ما هو الإجراء التشغيلي الموحد (SOP)؟ كتابة إجراءات التشغيل القياسية

ما الذي يبدو جافًا ومملًا أكثر من إجراءات التشغيل القياسية ؟ حتى الاختصار SOP لا يساعد في الاستئناف.

ولكن الحقيقة هي أن إجراءات التشغيل القياسية ذات الصلة والمكتوبة بشكل جيد تعتبر أساسية لنمو الأعمال.

والمنظمات الذكية الموجهة نحو النمو تكتشف ذلك. لقد قفزت عمليات البحث عن إجراءات التشغيل القياسية بنسبة 40% تقريبًا خلال السنوات الخمس الماضية وحدها. مع تركيز الشركات بشكل جديد على تعزيز الكفاءة التشغيلية، أثبتت إجراءات التشغيل الموحدة أنها جزء مهم من اللغز.

لذا، انسَ أمر ذلك الملف المغبر الموجود على رف مغطى بأنسجة العنكبوت.

سنوضح لك في هذا الدليل كيفية إنشاء إجراءات تشغيل قياسية تُحدث فرقًا حقيقيًا في عملك. وأن شعبك سيقدره ويستخدمه بالفعل.

سوف نتعمق في ماذا ولماذا وكيف، وحتى نشارك النصائح على طول الطريق حول كيفية رفع مستوى إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاصة بك باستخدام العناصر المرئية ومقاطع الفيديو (وهو أمر أسهل مما قد تعتقد مع Camtasia وSnagit).

ما هو SOP (إجراء التشغيل القياسي)، مع أمثلة؟

إجراءات التشغيل القياسية لها أسماء عديدة ويمكن أن تتخذ أشكالًا مختلفة. يعرفها البعض على أنها مستندات عملية، أو أدلة عمل، أو حتى كتيبات تدريب قديمة. ومع ذلك، فإن الأشخاص الذين يستخدمون إجراء التشغيل المعياري (SOP) قد يطلقون عليه ورقة الغش، أو المساعدة الوظيفية، أو البطاقة المرجعية السريعة.

في الصناعات التي تتطلب العديد من المتطلبات التنظيمية أو البيئات عالية المخاطر، قد يتضمن إجراء التشغيل المعياري (SOP) خطوات تفصيلية. ومع ذلك، في العديد من إعدادات الأعمال، يعد إجراء التشغيل المعياري (SOP) بمثابة دليل خطوة بخطوة أكثر من كونه نصًا، مما يترك مجالًا للتفسير - وحتى الابتكار - لتحسين العملية.

أمثلة على إجراءات التشغيل القياسية التي قد تجدها في الأقسام المختلفة:

• الموارد البشرية: قم بتعيين عضو جديد في الفريق وضمه
• المحاسبة: قم بإعداد بائع جديد في منصة الفوترة
• تكنولوجيا المعلومات: الاستجابة لانقطاع النظام
• التسويق: نشر منشور بالمدونة
• خدمة العملاء: معالجة استرداد الأموال
• المبيعات: رعاية العميل المتوقع من الإنشاء إلى الإغلاق
• بحث العملاء: إجراء وتلخيص مجموعة من المقابلات مع العملاء
• الهندسة: أكمل التدقيق الأمني

لماذا تعتبر إجراءات التشغيل القياسية مهمة للعمليات التجارية؟

تكتشف العديد من الفرق والمنظمات حاجتها إلى إجراءات تشغيل موحدة في لحظة الأزمات. يقدم أحد أعضاء الفريق منذ فترة طويلة إشعارًا وتكون سنوات من المعرفة العملية على وشك الخروج من الباب. تحقق المؤسسة نموًا مفرطًا، مما يخلق اختناقات حول الفريق الأصلي. ويطالب المستثمرون بنمو الأرباح على المدى القصير، مما يجعل من الضروري القضاء على الهدر والتكرار.

يمكن أن تكون إجراءات التشغيل القياسية بمثابة مسكن للألم لمساعدة المؤسسة على توسيع نطاق العمليات لأعلى أو لأسفل. لكنها أفضل كفيتامين، حيث يتم تنفيذها قبل حدوث أزمة، مما يؤدي إلى تحسين العمليات التجارية بمرور الوقت والاستخدام المتكرر.

