كيفية إنشاء وثائق وأدلة عملية مرئية

ربما لا تعتبر نفسك مدربًا ، ولكن يتعين علينا جميعًا تقريبًا في مرحلة ما شرح عملية ما أو تدريب شخص ما على القيام بشيء جديد. إذا كان هناك شيء قد يحتاج الكثير من الناس إلى معرفته ، فمن المحتمل أن ترغب في إنشاء نوع من الوثائق التي يمكنك مشاركتها. بهذه الطريقة لن تضطر إلى شرح ذلك مرارًا وتكرارًا.

عندما يتعلق الأمر بشرح العملية أو الخطوات اللازمة للقيام بشيء ما ، لا شيء يتفوق على المرئيات. تسمح لك الصور ومقاطع الفيديو بإظهار الخطوات اللازمة لإكمال مهمة بدلاً من مجرد الشرح بالكلمات.

هذا هو المكان الذي يكون فيه توثيق العملية المرئية مفيدًا.

يعد توثيق العملية المرئية مجرد طريقة رائعة لقول محتوى إرشادي أو تعليمي أو تدريب يتضمن صورًا أو مقاطع فيديو.

لقد سمعنا جميعًا القول المأثور "الصورة تساوي ألف كلمة". تبين أنه صحيح!

في الواقع ، وجد بحث TechSmith أن الأشخاص لا يفضلون فقط عندما يتم تقديم الإرشادات بشكل مرئي ، بل إنهم يتعلمون بشكل أسرع ويؤدون بشكل أفضل ويحتفظون بالمعلومات لفترة أطول.

هذا يعني أنه سيكون هناك قدر أقل من التغيير سيحتاجه شخص ما ليطلب منك نفس التعليمات مرارًا وتكرارًا!

ولكن كيف يمكنك إنشاء وثائق عملية مرئية - خاصةً إذا لم تكن مصمم رسومات؟

لحسن الحظ ، فإن إنشاء محتوى مرئي وفيديو ذو مظهر احترافي أمر سهل للغاية باستخدام الأدوات المناسبة والقليل من المعرفة.

إليك ما ستتعلمه:

• ما هو توثيق العملية ولماذا هو مهم؟
• الأنواع الشائعة لتوثيق العملية.
• أدوات لإنشاء وثائق عملية مرئية.
• كيفية إنشاء محتوى مرئي بسهولة - بما في ذلك الفيديو - لإنشاء توثيق مرئي فعال للغاية.
• أفضل الممارسات لضمان أن تكون وثائقك فعالة للغاية.
• كيفية التأكد من أن وثائقك لها مدة صلاحية أطول.

ما هو توثيق العملية؟

توثيق العملية هو أي مستند يعرض الخطوات اللازمة لإكمال مهمة أو مشروع. يمكن أن تكون رسمية أو غير رسمية ، حسب جمهورك والغرض منها.

ما هي عملية التوثيق المستخدمة؟

كما يمكنك أن تقول من التعريف أعلاه ، فإن توثيق العملية مصطلح واسع جدًا. يمكن أن يكون شيئًا بسيطًا مثل لقطة شاشة سريعة تعرض خطوات تسجيل الدخول إلى عميل بريد إلكتروني أو معقدة مثل مستند متعدد الصفحات.

إذا فكرت في الأمر ، فإن الوصفة هي وثيقة عملية. لذلك قد يكون من المفيد التفكير في مستند العملية كوصفة لإكمال المهمة. بعض الوصفات معقدة وتتطلب الكثير من الخطوات والمواد ، في حين أن البعض الآخر بسيط وقد يحتوي فقط على القليل من المكونات.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكن أن تكون عملية التوثيق مفيدة:

تدريب الموظفين الجدد

يعد توثيق العملية مفيدًا للغاية عندما تحتاج إلى تدريب موظفين جدد. يتيح لهم إتاحته لزملائك الجدد في الفريق مساعدة أنفسهم خلال عملية الإعداد الخاصة بهم ، مقابل الاعتماد كليًا على مدربهم لتعليمهم كل ما يحتاجون إلى معرفته.

