كيفية تحويل اتصالك عن بعد بالصور ومقاطع الفيديو

قبل عام ، كان التواصل في مكان العمل مختلفًا تمامًا.

كنا نذهب إلى مكاتبنا. كانت الاجتماعات الشخصية هي القاعدة ، يمكنك الدخول بسرعة إلى مكتب شخص ما للدردشة ، وكان "العمل من المنزل" شيئًا لم تفعله إلا بدافع الضرورة.

الآن ، لست فقط أعمل من المنزل. إنها ليست حتى شركتنا فقط. تقريبا كل شخص قادر على العمل يبقى في المنزل.

لم يغير الوضع برمته الطريقة التي أتواصل بها مع الآخرين في الوقت الحالي ، ولكن من المحتمل جدًا إلى الأبد.

لحسن الحظ ، قد تكون بعض التغييرات للأفضل.

ومع الأشخاص الذين يبحثون عن "عمل من المنزل" و "الاتصال عن بُعد" عند أعلى مستوى له منذ خمس سنوات ، فلا شك في أننا جميعًا بحاجة إلى تغيير طريقة تواصلنا مع الآخرين.

في هذا الدليل ، سنطلعك على الحالة الحالية للاتصال عن بُعد والمفاهيم الخاطئة الشائعة التي تمنع شركتك من التواصل بشكل فعال أثناء العمل من المنزل.

سنقوم أيضًا بتسليط الضوء على التغييرات السهلة التي يمكنك إجراؤها لبدء دمج مقاطع الفيديو التعليمية والتسجيلات الرقمية للشاشة (تسجيل فيديو لشاشة) ولقطات الشاشة والصور في اتصالاتك ، بالإضافة إلى أفضل الممارسات للانتقال إلى العمل عن بُعد بدوام كامل.

ما هو الاتصال عن بعد؟

الاتصال عن بعد هو وسيلة للتواصل مع الآخرين عبر الإنترنت. يتم تبادل الاجتماعات والمعلومات والمواد التدريبية عبر الإنترنت. تقوم الشركات بإنشاء فرق افتراضية. يتواصلون ويتعاونون عبر الإنترنت وليس في مساحة مكتب مشتركة.

أنواع الاتصال عن بعد

هناك نوعان من الاتصال عن بعد: متزامن وغير متزامن. يحدث الاتصال المتزامن في الوقت الفعلي ولا يتطلب الاتصال غير المتزامن مشاركة جميع الأطراف في نفس الوقت.

الأنواع الشائعة للاتصال المتزامن عن بعد

1. تكبير أو مكالمات الفيديو الأخرى.
2. مكالمات هاتفية.
3. اجتماعات افتراضية.
4. رسائل نصية قصيرة SMS.
5. محادثات Slack أو Microsoft Teams.

الأنواع الشائعة للاتصال غير المتزامن عن بعد

1. تطبيقات إدارة المشاريع.
2. موقع Wiki أو Sharepoint.
3. مقاطع فيديو إعلامية أو تعليمية.
4. أدلة مرجعية سريعة.
5. لقطات مع الترميز.
6. سلاك أو محادثات Microsoft Teams.

ليس كل شيء يحتاج إلى أن يكون مكالمة Zoom أو بريدًا إلكترونيًا.

ماذا لو كانت هناك طريقة مختلفة للتعامل مع هذا الموقف؟

لقد مضى أكثر من عقد على ثورة iPhone. بدأت الأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة في استبدال أجهزة الكمبيوتر المكتبية. آلات الفاكس هي بقايا قديمة. وجيل الألفية هم الآن أكبر جيل في قوة العمل الأمريكية.

اليوم ، يقضي الشخص العادي أكثر من أربع ساعات على هاتفه يوميًا ، ووقت الشاشة بشكل عام يرتفع فقط مع بقاء المزيد من الأشخاص في المنزل.

لقد تغيرت الطريقة التي نستهلك بها المعلومات ونتواصل بشكل جذري في العقد الماضي. الآن ، نظرًا لأن غالبية القوى العاملة تعمل من المنزل ، فإننا نعيد تعلم معنى التواصل عن بُعد.

الخروج من الرتابة الرقمية

يقع عدد كبير جدًا من الشركات في عادة التواصل بطريقة رتيبة رقمية. أعلم أنني أقع بالتأكيد في هذا الفخ - فمعظم اتصالاتي الرقمية تميل إلى أن تكون عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة.

يُعد البريد الإلكتروني أداة قيّمة ، لكنه يكون قصيرًا عند استخدامه للتواصل مع جزء من النص فقط.

في عالم نعزل فيه عن زملائنا في العمل ، نحتاج إلى دفع اتصالاتنا الداخلية إلى نفس المستوى الذي نتواصل فيه عادةً خارج المكتب.

نحتاج إلى التوقف عن الاعتماد على رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات ذات النص العادي لمعظم تفاعلاتنا.

لأن لا أحد يريد قراءة كل هذا النص.

غالبًا ما يؤدي التدفق المستمر لرسائل البريد الإلكتروني إلى إغراق الموظفين وقد يكون أمرًا مربكًا.