عندما يتم استخدام إجراءات التشغيل الموحدة كفيتامين، تستفيد المنظمات كل يوم من زيادة:

• الاتساق : مما يحسن الجودة وتجربة العملاء
• الكفاءة : مما يقلل من النفايات وإعادة العمل
• الامتثال : مما يقلل من مخاطر الانتهاكات التنظيمية
• مرونة التوظيف : مما يقلل من تكلفة الدوران أو الاستعانة بمصادر خارجية

باختصار، تصبح المنظمة أقوى وأكثر مرونة عندما تأتي الأزمة التالية.

العناصر الأساسية لإجراءات التشغيل القياسية (SOP)

تختلف المكونات، ولكن بعض العناصر الأكثر شيوعًا لإجراءات التشغيل المعيارية (SOP) هي:

• السياق والمعلومات التعريفية حول SOP :
  • ما هو المقصود من هذه الوثيقة أن تفعل؟
  • ما هو ليس المقصود أن تفعل؟
  • ما هي الأقسام المضمنة في الوثيقة (جدول المحتويات)؟
• الأدوار والمسؤوليات :
  • من يفعل ماذا؟
  • كم مرة سيقومون بتنفيذ الخطوات؟
  • ما هي النتيجة المقصودة؟
• تعليمات خطوة بخطوة:
  • كيف يفعلون ذلك؟
  • ما هي الخطوات التي ينبغي عليهم اتباعها؟
• الأدوات والموارد:
  • ما الأدوات والمواد الأخرى التي سيستخدمونها؟

كيفية كتابة SOP فعال

الخطوة 1: تعرف على جمهورك

من المستحيل الوصول إلى المستوى الصحيح من التفاصيل في إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاصة بك إلا إذا كنت تعرف ما يعرفه جمهورك بالفعل وما لا يعرفونه.

افترض أنهم يعرفون الكثير، وأنك تخاطر بتخطي الخطوات الحاسمة. افترض أنهم يعرفون القليل جدًا، وأنت تخاطر بتأليف دليل ممل مكون من 100 صفحة لا يشيرون إليه مطلقًا لأنهم "يعرفون هذه الأشياء بالفعل".

تصف لعنة المعرفة تجربة إنسانية عالمية: بمجرد أن يصبح شيء ما مألوفًا لك، فمن الصعب أن تتذكر كيف كان قبل أن تعرفه.

يمكن توضيح هذا المفهوم بشكل فكاهي من خلال تحدي التعليمات الدقيقة، والذي يطلب من شخص واحد توثيق سلسلة من الخطوات التي سيتبعها حرفيًا شخص آخر يبدو أنه لا يعرف شيئًا عن المهمة.

استخدم أساليب البحث مثل المحادثة والملاحظة والاستطلاع لتضع نفسك مكان جمهورك. تخلص من لعنة المعرفة قدر الإمكان وقدم التعليمات بالمستوى الصحيح من التفاصيل.

نصيحة احترافية: ضع في اعتبارك أيضًا المكان الذي يمكن أن يتم فيه الإجراء. في صناعات مثل التصنيع أو الرعاية الصحية، قد يكون معالجة المخاوف المحتملة المتعلقة بالصحة والسلامة في إجراءات التشغيل المعيارية الخاصة بك أمرًا بالغ الأهمية.

الخطوة الثانية: تحديد المهمة أو العملية

حدد المهمة (المهام) ذات الأولوية أو العملية (العمليات) التي ستغطيها.

طريقة بسيطة للقيام بذلك: التحدث مع مدير أو صاحب مصلحة مسؤول عن العمليات التجارية. أو تحدث مع المساهمين الأفراد المسؤولين عن القيام بالمهام. ومن الناحية المثالية، سوف ترغب في استشارة كليهما. المهام التي تحتوي على معدل خطأ/فشل مرتفع والمهام التي يتم تنفيذها بشكل غير متكرر (وبالتالي نسيانها بسهولة) غالبًا ما تكون أماكن ذات عائد استثمار مرتفع للبدء.