في كثير من الأحيان عندما ينضم موظف جديد إلى الفريق ، فإنه يقوم بملء وظيفة شاغرة. وعندما يكون هناك وظائف شاغرة في الفريق ، يميل كل عضو إلى تحمل عبء عمل أكبر.

لذا ، فإن توثيق العمليات قبل أن تشعر أنك بحاجة إلى تقليل الضغط والضغط عندما يكون الموظفون بالفعل مرهقين. بالطبع ، لا يزال بإمكانك إنشاء وثائق العملية عندما يكون لديك حاجة فورية لتدريب زميل أيضًا!

يُمكِّن توثيق العملية الأشخاص من الوصول إلى المعلومات بأنفسهم ، عندما يحتاجون إليها ، مما يسهل القدرة على المساعدة الذاتية.

استعد لما هو غير متوقع

من المفيد توثيق عملية داخل مؤسستك حتى عندما لا تكون هناك حاجة فورية لها.

يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى إعداد زميل في العمل في المستقبل لتحقيق النجاح. على غرار استخدامه مع تدريب التوظيف الجديد ، يمكنك إتاحة المعلومات عند الطلب ، وإذا كان الفرد الذي ينفذ مهمة معينة عادةً مريضًا ، أو غير متوفر بشكل غير متوقع ، يمكن لشخص آخر تولي المهمة بسهولة.

توفير شفافية العملية

بالإضافة إلى ذلك ، يساعد توثيق العملية في الشفافية داخل المنظمة. يسمح للموظفين الذين ليسوا قريبين من منطقة معينة من العمل ببعض الأفكار حول المهام خارج فريقهم المباشر و / أو القسم.

يمكن أن يؤدي هذا بدوره إلى تحسينات في سير العمل ، مثل التخلص من الخطوات أو المهام المكررة. يمكنه أيضًا إبراز نقاط الألم ، والتي يمكن أن تؤدي إلى عناصر عمل. قد يكون الوعي بالنقاط العالقة في العملية هو كل ما يتطلبه الأمر لتخصيص الموارد لإجراء تحسينات تدريجية.

تتضمن بعض الأنواع الشائعة من مستندات العملية ما يلي:

• مواد الإعداد مثل تعليمات تسجيل الدخول إلى برامج الموارد البشرية.
• تعليمات برمجية.
• كتيبات تعليمات المنتج.
• وصفات الطعام.
• مقاطع فيديو إرشادية.

ما هي بعض مزايا توثيق العملية المرئية؟

يساعد توثيق العملية المرئية في تسهيل فهم العملية. عندما يتمكن الناس من رؤية ما يفترض بهم القيام به ، فمن المرجح أن يفهموا وينجحوا.

توضح الصورة أعلاه عملية استيراد رابط YouTube في TechSmith Knowmia. في لمحة ، يعرف المستخدم بالضبط المكان الذي ينقر فيه ومكان إدخال الرابط الخاص به لإضافة فيديو YouTube الخاص به.

قد تستغرق التعليمات المكتوبة الخاصة بهذا الأمر مزيدًا من الوقت لفهمها وستجبر المستخدمين على البحث بصريًا عن مكان النقر لكل خطوة. بهذه الطريقة ، كل شيء على ما يرام هناك.

يوفر دليلاً مرجعياً لماهية التوقعات لنتائج العملية

يساعد توثيق العملية المرئية على إظهار النتائج المتوقعة. توضح الوثائق مسارًا واحدًا ممكنًا موجهًا نحو هذه الأهداف. ومع ذلك ، هذا لا يعني أن العملية الموثقة هي الطريقة الوحيدة لتحقيق النتيجة المرجوة.

إن توثيق العملية المرئية الذي يحدد إجراءات العملية يجعل من السهل رؤية المناطق التي يمكن فيها استخدام وقتنا أو أدواتنا بشكل أكثر كفاءة في المستقبل.

