مستقبل الاتصال مرئي. إليك 6 طرق يمكن لفريقك أن يبتكرها.
نشرت: 2021-04-19يفهم معظم الناس المعلومات بشكل أسرع وأفضل عندما يتم تقديمها بصريًا.
هذا هو السبب في أن الرموز التعبيرية وصور GIF ولقطات الشاشة ومقاطع الفيديو قد غمرت اتصالاتنا اليومية. وهذا صحيح في العمل أيضًا.
كان هذا صحيحًا عندما عمل معظمنا في إعدادات مكتبية تقليدية ، وصحيح الآن أن الكثير منا يعمل عن بُعد وقد يفقد هذا الاتصال الحقيقي بزملائه في العمل.
هذا يعني أنه من الأهمية بمكان أن تتبنى الشركات الصور ومقاطع الفيديو.
فلماذا تعتمد العديد من الشركات على رسائل البريد الإلكتروني الطويلة ومكالمات Zoom التي لا تنتهي لاتصالاتها عن بُعد؟
بالنسبة لمعظم المؤسسات والرؤساء التنفيذيين والمديرين ، فإن الإجابة بسيطة مثل ، "هذه هي الطريقة التي نقوم بها دائمًا ، وهي تعمل بشكل جيد!"
ولكن هذا هو الشيء: ما نجح بالأمس لا يضمن بالضرورة النجاح اليوم - خاصةً عندما تكون هناك خيارات أكثر فاعلية.
الشركات التي تتباطأ في الابتكار أو تحديث الإجراءات ستترك في الغبار.
[ندوة عبر الويب] قيمة العناصر المرئية وطرق 6 يمكنك البدء في استخدامها الآن
يتطلب العمل عن بُعد إيجاد طرق جديدة وأفضل للاتصال عبر الإنترنت بزملاء العمل - والمرئيات والفيديو هي مفاتيح الاتصالات الفعالة في مكان العمل (سواء عن بُعد أو شخصيًا).
لقد حصلنا عليها. التغيير صعب. انت مشغول. فريقك مشغول. وفكرة تعلم كيفية إنشاء الصور ومقاطع الفيديو هي فكرة شاقة (خاصة إذا لم تكن قد فعلت ذلك من قبل).
ولكن ماذا لو كان إنشاء صور ومقاطع فيديو بجودة احترافية للتواصل - في كثير من الحالات - أسهل في الواقع من كتابة بريد إلكتروني طويل وممل؟
أنه!
والأفضل من ذلك كله ، أن الاتصال عن بُعد ليس فقط أفضل لموظفيك - إنه أفضل لعملك. ستزيد الإنتاجية ، وستكون لديك أخطاء أقل ، وتقضي على حلقات التعليقات.
بالإضافة إلى ذلك ، سيكون موظفوك أكثر تفاعلًا من أي وقت مضى.
لا تقلق ، فنحن لا نطلب منك التخلي عن البريد الإلكتروني بالكامل. نحن فقط نقترح طريقة أفضل.
ومن السهل جدًا البدء.
سنوضح لك كيف.
إليك ما ستتعلمه:
- لماذا يكلفك استخدام الاتصالات النصية العادية (مثل البريد الإلكتروني) وقتًا ومالًا.
- كيف تعزز المرئيات والفيديو الإنتاجية ومشاركة الموظفين.
- ست طرق يمكنك أنت وفريقك من خلالها البدء بسهولة في استخدام المرئيات والفيديو للاتصالات في مكان العمل - دون الحاجة إلى مهارات احترافية.
- الأساطير الثلاثة للتواصل المرئي وسبب عدم صحتها.
كيف تكون المرئيات أفضل للاتصال عن بعد (وعملك)
كلنا كنا هناك. تسمع "دينغ" الصغير من صندوق بريدك الإلكتروني. تنقر فوقها للتحقق من ذلك ، وهناك يحدق بك مرة أخرى جدار ضخم من النص. خمس فقرات ، ست جمل لكل منهما. لا شخصية. عدم وجود فواصل. لا توجد صور.
لا شكرا.