حتى لو تم تسليمك قائمة بالمهام لتوثيقها، فمن الحكمة أن تطرح ما يكفي من الأسئلة لبناء الثقة بأن تلك المهام قد تم التحقق من صحتها باعتبارها المهام الأكثر إلحاحًا. وفهم السياق الذي سيتم فيه استخدام الإجراء التشغيلي الموحد (SOP) بشكل كامل.

الخطوة 3: جمع المدخلات من أعضاء الفريق

إذا كنت على دراية بالإجراء الذي ستقوم بتوثيقه، فقم بإنشاء مخطط تقريبي بناءً على معرفتك والتحقق من صحته مع أعضاء الفريق الذين يقومون بهذا الإجراء بانتظام. يمكن أن تساعد الرؤى المقدمة من هؤلاء الخبراء المتخصصين (SMEs) في ضمان أن إجراءات التشغيل القياسية (SOP) الخاصة بك تغطي جميع الخطوات الضرورية، ولا تتضمن الكثير من التفاصيل غير الضرورية، وتعتمد اللغة المستخدمة فعليًا في هذا المجال الوظيفي.

إذا لم تكن على دراية بالمهمة، فلاحظ شركة صغيرة ومتوسطة تؤدي المهمة وقم بالتقاطها باستخدام كاميرا الهاتف الذكي أو مسجل الشاشة. قم ببناء المخطط التفصيلي الخاص بك من خلال مراجعة التسجيل وتلخيص الخطوات التي اتخذتها الشركات الصغيرة والمتوسطة.

تحذير: لا تخلط بين الشركات الصغيرة والمتوسطة والجمهور المستهدف - تذكر أن الشركات الصغيرة والمتوسطة تعاني من لعنة المعرفة، وقد يقولون أشياء مثل "نحن جميعًا نتجاهل التعليمات الرسمية ونقوم بالمهمة بهذه الطريقة بدلاً من ذلك".

لذا، قم بمقارنة ما تخبرك به الشركات الصغيرة والمتوسطة مع ما تعلمته عن جمهورك في الخطوة 1 وما تعلمته عن أولويات الإدارة في الخطوة 2. شارك مخططك مع أصحاب المصلحة في وقت مبكر وفي كثير من الأحيان، بينما يكون من السهل تعديله.

في بعض الأحيان، فإن مجرد توثيق إجراءات التشغيل القياسية يسلط الضوء على مدى عدم معايير عملياتك حقًا!

الخطوة 4: إنشاء تنسيق واضح وقابل للتنفيذ

إجراءات التشغيل القياسية تأتي في أشكال عديدة. لكن الأكثر شيوعًا هي:

• قائمة التحقق : الأفضل للمهام التي لا يلزم تنفيذها بترتيب معين
• الخطوات المرقمة : الأفضل عندما يكون تسلسل الخطوات مهمًا
• مخطط انسيابي : الأفضل للسيناريوهات المتفرعة (إذا/ثم).

استخدم التنسيق مثل المسافة البادئة والتعداد النقطي والخط الغامق للتأكيد على بنية المهمة وتسهيل متابعة المحتوى. يجب أن تكون المهام الفرعية متداخلة داخل المهمة الرئيسية عبر المسافة البادئة. تساعد القوائم ذات التعداد النقطي والرقمي القارئ على تتبع مكان وجوده في التسلسل. يركز Bolding على المعلومات الأساسية.

الخطوة 5: تضمين صور للوضوح

على الرغم من أن إنشاء إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) الخاصة بك كجدار من النص قد يكون أمرًا مغريًا، إلا أن الأبحاث تظهر أن العناصر المرئية تعد عنصرًا بالغ الأهمية. يقوم اثنان من كل ثلاثة موظفين بتنفيذ المهام بشكل أفضل عندما يتم التواصل معهم بشكل مرئي مقارنة بوسائل غير مرئية، كما أنهم يستوعبون المعلومات بشكل أسرع بنسبة 7% مع الصور مقارنة بغيرها.

إحدى الطرق السهلة لتضمين العناصر المرئية في إجراءات التشغيل المعيارية (SOPs) الفنية هي استخدام Snagit لالتقاط لقطات شاشة لواجهات البرامج أو خطوات العملية. يمكنك أيضًا إعادة استخدام أجزاء من التسجيلات الخاصة بالشركات الصغيرة والمتوسطة أثناء الخطوة 3.

