35 Google Drive-Tipps, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten

Google Drive synchronisiert geräteübergreifend, sodass Sie ein Projekt auf dem PC starten und es auf dem Telefon, Tablet oder Ihrem Heim-Laptop abrufen können. Und es funktioniert mit jeder Art von Dokument, nicht nur mit nativen Dokumenten, Tabellen und Präsentationen. Installieren Sie das Backup-and-Sync-Programm von Google auf dem Desktop, um automatisch Dateien von Ihrem Computer, Ihrer Kamera oder Ihren SD-Karten auf Google Drive zu sichern.

Dies ist jedoch der Aspekt von Google Drive, der wahrscheinlich Ihre 15 GB kostenlosen Speicherplatz verbraucht, da er für andere Dateitypen geeignet ist. Wenn Ihnen der Speicherplatz ausgeht, müssen Sie möglicherweise über Google One für zusätzlichen Speicherplatz bezahlen. Aber die Optionen beginnen bei 1,99 $ pro Monat (oder 19,99 $ pro Jahr) für 100 GB. Selbst 2 TB kosten nur 10 $ pro Monat oder 99,99 $ pro Jahr.

Der Name des Spiels bei Google Docs lautet „Zusammenarbeit“. Es spielt keine Rolle, ob Sie alle Laptops, Tablets oder Smartphones verwenden, mehr als eine Person kann gleichzeitig an einem Dokument arbeiten – bis zu 50 gleichzeitig.

Um im Auge zu behalten, was Ihre Freunde, Familie und/oder Kollegen getan haben, zeigen Sie einen Überarbeitungsverlauf über Datei > Versionsverlauf > Versionsverlauf anzeigen an. (Oder klicken Sie oben auf Alle in Google Drive gespeicherten Änderungen , falls dies angezeigt wird.) Eine Liste auf der rechten Seite zeigt Ihnen, wer das Dokument wann aktualisiert hat. Klicken Sie auf einen Namen, um zu sehen, was sie getan haben. Geben Sie verschiedenen Versionen unterschiedliche Namen, damit sie leichter nachverfolgt werden können. Klicken Sie auf die Schaltfläche oben rechts, um nur die benannten Versionen anzuzeigen.

Um Teil der Kollaboration zu sein, muss das Dokument geteilt werden. Das Limit liegt bei 200 Personen, aber wenn mehr als 50 Mitarbeiter versuchen, ein Dokument zu bearbeiten, können die Nachzügler die Änderungen nur sehen.

Der/die Eigentümer des Dokuments können festlegen, wer Bearbeitungsrechte hat. Aber um Ärger zu vermeiden, machen Sie ein Dokument öffentlich. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Teilen“ , gehen Sie zu Erweitert und klicken Sie dann unter „Wer hat Zugriff?“ auf „Ändern“. Wählen Sie „Öffentlich im Internet“ oder „Jeder mit dem Link“; Einige G Suite-Kunden können ihre Dokumente möglicherweise nur allen in ihrer Organisation zur Verfügung stellen.

Öffentliche Dokumente werden Suchmaschinen zur Verfügung gestellt ... und Google besitzt zufällig auch eines davon.

Normalerweise greifen Sie auf Dateien zu, die auf Google Drive gespeichert sind, wenn Ihr Browser mit dem Internet verbunden ist. Aber für Zeiten, in denen kein WLAN verfügbar ist, unterstützt Google Drive den Offline-Zugriff.

Installieren Sie zuerst die Google Docs Offline Chrome-Erweiterung (dies funktioniert nur im Google-Browser) und gehen Sie dann zu den Google Drive-Einstellungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Erstellen, öffnen und bearbeiten Sie Ihre letzten Google-Dokumente, -Tabellen und -Präsentationen auf diesem Gerät, während Sie offline sind". Dadurch wird der Dienst aktiviert, aber Sie müssen auswählen, welche Dateien Sie offline haben möchten. Navigieren Sie zu drive.google.com, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschten Dokumente (drücken Sie die Umschalt-/Strg- oder Befehlstaste für mehrere Dateien) und aktivieren Sie „Offline verfügbar“.

