كيفية سحق طرح البرنامج التالي

التغيير مخيف ، وقد تكون عمليات طرح البرامج الرئيسية من أكثر التغييرات المخيفة التي يواجهها المستخدمون في مؤسستك.

من السهل أن تنسى أنه ليس كل شخص خبير تقني.

بالنسبة لبعض زملائك ، فإن إتقان تقنية أو تطبيق برمجي جديد قد يكون أمرًا شاقًا في أحسن الأحوال - وفي أسوأ الأحوال - يكون محبطًا ومربكًا بشكل لا يصدق.

في النهاية ، يعني التنفيذ الناجح تبني البرامج بنجاح.

لذا ، كيف يمكنك إدارة توقعات المستخدم وتجاربه مع ضمان سير الجانب التقني أيضًا بسلاسة؟

سأريك.

يمكن للخطة الجيدة التي تركز على المستخدمين وتركز على الاتصال والتدريب أن تقطع شوطًا طويلاً في التأكد من أن طرح برامج مؤسستك ليس جيدًا فحسب ، بل إنه يحقق نجاحًا ساحقًا.

إليك ما ستتعلمه في دليل طرح البرامج لدينا:

• العناصر الأساسية لخطة الطرح الخاصة بك.
• كيفية الحصول على اشتراك عبر مؤسستك.
• كيف تتواصل بشكل فعال مع المستخدمين لديك.
• لماذا يعتبر التدريب على رأس أولوياتك.
• أربعة أخطاء يمكن أن تؤدي إلى إغراق عملية الطرح قبل أن تبدأ.

كيفية إنشاء خطة طرح البرنامج

قد يبدو الأمر وكأنه لا يحتاج إلى تفكير ، ولكن تمامًا مثل أي مشروع في مؤسستك ، يجب عليك إنشاء خطة حول كيفية طرح برامج جديدة. ويجب أن تتناول هذه الخطة الفترة التي تسبق الإطلاق ، والإطلاق نفسه ، وما بعد الإطلاق.

بالنسبة لهذه المقالة ، سنفترض أنك وفريقك قد بذلتم العناية الواجبة في تقييم أهداف واحتياجات أعمال مؤسستك ، بما في ذلك الميزانية ، وقدرات البرامج ، والقضايا الأمنية ، وما إلى ذلك.

سيضمن تحديد كل هذه الأمور مسبقًا أن أعضاء الفريق يقضون وقتًا وجهدًا أقل على المدى الطويل.

لقد اخترت بالفعل البرنامج أو برنامج المؤسسة الذي تحتاجه ، والآن تحتاج إلى تحديد كيفية الحصول عليه للمستخدمين.

اتبع أفضل ممارسات طرح البرامج

قبل وقت طويل من التفكير في إطلاق برنامجك الجديد ، تحتاج إلى خطة طرح جديدة للبرنامج تغطي: كيف ستطرحه ، ولمن ، وفي أي جدول زمني ، والأهم من ذلك ، كيف ستتواصل مع المستخدمين بشأن طرح البرنامج وتقديم أي مستندات تدريبية قد يحتاجون إليها.

بينما تدرك معظم فرق تقنية المعلومات أهمية التخطيط للعمل الفني لطرح البرنامج ، فمن السهل أن تنسى التأثير البشري لمشروعك.

من الواضح أنك ستعمل أنت وفريقك على طرح البرنامج الجديد ، ولكن يجب أن يركز التخطيط على احتياجات المستخدمين ومخاوفهم وتوقعاتهم ومخاوفهم بشأن الإطلاق القادم.

