كيفية استبدال الاجتماعات بالفيديو

هل تقضي جزءًا مزعجًا من يومك أو أسبوعك في اجتماعات مكان العمل؟

نشعر بهذا الألم!

يحدث التواصل في مكان العمل اليوم بعدة طرق مختلفة. تتضمن بعض الطرق الأكثر شيوعًا ما يلي:

• اجتماعات وجهًا لوجه
• اجتماعات افتراضية
• بريد الالكتروني
• أدوات الدردشة

بينما يخدم كل منها غرضًا ، اعتمادًا على ما تحتاج إلى مشاركته ، فإن لكل منها عيوبًا أيضًا.

وجد بحثنا أن غالبية الموظفين يشعرون أن اتصالات الشركة الخاصة بهم لا ترسل رسالة واضحة وأن القادة لا يتواصلون بالطريقة الأفضل للموظفين. يمكن أن يكون لذلك تأثير كبير على الإنتاجية ومشاركة الموظفين وحتى الأداء الوظيفي.

مذنب كبير؟ اجتماعات كثيرة جدًا.

كيف تعطل الاجتماعات العمل

هذا لا يعني أن الاجتماعات سيئة أو غير منتجة بطبيعتها. أحيانًا يكون الاجتماع وجهًا لوجه هو أفضل طريقة للتواصل. يعمل الجلوس والتحدث من خلال الأفكار واتخاذ القرارات بشكل رائع في عدد من المواقف.

لسوء الحظ ، نظرًا لأنه يعمل في بعض الأحيان ، تميل العديد من الشركات إلى استخدامه طوال الوقت.

هذا النهج ليس ممكنًا دائمًا. حتى مع خيارات الاجتماعات الافتراضية ، قد يكون من الصعب جدولة جدولتها بسبب قيود المنطقة الزمنية ومحدودية التوفر في تقاويم الأشخاص المزدحمة بالفعل.

في بعض الأحيان قد يستغرق الأمر وقتًا أطول لجدولة اجتماع مع مجموعة مشغولة من أصحاب المصلحة أكثر من الاجتماع نفسه.

تطرح الاجتماعات أيضًا بعض التحديات الأخرى الأقل وضوحًا مثل:

• يتحدث الناس فوق بعضهم البعض
• الأشخاص الهادئون لا يتحدثون دائمًا
• الناس متعدد المهام أو لا يشاركون
• سماع "عذرًا ، يجب أن أركض إلى اجتماع آخر"

كم مرة كنت في اجتماع حيث سيطر شخصان أو ثلاثة على المحادثة وكان على الآخرين القتال حتى تسمع أصواتهم؟ لا يتمتع كل شخص بشخصية تفسح المجال للمقاطعة والتحدث ، خاصة في الإعدادات الجماعية أو مع القيادة.

يحتاج بعض الأشخاص أيضًا إلى مزيد من الوقت لمعالجة المعلومات قبل تقديم الأفكار أو النقاط المقابلة. قد يكون لديهم أشياء رائعة لمشاركتها ، ولكن قد لا يكون الاجتماع هو أفضل مكان لهم للقيام بذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، كنا جميعًا في اجتماعات حيث يقوم بعض الحاضرين على الأقل بفحص هواتفهم أو العمل على شيء آخر.

ربما لم يكونوا بحاجة حقًا إلى التواجد في الاجتماع. أو ربما كان جزءًا صغيرًا فقط من الاجتماع الذي استمر لمدة ساعة مناسبًا لهم بالفعل. في كلتا الحالتين ، ربما لم يكن استخدامًا فعالًا لوقتهم.

ومن المفارقات أن هناك عيبًا آخر في الاجتماعات يحدث عندما تسير على ما يرام. هل سبق لك أن شاركت في منتصف مناقشة جيدة فقط لتختصرها لأن الوقت قد انتهى؟ قد تحتاج فقط إلى 10-20 دقيقة إضافية ، ولكن بدلاً من ذلك ، نظرًا لأن لدى الأشخاص التزامات أخرى ، عليك التوقف ومحاولة المتابعة من حيث توقفت في وقت آخر.

