ما الذي تفعله الفرق عالية الأداء للنجاح في مكان عمل حديث

في عالم العمل الهجين ، هناك نقاش حاد حول متى وأين يجب أن يعمل الموظفون. ومع ذلك ، هناك تركيز أقل بكثير على كيفية القيام بذلك. في وهنا تكمن المشكلة. كيف هو الجزء الأصعب في الحصول عليه ، ولكن الأهم.

لا تزال المنظمات مرتبكة بسبب تراثها في التفكير. حتى عندما أُجبروا على نقل مكاتبهم عبر الإنترنت ، فقد تبنوا العادات السيئة التي غرست في أماكن عملهم: الكثير من الاجتماعات ، والبنية التحتية التقنية السيئة ، والأساليب الرديئة للقيادة والقائمة تطول. بينما كان عالم العمل يتغير بسرعة ، تحولت المنظمات على مضض حيث يعمل الناس ، وفي بعض الحالات ، حتى عندما كانوا يعملون. ما كان بطيئًا في التغيير هو إدراك أن الطريقة التي يتم بها العمل ضرورية لتعكس حقائق مكان العمل سريع التغير.

يجب على القادة تحسين طريقة عمل أفرادهم. يعد نهج الاتصال غير المتزامن أولاً أمرًا ضروريًا للمؤسسات والقادة الذين يرغبون في الازدهار في عالم العمل الجديد المليء بالتحديات ، سواء كان مكان عملهم بعيدًا تمامًا أو مختلطًا أو شخصيًا.

لقد حان الوقت لأن نتوقف عن الاختباء خلف غطاء الأمان لنهج العمل المتزامن أولاً ونقول لأنفسنا أن وجود أعضاء فريقنا في نفس الغرفة (الافتراضية) في نفس الوقت هو ما يجعل الفريق يعمل بشكل صحيح. لأنه ليس كذلك! ضع في اعتبارك ، أنا منفتح من النوع A يزدهر في التفاعلات الاجتماعية الشخصية ، لكنني سأكون أول من يعترف بأن الاجتماعات الطويلة الطائشة (سواء شخصيًا أم لا) ليست هي ما يجعلني منتجًا.

انظر ، أنا لا أقول أن الاتصال المتزامن ليس مهمًا. ولكن عندما يصبح الوضع الافتراضي ، فإنه يخلق بيئة وتوقعًا للاستجابة المفرطة المستمرة. كل تفاعل يصبح تدريبات على إطفاء الحرائق. في المقابل ، عندما يخطط القادة وينفذون بشكل مدروس ، يتأرجح الباب لتزدهر الاتصالات غير المتزامنة.

على مدار العقد الماضي ، شاهدت بعضًا من أنجح القادة يعيدون توازنًا جذريًا لمزيج الاتصال المتزامن وغير المتزامن لخلق بيئة ديناميكية وصحية لفرقهم. لقد اتبعتُ ذلك ، وتعلمت الكثير في هذه العملية.

ولكن قبل الخوض في ذلك ، دعونا نتفق على تعريف وأهمية الاتصال غير المتزامن.

ما هو الاتصال غير المتزامن؟

في حين أن الاتصال المتزامن هو الاتصال الذي يحدث في الوقت الفعلي ، مع مشاركة جميع الأطراف في وقت واحد (على سبيل المثال ، مكالمة Zoom) ، غير المتزامن هو أسلوب اتصال يتيح للموظفين تنظيم وأداء العمل وفقًا لجدولهم الزمني الخاص ، مما يوفر مساحة لوضع الإستراتيجيات وصقلها -لحن النواتج.

لماذا غير متزامن أولا؟

ببساطة ، يتيح العمل غير المتزامن قوة عاملة أكثر سعادة وصحة وإنتاجية. يمكن أن يقلل العمل المتزامن الثقيل من إنتاجية أي فريق ويخلق قلقًا غير ضروري. على الرغم من القضاء على أوقات التنقل أثناء الوباء ، فإن العمل من المنزل زاد من عدد ساعات العمل ، مما أدى إلى اختلال التوازن بين العمل والحياة. في الوقت نفسه ، ذكر 94٪ من العمال الأمريكيين أنهم يعانون من ضغوط في أماكن عملهم.

