenn er gekommen ist, um Sie sprechen zu hören oder eine Diskussion mit Ihnen zu führen.
Wenn Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung präsentieren möchten, demonstrieren Sie, wie es funktioniert. Zeigen Sie keine Bilder oder Videos davon. Geben Sie Ihrem Publikum den wahren McCoy.
Wenn Sie Informationen mit allen Teilnehmern teilen möchten, senden Sie sie vor dem Meeting, nicht danach. Ob die Leute es im Voraus überprüfen werden, ist eine andere Sache, aber geben Sie ihnen die Möglichkeit. Dann können Sie Ihre Zeit damit verbringen, der Sache auf den Grund zu gehen, und möglicherweise auch weniger Zeit.
Jeder profitiert von besseren Meetings
Meetings gibt es in allen Formen und Größen und haben daher einzigartige Anforderungen. Dennoch reicht ein wenig Vorbereitung aus, um ein Meeting für alle produktiv zu gestalten, die ihre Zeit für die Teilnahme aufwenden. Zu wissen, welche Art von Meeting Sie abzuhalten beabsichtigen, wird Ihnen auch dabei helfen, Ihre Erwartungen daran zu formulieren und zu verfeinern.