وعلى الرغم من الأدلة على أن العناصر المرئية ، مثل مقاطع الفيديو ولقطات الشاشة ، يسهل استيعابها وتزيد من الإنتاجية والمشاركة ، فمن المرجح أن تزيد الشركات بمقدار الضعف من استخدامها للبريد الإلكتروني بالنص العادي مقارنة بأي نوع آخر من الاتصالات.

وهذا يبدو صحيحًا بشكل خاص مع غالبية القوى العاملة الحالية التي تعمل من المنزل.

وجد تقرير صادر عن The Economist Intelligence Unit يسلط الضوء على حواجز الاتصال في مكان العمل ما يلي:

• 60٪ من المستجيبين يستخدمون البريد الإلكتروني كل يوم. ومع ذلك ، قال 40٪ فقط إنها وسيلة اتصال فعالة للغاية.
• قال 44٪ من المشاركين في الاستطلاع إن حواجز الاتصال أدت إلى تأخير أو فشل في استكمال المشاريع ، وأشار 31٪ إلى تدني الروح المعنوية ، وفقد 25٪ أهداف الأداء ، وخسر 18٪ المبيعات.

كيف تتواصل الفرق البعيدة

تمكن التكنولوجيا الشركات من أي حجم للعمل على نطاق عالمي. كما أن تبني قوى عاملة إقليمية أو السماح للموظفين بالعمل عن بُعد له فوائد عديدة. كما أنه يضيف تعقيدًا إلى طريقة تواصلنا ، لا سيما عندما تأخذ في الاعتبار المناطق الزمنية المختلفة والحواجز اللغوية.

وجدت دراسة أجرتها ستانفورد لمدة عامين أنه على الرغم من التعقيدات ، فإن العمال عن بعد أنجزوا المزيد. كانت هذه الزيادة في الإنتاجية بين العاملين عن بُعد معادلة ليوم كامل إضافي من العمل كل أسبوع ، أو زيادة بنسبة 13٪ في الإنتاج من مجموعة العمل من المنزل.

من بين 13٪ زيادة في الإنتاج ، 9٪ يُعزى إلى زيادة العمل في كل وردية ، في حين أن 4٪ المتبقية كانت بسبب عوامل تشتيت أقل في المنزل. لم يقتصر الأمر على حصول المشاركين على فترات راحة وأيام مرضية أقل ، بل انخفض الاستنزاف إلى النصف.

ومع ذلك ، بعد انتهاء الدراسة ، اختار نصف المشاركين التوقف عن العمل من المنزل.

السبب؟ شعروا بالعزلة الشديدة.

هل تستطيع أن تجد الصلة؟

الواقع اليوم مختلف كثيرًا عما كان عليه قبل بضعة أشهر فقط. لا يعمل المزيد من الأشخاص من المنزل فحسب ، ولكن ليس لديهم أيضًا الكثير من الخيارات. يضع هذا مزيدًا من الضغط على التواصل الفعال بين أعضاء الفريق.

من الصعب ترتيب الاجتماعات. من المجهد أن تكون في مكالمة مع الآخرين الذين يركضون في أرجاء منزلك. من الصعب قراءة لغة الجسد والبقاء على اتصال حقيقي بالأشخاص من حولك.

عندما نعمل في عالم لا يمكننا فيه رؤية غالبية الأشخاص الذين نعمل معهم جسديًا ، نحتاج إلى إيجاد طرق جديدة للتواصل مع زملائنا في العمل.

الحالة الحالية للاتصال عن بعد

لم نكن بحاجة إلى قوة عاملة جماعية عن بُعد لتجربة الأعطال في الاتصال الداخلي. بالنسبة للعديد من الشركات ، يمكن أن يمثل التعاون بين الإدارات أو التفاعلات بين المديرين والموظفين تحديًا في إعداد المكتب التقليدي.

حتى إذا تعاملت مع بعضكما البعض بلغة متشابهة وأهداف مشتركة ، يمكن أن تؤدي الفروق الدقيقة إلى سوء الفهم والارتباك. بالإضافة إلى ذلك ، تفوت العديد من المؤسسات فرص الحصول على المعرفة من الخبراء المتخصصين في الأقسام المختلفة.

لماذا الاتصال المرئي مهم لعملي؟

جميع الأعمال التجارية فريدة من نوعها من حيث الحجم والأهداف والصناعات والعمليات. بغض النظر ، يمكن لكل منظمة الاستفادة من زيادة المعرفة وتبادل المعلومات داخليًا. يتضمن ذلك تزويد موظفيك بالأدوات التي يحتاجون إليها للنجاح ، بالإضافة إلى إعداد المسرح بشكل مناسب لتغيير طريقة تواصلك.

المرئيات: مفتاح الاتصال الفعال.

تعد مقاطع الفيديو ولقطات الشاشة والتسجيلات الرقمية للشاشة قوية لأنه لا يتم الاحتفاظ بالرسائل التي تتم مشاركتها بشكل مرئي بشكل أفضل فحسب ، بل إنها متعددة الاستخدامات أيضًا.

