5 Tipps für eine produktivere Arbeitswoche

Es ist Montagmorgen. Sie sitzen seit zwei Stunden an Ihrem Schreibtisch und haben nichts anderes getan, als dreimal eine E-Mail an eine Freundin zu überarbeiten, in der Sie sie gebeten haben, auf Ihren Hund aufzupassen, wenn Sie in den Urlaub fahren. He, es passiert. Und plötzlich ist es Mittwochnachmittag und du hast diese Woche immer noch nichts Nennenswertes erreicht. Wie die Zeit vergeht? Wir alle haben solche Arbeitswochen. Kannst du es umdrehen?

Wenn Sie ein paar Tipps und Tricks haben, die Sie aus Ihrer Produktivitätstasche ziehen können, können Sie Ihre Produktivität möglicherweise noch diese Woche retten. Diese fünf Produktivitätstipps können Ihnen helfen, diese Woche wieder auf Kurs zu kommen und in Zukunft konzentriert zu bleiben.

1. Erstellen Sie eine Morgenroutine, die Sie leitet

"Erledige deine schwierigste Aufgabe zuerst." Diesen Rat haben Sie schon einmal gehört, oder? Es ist überhaupt nicht hilfreich! Es könnte genauso gut lauten: „Nehmen Sie all Ihre Willenskraft zusammen und zwingen Sie sich, etwas zu tun, was Sie nicht tun wollen.“ Alter! Danke.

Erstellen Sie stattdessen eine Morgenroutine, die Sie zu der Aufgabe führt, von der Sie wissen, dass Sie sie erledigen sollten. Es muss auch nicht Ihre schwierigste Aufgabe sein. Aber setze deine Absicht auf etwas. Hier ist ein Beispiel:

• Eine Tasse Kaffee machen,
• Setzen Sie sich an Ihren Schreibtisch,
• Öffnen Sie Ihre To-Do-Listen-App und legen Sie Ihre Absicht fest, indem Sie entscheiden, auf welche Aufgabe Sie sich konzentrieren möchten.
• Markieren Sie diese Aufgabe als hohe Priorität, und
• Stellen Sie die Tools zusammen, die Sie benötigen, um die vor Ihnen liegende Aufgabe zu erledigen, sei es das Öffnen von Dateien und Programmen oder das Suchen einer Telefonnummer.

Keine der Aktionen in dieser Routine ist schwierig, und doch bereiten sie Sie darauf vor, die Aufgabe zu erledigen, die Sie tun möchten. Es ist viel besser, als sich allein auf die Willenskraft zu verlassen.

Stellen Sie sicher, dass Sie es zu einer Routine machen – etwas, das Sie gewöhnlich tun. Beginnen Sie es mit etwas Einfachem und Angenehmem, wie Kaffee oder Tee zu kochen, Musik anzuschalten oder Ihre Beleuchtung anzupassen. Wenn Sie sich darauf freuen, mit der Routine zu beginnen, macht dies möglicherweise alles, was danach kommt, ein bisschen einfacher.

2. Speichern Sie Ihre Fleißarbeit

Spesenabrechnungen einreichen, Ihren Schreibtisch aufwischen, Dokumente scannen, Ihren Posteingang aufräumen – all das sind Aufgaben, die erledigt werden müssen. Hat Sie jemand davon überzeugt, dass Sie diese Art von Aufgaben nicht machen sollten, weil sie wenig Wert haben? Haben Sie sich gesagt, dass Sie sich durch diese Aufgaben nur produktiv fühlen , obwohl Sie nicht wirklich produktiv sind? Quatsch.

Zunächst einmal haben diese Aufgaben einen Wert. Im Großen und Ganzen mag ihr Wert geringer sein als der Ihrer Hauptaufgaben, aber er ist nicht null. Sie sind gegenüber Ihren Kollegen in der Buchhaltung verpflichtet, Spesenabrechnungen fristgerecht auszufüllen. Das Leeren Ihres Posteingangs heute sorgt für eine reibungslosere Erfahrung beim Sichten von E-Mails morgen. Wenn Sie keinen Papierstapel in der Nähe sehen, können Sie sich nicht davon ablenken lassen.

Zweitens ist es eine äußerst produktive Zeitmanagementstrategie, diese Aufgaben aufzubewahren und zum richtigen Zeitpunkt zu erledigen. Wir alle haben während der Arbeitswoche Phasen, in denen wir uns konzentrieren können und in denen wir uns nicht konzentrieren können. Das Einreichen einer Spesenabrechnung erfordert nicht viel Konzentration. Heben Sie sich diese Aufgabe also für eine Zeit auf, in der Ihre Konzentrationsfähigkeit nachlässt. Für Neun-bis-fünf-Jährige ist der Freitagnachmittag oft die beste Zeit, um die Pflanzen zu gießen, Papierkram zu erledigen und andere geschäftige Arbeiten zu erledigen, die Sie erledigen müssen.

3. Stützen Sie sich zur Motivation auf eine Tomate

Was tun Sie, wenn Sie wissen, dass es an der Zeit ist, eine bestimmte Aufgabe anzugehen, aber scheinbar einfach nicht anfangen können? Wenn ich am Tiefpunkt meiner Motivation bin, greife ich zu Tomaten.