Wenn Sie Gmail und Google Drive verwenden, haben Sie Glück: Sie müssen nie wieder ein Dokument anhängen. Das bedeutet, dass Sie niemals auf das Limit von 25 MB für Anhänge stoßen – stattdessen können Sie Dateien im Wert von bis zu 10 Gigabyte senden.

Die Dateien müssen zuerst in den Google Drive-Speicher hochgeladen werden. Fügen Sie die Dateien mit einem Klick auf das Google Drive-Symbol ( ) unten auf dem Bildschirm zum Verfassen von E-Mails. Wenn sich die Dateien auf Ihrer Festplatte befinden, ziehen Sie sie per Drag-and-Drop von der Registerkarte Hochladen ab.

Sie können fast jede Datei zur Speicherung zu Google Drive hinzufügen, aber wie arbeiten Sie mit ihnen, nachdem sie hochgeladen wurden? Das Konvertieren einer Datei in das Google Docs-, Sheets- oder Slides-Format ist ziemlich einfach. Laden Sie die Datei hoch und klicken Sie mit der rechten Maustaste, um „Öffnen mit“ auszuwählen. Es erscheint ein Untermenü mit Optionen, mit denen Sie beispielsweise ein Word-Dokument in ein Google-Dokument umwandeln können. Es wird eine Kopie erstellt, wobei die Originaldatei intakt bleibt.

Sie können auch die Chrome-Erweiterung Office Editing for Docs, Sheets & Slides verwenden, um alle Office-Dokumente zu bearbeiten, die Sie in den Browser ziehen. Sie können sie dann wieder in ihrem ursprünglichen Format speichern oder sie im Google Drive-Format behalten, um Platz zu sparen.

Öffnen Sie eine brandneue leere Google Doc-Datei für die Textverarbeitung auf dem Desktop, und wenn Ihr Computer über ein Mikrofon verfügt, haben Sie die Möglichkeit, die Spracheingabe durchzuführen . Finden Sie es im Menü Extras oder drücken Sie Strg+Umschalt+S. Neben dem Dokument wird ein Mikrofonsymbol angezeigt – klicken Sie darauf, um zu sprechen, und das, was Sie sagen, wird im Dokument angezeigt. Das Mikrofonsymbol wird rot und erhält einen Zielumriss, wenn es Sie hört.

Google hat in den letzten Jahren viel getan, um die Spracherkennung und das Diktieren zu perfektionieren, und das funktioniert ziemlich gut. Nicht nur zum Aufschreiben dessen, was Sie sagen (einschließlich grundlegender Satzzeichen – sagen Sie beispielsweise „Punkt“, wenn Sie einen Satz beenden), sondern auch zum Vornehmen von Korrekturen und Formatierungsänderungen per Sprache und zum Navigieren durch das Dokument, ohne eine Maus zu berühren. Auch die Liste der unterstützten Sprachen geht weit über US-Englisch hinaus. Es wird jedoch Ihr Fluchen mit Sternchen zensieren – Sie müssen diesen Mist später erneut eingeben.

Suchen Sie nach einer bestimmten Datei oder einem bestimmten Dokument in Google Drive? Google hat das Suchmaterial heruntergefahren, daher ist es normalerweise einfach. Wenn Sie eine erweiterte Suche durchführen müssen, öffnen Sie die entsprechenden Optionen mit dem Abwärtspfeil im Suchfeld. Suchen Sie von dort aus nach dem Dateityp, dem Eigentümer, ob es markiert oder in den Papierkorb verschoben wurde, wann es zuletzt geändert wurde, mit wem es geteilt wurde und mehr.

Besser noch, verwenden Sie Natural Language Processing, wenn Sie Drive durchsuchen. Das bedeutet, dass Sie die esoterischen Suchoperatoren überspringen und so etwas wie „Suchen Sie das Protokoll meines Vertriebsmeetings vom letzten Juli“ ausprobieren können.