يقدم سياق للمشاريع والعمليات

قد تتضمن العملية خطوات وإجراءات لا تنطبق إلا على مشروع فردي. في حين أن المشاريع المستقبلية يمكن أن تشترك في العديد من نفس الإجراءات ، يمكن أيضًا تطبيق العديد من الأشياء بشكل مختلف. قد يكون من الصعب ملاحظة بعض هذه الاختلافات من الخارج عند النظر إلى الداخل.

يجعل توثيق العملية المرئية من السهل مقارنة الظروف التي حدثت في عملية ما مقابل عملية أخرى. يساعد القيام بذلك على تجنب الأخطاء التي قد تنجم عن تطبيق إجراء واحد على عملية لا تتلاءم معها.

يسهل التدريب الأسهل للمشاركين الجدد في العملية

يساعد توثيق العملية المرئية على التخلص من العديد من الأسئلة التي قد تكون لدى مشارك جديد في عملية ما لأن معظم هذه الإجراءات سيتم تناولها مباشرة في الوثائق. يتيح ذلك وقتًا إضافيًا يتم إنفاقه في تدريب الأشخاص الآخرين على التركيز في مجالات أخرى قد تكون هناك حاجة إلى الاهتمام بها. الأمر كله يتعلق بالعمل الأكثر ذكاءً ، وليس العمل الشاق.

أيضًا ، ماذا يحدث إذا قام المشاركون الأصليون في المشروع بدور آخر؟ يضمن توثيق العملية المرئية أنه لا يزال من الممكن إكمال المشروع حتى بدون حضور الشخص الذي قام بتوثيق العملية الأصلية.

تبدو جيدة ، أليس كذلك؟ تُظهر هذه المزايا والعديد من المزايا الأخرى لتوثيق العملية المرئية كيف يمكن أن تكون أداة قوية لاستخدامها في العديد من الطرق الديناميكية. مع وضع هذه المزايا في الاعتبار ، حان الوقت الآن لتقديم بعض أفضل الممارسات التي ستساعدك في تحقيق أقصى استفادة من وثائقك.

أدوات لإنشاء وثائق عملية مرئية

أحد العوائق الرئيسية لإنشاء التوثيق المرئي هو الاعتقاد بأنك لا تمتلك المهارات أو الوقت أو المعرفة لإنجازها بشكل صحيح.

أنا هنا لأخبرك أنك لست بحاجة إلى مهارات احترافية للحصول على نتائج احترافية عالية الجودة. في الواقع ، في كثير من الحالات ، يمكنك الحصول على ما تحتاجه ببضع نقرات!

سناجيت

Snagit هو خيارك الأفضل لإنشاء مستندات عملية غنية وذات مظهر احترافي ، وإرشادات ، وبرامج تعليمية ، والمزيد.

أبعد من مجرد لقطة شاشة وأداة ترميز ، يتضمن Snagit عددًا من الميزات التي تجعل التوثيق سهلاً مثل النقر والسحب.

القوالب

سواء أكنت بحاجة إلى إنشاء مستند معالجة واحد أو 1000 مستند ، فقد أصبحت Snagit Templates أفضل صديق جديد لك. يأتي Snagit مع عدد من القوالب المجانية المصممة بشكل احترافي ، أو يمكنك الاشتراك في TechSmith Assets for Snagit للوصول إلى المزيد.

باستخدام القوالب ، يمكنك التقاط لقطات الشاشة الخاصة بك ووضعها في القالب وإضافة أي أوصاف نصية ضرورية ، وتكون قد انتهيت. هو حقا بهذه البساطة.

ويمكنك تجاوز لقطات الشاشة أيضًا. هل لديك صور المنتج أو الرسوم التوضيحية التي تحتاج إلى مشاركتها؟ سناجيت يمكنه التعامل معها أيضًا. ما عليك سوى إضافتها حيثما كان ذلك مناسبًا ودع Snagit يقوم بالباقي.