لا يساعد تحديد أنواع العمل المتزامن - مثل الاجتماعات - باستمرار على تقاويم الموظفين. يتوقع قانون بارتلبي أن الاجتماعات تضيع 80٪ من الوقت بالنسبة لـ 80٪ من الحضور. يقضي الشخص العادي ما بين 35٪ و 50٪ من وقته في الاجتماعات ، ويعتبر المدراء التنفيذيون 67٪ من الاجتماعات غير منتجة. بالنظر إلى هذه الإحصاءات ، أعتقد اعتقادًا راسخًا أن القادة يجب أن يدافعوا عن التواصل غير المتزامن لإتاحة الوقت للناس لزيادة فعاليتهم وإعطاء الأولوية للصحة العقلية للموظفين.

إن تقليل أوقات الاجتماعات وزيادة التركيز على التواصل غير المتزامن سيسمح للقادة بكسر دائرة فرط الاستجابة ، مما يخلق مساحة لوقت العمل المركز والمشاركة المدروسة ، وبالتالي زيادة الفعالية والتعاون مع تقليل التوتر والقلق بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك ، سيؤدي ذلك إلى تعميق الشمولية ، حيث لا يمكن للجميع إحضار أفضل ما لديهم إلى طاولة المفاوضات في الوقت الحالي في بيئة متزامنة.

كيفية القيادة مع العمل الأول غير المتزامن

تقود الفرق عالية الأداء نهجًا غير متزامن أولاً. يستخدمون الإبداع والتكنولوجيا لخلق بيئة من التعاون والشمول من خلال الاتصال غير المتزامن. تقوم المنظمات الرائدة بمراجعة معاييرها الثقافية للتكيف مع احتياجات القوى العاملة لديها.

فيما يلي الأشياء الخمسة التي أوصيك أن تبدأ بها.

حدد يوم "عدم الاجتماعات"

لقد عملت في شركتين أقامتا "أيام الجمعة ممنوع الاجتماعات". واحد فقط كان ناجحًا في تنفيذه ثقافيًا بالكامل لأنه جاء من القمة ، وكان التنفيذيون قدوة يحتذى به. كان اليوم الأكثر إنتاجية في الأسبوع لزملائي وأنا. بالإضافة إلى ذلك ، أعطت نفس الشركة موظفيها كل يوم جمعة عطلة خلال أشهر الصيف. كلاهما ساهم في زيادة مستويات الإنتاجية والصداقة الحميمة بين الزملاء. دفعنا هذا أيضًا إلى إعطاء الأولوية للتعاون غير المتزامن.

النظر في المناطق الزمنية والشخصيات واحترامها

لقد أمضيت ما يقرب من ثلاثة عقود في العمل مع أشخاص من جميع أنحاء العالم. هل تعرف ما وجدته أكثر فعالية؟ نهج العمل الأول غير المتزامن!

مع الفرق العالمية ، يعمل التعاون بشكل أفضل عندما لا يكون في الوقت الفعلي. بدلاً من الدعوة إلى اجتماع مع بعض الأشخاص الذين يقفزون في الساعة 6 صباحًا والآخرين في الساعة 10 مساءً ، قم بتهيئة بيئة يمكن للجميع فيها المساهمة مع كونهم أكثر ذواتهم إنتاجية.

لا يتعلق الأمر فقط بالاختلافات الزمنية. يجب أن تفكر في تفضيلات عمل الأشخاص. على سبيل المثال ، كان لدي فرد عالي الأداء في فريقي كان بومة ليلية ؛ على الرغم من إقامته في الولايات المتحدة ، فقد بذل قصارى جهده بين الساعة 5 مساءً و 11 مساءً. بالإضافة إلى ذلك ، لم يكن من النوع الذي يشعر بالراحة في تقديم الأفكار في الوقت الفعلي (في مكالمة) ؛ لقد احتاج إلى وقت للمعالجة والبحث ثم تكوين رأيه. مع العلم بكل ذلك ، استخدمت منهج العمل غير المتزامن معه بنسبة 90٪ من الوقت. النتائج؟ عمل استثنائي.

بعض البائعين والوكالات المفضلة لدي في آسيا وأفريقيا. مع هذه الاختلافات الزمنية الهائلة ، نستخدم أدوات اتصال متنوعة (بما في ذلك WhatsApp) للتعاون. حوالي 98٪ من هذا الاتصال يتم بشكل غير متزامن ويعمل بسلاسة.

