إتقان انتقالات العمل: دليل شامل لعمليات التسليم الفعالة
نشرت: 2023-06-16هل سبق لك أن لاحظت كيف يبدو أن الأيام التي تسبق الإجازة تتسارع وتصبح مليئة بالمهام العاجلة والمواعيد النهائية؟ ثم لتتصدره ، عليك أن تجد الوقت وسط الفوضى لتحضير تسليم دقيق يضمن أن كل شيء سوف يسير بسلاسة أثناء غيابك.
سواء كانت إجازة أو إجازة والدية أو أي إجازة ممتدة ، سيحتاج الناس دائمًا إلى أخذ إجازة من العمل - وبحق! ومع ذلك ، على الرغم من مدى انتظام الأشخاص في أخذ إجازة ، فإن فن إنتاج التسليم الفعال يبدو بعيد المنال وغالبًا ما يصبح أكثر تعقيدًا مما يجب أن يكون.
لكن لا تخف! من خلال دليلنا المكون من سبع خطوات ، سنقوم بتزويدك بكل ما تحتاجه لتسهيل عمليات التسليم بشكل أكثر سلاسة وفعالية حتى تتمكن من الاستمتاع بوقت إجازتك حقًا ، مع العلم أن مشاريعك ومسؤولياتك في أيد أمينة.
تواصل بشكل أفضل مع فريقك الآن!
Snagit هي الأداة السرية لمكان عمل هجين وبعيد أولاً.
التحميل الان!
1. إنشاء الوثائق والمشاركة الفعالة للمعرفة
حاول التعود على توثيق عمليات سير العمل والعمليات المتكررة بانتظام (وبدقة). يمكن أن يثبت هذا النوع من الوثائق التفصيلية أنه لا يقدر بثمن عندما تحتاج إلى تفويض المهام إلى الزملاء ، حتى في وقت قصير.
وبالمثل ، يعد الحفاظ على نظام حفظ منظم للوثائق والملفات والمعلومات الأخرى أمرًا ضروريًا ، خاصة عند التحضير للتسليم.
حتى إذا كانت شركتك لم تنفذ بعد نظام ملفات موحدًا ، فيجب أن تحتفظ بملفاتك منظمة منطقيًا ويسهل العثور عليها. القيام بذلك سيجعل حتى أكثر المهام تعقيدًا أسهل على أي شخص يتولى دورك.
عند إنشاء تسليم شامل ، قد تفكر أيضًا في توفير مقاطع فيديو وتسجيلات للشاشة تكمل إرشاداتك النصية. على سبيل المثال ، يمكن لمحتوى الفيديو في كثير من الأحيان أن يفعل أكثر بكثير من النص وحده عندما يتعلق الأمر بشرح كيفية تنفيذ عمليات معينة واستخدام أدوات معينة.
إذا كان هناك الكثير لتغطيته ، فعادة ما يكون تقديم مقاطع فيديو قصيرة أفضل من إنشاء مقطع فيديو طويل حقًا. ومع ذلك ، فإن إرسال الكثير من روابط الفيديو المختلفة لشخص ما يمكن أن يكون أمرًا فوضويًا وساحقًا. هذا هو المكان الذي تأتي فيه مجموعات Screencast.
باستخدام مجموعات Screencast ، يمكنك مشاركة مجموعة من الوسائط بسرعة باستخدام رابط واحد فقط. يمكنك أيضًا إعداد مجموعة لتمكين أعضاء فريقك من المساهمة وتحميل المحتوى إليها ، وهي طريقة رائعة لتشجيع مشاركة المعرفة والحفاظ على المحتوى محدثًا في المرة القادمة التي يكون فيها شخص ما بعيدًا.
2. امنح نفسك السبق
إذا كنت تخطط لتفويض كل عملك في اليوم الأخير قبل إجازتك ، قبل أن تهرع إلى المنزل لحزم أمتعتك ، فإننا نخشى أن نقول إن هذه ليست استراتيجية التسليم الأكثر فاعلية.