بين محاولة إيجاد الوقت في تقويم كل شخص مرة أخرى وإعادتهم جميعًا إلى نفس الصفحة ، يكاد يكون من المستحيل العودة إلى التدفق. ربما ضاعت العديد من الأفكار العظيمة في الوقت الفاصل بين الاجتماعات.

تخلص من الاجتماعات غير الضرورية بالفيديو

على الرغم من كل هذه العيوب ، تواصل معظم المنظمات جدولة اجتماعات غير ضرورية.

لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو. يمكنك أنت وفريقك التخلي عن تلك الاجتماعات بالفيديو. ستزيد من المشاركة والإنتاجية - وتقلل من الوقت الضائع. البحث يؤيد ذلك. في الواقع ، وجدنا أن 48٪ من الموظفين يعتبرون الفيديو أكثر أشكال الاتصال جاذبية .

لكن أليست مقاطع الفيديو تتطلب الكثير من العمل؟

أعرف ما قد تفكر فيه ... إذا لم أصنع مقطع فيديو مطلقًا ، فكيف سيوفر تعلم القيام بذلك وقتًا أكثر من عقد الاجتماع بالفعل؟ هذا رد فعل طبيعي ، وأنت لست وحدك. يمكن أن تنبع هذه المخاوف من الاعتقاد بأن:

• يجب أن تبدو مقاطع الفيديو مثالية حتى تكون فعالة
• تستغرق مقاطع الفيديو دائمًا وقتًا طويلاً
• سيكون من الصعب مراقبة مقاطع الفيديو وتحديثها بمرور الوقت
• تتطلب مقاطع الفيديو الكثير من الإعداد ، مثل البرمجة النصية واللوحات المصورة

بينما يمكن أن يكون كل ما سبق صحيحًا في بعض الحالات ، في معظم حالات الاتصال في مكان العمل ، لا تحتاج إلى الاستعداد لعمل مقطع فيديو أكثر مما قد تحتاجه لعقد اجتماع.

Snagit هي أداة التقاط رائعة الكل في واحد يمكنها مساعدتك في التقاط أو تسجيل شاشتك بسهولة وإجراء تعديلات بسيطة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمنحك Snagit طريقة بسيطة لتسجيل صوتك وشاشتك (أو كاميرا الويب) في نفس الوقت ، مما يجعل إنشاء مقاطع فيديو إعلامية رائعة المظهر أمرًا سهلاً للغاية.

وتذكر أنك لن تصنع فيلم هوليوود الرائد القادم. لا يجب أن تكون مثالية ، فهذه الأنواع من مقاطع الفيديو عادة ما تكون مخصصة لمجموعة صغيرة من الأشخاص ولها مدة صلاحية قصيرة نسبيًا.

في كثير من الأحيان ، يمكن أن يكون الأمر سهلاً مثل فتح مجموعة شرائح أو جدول بيانات والتحدث ببساطة أثناء التسجيل. إذا أخطأت ، فاستمر. يمكنك بسهولة قطع الأشياء الفظيعة حقًا عند الانتهاء.

فوائد استخدام الفيديو ليحل محل الاجتماعات

دعنا نلقي نظرة على مثال سريع لكيفية عمل هذا المفهوم بالفعل.

بسيط جدا ، أليس كذلك؟ نعتقد ذلك أيضًا. لهذا السبب اعتمدت فرقنا في TechSmith على هذا النموذج وألغيت الكثير من الاجتماعات التي تشوش تقويماتنا.

في بعض الأحيان ، قد لا تزال ترغب في عقد اجتماع بعد المناقشة الأولية عبر الويب. إذا كان الأمر كذلك ، فيمكنك الآن الانتقال مباشرة إلى وضع اتخاذ القرار بدلاً من قضاء النصف الأول من الاجتماع في وجود شخص يقدم معلومات أو بيانات ويجيب على الأسئلة.