Die Pomodoro-Technik ist eine Arbeitsmethode, die Menschen dabei hilft, Motivationsschwäche zu überwinden. Es ist nach alten Küchentimern benannt, die wie Tomaten geformt waren; Pomodoro ist italienisch für Tomate. Der Autor und Berater Francesco Cirillo entwickelte die Methode als Universitätsstudent und beschrieb sie später (und machte sie markenrechtlich geschützt) in seinem gleichnamigen Buch. Sie stellen einen Timer auf etwa 25 Minuten ein und arbeiten an der vorliegenden Aufgabe, bis sie abgelaufen ist. Dann stellen Sie den Timer auf fünf Minuten zurück und machen eine kurze Pause. Sie wiederholen den Zyklus ein paar Mal und machen schließlich eine längere Pause.

Wenn Sie das nächste Mal scheinbar nicht mit einer Aufgabe anfangen können, schauen Sie, ob es Sie über den Berg bringt, wenn Sie sich nur für 25 Minuten dazu verpflichten. Dann stellen Sie einen Timer und legen Sie los. Sie brauchen keinen Tomatentimer, da Sie jetzt eine App oder Browsererweiterungen verwenden können, die für diese Technik entwickelt wurden. Ich mag einen namens Strict Workflow. Browser-Erweiterungen, die von der Pomodoro-Technik inspiriert sind, enthalten normalerweise auch URL-Blocker, die Sie daran hindern, Twitter, Facebook, Pinterest, ESPN oder andere Guilty-Pleasure-Websites aufzurufen, während Sie versuchen zu arbeiten.

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4. Treffen Sie sich während Ihrer Einbruchszeit

Die schlechteste Art, Besprechungen zu planen, ist, sich eine beliebige Zeit auszusuchen, wenn Sie frei sind. Die Stunden des Tages sind nicht gleich. Einige dieser Stunden sind Zeiten, in denen Sie wahrscheinlich Energie haben, sich konzentriert fühlen und in der Lage sind, Ihre Motivation zu finden. Sie müssen diese Stunden schützen, damit Sie dann die härteste Arbeit bewältigen können. Überlassen Sie diese Stunden nicht Leuten, die Meetings haben wollen.

Legen Sie stattdessen eine Standardtageszeit fest, zu der Sie für Besprechungen frei sind. Zu welcher Tageszeit neigen Sie zu Einbrüchen? Ihre Ausfallzeiten sollten Ihre Standard-Meeting-Zeit sein.

Nur wenige Menschen haben die vollständige Kontrolle darüber, wann Besprechungen stattfinden. Wenn dich der Chef deines Chefs zu einem Meeting einlädt, gehst du zu der von ihm gewählten Zeit. Wenn Sie jedoch die Besprechungszeit kontrollieren, z. B. wenn jemand Sie fragt, wann Sie frei haben, geben Sie ihm Optionen, die zu Ihren Einbrüchen passen. Auf diese Weise bewahren Sie Ihre hochkonzentrierten Stunden für Arbeiten, die eine hohe Konzentration erfordern.

Dieser Tipp unterscheidet sich nicht von einem, den Sie vielleicht schon einmal gehört haben: Blockieren Sie jeden Tag mehrere Stunden in Ihrem Kalender, um konzentriert zu arbeiten. Hier ist der Unterschied. Nur wenige Leute blockieren tatsächlich die Zeit, während das Planen von Besprechungen während Ihrer Einbrüche etwas ist, was Sie tatsächlich tun könnten.

5. Werfen Sie jeden Produktivitätstipp weg, der bei Ihnen nicht funktioniert

Menschen enthalten eine Vielzahl. Niemand kann wissen, wie ähnlich oder verschieden sie einer anderen Person sind. Wo wir Motivation finden, was uns hilft, konzentriert zu bleiben, was uns demoralisiert fühlen lässt und wie wir uns aufladen, ist für jeden von uns einzigartig. Wir können uns auf die Wissenschaft stützen, um herauszufinden, welche Art von Produktivitätsratschlägen oder -tipps für die meisten Menschen funktionieren, aber wir können nie wissen, was für uns funktioniert, bis wir es ausprobiert haben.

Monique Valcour, Coach für Führungskräfte und Mitarbeiterin der Harvard Business Review, hat einen aufschlussreichen Artikel mit Tipps für Menschen geschrieben, die Produktivitätstipps hassen. Es ist für Menschen, die Motivation finden, indem sie nach innen auf ihre Absichten schauen, anstatt nach außen auf ihre To-do-Liste. Es ist für Leute, die nicht mit Tomaten-Timern halsen und sich besser fühlen, wenn sie bei einer Aufgabe gute Fortschritte machen, anstatt sie bis zu einer willkürlichen Frist fertigzustellen.

Werfen Sie vor diesem Hintergrund alle Produktivitätstipps weg, die für Sie nicht funktionieren. Probieren Sie sie aus, aber werfen Sie sie beiseite, wenn sie nicht zu Ihrer Persönlichkeit passen. Es gibt keinen Mangel an Produktivitätstipps und -strategien. Haben Sie nicht das Gefühl, dass Sie versagt haben, wenn einige von ihnen nicht für Sie funktionieren. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die es tun.