يعد تخصيص الوقت الكافي لإنتاج التسليم أمرًا بالغ الأهمية لضمان نجاحه وسلسه قدر الإمكان. كم من الوقت تحتاج للتحضير؟ حسنًا ، سيعتمد ذلك على بعض الأشياء ، بما في ذلك:
- مدة غيابك
- ألفة بديلك مع دورك
- المشاريع والمهام المستحقة أثناء تواجدك بعيدًا
نظرًا لأن الإجازات والغياب المخطط له يتم تحديدهما مسبقًا في وقت مبكر ، يجب أن يكون هناك دائمًا وقت كافٍ لضمان انتقال سلس ، إن لم يكن خاليًا من العيوب.
بينما يجب أن تبدأ في التخطيط ، أو على الأقل التفكير في تسليمك في اليوم الذي يتم فيه منح طلب الإجازة ، يجب عليك أيضًا مناقشته مع فريقك أو البديل المعين قبل أسبوعين على الأقل من إجازتك. سيساعد هذا في ضمان استعداد الجميع لقضاء إجازتك.
هل أنت مستعد لاحتضان الاتصال غير المتزامن؟
كيف لدينا اجتماعات أقل وأفضل؟ قررنا أن الوقت قد حان لإعادة تشغيل ثقافة الاجتماع ومعايير الاتصال في TechSmith.
التحميل الان!
3. تنفيذ بروتوكول التسليم
سيكون بروتوكول التسليم هو أفضل صديق جديد لك وللشخص الذي يرتدي حذائك. يجب أن يحدد هذا المستند البسيط نسبيًا العناصر الأكثر أهمية التي تقوم بتسليمها ، بما في ذلك:
- مشاريع جارية
- المواعيد النهائية المعلقة
- الاتصالات الرئيسية
- الوصول إلى الوثائق والأدلة الأساسية
هذا نوع من قائمة مراجعة تقدم العمل التي يمكنك تحديثها مع اقتراب إجازتك. إنه مفهوم بسيط ، لكنه يستحق وزنه ذهباً لضمان عدم إغفال أي شيء أو نسيانه.
4. استخدم لقطات الشاشة والتسجيلات
يقولون أن الصورة تساوي ألف كلمة ، لكن عندما يتعلق الأمر بعمليات التسليم ، فإنهم يستحقون ألف ساعة!
بدلاً من قضاء الوقت في كتابة أوصاف مطولة لشرح المهام والعمليات ، ضع في اعتبارك استخدام لقطات الشاشة وتسجيلات الشاشة القصيرة. يمكن أن توفر الإرشادات المرئية الكثير من الوقت والجهد لك وللبديل.
توفر العناصر المرئية أيضًا سياقًا إضافيًا وفروقًا دقيقة لتعليماتك التي يمكن التغاضي عنها في مستند نصي. بينما تعد تسجيلات الشاشة رائعة لشرح كيفية استخدام البرامج أو التنقل في موقع ويب ، يمكن أن توفر لقطات الشاشة إرشادات خطوة بخطوة ممتازة.
باستخدام مسجل الشاشة مثل Snagit من TechSmith ، يمكنك تحسين لقطات الشاشة بالتعليقات التوضيحية والنقاط النقطية والرسومات. يتيح لك Snagit أيضًا إنشاء تسجيلات شاشة غير رسمية ، مما يسمح لك بإظهار عمليات سير العمل والعمليات النموذجية.
تواصل بشكل أفضل مع فريقك الآن!
Snagit هي الأداة السرية لمكان عمل هجين وبعيد أولاً.
التحميل الان!5. اختر التسليم الشخصي (وقم بتسجيله!)
سواء كنت تعمل من مكتب أو تعمل عن بعد ، استهدف التبادل المباشر مع مكانتك الاحتياطية أثناء التسليم. ستجعل المحادثة وجهًا لوجه ، سواء من خلال مكالمة فيديو أو في المكتب ، عملية تسليم أكثر فاعلية مقارنةً بالمحادثة التي تعتمد فقط على الإرشادات والمستندات الرقمية.
