دليل قصير لتقاسم المعرفة: كيف تبدأ

تتمتع الشركات التي تجعل مشاركة المعرفة جزءًا من ثقافتها التنظيمية بميزة تنافسية مميزة.

تلاحظ جالوب ، شركة التحليلات والاستشارات ، "يجب النظر إلى إدارة المعرفة على أنها استراتيجية عمل رئيسية وإعطائها نفس الوقت والاهتمام مثل أي مبادرة أخرى لتكنولوجيا المعلومات أو الموارد البشرية."

تنتشر فوائد مشاركة المعرفة على نطاق واسع ، من زيادة سرعة الحركة والابتكار إلى مشاركة أكبر للموظفين. إنها أيضًا واحدة من أفضل الطرق لضمان استمرارية العمل وسط دوران الموظفين العادي.

لكن المصطلح وحتى الممارسة نفسها يمكن أن تكون غامضة بعض الشيء ، مما يجعل من الصعب تحديد الأولويات وتنفيذها.

لذلك ، دعنا نرسم صورة أوضح لماهية مشاركة المعرفة بالضبط ، والفوائد المحددة ، وتحديد الفرص لمؤسستك لبدء القيام بذلك الآن.

ما هو تقاسم المعرفة؟

ببساطة ، تقاسم المعرفة هو تبادل المهارات والمعلومات والخبرات بين شبكة أو مجموعة من الناس.

في هذا السياق ، هناك نوعان من المعرفة: المعرفة الصريحة والمعرفة الضمنية.

المعرفة الصريحة هي النوع الذي يمكن تسجيله وتدوينه والتعبير عنه والوصول إليه بسهولة. غالبًا ما تكون الأشياء التي يمكن تضمينها في الوثائق أو الكتيبات أو البرامج التعليمية أو مقاطع الفيديو الإرشادية.

المعرفة الضمنية ، المكملة للصيغة الصريحة ، هي الحكمة والخبرة والبصيرة والحدس الذي يبني السياق حول المعرفة الصريحة. يعرف أولئك الذين لديهم معرفة ضمنية سبب أهمية ممارسة معينة للعمل أو كيفية اتخاذ مجموعة من القرارات.

أسهل طريقة لمشاركة المعرفة

بغض النظر عما إذا كنت تحاول مشاركة المعرفة الصريحة أو الضمنية ، فقد تشعر أنها مهمة صعبة.

كيف تجعل المنظمة المعلومات الهامة في متناول الجميع بسهولة دون إنفاق قدر كبير من الوقت أو المال؟

الجواب هو خلق ثقافة تقاسم المعرفة.

يجب على المنظمات تشجيع الموظفين على مشاركة معارفهم وتوفير الأدوات التي تجعل من السهل القيام بذلك.
الشيء الجميل هو أنك لست بحاجة إلى تنفيذ نظام إدارة معرفة كامل للبدء. بعض أدوات التقاط الشاشة أو تسجيل الشاشة البسيطة مثل TechSmith Snagit و Camtasia أكثر من كافية.

تساعد أدوات مثل Snagit و Camtasia الموظفين على إنشاء مساعدات وظيفية ، وتسجيلات الشاشة ، والبرامج التعليمية ، ومحتويات إعلامية أخرى. قم بتخزين هذه الموارد ومشاركتها في قاعدة معرفية أو شبكة داخلية للشركة أو حتى مساحات تعاون بسيطة مثل محرر مستندات Google للوصول السريع والسهل.

المفتاح هو توفير الأدوات وحث التشجيع.

ثلاثة أسباب لبدء تبادل المعرفة الآن

عندما تتدفق المعرفة بسهولة عبر المؤسسة ، تزدهر العديد من جوانب الأعمال.

فيما يلي ثلاث طرق أثبتت مشاركة المعرفة أنها تفيد المؤسسات.

1. زيادة العائد على الاستثمار لأدوات البرمجيات والاستثمارات التجارية الأخرى

في حالة الإنفاق التكنولوجي لعام 2020 ، وجدت شركة Flexera ، وهي موفر لإدارة تكنولوجيا المعلومات ، أن متوسط ​​الأعمال ينفق ما يقرب من عشرة بالمائة من عائداته على موارد تكنولوجيا المعلومات. تنفق الشركات المالية والخدمات السحابية والبرمجيات أعلى من المتوسط ​​مع شركات البرمجيات ، في المتوسط ​​، وتنفق ما يقرب من 25 بالمائة من إيراداتها على موارد تكنولوجيا المعلومات.

