الاتصال المتزامن مقابل الاتصال غير المتزامن: كيفية استخدام كلاهما للسيطرة على العمل عن بعد

عندما ضرب جائحة COVID-19 ، واجه الكثير منا فجأة العمل والتعلم من المنزل. في حين أن العمل عن بُعد والتعليم ليسا مفاهيم جديدة ، لم يواجه معظمنا التحديات (و "نعم - المكافآت) في مكان العمل الرقمي بالكامل أو الفصل الدراسي.

بالنسبة للعمال الجدد عن بعد ، فقد أثار الكثير من الأسئلة. ما هي أفضل طريقة للتواصل مع زملائك؟ كمدرس ، كيف يمكنك التأكد من أن طلابك لا يحصلون فقط على المعلومات التي يحتاجون إليها ، ولكنهم يتعلمون أيضًا؟ كيف أعرف متى يجب علي إجراء مكالمة هاتفية أو عقد اجتماع عبر الإنترنت ، مقابل إرسال بريد إلكتروني أو إنشاء مقطع فيديو؟

غالبًا ما تأتي الإجابات للاختيار بين الاتصال المتزامن مقابل الاتصال غير المتزامن. كلاهما طريقتان مفيدتان وصالحتان للتواصل وتبادل المعرفة ، لكن لكل منهما نقاط قوته وضعفه أيضًا.

قد يكون من الصعب معرفة أيهما تستخدم ومتى ، ولكنك مسلح بالمعرفة والأدوات الصحيحة ، يمكنك تمامًا امتلاك العمل والتعلم عن بُعد.

ما هو الاتصال المتزامن؟

يعني التزامن ببساطة أن الاتصالات تحدث في الوقت الفعلي ، مع مشاركة جميع الأطراف في وقت واحد . هل سبق لك أن تحدثت إلى شخص ما عبر الهاتف أو أجريت لقاء شخصيًا أو محادثة؟ تهانينا! لقد انخرطت في اتصال متزامن.

بالنسبة لمعظمنا ، يعني الانتقال عن بُعد فقدان الاتصال وجهًا لوجه الذي اعتدنا عليه جميعًا. فجأة ، عندما تريد التحدث إلى زميل ، فإن الأمر ليس بهذه البساطة مثل الظهور للدردشة.

أنت الآن جالس على مكتبك ومعك كاميرا ويب وميكروفون يتحدثان إلى الصور على الشاشة. إذا لم تسمع أو تستخدم خدمة Zoom أو خدمة مؤتمرات الفيديو المماثلة من قبل ، فمن المؤكد أنك قد فعلت ذلك الآن.

لكن الاجتماعات الافتراضية ليست الأنواع الوحيدة من الاتصالات المتزامنة عن بُعد. غالبًا ما تكون الدردشة عن طريق الرسائل النصية القصيرة أو الدردشة عبر الإنترنت مثل Microsoft Teams أو Slack متزامنة أيضًا.

ما الذي يجعل الاتصال المتزامن مفيد؟

يعد الاتصال المتزامن مثاليًا عندما تحتاج إلى إجابات لسؤال على الفور. أعظم قوتها هي إلحاحيتها. إنه رائع أيضًا للأوقات التي تحتاج فيها إلى تبادل الأفكار أو عندما تريد أن تكون قادرًا على الحصول على آراء أو أفكار في الوقت الفعلي. إنها تشبه إلى حد كبير الاجتماعات والمحادثات التي اعتدت عليها من الحياة المكتبية اليومية.

يعتقد الكثير من الناس أن الاتصال المتزامن أفضل في بناء علاقة أو إشراك من تتواصل معهم أو تدرسهم. في حين أن هذا قد يكون صحيحًا في بعض الحالات ، إلا أنه لا يجب أن يكون حقيقة عالمية.

ولكن أكثر عن ذلك لاحقا!

كيف تقصر الاتصالات المتزامنة؟

بسبب الفورية ، يتطلب الأمر أن يكون الجميع في نفس المكان (الافتراضي) في نفس الوقت. يعد هذا عيبًا كبيرًا للأشخاص الذين قد يكونون في مناطق زمنية متعددة أو الذين قد يواجهون صعوبات في اتصالات الإنترنت أو توافر التكنولوجيا أو تحديات أخرى. أعظم قوة في الاتصال المتزامن هي أيضًا أكبر نقاط ضعفها.

هنا في TechSmith ، اعتدت تنسيق عمل العديد من الوكالات الاستشارية الخارجية. كان بعض هؤلاء المستشارين في الولايات المتحدة ، بينما كان البعض الآخر في فرنسا وألمانيا والمملكة المتحدة وأستراليا. أثبتت محاولة تنسيق وقت عندما نكون جميعًا متاحين لعقد اجتماع متزامن أنه أمر مستحيل.