يمكنك استخدام Snagit لاقتصاص المعلومات الحساسة وإزالتها وترميزها وتحرير لقطات الشاشة (أو الصور الملتقطة بهاتفك الذكي)، ثم إرسالها إلى منصة التأليف أو محرر المستندات الذي تختاره.

أو انتقل إلى أبعد من ذلك واستخدم أدوات وقوالب التخطيط المضمنة في Snagit لإنشاء إجراءات تشغيل موحدة (SOP) بسيطة بمجموعة متنوعة من التنسيقات دون مغادرة الأداة. يمكن مشاركة قوالب SOP هذه، التي صممها مطور معلومات محترف، رقميًا أو طباعتها ونشرها.

في بعض أماكن العمل، مثل أرضية المتجر، قد يلزم طباعة إجراءات التشغيل القياسية (SOP) والإشارة إليها ككائن مادي. ولكن في البيئات المكتبية التي يكون فيها المشغل جالسًا بالفعل أمام الكمبيوتر... تعد البرامج التعليمية بالفيديو بمثابة تنسيق عملي.

أصبحت مقاطع الفيديو وسيلة مفضلة للغاية للعاملين لاستهلاك المحتوى الإرشادي بشكل عام. وجدت الأبحاث أن 83% من الأشخاص يفضلون تعلم المحتوى التعليمي أو المعلوماتي عبر الفيديو بدلاً من النص أو الصوت فقط.

لا تحظى دروس الفيديو التعليمية بشعبية كبيرة فحسب، بل يمكنها أيضًا إظهار العملية بأكملها بشكل مرئي، مما يترك مساحة أقل للارتباك أو حواجز اللغة. نوصي باستخدام Snagit لتحويل سلسلة من لقطات الشاشة إلى فيديو إرشادي واستخدام Camtasia لإنشاء فيديو تدريبي قوي ومرن.

أفضل أداة قص لنظامي التشغيل Windows وMac

لا تدع الأدوات المدمجة الخرقاء تعيقك. التقط لقطات الشاشة وقم بتحريرها باستخدام Snagit!

احصل على سناجيت

الخطوة 6: قم بصياغة الإجراء التشغيلي الموحد للمراجعة

قم بتجسيد المخطط التفصيلي ليصبح مسودة نصية تقريبية، بالإضافة إلى العناصر المرئية لوثيقة إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك. اهدف إلى استخدام لغة واضحة وبسيطة ومباشرة وخالية من المصطلحات. استخدم الصوت النشط (على سبيل المثال، افتح النافذة ) بدلاً من الصوت السلبي (على سبيل المثال، يجب فتح النافذة ).

في حالة إنشاء مقطع فيديو، قم أولاً بتطوير لوحة عمل بسيطة تحتوي على ثلاثة أعمدة:

1. نص السرد الذي سوف يسمع المشاهد منطوقا
2. لقطات شاشة ثابتة أو صور تمثل العناصر المرئية سيرى المشاهد في كل مشهد (مرة أخرى، يعد Snagit رائعًا لجمع هذه الصور النائبة)
3. وصف موجز للعمل الذي يظهر على الشاشة سوف يرى المشاهد تتكشف في كل مشهد

احصل على مدخلات حول هذه المسودة أو القصة المصورة من أصحاب المصلحة الرئيسيين لديك، سواء الإدارة أو الشركات الصغيرة والمتوسطة. كن محددًا في طلب التعليقات الخاص بك: ما هي التعليقات التي تحتاجها/لا تحتاج إليها في هذه المرحلة، وأين تتركها، وبأي تاريخ.

من الناحية المثالية، اطلب من جميع أصحاب المصلحة مراجعة نفس المسودة في موقع مشترك حيث يمكنهم رؤية تعليقات بعضهم البعض والرد عليها ونأمل في حل التعليقات المتضاربة (حتى لا تتعثر في محاولة حلها بنفسك). بمجرد أن تشعر بالثقة من أن المسودة مصقولة بنسبة 90% على الأقل، قم بإنتاج التسليم الخاص بك.

الخطوة 7: اختبار الإجراء التشغيلي الموحد (SOP) وتكراره

هذا هو المكان الذي يكون فيه من المغري أن تتنفس الصعداء وتضع علامة على أن المشروع قد تم. ولكن، مثل أي شيء آخر، من غير المرجح أن يكون الإصدار الأول هو الأفضل. بالإضافة إلى ذلك، من المرجح أن يتغير الإجراء بمرور الوقت!