تنبيه المفسد: بريدك الإلكتروني لم يجدني جيدًا.
لكن لنكن واضحين بشأن شيء ما. نحن لا نقول إن البريد الإلكتروني قد عفا عليه الزمن. البريد الإلكتروني هو أحد الأعمدة الأساسية لاتصالات الأعمال وسيظل كذلك.
إنه رائع عند استخدامه بشكل صحيح. لسوء الحظ ، أصبحنا نعتمد على البريد الإلكتروني باعتباره نهاية جميع الاتصالات في مكان العمل.
البريد الإلكتروني مثالي للتحديثات السريعة أو الملاحظات التي تتكون من بضع جمل. هل تحتاج إلى متابعة طلب أو التحقق من حالة المشروع؟ البريد الإلكتروني هو الذهاب إلى.
هل تحتاج إلى إعطاء تعليمات أو تقديم الكثير من المعلومات في وقت واحد؟ هذه ليست الدعوى القوية للبريد الإلكتروني حقًا.
أصبحت تطبيقات الدردشة مثل Slack و Microsoft Teams شائعة جدًا على الأقل جزئيًا لأننا كنا نسيء استخدام البريد الإلكتروني.
عندما يتعلق الأمر بالاتصالات النصية ، فإن الناس يريدونها قصيرة ولطيفة.
لكن لا تأخذ كلمتنا على محمل الجد. لقد قمنا بالبحث!
ما هي القيمة الحقيقية للعناصر المرئية؟
قبل عامين ، قمنا بمشروع بحث كبير جدًا يسمى قيمة المرئيات. أردنا معرفة ما إذا كان التواصل مع العناصر المرئية والفيديو أفضل بالفعل من النص العادي ، لكننا أردنا أيضًا اكتشاف ما إذا كانت هناك فائدة اقتصادية للاتصالات المرئية.
اختبرنا 125 شخصًا يؤدون مهام مكتبية في العالم الحقيقي ، مثل تحديث صفحة ويب ، وملء تقرير النفقات ، وتنزيل البرامج الجديدة وتثبيتها. بالنسبة لكل شخص ، تم تقديم الإرشادات الخاصة بكل مهمة بشكل عشوائي على هيئة نص عادي أو نص به لقطات شاشة / صور مميزة أو فيديو.
بعد ذلك ، قمنا بقياس أدائهم عندما يكملون مهامهم.
كانت النتائج مذهلة.
إجمالاً ، أكمل 67٪ ممن تم اختبارهم المهام بشكل أفضل عندما تم تقديم الإرشادات كصور أو فيديو. في المتوسط ، استوعبوا المعلومات بنسبة 7٪ أسرع ، وعندما سئلوا لاحقًا عن المهام ، تذكروا المعلومات بشكل أفضل ولفترة زمنية أطول.
في الواقع ، يقدر بحثنا أنه عندما تستخدم الشركات المزيد من الصور ومقاطع الفيديو في الاتصالات في مكان العمل ، يمكن لكل موظف أن يكسب ما يقرب من سبع دقائق من الإنتاجية يوميًا.
هذا ما يقرب من 34 دقيقة لكل أسبوع عمل مدته خمسة أيام و 2.25 ساعة في الشهر - لكل موظف.
هذا يعني أنه إذا كان لدى شركتك 100 موظف ، فيمكنك استعادة 225 ساعة من الإنتاجية كل شهر. إذا كان لدى شركتك 500 موظف ، فهذا يعني أن الإنتاجية المكتسبة تبلغ 1100 ساعة.
من الناحية المالية ، تبلغ الإنتاجية المكتسبة سنويًا حوالي 1200 دولار لكل موظف - فقط عن طريق استخدام المزيد من العناصر المرئية في الاتصالات في مكان العمل.
يريد الموظفون المزيد من الصور
إذا لم تكن الفوائد الاقتصادية البحتة كافية ، فإن موظفيك يتوقون إلى المزيد من التواصل المرئي في العمل.
وجدت دراستنا أن 48٪ من الموظفين يعتبرون الفيديو هو الشكل الأكثر جاذبية للتواصل. 37٪ يعتبرون النص مع الصور هو الأكثر جاذبية.