لكي يعمل الاجتماع مع مستشاري الأوروبيين ، على سبيل المثال ، كان علي عادةً عقد الاجتماع قبل الساعة 10 صباحًا بالتوقيت الشرقي حتى لا يجبرهم على البقاء في المكتب لوقت متأخر. ولكن ، هذا يعني أن الأستراليين يجب أن يكونوا على أهبة الاستعداد في منتصف الليل تقريبًا.

هذا مجرد سؤال غير معقول. بدلاً من ذلك ، كنا نعقد الاجتماعات مع أكبر عدد ممكن من الأشخاص الذين يمكنهم الحضور بشكل معقول ، وأود تسجيل الاجتماع لمشاركته مع أولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور.

لقد نجح الأمر ، لكنه كان يعني أيضًا أن الأستراليين لم يحظوا بفرصة الانخراط بالطريقة التي فعلها المستشارون الآخرون.

لكن هذا أيضًا مثال متطرف جدًا. يمكن أن يكون الاتصال المتزامن مشكلة بنفس القدر للأشخاص الذين لا يبعدون بآلاف الأميال.

لقد كنا جميعًا في اجتماعات نتساءل فيها عن سبب وجودنا ونلعن بصمت انقطاع إنتاجيتنا. الشيء نفسه ينطبق على الدردشات السريعة على مكتب شخص ما. قد لا يشاركك دائمًا إحساسك بالإلحاح حول موضوع معين من قبل الشخص الذي تقاطعك.

يتطلب الاتصال المتزامن حضور الجميع ، سواء كان ذلك أفضل وقت لهم أم لا.

أخيرًا ، مع الاتصال المتزامن ، هناك مجال ضئيل للخطأ. في اجتماع متدفق ، إذا فشلت التكنولوجيا ، يتعين على الجميع الانتظار حتى يتم حل المشكلة أو قد يتعين إعادة جدولة الاجتماع.

هذه التغريدة الأخيرة من صديقنا برايان فانزو تلخص بشكل جيد:

علاوة على ذلك ، في محادثة في الوقت الفعلي ، يكون هناك أحيانًا القليل من الوقت للتفكير في إجابة للأسئلة أو حلول بديلة للمشكلات. قد لا يكون لديك الوقت لجمع المعلومات أو الموارد المطلوبة لمعالجة مشكلة بشكل مناسب.

ما هو الاتصال غير المتزامن؟

إذا كنت قد قرأت هذا حتى الآن ، فمن المحتمل أنك خمنت بالفعل - إذا حدث اتصال متزامن في الوقت الفعلي - يجب أن يكون الاتصال غير المتزامن أي اتصال غير متزامن. لا يتطلب الأمر من جميع الأطراف المشاركة في نفس الوقت حتى تكون فعالة.

انها حقا بهذه البساطة. ولكن ، هناك مجموعة متنوعة من الطرق للقيام بذلك!

من المحتمل أن يكون البريد الإلكتروني هو الطريقة الأكثر شيوعًا للتواصل غير المتزامن في بيئة العمل. ولكن هناك. أشكال متعددة من الاتصال.

تشمل الأمثلة الأخرى:

• أدوات إدارة المشاريع مثل Asana أو Trello.
• موقع wiki أو موقع Sharepoint الخاص بمؤسستك.
• مقاطع فيديو إعلامية أو تعليمية.
• أدلة مرجعية سريعة.
• لقطات مع الترميز.
• تقديم التغذية الراجعة.

ولكن يمكن أيضًا أن تكون بعض الطرق المتزامنة غير متزامنة أو هجينة. بينما يمكن إجراء الرسائل المباشرة والرسائل النصية في الوقت الفعلي ، فقد لا تكون متاحًا للإجابة على سؤال أحد الزملاء على الفور.

وينطبق الشيء نفسه على الرسائل المتبقية في أدوات مثل Slack أو Teams. يمكن للأشخاص اختيار الإجابة عليها على الفور أو عندما يكونون متاحين.

يعد المثال السابق الذي قدمته لتسجيل اجتماع متدفق ومشاركته مع أي مشارك غائب مثالاً على نوع من الهجين المتزامن وغير المتزامن.

ما الذي يجعل الاتصال غير المتزامن مفيدًا؟

يعمل الاتصال غير المتزامن بشكل أفضل عندما لا تكون السرعة مطلوبة. يسمح لجميع الأطراف باستهلاك المحتوى والاستجابة له عندما يكون ذلك مناسبًا أو مناسبًا أو ممكنًا بالنسبة لهم. لا يتعين عليهم إيقاف عملهم للانخراط في جدول شخص آخر.