لذا، ضع بعض الآليات في المكان المناسب لتقييم فعالية إجراءات التشغيل القياسية (SOP) الخاصة بك وجمع معلومات إضافية من شأنها أن تساعدك على تحسينها وتحديثها. تساعد عمليات التدقيق المنتظمة على تحديد المجالات التي قد تكون هناك حاجة إلى إجراءات تصحيحية، مما يضمن الامتثال المستمر لإجراءات التشغيل الموحدة.

قد يعني ذلك تعيين نقطة تفتيش مستقبلية مع المدير وقادة الفريق الذين يستخدمون إجراء التشغيل المعياري (SOP)، بما في ذلك عنوان URL أو رمز الاستجابة السريعة لتوجيه التعليقات بطريقتك، أو حتى جعل إجراء التشغيل المعياري (SOP) قابلاً للتحرير بواسطة الفريق الذي يستخدمه.

أفضل ممارسات توثيق SOP

إذا كنت على دراية بالعملية التي تقوم بتوثيقها بالفعل، فقد يكون من المغري جدًا التعمق فيها والبدء في كتابة الإجراء التشغيلي الموحد (SOP). ولكن من الأفضل حقًا التوقف والتفكير في أفضل مكان للبدء وكيفية اتباع عملية فعالة وقابلة للتطوير تمنحك أكبر قدر من المال.

إذا كانت مؤسستك لديها ممارسة لتوثيق إجراءات التشغيل الموحدة، فابدأ بمراجعة ما لديك بالفعل. اطلب من أعضاء الفريق أن يشاركوا معك إجراءات التشغيل الموحدة التي يشيرون إليها حاليًا أو يرسلونها إلى موظف أو مقاول جديد. قم بمراجعة وتحديث تلك المستندات حسب الحاجة. تعامل معها كأساس للبناء عليه بحيث تكون إجراءات التشغيل القياسية الجديدة متوافقة مع المجموعة الحالية المستخدمة بالفعل.

إذا كنت تبدأ من الصفر، فهناك طريقتان رئيسيتان لتحديد من أين تبدأ: الإستراتيجية والانتهازية.

الطريقة الاستراتيجية

ضمن المجال الوظيفي، قم بفهرسة المهام حسب التكرار والصعوبة والأهمية (مستوى المخاطرة إذا لم يتم تنفيذها بشكل صحيح).

إذا كان الأشخاص المسؤولون عن هذه المهام هم في الغالب أعضاء فريق متمرسين مع معدل دوران منخفض متوقع، فلا تبدأ بالمهام السهلة والمتكررة. يجب أن يكون لدى أعضاء الفريق بالفعل التعامل مع هؤلاء! بدلاً من ذلك، ركز جهود توثيق إجراءات التشغيل القياسية (SOP) الخاصة بك على أي مهام متقطعة وصعبة نسبيًا وعالية المخاطر يقومون بها. من المرجح أن تشكل هذه المهام تحديًا في كل مرة تظهر فيها، ويمكن أن توفر إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك قيمة كبيرة في ضمان التنفيذ المتسق والدقيق.

من ناحية أخرى، إذا كان المجال الوظيفي به الكثير من معدل الدوران أو الاستعانة بمصادر خارجية، فقد يكون الأمر يستحق الكثير من وقتك وجهدك لتوثيق حتى المهام اليومية البسيطة لتسريع عملية تأهيل الموظفين الجدد بدوام كامل أو المتعاقدين الذين بحاجة للبدء مع الأساسيات.

طريقة انتهازية

في العديد من المنظمات، توثيق إجراءات التشغيل الموحدة ليس مهمة أحد. في هذه الحالة، قد يكون "تمهيد ممرات البقر" هو النهج الأكثر عملية.

