لماذا قد تكون المساعدة على العمل أفضل شيء تحتاجه مع Dawn Mahoney
نشرت: 2020-10-16هل يمكن أن تكون المساعدة في العمل هي الحل التعليمي الذي يساعد عملك؟
يعد تمكين موظفيك بالمعلومات التي يحتاجون إليها لرفع المستوى جزءًا لا يتجزأ من إدارة الموظفين وإدارة الأعمال التجارية الناجحة. عند تحديد مناطق المشكلات أو الفجوات المعرفية ، لا يتطلب الأمر سوى بحث سريع في Google لاكتشاف مجموعة متنوعة من الخيارات المتاحة لتثقيف موظفيك.
تعتبر الدورات التدريبية عبر الإنترنت والتعليم الإلكتروني من الطرق الشائعة للتدريب. ولكن هل هي الأنسب لتدريس المعلومات التي تحتاج إلى أن يعرفها موظفوك؟
الدورات التدريبية وحلول التعليم الإلكتروني ليست دائمًا الحل السحري. غالبًا ما تكون هذه إجابات مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً لمشكلة ما ، واعتمادًا على ما يحتاج الموظفون إلى معرفته ، فقد يكون ذلك مضيعة للوقت والمال.
قبل أن تستثمر في أي حل تعليمي ، ضع في اعتبارك ما يحتاج موظفوك إلى معرفته. هل يمكن تدريسها ببعض المواد التوضيحية؟ هل يحتاج المستخدمون إلى وصول متكرر إلى مواد سهلة القراءة بدلاً من شيء يحتاجون إليه للالتزام بالذاكرة؟
إذا كانت الإجابة على أي من هذه الأسئلة بنعم ، فقد تحتاج إلى مساعدة وظيفية.
يمكن أن تكون المعينات الوظيفية مفيدة في مساعدة الناس على تعلم كيفية إكمال المهام. في هذا المنشور ، تشارك Dawn Mahoney نصيحتها لإنشاء مساعدات وظيفية تعمل بشكل أفضل لعملك.
يمكنك مشاهدة الفيديو حول هذا الموضوع في الجزء العلوي من هذا المنشور ، للاستماع إلى حلقة البودكاست ، أو الضغط على "تشغيل" أدناه ، أو متابعة القراءة للمزيد ...
Dawn هو مؤسس Learning In The White Space وأحد الهيئات الرائدة في تيسير التدريب والتصميم التعليمي. إنها تعرف الكثير عن المساعدات الوظيفية ، لقد أنشأت دورة لمساعدتك على الاستفادة منها في عملك ، " ليس كل شيء يحتاج إلى أن يكون دورة تدريبية: مساعدات العمل ".
ما هي المساعدة في العمل؟
المساعدة في العمل ، والمعروفة أيضًا باسم "ورقة الغش" ، هي أي مادة تساعدك على إكمال مهمة ما.
يعتقد Dawn أن المساعدات الوظيفية هي أدوات أساسية لتمكين الأشخاص الذين لديهم معلومات قابلة للاستخدام لأداء المهام بشكل مستقل. لا يجب أن تكون رسمية أو تم إنشاؤها على أي برنامج خاص. عليهم فقط مساعدة المستخدم من خلال العملية بنجاح وبأبسط طريقة ممكنة.
من المحتمل أنك تستخدم بالفعل مساعدات وظيفية ولا تعرف ذلك. يمكن أن تأتي المساعدة الوظيفية في شكل ملاحظة لاصقة افتراضية على شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، لتذكيرك بكلمة مرور تسجيل الدخول إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكن أن تكون تعليمات تجميع الورق التي توضح بالتفصيل كيفية بناء هذا المكتب الجديد لمكتبك المنزلي. يمكن أن تكون قائمة تحقق ، أو رسم بياني ، أو تطبيق ، أو نسخة مطبوعة ، أو ملاحظة مكتوبة على قطعة من الورق - كل هذه لديها القدرة على العمل كأداة مساعدة فعالة في العمل.
تُستخدم مساعدات العمل مرارًا وتكرارًا وتوفر قيمة للمستخدم العائد. مصمم ليكون سهل الفهم عن عمد وسريع الاستخدام. تؤكد Dawn ، الأهم من ذلك ، أن المساعدات في العمل يجب أن تكون ملائمة للوصول إليها عند الحاجة.
عندما تحتاج إلى مساعدات وظيفية (وليس دورة تدريبية)
يعتمد نوع المواد التعليمية التي تحتاجها كليًا على ما تريد أن يعرفه المستخدمون.