بالإضافة إلى ذلك ، يتيح الاتصال غير المتزامن مزيدًا من الوقت لجمع المعلومات والموارد والأفكار والآراء قبل الإجابة على الأسئلة أو معالجة المخاوف أو تقديم الأفكار.

التواصل غير المتزامن هو أيضًا أكثر تسامحًا مع الأخطاء وقضايا التكنولوجيا. إذا تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك في منتصف كتابة رسالة بريد إلكتروني ، فيمكنك العودة إليه عند إعادة تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك. إذا أنشأت مقطع فيديو لمشاركته ، فيمكنك متابعة أخطائك وتردداتك اللفظية وتعديلها.

الاتصال غير المتزامن قابل للتطوير بطريقة لا يكون فيها الاتصال المتزامن في كثير من الأحيان.

على سبيل المثال ، تحتوي معظم مساحات الاجتماعات الافتراضية على نوع من الحد على الأقل لعدد الحاضرين. بالنسبة للعديد من المؤسسات ، لن تكون هذه الحدود مشكلة في كثير من الأحيان. ولكن بالنسبة للشركات الكبيرة أو في الحالات التي قد يكون من الضروري فيها مشاركة المعلومات مع مجموعة أكبر من الأشخاص ، فقد تؤثر هذه القيود بشدة على اتصالاتك.

ومع ذلك ، إذا قمت بتحويل هذا الاجتماع الإعلامي أو التعليمي إلى مقطع فيديو مسجل مسبقًا ، فلا يوجد حد فعليًا لعدد الأشخاص الذين يمكنهم مشاهدته.

أخيرًا ، يترك الاتصال غير المتزامن مساحة أكبر للخطأ وتصحيح الأخطاء أو سوء الاتصال المحتمل. لديك المزيد من الوقت لصياغة رسالة والتأكد من دقتها ومراجعة الأخطاء قبل مشاركتها.

لا يحاول الاتصال غير المتزامن تكرار تجربة الاتصال وجهاً لوجه ، ولكنه يستفيد بدلاً من ذلك من المزايا الفريدة لبيئة الإنترنت.

أين تقصر الاتصالات غير المتزامنة؟

تخيل هذا: أنت على موعد نهائي ضيق وتحتاج إلى إجابة سؤالين أخيرين قبل أن تنتهي. تقوم بإرسال بريد إلكتروني إلى زميلك في العمل ثم تنتظر.

و انتظر.

و انتظر.

في معظم الحالات ، لا يكون الاتصال غير المتزامن فعالاً في أوقات الأزمات أو عندما تحتاج إلى إجابة في الوقت الحالي.

هناك بعض القلق ، أيضًا ، أنه في كثير من الحالات ، يمكن أن يكون الاتصال غير المتزامن أقل تفاعلًا أو شخصيًا من الاتصال المتزامن.

هذا بالتأكيد يمكن أن يكون صحيحا. لن يكون البريد الإلكتروني تقريبًا شخصيًا مثل مكالمة هاتفية أو محادثة وجهًا لوجه.

ولكن ، إذا تم إجراؤها بشكل صحيح ، يمكن أن تكون العديد من أشكال الاتصال غير المتزامن جذابة وشخصية بشكل لا يصدق. في مقالنا الأخير بعنوان "كيف تتحول بفعالية إلى التدريس عبر الإنترنت: الدليل النهائي" ، وضعنا عددًا من الطرق للتأكد من أن التعلم غير المتزامن الخاص بك يُشرك جمهورك - خاصةً عندما يتعلق الأمر بإنشاء مقاطع فيديو.

تتضمن بعض الأمثلة ما يلي:

• بما في ذلك فيديو كاميرا الويب لوجهك عند تسجيل مجموعة شرائح لعرض تقديمي.
• اجعل مقاطع الفيديو الخاصة بك قصيرة قدر الإمكان.
• لا تطرف مع قيمة الإنتاج العالية.
• تحدث بحماس.

تحقق من هذا المنشور لمزيد من المعلومات الرائعة.

هل متزامن أم غير متزامن أفضل للاتصال عن بعد؟

لا أحد أفضل من الآخر بطبيعته. كل هذا يتوقف على احتياجاتك (واحتياجات جمهورك).

كما هو مذكور أعلاه ، عندما ذهب معظمنا عن بُعد قبل بضعة أشهر ، من المحتمل أننا حاولنا معرفة كيف يمكننا تكرار بيئة المكتب (أو الفصل الدراسي) من خلال مكالمات الفيديو ، والاجتماعات المتدفقة ، والرسائل المباشرة ، وغيرها من الأساليب. وبينما نجح ذلك على المدى القصير ، فمن المحتمل ألا يستمر إلى أجل غير مسمى.