في التخطيط الخاص بك ، فكر جيدًا في أفضل الممارسات لطرح البرنامج الجديد من خلال طرح الأسئلة الرئيسية:

• هل سيكون هذا طرحًا شاملًا للمؤسسات أم نهجًا مرحليًا؟
• إذا تم تقسيمه إلى مراحل ، فمن يحصل عليه أولاً ولماذا؟
• كيف سيؤثر هذا على مستخدمينا؟
• كيف سيؤثر هذا على عملائنا أو أصحاب المصلحة الآخرين؟
• ما الذي يمكننا فعله لمساعدة المستخدمين على فهم ما يعنيه هذا بالنسبة لهم؟
• من سيكون الشخص المناسب للتواصل عند بدء التشغيل؟
• كيف سنتعامل مع المخاوف والمخاوف والشكاوى؟
• كيف سندعم مستخدمينا خلال عملية النقل وبعد الطرح؟
• من في منظمتنا يمكنه المساعدة في التواصل والتدريب؟

خطة للجميع

حتى لو كانت شركتك مزودًا للبرامج أو التكنولوجيا ، يمكنك المراهنة على أنه ليس كل فرد في فريقك مرتاحًا للتكنولوجيا مثلك. من الأفضل دائمًا الافتراض أنه سيكون هناك مستخدمون يعرفون فقط ما يحتاجون إليه للقيام بوظائفهم ولا شيء أكثر من ذلك.

مرة واحدة ، عند تدريب مستخدمي Microsoft Word على إمكانية الوصول ، أشرت بشكل غير رسمي إلى استخدام CTRL-C للنسخ و CTRL-V للصق. حدقوا في وجهي كما لو كنت أتحدث لغة أخرى.

هؤلاء كانوا أشخاصًا يستخدمون Word وتطبيقات MS Office الأخرى لسنوات ، إن لم يكن لعقود. على الرغم من استخدامهم للمنتج لفترة طويلة ، لم يسمع أي منهم تقريبًا بمفاتيح الاختصار أو استخدمها على الإطلاق.

كانت تلك تجربة رائعة بالنسبة لي من حيث التدريب. لا تفترض أبدًا أنه حتى المستخدمين المتمرسين يعرفون ما تعرفه.

لا تريد معاملتهم مثل المبتدئين ، لكن تذكر أنه ستكون هناك درجات متفاوتة من الخبرة والمعرفة.

احصل على اشتراك في طرح برامجك عبر مؤسستك بالكامل

لقد اخترت برنامجك الجديد. لقد عرضت قضيتك على المديرين والقيادات العليا الأخرى في مؤسستك. لقد أدرجت الإيجابيات والسلبيات وقدمت توصيات ، وقد أعطوك الضوء الأخضر.

أنت جاهز للتشغيل ، أليس كذلك؟

حسنا ذلك يعتمد. إلى من تحدثت؟

من المغري أن تفترض أنه من خلال الحصول على موافقة من رؤسائك ، ستحصل على كل الدعم الذي تحتاجه.

لكن ، هل تحدثت مع الأشخاص الأكثر تأثراً بهذا التغيير؟ هل سألت عن احتياجاتهم وآمالهم في أي برنامج جديد؟ هل ناقشت أي مآزق أو مخاوف محتملة لديهم بشأن التغيير؟

يجب أن تتضمن أي خطوة لتحديث أو تغيير حلول البرامج بشكل كبير الأشخاص الذين يعتمدون عليها للقيام بوظائفهم. يمكنك إجراء جميع الأبحاث في العالم ولن تكون على دراية بالمتطلبات اليومية مثل أولئك الذين يقومون بهذا العمل بالفعل.

قد يكون ذلك أسهل في المؤسسات الصغيرة حيث يمكنك التحدث مع الجميع على حدة. قد تحتاج الشركات الكبيرة إلى الإبداع.

فيما يلي بعض الطرق للتحدث مع المستخدمين دون الحاجة إلى التحدث إلى كل مستخدم:

• مجموعات التركيز
• الدراسات الاستقصائية
• جلسات أسئلة وأجوبة مباشرة
• ندوات عبر الإنترنت
• قنوات Slack / Teams

بغض النظر عن كيفية القيام بذلك ، فإن فهم ما يحتاجه المستخدمون سيساعد في الحصول على دعمهم عندما تخبرهم بما يتغير. على الرغم من أنك قد لا تكون قادرًا على تلبية جميع متطلباتهم أو مخاوفهم (دعنا نواجه الأمر ، لا يوجد شيء مثل البرنامج المثالي) ، سيشعرون بالاستماع إليك وستظهر أنك مهتم بعملهم.