المساعدات الوظيفية أفضل من أجل:
- العمليات التي يصعب حفظها أو لا لزوم لها
- أجزاء مستقلة من المعلومات
- معلومات لا تحتاجها كثيرًا
غالبًا ما يعتقد الناس أن الدورة التدريبية سوف تسد الفجوات في معرفة موظفيهم ، ولكن يجب عليك التفكير في تطبيق المعلومات قبل البحث عن حل. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة المستخدمين في متابعة عملية لتسجيل الدخول إلى برنامج كمبيوتر ، فهل من الضروري أن تأخذهم في دورة تدريبية تستغرق وقتًا طويلاً؟ أو هل تكفي صحيفة تعليمات مع لقطات شاشة ذات صلة؟
لا يجب أن تكون الوسائل المساعدة على العمل دائمًا مستقلة عن الدورات التدريبية - فقد تكون إضافات مفيدة. ومع ذلك ، فإن نصيحة Dawn هي أن المساعدات الوظيفية يجب أن تكون متاحة خارج الدورة التدريبية أيضًا. يجب أن تكون مستندات قابلة للتنزيل أو أوراق جاهزة يمكن للمستخدمين الرجوع إليها عندما يحتاجون إليها.
ما الذي يجعل المساعدة الوظيفية فعالة؟
تؤكد Dawn على أن المساعدة الوظيفية الناجحة يجب أن تكون واضحة وموجزة وتعطي الأولوية لجودة المعلومات على الكمية.
في حين أنه لا يهم بالضرورة طول مدة المساعدة الوظيفية (بعض الكتيبات ، على سبيل المثال ، تزيد عن ألف صفحة) ، إلا أن كيفية تنظيمها مهمة. المطلب الأساسي للمساعدة في العمل هو تقديم المعلومات بسرعة ، لذلك قم بفهرسة المواد الأطول وتقسيم النص إلى أجزاء يسهل العثور عليها.
يجب تقديم النص ببساطة ، على سبيل المثال ، في نقاط نقطية أو قوائم مرقمة أو جمل قصيرة يمكن استهلاكها في لمح البصر.
غالبًا ما تتضمن الوسائل الفعالة في العمل صورًا ذات صلة للمساعدة في توضيح التعليمات. توصي Dawn بتضمين صور فوتوغرافية أو لقطات شاشة عالية الجودة كلما أمكن ذلك في مساعداتك الوظيفية.
يقترح Dawn أيضًا استخدام تنسيق مرئي ، مثل PDF أو PowerPoint ، كأساس للمساعدة في العمل ، حيث يمكن أن تظهر العناصر النصية والعناصر المرئية. تنصح بالابتعاد عن التنسيقات مثل Excel ، والتي قد تؤدي إلى تعقيد العرض التقديمي وتجعل استيعاب المعلومات أكثر صعوبة.
يمكنك استخدام الفيديو كأداة مساعدة في العمل ولكن احذر من أن استخدامها قد يستغرق وقتًا طويلاً. قد يضطر المستخدمون إلى مشاهدة المزيد من مقاطع الفيديو أكثر مما يحتاجون إليه للعثور على المعلومات ذات الصلة ، ونتيجة لذلك ، قد لا يعتمدون على المساعدة الوظيفية في المستقبل.
كيفية إنشاء مساعدة وظيفية ناجحة
لا يجب أن يكون إنشاء المساعدة على العمل معقدًا ، لكنه يتطلب نهجًا شاملاً. شاركت Dawn عمليتها في إنشاء مساعدة وظيفية فعالة في هذه الخطوات الأربع.
1. تعرف على ما يحتاج المستخدمون إلى معرفته
تنصح Dawn ببدء عملية خلق الوظائف المساعدة من خلال التحدث إلى الأشخاص الذين يقومون بتنفيذ المهام المعنية. ما هي الإجراءات التي يتبعونها؟ ما هي المساعدات الوظيفية ، إن وجدت ، التي يستخدمونها بالفعل؟ أين المشكلة وأين الفجوات في معرفتهم؟
تعرف على المشكلة التي ستركز عليها المساعدة في العمل ، وستكون لديك فكرة أفضل عن المعلومات التي يجب تضمينها. من ناحية أخرى ، ستعرف ما يجب استبعاده من خلال معرفة المعرفة التي يمتلكها المستخدمون بالفعل.
تشمل الطرق الأخرى لاكتشاف الفجوات المعرفية العثور على معلومات قديمة تحتاج إلى تحديث أو النظر في مواد التدريب لمعرفة ما هو مفقود من العمليات الحالية.
2. حدد نوع المساعدة الوظيفية التي يجب إنشاؤها
بمجرد أن تعرف المعلومات التي تريد تضمينها ، ستحتاج إلى تحديد نوع المساعدة الوظيفية التي يجب إنشاؤها.
