ما هي أهم ميزات برامج تتبع الوقت؟

تستخدم تطبيقات تتبع الوقت الأتمتة لمراقبة الوقت في مكان العمل وفي البيئات الشخصية. عندما يتعلق الأمر بمراقبة الوقت باستخدام برنامج مخصص ، فإن السؤال الأول الذي قد ترغب في طرحه على الأرجح هو: "كيف أعرف الميزات الأساسية لأداة جيدة لتتبع الوقت ، وما هو البرنامج الذي يحتوي على هذه الصفات الأساسية؟"

في هذه المقالة ، سوف نعرض لك جميع المكونات المهمة لمتعقب الوقت الموثوق به ، وبعد ذلك سنقترح الأداة المثالية التي يمكنك استخدامها.

ما هي فوائد برامج تتبع الوقت؟

أولاً ، يجب أن تفهم أن استخدام برنامج تتبع الوقت سوف يخدم عملك بشكل كبير. تشمل بعض الفوائد ما يلي:

1. تحسين الإنتاجية

من خلال تتبع نشاط موظفيك ، سوف تكبح بسرعة المواقف السلبية التي يمكن أن تعرقل الإنتاجية في مكان العمل. أيضًا ، ستجد أنه من الأسهل جعل موظفيك يركزون على تحقيق إمكاناتهم الحقيقية. عندما يتمكن الأشخاص من قياس أنشطتهم ومراقبة ساعات إنتاجهم أيضًا ، يمكنهم بسهولة تحديد الأشياء التي تخفض إنتاجيتهم وتصلحها.

2. تسجيل الوقت السلس

بقدر ما ترغب في مراقبة نشاط الموظفين عن كثب ، هناك أشياء مهمة أخرى تحتاج إلى اهتمامك. إلى جانب ذلك ، فإن محاولة الحصول على الوقت وتسجيل الساعات القابلة للفوترة وحساب أجور العمال وصياغة فواتير العملاء يدويًا ستؤدي إلى إرهاقك.

إذا كنت تستخدم أداة تعقب الوقت ، فأنت تحتاج فقط إلى إجراء تكوين لمرة واحدة لإعدادات التقاط الوقت وتقديم شروط الفوترة الخاصة بك. الأداة تعتني تلقائيًا بكل شيء آخر بعد ذلك.

3. زيادة الشفافية

إذا شعر موظفوك بالخداع عندما تشير إلى تراخيهم في العمل ، فإن السجلات الدقيقة لتتبع الوقت ستوفر حلًا سلميًا. يمكنك استخدام المعلومات لتقييم إنتاجية موظفيك وتحديد المناطق الرمادية التي يجب معالجتها - ولن تبدو غير منطقي أثناء القيام بذلك.

4. تحسين الوعي بالموعد النهائي وإدارة الوقت

من خلال مراقبة نشاط الموظف في الوقت الفعلي ، سيكون من السهل التنبؤ بأوقات إنجاز المهام والتعيينات. أيضًا ، يمكنك تحديد عوامل التأخير الرئيسية بسرعة. لن تكون الآثار السلبية للتعديلات قصيرة الأجل أو طويلة الأجل واضحة بسهولة لأن لديك بالفعل نظام قوي لإدارة الوقت.

5. ثقافة متينة في مكان العمل

من خلال التركيز الصارم على التتبع الفعال للوقت ، سوف تبني تدريجياً ثقافة الانضباط والمساءلة في مكان العمل. أي أن موظفيك سيصبحون موجهين نحو الهدف. أيضًا ، سوف يتعلمون أن يثقوا بك أكثر ويشعرون دائمًا بالحافز للأداء وفقًا لمؤشرات الأداء الرئيسية للشركة.

ما هي الميزات الأساسية لمتتبع الوقت المناسب؟

يقوم برنامج تتبع الوقت عادةً بجمع البيانات المتعلقة بمقدار الوقت الذي يستخدمه الموظفون لإنهاء المهام الموكلة إليهم. إنها مريحة وأكثر كفاءة من الجداول الزمنية التقليدية ، مثل Excel ، والتي تتطلب إدخالًا يدويًا لكل ثانية أو دقيقة عمل.

بدأ معظم أصحاب الأعمال في إدراك الحاجة إلى تسخير تحليلات وقت العمل هذه للحصول على رؤى وتبسيط الجوانب المختلفة لعملياتهم. على سبيل المثال ، لحساب عدد الساعات الإنتاجية التي يعملها الموظف بدقة وإدارة مدفوعات الموظف الأسبوعية أو الشهرية ، يمكنك استخدام حل تتبع الوقت الذي يحتوي على ميزة الفواتير المتكاملة.