أداة الخطوة

يحتوي Snagit بالفعل على أداة تساعدك في إظهار الخطوات اللازمة لإكمال مهمة ما. هذا هو توثيق العملية باختصار!

تبسيط الأداة

تتيح لك أداة Simplify إزالة المعلومات الزائدة عن الحاجة أو غير ذات الصلة لإبراز ما هو أكثر أهمية. وبالطبع ، مع Snagit يمكنك القيام بذلك ببضع نقرات!

بالإضافة إلى ذلك ، من خلال إزالة النص غير الضروري والعناصر الأخرى ، يكون المحتوى الخاص بك أقل عرضة للتغييرات الطفيفة في واجهة المستخدم ، والصياغة ، وما إلى ذلك. وهذا يعني أن المحتوى الخاص بك يمكن أن يكون له مدة صلاحية أطول بكثير - وهذا يعني تحديثات أقل ومزيدًا من الوقت لك ركز على أشياء أخرى!

فيديو من الصور

في بعض الأحيان ، لا يكون توثيق العملية الأفضل مستندًا على الإطلاق ، ولكنه فيديو! احصل بسهولة على لقطات الشاشة الخاصة بك أو الصور الأخرى وقم بتحويلها إلى مقطع فيديو يوضح العملية بالضبط. يمكنك إضافة التعليقات التوضيحية والسرد حسب الحاجة.

كانفا

تعد Canva واحدة من أسهل الطرق لإنشاء رسومات مخصصة. في الواقع ، تم إنشاء العديد من الرسومات التي تراها هنا في هذه المدونة في Canva.

أصول TechSmith لـ Snagit

لقد أشرت قبل كل شيء إلى القوالب المتوفرة في أصول TechSmith لـ Snagit ، لكنها لا تنتهي عند هذا الحد. هناك آلاف الصور ، والرسوم التوضيحية ، والأيقونات ، والطوابع ، وغير ذلك الكثير التي يمكنك استخدامها مجانًا في مشروعك. يأتي Snagit مجانًا مع العديد من الأصول ، ولكن يمكنك الاشتراك للوصول إلى المزيد.

أفضل الممارسات

• كن محددًا في كيفية صياغة الإجراءات في وثائقك بحيث يمكنك توصيل رسالتك بدقة.
• وثق كل خطوة لازمة لإكمال العملية. لا تتضمن أي شيء أكثر ولا أقل.
• تأكد من تضمين أي سياسات أو قواعد يجب على المرء اتباعها أثناء العملية.
• تأكد من ترتيب كل من النص والأجزاء المرئية من وثائقك بطريقة متسقة ، بحيث يسهل متابعة ترتيب العملية ..
• تأكد من تسجيل تاريخ إنشاء الوثائق الأصلية ، بالإضافة إلى أي تحديثات.
• استخدم أدوات التقاط الشاشة مثل Snagit أو غيرها لإنشاء صور قوية (لقطات شاشة ومقاطع فيديو ومخططات انسيابية وما إلى ذلك). سيسمح ذلك بتنظيم نص إجراءاتك بشكل واضح.
• لأغراض أمنية ، قم بتخزين الوثائق في مكان يمكن فيه التحكم في من يمكنه الوصول إليها.
• قم بعمل نسخة احتياطية من جميع الملفات التي تتوافق مع وثائق العملية المرئية.

واقترح ريدينج

• كيفية إنشاء دليل تدريبي: الخطوات والأدوات التي تجعله سهلاً
• كيف تصنع مساعدات وظيفية تزيد من أداء فريقك
• كيفية إنشاء دليل مرجعي سريع كبير
• هذه هي أسرع طريقة لإنشاء محتوى تعليمي مرئي
• كيفية توثيق عملية في بضع نقرات

التعليمات

ملاحظة: تم نشر هذا المنشور في الأصل في عام 2017 ، ولكن تم تحديثه في سبتمبر 2020 بمعلومات جديدة.