عندما يحدث هذا ، خمن ماذا؟ لقد أجريت للتو "اجتماعًا مقلوبًا". هذا أسلوب رائع آخر لاجتماعات أكثر فاعلية ، وهو ما يعني ببساطة مشاركة المعلومات مقدمًا حتى يأتي الجميع إلى اجتماع أكثر استعدادًا.

ومع ذلك ، ستجد في كثير من الأحيان أنه يمكنك إنجاز كل ما تحتاجه من خلال مناقشة فيديو عبر الويب ، ويمكنك تخطي الاجتماع معًا!

7 فوائد للمناقشات القائمة على الفيديو

بعد استخدام هذه التقنية أكثر فأكثر في TechSmith لأشياء مثل تحديثات الحالة ونتائج البحث ومقترحات الإستراتيجية ، إليك أهم سبع فوائد رأيناها:

1. لكل شخص صوت متساوٍ

يسمح إجراء مناقشة قائمة على الفيديو حتى لأقل زملائه تحدثًا بالتناغم عندما يكون لديهم شيء يساهمون به. مع عدم وجود أي شخص آخر للمحتوى في الوقت الفعلي ، يمكن لجميع المشاهدين ترك تعليقات حسب الحاجة.

2. يمكن للجميع عرض المحتوى في أي وقت وفي أي مكان يناسبهم

لا مزيد من الكفاح للعثور على غرفة اجتماعات أو الكفاح من أجل العثور على خانة تقويم تناسب الجميع. باستخدام الفيديو ، يمكن لكل عضو من أعضاء الفريق مشاهدة المعلومات عندما يكون ذلك مناسبًا لهم ، ولا يتعين عليهم الشعور بأنهم غير مستعدين للاجتماع شخصيًا إذا كان جدولهم مشغولاً.

3. يتيح الوقت للأشخاص لاستيعاب المحتوى قبل أن يستجيبوا

في بعض الأحيان ، قد يكون من الصعب تقديم ملاحظات فورية أثناء الاجتماع. قد تحتاج إلى وقت للسماح للمحتوى بالانغماس وربما مراجعته قبل إبداء رأيك. الفيديو غير المتزامن يحل هذه المشكلة!

4. يقوم بتوثيق المحادثة وأرشفتها في مكان واحد

ألا ترغب أحيانًا في العودة ومشاهدة تسجيل لكل ما قيل في اجتماع شخصي؟ عندما تشارك مقطع فيديو بدلاً من ذلك ، فإن المعلومات تبقى بشكل دائم بتنسيق يسهل الوصول إليه.

5. يسمح للجميع بمشاركة السياق

إذا كنت تخطط لعقد اجتماع متابعة ، فإن مقاطع الفيديو هي طريقة رائعة لمنح جميع الأطراف الوقت والمعلومات التي يحتاجون إليها للشعور بالاستعداد للمشاركة فيه. بالإضافة إلى ذلك ، سيتم نقل هذه المعلومات بشكل موحد.

6. يمكننا الاستفادة بشكل أفضل من الوقت الشخصي (إذا كان لا يزال هناك حاجة إليه)

عندما يكون لدى زملاء العمل مقطع فيديو يحتوي على معلومات رائعة ، يمكننا جميعًا الاستفادة بشكل أفضل من اجتماعاتنا الشخصية وعدم إضاعة الوقت في نقل الإحصائيات لأول مرة. هذا هو ، إذا كانت هناك حاجة إلى اجتماع شخصي بعد مشاركة الفيديو!

7. يمكننا في بعض الأحيان استبدال اجتماع بأكمله

إذا كان مقطع الفيديو الرائع يمكنه نقل جميع المعلومات التي قد يتضمنها الاجتماع الشخصي ، فلماذا تجتمع على الإطلاق؟ يمكن أن توفر مقاطع الفيديو وقت الجميع وتزيد من الإنتاجية.

ملخص

يمكن للاجتماعات غير الضرورية أن تدمر الإنتاجية والروح المعنوية. يمثل البريد الإلكتروني وأشكال الاتصال الأخرى مجموعة التحديات الخاصة بهم أيضًا.

ومع ذلك ، يقدم الفيديو بديلاً رائعًا للاجتماع التقليدي.