بالنسبة لمعظم المؤسسات ، سيكون مزيج طرق الاتصال المتزامن وغير المتزامن هو الأكثر كفاءة وفعالية.

هل يجب أن أختار الاتصال المتزامن أو غير المتزامن؟

إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان الاتصال المتزامن أو غير المتزامن مناسبًا لاحتياجاتك الخاصة ، فاسأل نفسك هذه الأسئلة:

• هل هذا مُلح بما يكفي لتعطيل عمل الآخرين؟
• هل أحتاج إلى إجابة على الفور؟
• هل يحتاج زملائي في العمل إلى هذه المعلومات في هذه اللحظة؟

تذكر أن حالة الطوارئ من جانبك لا تُترجم بالضرورة إلى حالة طوارئ لشخص آخر.

ضع في اعتبارك هذا: توفر لنا البيئة عبر الإنترنت عددًا من الفرص للتواصل بشكل فعال دون الحاجة بالضرورة إلى القيام بذلك بشكل متزامن. وفي كثير من الحالات ، سيعمل الاتصال غير المتزامن بشكل أفضل.

هل تتذكر مثالنا السابق للاجتماع الذي قد يكون بريدًا إلكترونيًا؟ إذا كنت تعقد اجتماعات إعلامية بحتة ، ففكر في تحويل هذا الاجتماع إلى فيديو بدلاً من ذلك. يمكن لجمهورك استهلاك المحتوى دون الحاجة إلى مقاطعة عملهم. وباستخدام أداة مثل TechSmith Video Review ، يمكنهم طرح الأسئلة ومشاهدة الردود أثناء مشاهدتهم.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام الاتصال غير المتزامن بشكل أكثر فاعلية ، حتى إذا كنت لا تعمل عن بُعد.

• أرسل بريدا إلكترونيا.
• تحويل اجتماع إعلامي إلى فيديو.
• قم بإنشاء لقطة شاشة سريعة لاستعراض تغييرات المستند المقترحة بدلاً من الاجتماع شخصيًا.
• التقط لقطات شاشة واطلع جمهورك على الخطوات لإكمال المهمة.
• قم بعمل فيديو تدريبي بدلاً من القيام بالتدريب الشخصي.

لمزيد من المعلومات والنصائح ، تحقق من هذا المنشور الرائع حول كيفية تحويل اتصالاتك عن بعد بالمرئيات.

ما هي الأدوات المتاحة للاتصال المتزامن؟

هناك عدد من الأدوات المتاحة لمساعدتك في الاتصال المتزامن عن بُعد ، بما في ذلك برنامج مؤتمرات الفيديو وأدوات الاتصال في الوقت الفعلي مثل الدردشة.

فيما يلي بعض من أشهرها:

• تكبير
• جوجل ميت
• فرق مايكروسوفت
• الهاتف (بما في ذلك ميزات مثل Facetime)
• تثاقل
• نص SMS

ما هي الأدوات المتاحة للاتصال غير المتزامن؟

في حين أن بعض الأدوات التالية مفيدة للغاية للاتصال غير المتزامن ، ستلاحظ وجود بعض التقاطع. على سبيل المثال ، إذا أرسلت إلى شخص ما رسالة نصية ، فيمكنه بالتأكيد الرد على الفور ، لكن يمكنه أيضًا الرد عندما يكون ذلك مناسبًا أو مناسبًا.

فيما يلي بعض الأدوات الأكثر شيوعًا للاتصال غير المتزامن

• البريد الإلكتروني
• مسجلات الشاشة / محررات الفيديو مثل TechSmith Camtasia.
• برنامج التقاط الشاشة مثل TechSmith Snagit.
• منصات الفيديو مثل TechSmith Knowmia Pro.
• فرق مايكروسوفت
• تثاقل
• نص SMS

متزامن مقابل غير متزامن؟ أشبه بالتزامن وغير المتزامن!

لا توجد طريقة واحدة مثالية للتواصل عند العمل أو التعلم عن بُعد. هناك فوائد للاتصال غير المتزامن والتواصل المتزامن بالإضافة إلى السلبيات.

بعض الاتصالات عاجلة وتحتاج إلى اهتمام فوري. ومع ذلك ، فإن البعض الآخر أقل إلحاحًا ويمكن التعامل معه بطريقة أقل اضطرابًا وربما أكثر فائدة.

باستخدام الأدوات المناسبة وفهم أفضل لمكان تألق كل طريقة حقًا ، يمكنك استخدام كليهما لمساعدتك على التواصل بشكل أفضل مع زملائك وطلابك والجماهير الأخرى ، سواء كانوا على بعد 5000 ميل أو أسفل القاعة مباشرة.