تعظيم عائد الاستثمار لهذه الاستثمارات أمر حتمي.

أفضل طريقة للقيام بذلك؟

شجع تبادل المعرفة. سيساعد ذلك في ضمان فهم أكبر عدد ممكن من الموظفين للغرض من الأدوات وكيفية استخدامها.

تفويض الأفراد ذوي الخبرة أو الاهتمام ببرامج أو تقنية جديدة لإنشاء عدد قليل من لقطات الشاشة التي توضح العناصر الأساسية. تعد مشاركة مقاطع الفيديو وإتاحة الموارد الأخرى طريقة سهلة لإنشاء قاعدة معرفية بسيطة.

النتيجة المثالية هي أن الخبرة تتدفق بحرية في جميع أنحاء مؤسستك ، مما يزيد عائد الاستثمار من إنفاقك التكنولوجي.

2. تخفيف التحديات المرتبطة بدوران الموظفين و "هجرة الأدمغة"

من أكبر التهديدات التي تواجه كفاءة الشركة هو معدل دوران المعرفة والمواهب.

هنا ، مرة أخرى ، تقدم Gallup نظرة ثاقبة ، مع ملاحظة أننا حاليًا أو سنشهد قريبًا نزوحًا جماعيًا كبيرًا للموظفين مع بلوغ جيل جيل الطفرة السكانية سن التقاعد وترك القوى العاملة.

لكن لا يجب على المؤسسات أن تتنقل بين الأجيال فحسب.

القوى العاملة اليوم هي قوة عابرة بمتوسط ​​فترة عمل للموظف حوالي 4.2 سنة والعديد من الموظفين منفتحون دائمًا على فرص جديدة.

يمكن للشركات إنشاء "سدود المعرفة" من خلال جعل الموظفين المخضرمين يسجلون معرفتهم الجماعية في لقطات الشاشة ، والكيفية ، والمساعدات الوظيفية ، وغيرها من الوثائق. اجعل هذه الموارد متاحة للموظفين الآخرين ويمكنك بسهولة ملء فجوة في المهارات في حالة ظهورها.

يمكن أن يؤدي تنفيذ حتى نظام مشاركة المعرفة الفضفاض إلى منع فقدان المعلومات الأساسية والخبرة عند خروج الموظفين ذوي الأداء العالي أو الموظفين المثبتين لفترة طويلة.

3. دعم تطوير الموظفين ورضاهم واستبقائهم

وجد تقرير التعلم في مكان العمل 2021 الخاص بـ LinkedIn Learning أن الشركات التي توفر فرصًا للنمو والتنقل من المرجح أن تحتفظ بالموظفين لفترة أطول من الوقت.

في الواقع ، "وفقًا لبيانات LinkedIn ، يظل الموظفون في الشركات ذات الحركة الداخلية العالية أطول مرتين تقريبًا من أولئك الذين لا يمتلكون ذلك."

بعبارة أخرى ، يريد الناس العمل في مكان تتوفر فيه لهم فرص للنمو ، ومواجهة تحديات جديدة ، والتقدم في حياتهم المهنية. يعد اكتساب مهارات جديدة من خلال التعلم في العمل وفي الوظيفة إحدى الطرق الأساسية التي يقوم بها الأشخاص بذلك.

تلعب برامج التدريب الرسمية دورًا مهمًا هنا ، ولكن مشاركة المعرفة اليومية غير الرسمية يمكن أن يكون لها تأثير كبير أيضًا.

إن تعزيز بيئة تعاونية تشجع وتسهل المشاركة الفعالة للمعرفة سيكون بمثابة دفعة كبيرة لتطوير الموظفين والاحتفاظ بهم.

ثلاث فرص لتبادل المعرفة في كل مؤسسة

هناك فرص لمشاركة المعرفة تكون فريدة من نوعها لبعض المنظمات والصناعات ، ولكن العديد منها متسق في كل مكان تذهب إليه. فيما يلي ثلاث فرص متاحة لجميع المنظمات.

1. محتوى الإعداد والتدريب

ابدأ مشاركة المعرفة مباشرة من البداية عن طريق ربطها بمحتوى تدريب وتدريب موظفين جدد.

قم بتشكيل مجموعة من الموظفين المخضرمين لتحديد فرص مشاركة المعرفة الأولية. بعد ذلك ، اطلب من أعضاء هذه المجموعة إنشاء موارد يمكنها تعليم الموظفين الجدد حول معايير الشركة وأنظمتها وعملياتها وممارساتها.