قال 15٪ فقط إن البريد الإلكتروني كان الأكثر جاذبية.
ومع ذلك ، فإن ما يقرب من 50٪ من الشركات تزيد فعليًا من استخدامها للبريد الإلكتروني.
يشعر الموظفون الأقل انخراطًا بأنهم أقل ارتباطًا بعملهم وشركتهم وأقرانهم. ويتفاقم ذلك من خلال الشعور بالانفصال الذي يمكن أن يحدث بالفعل مع العمل عن بُعد.
لكن الموظفين المرتبطين حقًا يشعرون أنهم جزء من شيء أكبر من أنفسهم. لديهم الدافع للقيام بعمل أفضل.
عندما يشعرون أن شركتهم تهتم بهم ، فإنهم يهتمون أكثر بشركتهم.
ست طرق سهلة يمكنك من خلالها البدء في استخدام المرئيات في العمل الآن - لا تتطلب مهارات احترافية
1. استبدال الاجتماعات بالفيديو
لا ينبغي أن تتطلب الاجتماعات الإعلامية البحتة أن يكون الجميع في نفس المكان وفي نفس الوقت - حتى لو كان ذلك المكان افتراضيًا.
إذا كانت لديك معلومات تريد مشاركتها مع فريقك ولا تتطلب ملاحظات فورية أو تبادلًا للأفكار ، فحاول استبدال هذا الاجتماع بفيديو.
يمكنك كتابة ما تريد قوله بالضبط ومشاركة المعلومات دون مقاطعة أو بدون استطالة المحادثات أو الخروج عن المسار بشكل كبير.
إذا كانت لديك شرائح لعرضها ، فاستخدم Snagit لتسجيل شاشتك أثناء السرد. لا توجد شرائح؟ لا مشكلة. يمكن لـ Snagit تسجيل كاميرا الويب الخاصة بك لإضفاء لمسة شخصية على الفيديو الخاص بك.
يعتبر هذا النوع من التسليم أكثر احترامًا لوقت فريقك. إذا لم يكن من الضروري أن يعرفوا المعلومات بشكل صحيح هذه الثانية ، فيمكنهم مشاهدة الفيديو في الوقت المناسب لهم. وإذا احتاجوا إلى تجديد معلوماتهم ، فيمكنهم دائمًا العودة والمشاهدة مرة أخرى.
بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى ملاحظات أو إذا كانت لديهم أسئلة ، فيمكنهم أن يأتوا إليك بشكل فردي.
من واقع خبرتنا ، يمكن تقليص الاجتماعات التي ربما تمت جدولتها في العادة لمدة ساعة إلى فيديو مدته 20 دقيقة (أو أقل). هذا طن من الوقت الذي تم توفيره!
2. تقديم ملاحظات بصرية
هذه إحدى أفضل الطرق للبدء في استخدام المرئيات في مكان العمل والاتصالات عن بُعد ، لأنك ربما تفعل شيئًا مشابهًا بالفعل.
اضطررنا جميعًا تقريبًا إلى تصحيح وتحرير مستند أنشأه شخص آخر. نطبعها ونأخذ قلمنا الأحمر ونلاحظ على الصفحات المطبوعة مكان إجراء التغييرات المطلوبة.
لسوء الحظ ، ما لم ترغب بعد ذلك في مسح صفحاتك ضوئيًا وإرسالها بالبريد الإلكتروني ، فهذا لا يعمل حقًا في بيئة بعيدة.
سنجيت يمكنه المساعدة!
في هذا المثال ، استخدمت Snagit لالتقاط لقطات شاشة لصفحات معينة في كتاب إلكتروني وملاحظة أين كانت التغييرات مطلوبة. تمامًا كما هو الحال مع تحرير المستندات التقليدي ، يمكن للمستلم رؤية ما أريده بالضبط وأين أريده.
لم يستغرق هذا وقتًا تقريبًا على الإطلاق.