يمكنك حتى التفكير في جدولة عدة مواعيد قصيرة بدلاً من جلسة واحدة طويلة. عند القيام بذلك ، ستمنع الإرهاق (بالنسبة لك وللبديلك) ، والذي قد يؤدي بخلاف ذلك إلى التغاضي عن تفاصيل مهمة.
إذا كنت منخرطًا في عمل معقد بشكل خاص ، فإننا نوصي بالتأكيد بتقسيم تسليمك إلى أجزاء يمكن التحكم فيها ، مما يتيح الوقت للإجابة على الأسئلة وتوضيح أي شكوك.
إذا انتهى بك الأمر بتسليمك عبر مكالمة Zoom ، فتأكد من تسجيلها! سيثبت هذا أنه مورد قيم يمكن أن يشير إليه موقفك الاحتياطي أثناء تواجدك بعيدًا ، عندما يحتاجون إلى ذلك.
6. إخطار العملاء وأصحاب المصلحة الرئيسيين بغيابك مسبقًا
قبل أن تبدأ في تعبئة حقيبتك ، تأكد من إخبار عملائك (وأصحاب المصلحة المهمين) أنك ستأخذ بعض الوقت في الإجازة ، واغتنم هذه الفرصة لتقديمهم إلى البديل الخاص بك.
بالإضافة إلى كونها مجاملة احترافية تُظهر الاعتبار لعملائك والأشخاص الذين تعمل معهم ، فإنها ستمنع أيضًا أي مفاجآت غير مرغوب فيها أو ارتباك من جانب العميل.
تواصل بشكل أفضل مع فريقك الآن!
Snagit هي الأداة السرية لمكان عمل هجين وبعيد أولاً.
التحميل الان!7. قم بإعداد إشعارات خارج المكتب لرسائل البريد الإلكتروني والهاتف
بالإضافة إلى إخطار الأشخاص بأنك ستكون بعيدًا ، ستحتاج أيضًا إلى جدولة رسالتك خارج المكتب (OOO).
نقترح كتابة وجدولة هذا مسبقًا أيضًا. لأنه إذا تركته حتى اللحظة الأخيرة ، فقد تنسى الأمر تمامًا! والذي يمكن القاء اللوم لك؟ دائمًا ما يكون اليوم الأخير في المكتب زوبعة ، ولهذا من الأفضل إيقاف هذه المهمة مبكرًا.
هناك أيضًا بعض المعلومات الأساسية التي يجب أن يذكرها كل من البريد الإلكتروني خارج المكتب والبريد الصوتي ، بما في ذلك:
- مدة غيابك
- معلومات الاتصال لاستبدالك
تأكد من تدقيق رسالتك أيضًا قبل خروجها. أي أخطاء مطبعية أو أخطاء تفوتك قد تجعلك تبدو غير محترف لأي شخص يلاحظها.
بدلاً من إعداد البريد الصوتي لـ OOO ، قد تجد أنه من المفيد إعادة توجيه رقمك إما إلى مكتب بديل أو إلى مكتب مركزي. أيًا كان الشخص الذي تقوم بإعادة توجيه مكالماتك إليه ، تأكد من إخباره مسبقًا!
تواصل بشكل أفضل مع فريقك الآن!
Snagit هي الأداة السرية لمكان عمل هجين وبعيد أولاً.
التحميل الان!الأهداف الأساسية لتسليم العمل
هناك الكثير من الأشخاص الذين سيستفيدون من تنفيذ جيد للتسليم ، بما في ذلك أنت وزملاؤك وشركتك وعملائك.
مع مسؤولياتك ومشاريعك في أيدٍ أمينة وقادرة ، يمكنك الراحة أثناء إجازتك التي حصلت عليها بشق الأنفس. في السيناريو المثالي ، لن يلاحظ عملاؤك غيابك كثيرًا!
ولكن الأهم من ذلك ، أنك ستعود إلى مكان عمل منظم بعد إجازتك دون أي مواعيد نهائية ضائعة أو مشاريع متعثرة. بعد كل شيء ، يمكن أن يؤدي اليوم الأول الفوضوي والمرهق إلى تآكل الآثار التصالحية للعطلة بسرعة - ومن يحتاج ذلك؟