وهناك مكافأة محتملة! من خلال العمل مع الأقسام المختلفة والزملاء الذين سيستخدمون البرنامج الجديد ، يمكنك تحديد أبطال محتملين يمكنهم المساعدة في الدفاع عن الأداة الجديدة والتبشير بها.

سواء كانوا يعملون كجهات اتصال بين فرقهم وفرقك أو أصبحوا ببساطة نوعًا من الخبراء على الأرض ، غالبًا ما يكون من المفيد جدًا أن يكون لديك شخص في ركنك على مستوى المستخدم.

التواصل بشكل فعال من أجل طرح برنامج ناجح

هل شعرت بموضوع في هذا المنشور؟ الاتصال هو أفضل أداة في صندوق الأدوات الخاص بك لضمان طرح البرنامج بنجاح.

لكن لا يمكن أن يكون التواصل عبارة عن رسائل بريد إلكتروني طويلة منك ومن فريقك حول ما سيأتي بعد ذلك.

سيكون البريد الإلكتروني بالتأكيد وسيلة مهمة للتواصل مع المستخدمين ، ولكن لا ينبغي أن يكون الطريقة الوحيدة.

خلال مراحل ما قبل الإطلاق والإطلاق وما بعد الإطلاق من طرحك ، استخدم وسائل اتصال مختلفة للتأكد من أن جميع المستخدمين لديك يمكنهم الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها.

كيف تتواصل مع مستخدميك

تمامًا مثل الأمثلة المذكورة أعلاه حول الاشتراك ، إليك بعض الطرق الجيدة لتوصيل المعلومات المهمة:

بريد الالكتروني

البريد الإلكتروني طريقة رائعة لإجراء تحديثات وإعلانات سريعة. بالنسبة لمعظمنا ، فإن تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بنا (مثل MS Outlook) هو أيضًا كيفية جدولة الاجتماعات والأحداث الأخرى. بالتأكيد استخدم ذلك لصالحك.

البريد الإلكتروني أيضًا غير شخصي بشكل لا يصدق ويمكن أن يشعر بالارتباك. استخدمه باعتدال. تجنب رسائل البريد الإلكتروني الطويلة التي تتطلب من المستخدمين استيعاب وتذكر الكثير من المعلومات.

اجتماعات وأحداث عن بُعد شخصية / مباشرة

سواء كانت جلسة أسئلة وأجوبة ، أو عرضًا تقديميًا عبر الويب حول الميزات الجديدة ، أو مناقشة مائدة مستديرة ، فإن الأحداث المباشرة توفر تجربة شخصية وجذابة للعديد من المستخدمين.

نصيحة احترافية: سجّل جلساتك المباشرة وشاركها مع أي شخص لا يمكنه الحضور حتى يتمكن المستخدمون من العودة ومشاهدتها للمراجعة إذا لزم الأمر.

فيديو

تسد مقاطع الفيديو الإعلامية السريعة الفجوة بين البريد الإلكتروني والعروض التقديمية الحية. يمكنك أن تكون أكثر تعمقًا مع ما تريد تقديمه ولديك المزيد من التحكم في السرعة والمحتوى.

الفيديو ممتع ويظهر بحثنا أن المزيد والمزيد من الناس يبحثون عن مقاطع فيديو إعلامية بأنفسهم.

كما هو الحال مع البريد الإلكتروني ، تجنب مقاطع الفيديو الطويلة والمرهقة. إذا كان لديك عدد من الموضوعات التي تريد تغطيتها ، ففكر في إنشاء سلسلة من مقاطع الفيديو تغطي موضوعات محددة. بهذه الطريقة ، يمكن للأشخاص العودة ومراجعة ما يحتاجون إليه دون الحاجة إلى تذكر المكان الذي تحدثت فيه عن ميزة معينة في مقطع الفيديو الذي تبلغ مدته 30 دقيقة.