بالإضافة إلى ذلك ، فهو يعمل مع أي نوع من التعليقات المماثلة. بحاجة إلى إجراء تغييرات على موقع على شبكة الإنترنت؟ فقط احصل على لقطات الشاشة الخاصة بك ، ولاحظ التغييرات اللازمة ، وأرسلها إلى فريق الويب الخاص بك.
يمكنك أيضًا القيام بذلك عن طريق الجمع بين الصور والفيديو. أخبرنا عميل Snagit Referral Rock - الذي كان فريقه بعيدًا منذ اليوم الأول - أنه يلتقط بانتظام لقطات الشاشة التي يحتاجها ويضيف الترميز. بعد ذلك ، سينشئ مقطع فيديو سريعًا يسير فريقه خلال التغييرات حتى يتمكن من إضافة سياق عند الضرورة.
الآن ، فهم يفهمون ما يجب تغييره ولماذا.
إنه أسرع من الكتابة والبريد الإلكتروني - وأكثر جاذبية وأنيقًا.
3. اجعل محتوى تدريبًا مُركّزًا ودائم الخضرة
يمنح الإعداد الرائع للموظفين الجدد الأدوات والمعلومات التي يحتاجون إليها للنجاح في أدوارهم الجديدة. في بيئة نائية ، لا يعد الحصول على وقت للتدريب وجهًا لوجه خيارًا كبيرًا ، ولكن إنشاء محتوى فيديو ومحتوى تدريب مرئي يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في وضعها على طريق النجاح.
سواء أكان المحتوى التدريبي في اليوم الأول أم تدريبًا مستمرًا على تحسين الموظفين ، فإن المحتوى المرئي ومقاطع الفيديو له معنى كبير.
إنه رائع لأشياء مثل كيفية استخدام أنظمة الموارد البشرية أو تسجيل الدخول إلى الشبكة. يمكنك حتى إنشاء مقطع فيديو سريع للإجابة على أربعة (أو ستة أو 10) الأسئلة الأكثر شيوعًا من الموظفين الجدد.
وهي قابلة للتطوير بسهولة. تعمل أدلة إرشادية أو مساعدات وظيفية أو مقاطع فيديو تدريبية قصيرة لشخص واحد أو 100 أو 1000 شخص أو أكثر.
حتى بالنسبة للمؤسسات الصغيرة ، يكون هذا أكثر منطقية. يمكن أن يعمل محتوى التدريب الخاص بك من أجلك حتى عند القيام بأشياء أخرى. ستقضي وقتًا أقل بعيدًا عن وظيفتك والمزيد من الوقت في القيام بأعمال أخرى.
سواء أكنت بحاجة إلى إنشاء مساعدات وظيفية أو مقاطع فيديو صغيرة للتدريب على البرامج أو أدلة خطوة بخطوة أو أكثر ، فإن Snagit هي الأداة المثالية لإنشاء محتوى تدريب داخلي.
4. احصل على برامج أكثر فاعلية
يجب على كل مؤسسة تقريبًا طرح برامج جديدة في وقت أو آخر. يمكن أن يكون محبطًا ومزعجًا لموظفيك بشكل لا يصدق - خاصةً إذا لم يتم التواصل بشكل جيد.
استخدم لقطات الشاشة والتسجيلات الرقمية للشاشة لإظهار كيفية عرض ميزات البرنامج أثناء طرح داخلي. سجل لقطة شاشة سريعة يمكن مشاركتها بسهولة مع أعضاء الفريق أو الشركة بأكملها.
يمكن أن تساعد الدورات التدريبية القصيرة المستخدمين في الحفاظ على مجموعات مهاراتهم أثناء تعلم ميزات جديدة. يمكن أن يساعد تدريب الموظفين على إطلاق البرامج على منع فقدان الإنتاجية.
لقد مررنا مؤخرًا بإطلاق برنامج رئيسي في TechSmith. استخدم فريق تكنولوجيا المعلومات لدينا مجموعة من لقطات الشاشة ومقاطع الفيديو القصيرة وحتى البريد الإلكتروني للمساعدة في إعدادنا لما هو قادم ، وإرشادنا خلال عملية الإطلاق ، والمتابعة معنا بعد تثبيت البرنامج.