هناك العديد من الأنواع المختلفة ، وستحتاج إلى تحديد الأنسب للمستخدمين. ابتكرت Dawn أداة "اختيار المساعدة على العمل" كنقطة انطلاق ، مع تسليط الضوء على بعض احتياجات العمل النموذجية والمساعدات الوظيفية التي قد تكون حلاً مناسبًا.
إذا كانت هذه القائمة تربكك ، فلماذا لا تبدأ بالتفكير في أنواع المساعدات الوظيفية التي لديك بالفعل في مؤسستك وتعمل بشكل أفضل مع فريقك.
يمكنك دائمًا تجربة أنواع جديدة ولكن التمسك بالنوع الذي تعرف أن المستخدمين لديك يعملون معه جيدًا بالفعل سيساعد على نجاح الوظيفة بشكل أسرع.
3. جهز المواد الخاصة بك وخلق مساعدتك في العمل
بعد أن تختار نوع المساعدة الوظيفية ، يمكنك البدء في جمع المواد التي تحتاجها لإنشائها. قد يشمل ذلك إعداد الصور مثل لقطات الشاشة أو التقاط الصور.
عند الكتابة ، تذكر أن تحافظ على نصك واضحًا وموجزًا ، وإذا كنت تعمل بمواد متخصصة ، فتأكد من أن لديك شركة صغيرة ومتوسطة تحدد خطوات العملية أو المصطلحات.
هناك العديد من الأدوات الرقمية المتاحة لمساعدتك في إنشاء مساعدة وظيفية متميزة. أشادت Dawn بقالب Snagit المجاني للمساعدة في العمل كواحد من المفضلة لديها ، ولكن من المهم ملاحظة أنه يمكنك استخدام أي برنامج لإنشاء المحتوى تقريبًا لجعل مساعدتك في العمل ، من مستند Word إلى شيء أكثر تعقيدًا.
4. اجعل من السهل العثور على المساعدة في العمل
أخيرًا ، تحتاج إلى التأكد من سهولة الوصول إلى مساعدة العمل النهائية. يعتقد Dawn أن جعل صعوبة العثور على المواد التعليمية أحد أهم العوائق التي تحول دون النجاح.
فكر في متى وأين سيحتاج المستخدمون إلى هذه المساعدة في العمل ووضعها وفقًا لذلك. إذا كان المستخدمون لديك موظفين في المكاتب ويحتاجون إلى المعلومات عندما يكونون على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم ، فربما ترغب في منحهم مستندًا يمكنهم تنزيله على سطح المكتب الخاص بهم. ولكن إذا كان المستخدم الخاص بك هو مساعد مبيعات ويحتاج إلى مساعدة في العمليات الأقل استخدامًا في آلة تسجيل المدفوعات النقدية ، فقد تكون النسخة المطبوعة المسجلة على العداد أكثر ملاءمة.
تتمثل إحدى الطرق الرائعة لإتاحة الوصول إلى المساعدات في العمل في إنشاء مساحة واحدة لهم (رقميًا أو غير ذلك) وإعلام الجميع بمكانهم. أهم نصيحة لـ Dawn هي أن يكون لديك رابط واحد فقط يأخذ المستخدمين إلى صفحة من نظامك الداخلي ، أو مستند Google ، الذي يستضيف الروابط لجميع المساعدات الوظيفية ، لذا فهي متاحة دائمًا.
بعد أن يحصل موظفوك على بعض الوقت لاستخدام الوسائل المساعدة على العمل ، اقض بعض الوقت في مراجعة فعاليتها. هل يتم استخدامها؟ هل هناك أي معلومات أو خطوات فاتتك أو تحتاج إلى تنقيح؟ لقد أنشأت المساعدة الوظيفية للمساعدة ، لذا تأكد من قيامها بعملها.
يعتقد Dawn أن أفضل طريقة لمراقبة ما إذا كانت الوسائل المساعدة على العمل فعالة هي تحديد ما إذا كانت مفيدة وقيد الاستخدام. إذا لم تكن كذلك ، اكتشف السبب وقم بتعديلها وفقًا لذلك. ومع ذلك ، إذا كانت كذلك ، فقد تجد نفسك تخلق المزيد للمساعدة في إفادة عملك.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول عملية Dawn لإنشاء مساعدات وظيفية فعالة ، فقم بزيارة الدورة التدريبية الخاصة بها في TechSmith Academy ، " ليس كل شيء يحتاج إلى أن يكون دورة تدريبية: مساعدات العمل ".
تحقق من المزيد من المحتوى الرائع على منصة التعلم المجانية عبر الإنترنت الخاصة بـ TechSmith: https://bit.ly/2QUvHeV
لمزيد من النصائح والنصائح من الخبراء ، تفضل بزيارة أكاديمية TechSmith على YouTube أو استمع إلى البودكاست.