نصائح للاتصال الفعال حول طرح البرنامج الخاص بك

يجب أن تركز جميع الاتصالات مع مؤسستك على المستخدمين. أجب عن أسئلتهم ، وزودهم بالمعلومات التي يحتاجون إليها ليكونوا ناجحين ، وقم بتهدئة مخاوفهم ومخاوفهم.

وهنا بعض الأشياء أن نأخذ في الاعتبار:

1. فكر كمستخدم وليس كمسؤول

تجنب المصطلحات التقنية أو الكلمات والمختصرات التقنية بشكل مفرط. إذا كان يجب عليك استخدام مصطلح تقني تمامًا ، فتأكد من تعريفه بطريقة يمكن لأي شخص فهمه. كما هو مذكور أعلاه ، تذكر أنه ليس كل شخص خبير في التكنولوجيا. تأكد من أن جميع الاتصالات سهلة الفهم.

2. النظر في الشراكة مع الموارد البشرية أو التسويق

إذا كنت تريد حقًا إخراج اتصالاتك من الحديقة ، ففكر في الشراكة مع خبراء الاتصالات في مؤسستك. زملاؤك في الموارد البشرية والتسويق على دراية جيدة بمساعدة الأشخاص على فهم المفاهيم المعقدة ومعالجة المخاوف والمخاوف.

3. تذكر أن الاتصال الحقيقي هو طريق ذو اتجاهين

التواصل ليس فقط ما تبثه لجمهورك. يشمل التواصل الحقيقي الاستماع إلى الملاحظات والتعامل معها. تأكد من أن المستخدمين لديهم طريقة لطرح الأسئلة وإثارة المخاوف وطلب المساعدة.

4. مواصلة التوعية بعد يوم الإطلاق

لا ينتهي طرح برنامجك بعد النشر ولا يجب أن تنتهي اتصالاتك. حافظ على خطوط الاتصال مفتوحة بعد بدء التشغيل ولا تنسَ جمع التعليقات حول كيفية سير كل شيء.

اجعل التدريب هو أولويتك الأولى

لكن انتظر ، اعتقدت أن الاتصال هو المفتاح لنجاح طرح البرنامج! ما يعطي؟

حسنًا ، ما هو التدريب ولكن نقل المفاهيم والمعرفة لمن يحتاجها؟

سبب خوف الناس من التغيير في العمل هو قلقهم من عدم قدرتهم على العمل في البيئة الجديدة. وظيفتك كمتخصص في تكنولوجيا المعلومات هي تزويدهم بالمعرفة والمهارات التي يحتاجون إليها للتغلب على مخاوفهم.

تمامًا مثل اتصالاتك خلال عملية النشر ، يجب أن يتخذ تدريبك أشكالًا مختلفة حسب الحاجة. من الجيد تقديم خيارات مرنة مثل المرئيات والفيديو لطرح الأنظمة الأساسية للبرامج على مستوى الشركة. بهذه الطريقة ، يمكن للمستخدمين دائمًا العودة وإعادة مشاهدة المعلومات أو يمكن إعادة استخدامها كجزء من إعداد الموظف الجديد.

لا يوجد شيء أكثر صعوبة بالنسبة لمعظم المستخدمين (الذين هم بالفعل قلقون بشأن البرامج الجديدة) من مواجهة مستند نصي ضخم أو رسائل بريد إلكتروني مليئة بفقرة بعد فقرة من المعلومات الفنية.

لا تخبر المستخدمين بكيفية استخدام البرنامج الجديد ، وضح لهم!

تشمل طرق التدريب الفعالة الشائعة ما يلي:

• جلسات تدريب شخصية أو مباشرة عن بعد.
• فيديوهات تدريبية طويلة.
• مكتبة من مقاطع الفيديو التدريبية القصيرة تتناول مواضيع أو ميزات محددة.
• وثائق المستخدم ووثائق المساعدة المرئية للغاية.