أثناء طرح السؤال التالي "كيف يمكنني ذلك"، أو الانضمام إلى عضو الفريق التالي، أو إخماد الحريق التالي، أو طرح التكنولوجيا التالية، اسمح لتلك المطالب العاجلة بتحديد الأولوية لجهود توثيق إجراءات التشغيل القياسية (SOP) الخاصة بك. أعد صياغة كل "طلب" وارد، وبدلاً من اعتماد عقلية 1:1/للاستعمال مرة واحدة، اعتمد عقلية 1:كثير/دائم الخضرة. اكتب إجراءات التشغيل القياسية (SOP) ليس فقط للحالة التي أمامك ولكن أيضًا لتلك الحالة والحالة التي تليها.

اجعل هذه الطريقة قابلة للتطوير من خلال تجنيد أعضاء الفريق لاتباع نفس النهج. للقيام بذلك بشكل جيد، ستحتاج إلى أدوات إنشاء يمكن الوصول إليها بسهولة، وقوالب SOP، وطرق توزيع ثابتة، واشتراك من الإدارة. يستغرق الأمر وقتًا أطول قليلاً لكل طلب لإعادة تدوير الاستجابة لمرة واحدة إلى إجراء تشغيل قياسي مستمر، ولكن هذه الاستثمارات الصغيرة تؤتي ثمارها على المدى الطويل.

قوالب SOP: أداة لتوفير الوقت

فوائد قوالب SOP

إجراءات التشغيل القياسية تعمل القوالب على تقليل الوقت اللازم لإنشاء الوثائق. توفير تكاليف العمالة مع مرور الوقت. تضمن القوالب أيضًا الاتساق في عرض المستندات وتنسيقها وموقعها، مما يسهل العثور عليها ومتابعتها.

أين يمكن العثور على قوالب SOP

يمكنك العثور على العشرات من قوالب SOP المجانية والمتميزة على خدمة Snagit Asset. يمكن تنزيل هذه القوالب المرئية الأولى مباشرة في Snagit وتعبئتها بلقطات الشاشة والصور والعناوين النصية والتسميات التوضيحية. توفر القوالب عددًا من تخطيطات المحتوى المبنية على أفضل ممارسات تصميم المعلومات. وهي تتضمن أيضًا البيانات الوصفية الرئيسية مثل المؤلف وتاريخ آخر مراجعة.

اعتمدت بعض الصناعات قوالب قياسية لإجراءات التشغيل الموحدة (هل سيؤدي ذلك إلى جعلها إجراءات تشغيل موحدة؟) والتي يمكنك البدء بها وتخصيصها حسب الحاجة. من المفيد أيضًا إنشاء ملفات قوالب للقراءة فقط لبرنامج Microsoft Word أو Google Docs والتي يمكن لأعضاء الفريق تكرارها وتحريرها للحفاظ على اتساق التنسيق.

كيفية تخصيص القالب

قم بتخصيص القالب ليعكس العلامة التجارية لشركتك: الشعار والخط وأي عناصر تصميم. علاوة على ذلك، فكر في العناصر المحددة التي يجب تخصيصها، مثل الأقسام والأدوار والمسؤوليات واصطلاحات تسمية المستندات. وبطبيعة الحال، ستكون التعليمات خطوة بخطوة مخصصة لفريقك ومؤسستك.

تنفيذ ومراجعة إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك

هل تتذكر الصورة المرئية للموثق الذي يجمع الغبار على الرف؟ لا أحد يريد ذلك، خاصة بعد كل الوقت الذي استثمرته للوصول إلى هذا الحد. للتأكد من أن إجراءات التشغيل القياسية (SOP) الخاصة بك تولد قيمة وتظل خالية من الغبار، تأكد من مراعاة الوقت المناسب لإطلاق إجراءات التشغيل الموحدة (SOP) الجديدة بشكل متعمد وتشجيع الاعتماد الأولي قبل الانتقال إلى المشروع التالي.

الخطوة 1: شارك الإجراء التشغيلي الموحد (SOP) مع فريقك

قم بإنشاء وعي أساسي بوجود إجراء التشغيل المعياري (SOP) الجديد، ومكان العثور عليه، ومتى وكيفية استخدامه. لا تفترض أن اتصالاً واحدًا حول هذا الأمر يكفي. ستحتاج إلى تعزيز الرسالة من خلال تكرارها وتجنيد المديرين و/أو العملاء المتوقعين داخل الفريق لتوجيه الانتباه إلى المستندات الجديدة.