بدلاً من شق طريقنا من خلال فقرات النص (التي لن يفعلها معظم الناس أكثر من القراءة السريعة) ، تمكنا من رؤية ما سيحدث ، وما الذي يتعين علينا القيام به ، وتقديم التعليقات كما هو مطلوب.
5. تقديم تدريب / مساعدة من نظير إلى نظير (ويعرف أيضًا باسم التعلم الاجتماعي أو التدريب غير الرسمي)
ربما لا يفكر معظمنا في أنفسنا كمدربين ، ولكن هناك احتمالات إذا كنت تعمل مع أشخاص آخرين ، فيجب عليك أن تُظهر لشخص ما كيفية القيام بشيء ما في وقت أو آخر.
يمكن أن يكون أي شيء بدءًا من إظهار زميل لك كيفية إضافة رسالة خارج المكتب إلى بريده الإلكتروني إلى كيفية ضبط إعدادات الميكروفون في تطبيق الاجتماع الافتراضي الخاص به.
بدلاً من القفز إلى اجتماع في كل مرة يحتاج فيها شخص ما إلى المساعدة ، أنشئ مقطع فيديو سريعًا يظهر فيه العملية. أو احصل على بعض لقطات الشاشة واستخدم أداة خطوة Snagit لعمل دليل تفصيلي خطوة بخطوة.
ستوفر الوقت في يومك وستمنح زملائك في العمل مرجعًا جيدًا عندما يحتاجون إلى تنشيط.
6. أجب على الأسئلة الفنية بشكل أسرع
يمكن لموظفي تكنولوجيا المعلومات لديك توفير وقت وجهد كبيرين من خلال إنشاء طرق إرشادية ومساعدات وظيفية للأسئلة الأكثر شيوعًا. وبعد ذلك ، عندما يأتي طلب ما ، يكون لديهم الإجابة على أهبة الاستعداد.
حتى الأسئلة الأكثر تعقيدًا أو الأقل شيوعًا ستستفيد أيضًا من العناصر المرئية ومقاطع الفيديو. عندما يواجه أحد المستخدمين لديك مشكلة أو يطلب ، يمكن لفريق تكنولوجيا المعلومات لديك الحصول على لقطات شاشة توضح المكان الذي يجب أن يتوجه إليه بالضبط وما يجب فعله لإصلاح المشكلة. أو قم بعمل فيديو بالتسجيل الرقمي للشاشة يمشي من خلال الخيارات المختلفة أو الإصلاحات المحتملة.
هذا يعمل لمستخدميك أيضًا! هل تلقى شخص ما فجأة رسالة خطأ جديدة غريبة؟ احصل على لقطة شاشة وأرسلها إلى فريق تكنولوجيا المعلومات لديك. يمكنهم تشخيص المشكلة وإعادتك إلى العمل.
أو ، إذا تعطل أحد تطبيقات البرامج بشكل متكرر ، فاحصل على تسجيل شاشة للخطوات التي تتخذها قبل التعطل لمساعدة موظفي تكنولوجيا المعلومات لديك على تحديد المشكلة وتصحيحها.
ثلاث خرافات حول إنشاء محتوى مرئي (ولماذا هي غير صحيحة)
لذا ، أنت تعلم أنه يجب عليك استخدام المزيد من المحتوى المرئي في الاتصالات في مكان العمل ، لكن أليس الأمر أكثر صعوبة؟ من الأسهل بكثير كتابة بريد إلكتروني ، أليس كذلك؟
لنلق نظرة على ذلك.
الأسطورة 1. إنشاء صور وفيديو يستغرق وقتًا طويلاً
قد تستغرق مقاطع الفيديو والمرئيات وقتًا طويلاً. لكن ليس عليهم ذلك.
تذكر أن الكمال هو عدو الخير. في حين أن الكثيرين منا لا يساورهم أي قلق بشأن إرسال بريد إلكتروني سريع دون تدقيق لغوي أو التأكد من أن جميع القواعد وعلامات الترقيم لدينا مثالية ، لسبب ما نعتقد أن المرئيات ومقاطع الفيديو يجب أن تكون مثالية قبل المشاركة.