استخدم هذه الموارد لتزويد الموظفين الجدد بدورة تعليمية منظمة في أيامهم الأولى في الوظيفة. سيقدرون الدعم ، وستستفيد مؤسستك من الوقت العاجل للإنتاجية.

2. طرح البرامج والأنظمة

تقوم المؤسسات دائمًا بإضافة التكنولوجيا والأنظمة أو تحديثها أو استبدالها. يمكن أن تؤدي هذه التحولات إلى فترات من عدم الكفاءة.

عند طرح تقنية جديدة أو إجراء تحديث رئيسي ، قم بتجهيز المضخة بمحتوى داعم. قم بإنشاء لقطات شاشة وطرق إرشادية ووثائق أخرى لمساعدة الموظفين على الشعور بالراحة. تعد موضوعات مثل إعداد الحساب وكيفية استخدام الميزات الجديدة أماكن رائعة للبدء ، ولكن سيكون هناك الكثير اعتمادًا على موقفك.

في كثير من الأحيان ، يمكن أن يكون إنشاء مواد دعم لعمليات طرح التكنولوجيا مجهودًا جماعيًا ، ولا تحتاج إلى الاستفادة من الأفراد الذين هم بالفعل خبراء لإنشاء الموارد.

اجمع مجموعة من أصحاب المصلحة وكلف كل منهم بتعلم أو فهم عنصر معين من النظام الجديد. يمكنهم بعد ذلك إنشاء المواد الداعمة للمنطقة المخصصة لهم.

يعتبر النهج الموزع والفعال لمشاركة المعرفة ، مثل ذلك الموضح هنا ، مثاليًا.

3. تكنولوجيا المعلومات والدعم الفني (داخليًا ومواجهة العملاء)

إن فرق تكنولوجيا المعلومات والدعم الفني مرهقة باستمرار.

داخليًا ، يدعمون مجموعة واسعة من التكنولوجيا التي تحافظ على استمرار العمل.

خارجيًا ، يضمنون بقاء عملائك سعداء وراضين عن طريق حل المشكلات في أسرع وقت ممكن.

إن إيجاد طرق لإدارة عبء العمل الثقيل هذا وحتى تخفيفه أمر بالغ الأهمية. بطبيعة الحال ، تعد مشاركة المعرفة طريقة مثالية للقيام بذلك.

تواجه معظم فرق تكنولوجيا المعلومات والدعم بعض الأسئلة أكثر من غيرها. بالنسبة للعديد من هذه الأسئلة ، يمكن أن يوفر مقطع فيديو بسيط أو مستند إرشادي إجابة سهلة.

قم بتزويد فرق تكنولوجيا المعلومات والدعم بأدوات بسيطة لالتقاط المعرفة. بعد ذلك ، قدم الوقت والتشجيع لإنشاء ومشاركة الموارد التي تجيب على استفسارات الدعم الشائعة.

بمجرد توفر الموارد ، يمكن استخدامها للرد على الطلبات ذات الصلة ، مما يوفر اختصارًا يوفر الوقت بانتظام.

سببان رئيسيان للاعتماد على مشاركة المعرفة

لدي سببان أخيران يجب على كل منظمة جعل مشاركة المعرفة أولوية.

أولاً ، أصبح تبادل المعرفة أمرًا شائعًا في مجتمع اليوم. عدد لا يحصى من الدورات التدريبية عبر الإنترنت وقنوات YouTube وحسابات وسائل التواصل الاجتماعي المخصصة لتعليم مهارات ومعارف جديدة. يشارك العديد من موظفيك بانتظام في هذا النظام البيئي ، وإن كان ذلك في الموضوعات التي تهمهم.

ثانيًا ، تتراكم فوائد مشاركة المعرفة بسرعة.

يساعد في الكفاءة في جميع أنحاء الشركة. عندما يستيقظ الموظفون الجدد بشكل أسرع ، يقضي المحاربون القدامى وقتًا أقل في التدريب والإجابة على الأسئلة.

بالإضافة إلى ذلك ، يكون الموظفون أكثر استعدادًا للعمل على أشياء جديدة صعبة عندما يعرفون أن المعرفة والمعلومات يمكن الوصول إليها. نتيجة لذلك ، تصبح الشركات التي تشارك المعرفة أكثر إبداعًا.

إن قوة مشاركة المعرفة منتشرة وواسعة الانتشار ومن السهل البدء في القيام بها. ماذا تنتظر؟