الخطوة الثانية: تدريب الموظفين

استخدم اجتماعات الفريق الحالية أو جلسة مخصصة لإرشاد أعضاء الفريق خلال استخدام الإجراء التشغيلي الموحد (SOP). ابدأ من المربع الأول: عند [حدث التشغيل]، اسحب الإجراء التشغيلي الموحد (SOP) من [الموقع]، واتبع [الخطوات] .

قد يكون من الأكثر فعالية إجراء هذا التدريب بشكل غير متزامن، عبر مقطع فيديو تم إنشاؤه باستخدام Camtasia والذي يغطي كل ما ستغطيه في الاجتماع ولكن يمكن مشاهدته وإعادة مشاهدته عند الطلب.

أنشئ مقاطع فيديو تدريبية رائعة

يعد Camtasia أفضل طريقة لإنشاء مقاطع فيديو تدريبية وإرشادية تحافظ على تفاعل المشاهدين.

يتعلم أكثر

الخطوة 3: قم بمراجعة وتحديث الإجراء التشغيلي الموحد (SOP) الخاص بالإيقاع

تتطور العمليات التجارية والأدوار والمنصات... وكذلك يجب أن تتطور إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك. على الأقل مرة واحدة كل ثلاثة أشهر، خصص وقتًا لمراجعة وتحديث وثائق SOP مع أي تغييرات أو تكرارات مطلوبة. اطلب من المديرين والمساهمين الأفراد الإشارة إلى إجراءات التشغيل الموحدة التي تحتاج إلى مراجعة أو إعادة كتابة.

نصيحة: يعد Snagit مفيدًا جدًا لالتقاط لقطات شاشة جديدة أو تسجيلات الشاشة عند تغيير الإجراء.

كيفية التأكد من اتباع إجراءات التشغيل القياسية (SOP) باستمرار

تعيين المساءلة

كجزء من عملية التسليم، حدد مالكًا معينًا لكل إجراء تشغيلي قياسي (SOP) يكون مسؤولاً عن ضمان متابعته وتحديثه حسب الحاجة. من الناحية المثالية، قم بإدراج اسم هذا الشخص في المستند لتجنب الارتباك لاحقًا.

المراقبة والقياس

تتبع مقاييس الأداء للتأكد من أن إجراء التشغيل المعياري (SOP) يحقق أهدافه. اعتمادًا على نهج مؤسستك في العمليات، يمكن أن يكون ذلك عبارة عن مقاييس كمية مثل تدابير ضمان الجودة أو معدلات إنجاز المهام، أو يمكن أن يكون مدخلات نوعية مثل التعليقات الواردة من المديرين وقادة الفرق والمساهمين الأفراد.

التصرف بناء على ردود الفعل

يؤدي إهمال تحديث إجراءات التشغيل المعيارية (SOP) إلى عدم أهميتها وإهمالها. عندما يشعر أعضاء الفريق أن لا أحد يهتم بما يكفي لتحديث إجراء التشغيل المعياري (SOP)، فإنهم يتوقفون عن الرجوع إليه.

عندما يقر مالك إجراء التشغيل المعياري (SOP) بالملاحظات ويستجيب لها (حتى لو لم تؤدي التعليقات إلى تغيير في إجراء التشغيل المعياري (SOP)، وهو ما يحدث في بعض الأحيان)، فإنه يرسل إشارة قوية إلى الفرق بأن إجراء التشغيل المعياري (SOP) لا يزال مهمًا.

أهمية إجراء التشغيل المعياري (SOP) المكتوب جيدًا

تضمن إجراءات التشغيل القياسية (SOP) المصممة جيدًا أن يتمكن أعضاء الفريق من إكمال المهام بكفاءة، والحفاظ على معايير الجودة، وتحقيق نتائج متسقة. من خلال توثيق العمليات بشكل واضح باستخدام العناصر المرئية، ستنشئ إجراءات تشغيل قياسية (SOP) يسهل متابعتها وصيانتها.

توقف عن تكرار الأسئلة

قم بإنشاء مقاطع فيديو وأدلة واضحة باستخدام Snagit بحيث لا يتعين عليك سوى شرح المهام مرة واحدة.

جربه مجانًا

الأسئلة الشائعة حول إجراءات التشغيل القياسية (SOPs)