ليس كذلك.
احتضان الانحدار. بطل لقطة الشاشة. احتفل واستخدم لقطة الشاشة السريعة مع الترميز.
إذا وجدت نفسك في دائرة من الكمال ، فتراجع خطوة إلى الوراء وفكر في الهدف والجمهور. سيساعدك هذان العاملان على تحديد مدى جودة الفيديو الذي تريده.
بصفتك مديرًا أو مديرًا تنفيذيًا ، عزز ثقة فريقك من خلال تحديد المحتوى الذي يحظى بأولوية أعلى ويحتاج إلى مزيد من الصقل. ربما لا تحتاج معظم الاتصالات الداخلية إلى أن تكون مثالية لتكون فعالة.
الخرافة الثانية: أنت بحاجة إلى مجموعات مهارات خاصة
التحول إلى أي شيء جديد يمكن أن يجعل بعض الناس يشعرون بعدم الارتياح. سواء كان الأمر يتعلق بالتوتر حول كونك مبتكرًا لأول مرة أو عدم يقين بشأن التنفيذ ، فالكثير من الناس ليس لديهم فكرة عن مدى سهولة إنشاء العناصر المرئية.
جلبت التكنولوجيا الكثير من الطرق لإنشاء صور وفيديوهات مذهلة حقًا دون الحاجة إلى مهارات احترافية.
يسهّل برنامج الاتصال المرئي مثل TechSmith Snagit إنشاء ومشاركة الصور ومقاطع الفيديو عالية الجودة التي توصل الرسائل بسرعة أكبر من النص وحده.
في كثير من الحالات ، يكون الأمر أسهل بكثير وأسرع من كتابة بريد إلكتروني طويل ومعقد.
الخرافة الثالثة: لن تعرف من أين تبدأ
لا يجب أن يكون العثور على طرق جديدة لدمج المحتوى المرئي في مؤسستك مفرطًا في التفصيل أو التعقيد - بل يهدف إلى التبسيط. هناك العديد من الطرق لاستخدام العناصر المرئية لتسهيل التواصل والمساعدة في إيصال الفكرة.
أولاً ، حدد ما تحاول تحقيقه وكيف يمكن أن تساعد العناصر المرئية في ذلك. بعد ذلك ، قم بتمكين موظفيك وإرشادهم للتأكد من إنجازهم بالفعل.
قد يستغرق التخلص من عادة البريد الإلكتروني بعض الوقت ، لكنك ستكون أنت وموظفيك أكثر سعادة عندما تفعل ذلك.
تمامًا مثل كتابة رسالة بريد إلكتروني أو وضع جدول أعمال اجتماع ، فكر في الغرض من الفيديو أو الصورة ثم ما تريد تحقيقه به. ثم ، قم بإنشاء شيء يفعل ذلك.
إذا كنت لا تزال بحاجة إلى يد المساعدة ، فإن Snagit يأتي مع قوالب مصممة بشكل احترافي وسهلة الاستخدام لتلك الأوقات التي يبدو فيها البدء من نقطة الصفر كثيرًا. ومن خلال الاشتراك في TechSmith Assets for Snagit ، ستتمكن من الوصول إلى المزيد.
ارتقِ باتصالاتك عن بُعد إلى المستوى التالي من خلال المرئيات والفيديو
يمكن للشركات التي تستخدم المزيد من المحتوى المرئي والفيديو للاتصالات الداخلية زيادة الإنتاجية وتقليل الأخطاء والقضاء على حلقات التعليقات والحصول على موظفين أكثر سعادة وتفاعلًا.
وباستخدام أدوات برمجية مثل TechSmith Snagit ، لم يكن من السهل أبدًا إنشاء محتوى عالي الجودة بجودة احترافية وبنقرات قليلة - حتى لو لم تقم مطلقًا بإنشاء صورة أو مقطع فيديو في حياتك.
اذبح وحش البريد الإلكتروني غير الضروري وانطلق في طريق التواصل الفعال والفعال.