في هذه الملاحظة ، بصرف النظر عن وظيفته الأساسية المتمثلة في مراقبة الوقت الذي يقضيه في المشاريع ، يجب أن يتمتع متتبع الوقت الجيد بالميزات الرئيسية التالية:

1. تتبع الوقت الشامل

مراقبة الوقت وحدها لا تكفي. من المهم جدًا أن الأشكال المستخدمة في تقديم النتائج يمكن أن تجعل المعلومات ذات مغزى أكبر. في الوقت الحاضر ، تقدم بعض أفضل أدوات تعقب الوقت المعلومات المسجلة بطريقة تسهل على المديرين تصفية بيانات الوقت وفقًا للمشاريع والعملاء والوحدات والمهام الفردية. علاوة على ذلك ، تعتبر مكافأة إذا كان البرنامج يحتوي على واجهة بسيطة تجعله مناسبًا لأغراض متعددة.

2. جداول الدوام الآلي

تساعد جداول الدوام في مراقبة غياب الموظفين عن العمل ، وأوقات الراحة ، والإجازات ، وعدد ساعات العمل. تستخدم الميزة هذه الأجزاء من المعلومات لحساب الساعات القابلة للفوترة ، وبالتالي ، المبالغ المستحقة الدفع شهريًا / أسبوعيًا لكل موظف ، مما يجعلها مفيدة لمعالجة كشوف المرتبات والفواتير.

تفتقر بعض متتبعات الوقت إلى هذه الميزة. ومع ذلك ، فإن من لديهم نموذجًا مدمجًا لإنشاء جداول زمنية بتنسيق PDF أو CSV أو DOC. إلى جانب ذلك ، يمكنك تصدير النتائج إلى البريد الإلكتروني.

3. أدوات مدمجة لإعداد التقارير والتحليلات

يتيح لك برنامج تتبع الوقت الموثوق به إنشاء ملخصات لعمل كل موظف. تشمل هذه عادة ما يلي:

• التفاصيل المتعلقة بالنشاط ، مثل إجمالي عدد الساعات التي يقضيها موظفك ، ووقت الخمول الإجمالي ، ووقت الإنتاج الإجمالي ، ومستويات نشاط المستخدم لكل فترة زمنية.
• تفاصيل أداء الموظفين ، خاصة فيما يتعلق بمشاريع الفريق ، بحيث يمكنك قياس مساهمة كل عضو.
• تقارير متعلقة بالمهمة لكل عضو من أعضاء الفريق لعرض طبيعة العمل المنجز. قد يكون بعض الموظفين يسجلون أرقامًا كبيرة بينما لا يشاركون في الأنشطة المتعلقة بالعمل.

يجب أن تتيح لك ميزة التقارير والتحليلات في متتبع الوقت إنشاء هذه البيانات في بضع خطوات.

كما أنه مثالي أيضًا إذا تم عرض الملخصات في تنسيقات تشبه المخططات أو الرسوم البيانية لعمليات البحث السهلة. ومع ذلك ، ستكون القوالب القابلة للتخصيص أكثر فائدة بكثير.

4. قدرات إدارة مشروع واحد يناسب الجميع

يعد برنامج تتبع الوقت مفيدًا بشكل أساسي في إدارة المشاريع. ومع ذلك ، بينما تميل معظم تطبيقات تتبع الوقت في السوق إلى تضمين وحدات بسيطة تجعلها مناسبة لمعظم المشاريع صغيرة الحجم ، فقد تجد إمكانات إدارة المشاريع التالية مفقودة في العديد من متتبعات الوقت الشائعة:

• تجميع المهام بين الأقسام الفرعية للفريق
• تحديد الموعد النهائي للمشاريع والمهام الفردية
• رصد التقدم للوظائف الجارية
• إدارة الميزانية

النقطة المهمة هي أن ما ورد أعلاه قد لا يكون ضروريًا للأعمال التجارية الصغيرة. ومع ذلك ، لا يمكنك تجاهل هذه الميزات إذا كنت ترغب في ضمان اكتمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية والجودة المطلوبة.

5. ميزة التنبيه للتذكير في الوقت المناسب

يمكن أن يكون متتبع الوقت هو الفرق بين التأخير والاستجابة في الوقت المناسب لمشكلة ما. على سبيل المثال ، قد ينسى بعض الموظفين تسجيل الخروج ، وفي هذه الحالة يرسل لهم البرنامج إشعارًا قبل إخلاء المبنى تمامًا. أيضًا ، يجب أن يكون التطبيق قادرًا على تحذيرك عندما يقترب الموعد النهائي بسرعة وأنت متأخر عن الجدول الزمني. بنفس الطريقة ، يجب أن يكون من الممكن منح أعضاء فريقك الإذن لتلقي مثل هذه التنبيهات للمهام المعلقة. ترسل بعض تطبيقات إدارة الوقت هذه الإشعارات تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة وغرفة الدردشة (إذا كانت مدمجة).