استبدل الاجتماعات بتحديثات الفيديو

يمكن استبدال العديد من الاجتماعات ببساطة عن طريق إنشاء مقطع فيديو وإرساله إلى الزملاء أو أصحاب المصلحة أو الشركاء. فهو لا يقلل من الوقت الضائع فحسب ، بل يزيد أيضًا من المشاركة. تظهر الأبحاث التي أجرتها TechSmith أن 48٪ من الموظفين يعتبرون الفيديو أكثر أشكال الاتصال جاذبية.

أنواع الاجتماعات المثالية لهذا النهج هي:

1. اجتماعات "الإعلام": تحديثات الحالة ، وتقرير المقاييس ، والعروض التوضيحية للمشروع ، ومقدمات الموظف الجديد ، ومعلومات المشروع "وراء الكواليس" ، وتحديثات القيادة الشهرية ، وما إلى ذلك.
2. تدريب "نقر الكتف": إجابات لأسئلة "الكيفية" ، وعرض أداة جديدة ، وتحديد عملية جديدة ، وما إلى ذلك.
3. اجتماعات التعليقات: مراجعات أصحاب المصلحة ، والإبلاغ عن عيب ، وتهنئة أحد أعضاء الفريق على عمل جيد ، وما إلى ذلك.

بصفتي معجبًا بمنتجات TechSmith لأكثر من عقد من الزمان ، أستخدم أداة الالتقاط الكل في واحد من Snagit لتسجيل شاشتي بسهولة وإجراء تعديلات بسيطة في الوقت الفعلي إذا لزم الأمر. يمنحني Snagit طريقة بسيطة لتسجيل صوتي وشاشتي (أو كاميرا الويب) في وقت واحد ، مما ينتج عنه مقاطع فيديو إعلامية رائعة المظهر تُعد في غاية السهولة. في كثير من الأحيان ، يمكن أن يكون الأمر سهلاً مثل فتح مجموعة شرائح أو جدول بيانات والتحدث عنها أثناء التسجيل. بعد ذلك ، يمكنني بسهولة قطع أي أجزاء لا أرغب في إنشاء منتج نهائي مصقول لمشاركته مع الفريق.

تبادل الأفكار والتعاون عبر المستندات المشتركة ومنصات التعاون المرئية

تتيح لك أدوات مثل SnagIt أو InVision للتعاون في التصميم ، و Pastel للتعاون في تطوير مواقع الويب ، و Miro و Mural للعصف الذهني المرئي إمكانية التعاون بفعالية. إلى جانب محرّر مستندات Google و OneDrive و DropBox ، هذه فقط بعض الأدوات التي لا تقدر بثمن في صندوق الأدوات والتي تتيح في الوقت نفسه إنتاجية عالية ومرونة كبيرة.

ضع حدودًا واستخدم الأدوات لتقليل المشتتات

وجدت دراسة استقصائية أجرتها The Economist أن 34 ٪ من العمال يفقدون التركيز في العمل بسبب الانقطاعات وجهاً لوجه من الزملاء. أظن أن فقدان التركيز هذا يكون أكثر أهمية في بيئة افتراضية مع تشتيت الانتباه عن أدوات مثل Slack و Microsoft Teams ومنصات الرسائل النصية. تتماشى الفرق عالية الأداء مع أنماط العمل المفضلة لدى بعضها البعض وتحترمها. إنهم ينشئون "ساعات عمل" ويستخدمون المكونات الإضافية لتقليل الانقطاعات وزيادة فترات التركيز. إنهم يعتمدون على التخطيط الدقيق والتواصل غير المتزامن لتقديم أفضل ما لديهم للعمل مع إعطاء زملائهم مساحة للعمل بطريقة تسمح لأعضاء الفريق الفرديين بأن يكونوا أكثر إنتاجية وانخراطًا.

في الختام ، في خضم "حرب المواهب" وحركة "الاستقالة الكبرى" ، ستشكل طريقة عمل الأشخاص مستقبل مؤسستك. إن تعظيم الإنتاجية دون التضحية بالصحة العقلية للموظفين أصبح الآن ضرورة عمل. يجب أن يصبح نهج العمل غير المتزامن أولاً قاعدة وليس استثناءً.