تذكر أنك لست بحاجة إلى أن تكون محترفًا في مجال الفيديو أو الرسومات لإنشاء مقاطع فيديو ووثائق تدريبية بجودة احترافية. يقدم كل من TechSmith Camtasia و TechSmith Snagit ميزات قوية وسهلة الاستخدام تتيح لأي شخص مشاركة المعرفة والمهارات بسرعة وسهولة.

ويعمل Camtasia و Snagit معًا بشكل رائع ، مما يجعل مقاطع الفيديو والوثائق التدريبية أكثر فعالية.

بغض النظر عن طرق التدريب التي تستخدمها ، تذكر تركيز المستخدمين واحتياجاتهم عند إنشاء المحتوى الخاص بك.

أربعة أخطاء يجب تجنبها عند طرح البرنامج

يمكن أن يفشل حتى طرح البرامج الأكثر تخطيطًا وتنفيذًا جيدًا ، ولكن تجنب هذه الأخطاء الشائعة الأربعة يمكن أن يساعدك في تجنب وقوع كارثة.

1. تجاهل المعارضة

هل سمعت من قبل بعبارة "لا يمكنك إرضاء الجميع؟" حتى مع أفضل اتصال ، لن يكون كل فرد في مؤسستك سعيدًا بالتغييرات. سيكون هناك دائما شخص لا يوافق. وفي حين أنه من السهل صرف النظر عن الرافضين باعتبارهم رافضين ، فإن تجاهلهم يمكن أن يؤدي إلى مشاكل أكبر في المستقبل.

في أحسن الأحوال ، قد يشعرون أنك لا تأخذ مخاوفهم على محمل الجد ، وفي أسوأ الأحوال ، فإنك تخاطر بفقدان معلومات مهمة يمكن أن تساعدك في اتخاذ قرارات أفضل في عملية الإطلاق.

استمع إلى الجميع واستخدم المعلومات بأفضل ما يمكنك.

2. التسرع في العملية

امنح الجميع (بما في ذلك فريق تكنولوجيا المعلومات لديك) الوقت الذي يحتاجون إليه لترتيب الأمور قبل طرح أي برنامج. امنح المستخدمين لديك الكثير من الإشعارات بشأن التغييرات القادمة حتى يتوفر لهم الوقت لمعالجة عملهم ، ولديك الوقت لمعالجة أي مخاوف قد تنشأ.

3. عدم تضمين غير العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات في عملية صنع القرار

في نهج يركز على المستخدم لطرح البرنامج ، فأنت تريد التأكد من تضمين المستخدمين الفعليين في أي قرارات تؤثر على عملهم. هذا لا يعني أنه يجب عليك التحدث إلى كل موظف ، ولكن تأكد من وجود فرصة كبيرة للمستخدمين لتقديم الاقتراحات والتعليقات والأفكار حول كيفية إنجاحها.

4. عدم الاستماع إلى المستخدمين بعد الطرح

اجمع التعليقات واستمع إلى ما نجح وما لم ينجح. استخدم هذه المعلومات للمساعدة في معالجة المشكلات المتعلقة بالطرح الحالي ولإبلاغ العمليات الأفضل للعملية التالية.

اجعل المستخدمين مركزًا لتحقيق النجاح في طرح البرامج!

يساعد تركيز المستخدمين في أي طرح للبرامج على ضمان حصول الجميع على ما يحتاجون إليه عندما يحتاجون إليه.

سواء أكنت تطرح برنامجًا جديدًا أو محدثًا لـ 3 أو 30 أو 3000 شخص ، فإن وجود خطة قوية تركز على المستخدمين لديك ، ولديها اشتراك من جميع مستويات مؤسستك ، وتستمر إلى ما بعد يوم الإطلاق ، سيساعد في ضمان النجاح.

أسئلة مكررة