6. إدارة الفواتير

بينما تساعد الجداول الزمنية في تبسيط كيفية تسجيل الساعات القابلة للفوترة ، فقد تضطر إلى فرز عملية الفوترة يدويًا بنفسك. ومع ذلك ، هذا ليس مثاليًا إذا كنت تحاسب العملاء على أساس كل ساعة أو يوميًا. أيضًا ، يمكن أن تصبح الأمور أكثر تعقيدًا مع توسع عملك.

لذلك ، يجب أن تتوفر ميزة منفصلة لإدارة الفواتير لتتبع ساعات العمل وإنشاء مستندات الفوترة تلقائيًا وفقًا للشروط المتفق عليها في متتبع الوقت. بصرف النظر عن تخفيف عبء العمل عن كاهلك ، تضمن الأداة أيضًا أنه يمكنك إرسال تفاصيل فوترة دقيقة لعملائك باستمرار. سيبني ذلك الثقة على المدى الطويل.

7. التكامل مع البرامج الأخرى

يعد التبديل بين العديد من الأنظمة الأساسية والتطبيقات التابعة لجهات خارجية جانبًا لا مفر منه في معظم المشاريع في الوقت الحاضر. علاوة على ذلك ، قد تقدم الأدوات خدمات تجعلها لا غنى عنها للفرق متعددة الوظائف.

بعض الأمثلة هي كالتالي:

• أسانا
• قوة المبيعات
• باي بال
• نحوي
• تريلو
• تثاقل

تعمل برامج تتبع الوقت التي يمكن أن تتكامل بسلاسة مع تطبيقات الطرف الثالث على تسهيل الطريقة التي تدير بها مشاريعك. ومع ذلك ، فإن الحاجة إلى مثل هذا تعقب الوقت متعدد الأغراض قد لا تكون ملحوظة بسهولة حتى تقوم بتبسيط عمليات مكان عملك. من خلال مركزية التطبيقات المفيدة لمشروعك في مكان واحد ، يمكنك تنفيذ استراتيجيات أداء طويلة وقصيرة المدى بفاعلية. ما عليك سوى اختيار أداة تعقب مدفوعة الثمن أو مجانية تستحق الاستخدام.

8. تطبيق جوال

يمكن أن يساهم وجود برنامج لتتبع الوقت يمكن الوصول إليه على الهواتف الذكية في استمرارية الأعمال. تحتوي بعض العلامات التجارية على تطبيقات للهاتف المحمول حيث يمكن للمستخدمين الوصول إلى جميع وظائف إصدارات سطح المكتب الخاصة بتتبع الوقت.

باستخدام إصدار الهاتف المحمول من تطبيق تتبع الوقت ، يمكنك الحفاظ على استمرار عملك على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تلقي تحديثات في الوقت الفعلي حول التقدم المحرز في المشاريع غير المكتملة. أيضًا ، يمكنك عرض مستويات أداء موظفيك. علاوة على ذلك ، فإن القدرة على استخدام متتبع الوقت على هاتفك يمكن أن تجعلك متقدمًا على الجدول الزمني.

إنها فائدة إضافية إذا تم دمج التطبيق مع التخزين السحابي.

ما متتبع الوقت لديه كل الميزات الضرورية؟

بعض الخيارات الممتازة متوفرة هناك. ومع ذلك ، في حين أن البعض قد يكون جيدًا في السماح لك بالحصول على رؤية شاملة لأنشطة موظفيك ، إلا أنها قد لا تكون مناسبة لتجميع المهام بشكل فعال ، كما أن عددًا قليلاً من المهام ذات التصنيف الأعلى تكون محدودة إلى حد ما.

لحسن الحظ ، هناك متتبع قوي للوقت يحتوي على جميع الميزات المطلوبة. هذه الأداة تسمى Traqq Time tracker. يأتي مع هذه وبعض الوظائف المثيرة الأخرى ويمكن الوصول إليها بالكامل مجانًا.

نوصي باستخدام Traqq إذا كنت تريد متتبعًا للوقت مع مجموعة كاملة من الميزات لمراقبة نشاط فريقك وأدائه.

استنتاج

يعد استخدام متتبعات الوقت أكثر من مجرد اتجاه. ومع ذلك ، لا تستحق أجهزة التعقب كل الوقت وقتك. غطت هذه المقالة النقاط الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج تتبع الوقت.

هل وجدت الدليل مفيد؟ يرجى إعلامنا عبر قسم التعليقات.