هناك عدة أماكن وأوقات يمكن فيها استخدام المحتوى المرئي داخليًا. تشمل الأمثلة إعداد الموظف الجديد ، والتدريب الداخلي ، وتقديم الملاحظات ، وغير ذلك الكثير.

يوفر المحتوى المرئي أيضًا الوقت نظرًا لأنه تتم معالجته بواسطة أدمغتنا بشكل أسرع. والأهم من ذلك ، أنه يضمن أن تكون الرسائل واضحة وموجزة بحيث يتمتع كل شخص بتجربة مشتركة ومتسقة.

قبل أن ندخل في تفاصيل كيفية تحويل اتصالاتك الداخلية ، دعنا نوضح سبب أهمية تحديث اتصالات عملك.

في تقريرنا الأخير ، قيمة المرئيات ، وجدنا أن الشركات تفقد فرصًا لزيادة الإنتاجية وتحسين رضا الموظفين.

لماذا يعد التواصل مع مقاطع الفيديو والتسجيلات الرقمية للشاشة ولقطات الشاشة أمرًا بالغ الأهمية لعملك:

• يضمن أن ما تحاول نقله واضح ومختصر
• كل شخص لديه تجربة مشتركة ومتسقة
• يوفر الوقت عن طريق ترحيل الرسائل بشكل أسرع
• يسمح بتسليم المعلومات أو التقاطها مرة واحدة ، ثم إعادة استخدامها وعرضها عدة مرات

الخرافات الشائعة التي تمنع التعاون البصري عن بعد ومشاركة المعرفة

هناك ثلاث مزالق شائعة تمنع التعاون أو مشاركة الموظفين لما يعرفونه مع الآخرين ، خاصةً عن بُعد. لا تدع هذه المفاهيم الخاطئة تمنع عملك من تبني ممارسات اتصال أكثر كفاءة.

دعونا نتعمق في كل منها وكيف يمكنك حلها.

الخرافة الأولى: تستغرق وقتًا طويلاً

دائمًا ما يرتبط الوقت المدرك الذي يستغرقه إنشاء مقطع فيديو أو تسجيل الشاشة أو ترميز صورة بتوقعات الجودة. خاصة في الوقت الذي تتم فيه مشاهدة ما يقرب من مليار ساعة من مقاطع الفيديو على YouTube كل يوم ، من السهل تصديق أن كل جزء من المحتوى يجب أن يكون مثاليًا.

لكن كل مقطع فيديو لا يتطلب نفس المستوى من الجودة.

إذا وجدت نفسك في دائرة من الكمال ، فتراجع خطوة إلى الوراء وفكر في هدف الفيديو وجمهوره. سيساعدك هذان العاملان على تحديد مدى جودة الفيديو الذي تريده.

عزز ثقة فريقك من خلال تحديد المحتوى الذي يحظى بأولوية أعلى بشكل صريح والذي يحتاج إلى مزيد من الصقل ، مثل المحتوى ذي الأولوية الخارجية أو الذي يحتوي على رسائل عالية القيمة ، والمحتوى الأقل أولوية الذي يمكنهم إنشاؤه.

الخرافة الثانية: أنت بحاجة إلى مجموعات مهارات خاصة

التحول إلى أي شيء جديد يمكن أن يجعل بعض الناس يشعرون بعدم الارتياح. سواء كان الأمر يتعلق بالتوتر حول كونك مبتكرًا لأول مرة أو عدم يقين بشأن التنفيذ ، فالكثير من الناس ليس لديهم فكرة عن مدى سهولة إنشاء العناصر المرئية.

لقد غيرت التكنولوجيا كيفية تواصل الناس - وخاصة الأجيال الشابة منهم. تجعل برامج الاتصال المرئي مثل Camtasia و Snagit ومراجعة الفيديو من السهل والسريع إنشاء ومشاركة الصور ومقاطع الفيديو عالية الجودة التي تقدم الرسائل بسرعة أكبر وأفضل من النص وحده.

في هذا المثال ، قمت بتسجيل مقطع فيديو وقمت بتحميله إلى Video Review حتى يتمكن الأشخاص الآخرون في فريقي من مراجعة المعلومات وتقديم تعليقات حول الموضوعات.

سمح لنا هذا باستبدال اجتماع كامل فقط من خلال إنشاء مقطع فيديو مدته ست دقائق.

منتجاتنا سهلة الاستخدام من قبل أشخاص ليسوا خبراء في إنشاء المحتوى. نحن نعلم أن إنشاء محتوى رقمي للتدريس والتدريب وشرح المفاهيم يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً. وقد يكون تعلم برامج جديدة أمرًا مخيفًا.

هذا هو السبب في أننا نركز على إنشاء برامج سهلة الاستخدام يمكن لأي شخص التقاطها وتعلمها بسرعة.

الخرافة الثالثة: لن تعرف من أين تبدأ

لا يجب أن يكون العثور على طرق جديدة لدمج المحتوى المرئي في مؤسستك مفرطًا في التفصيل أو التعقيد - بل يهدف إلى التبسيط. هناك العديد من الطرق لاستخدام العناصر المرئية لتسهيل التواصل والمساعدة في إيصال الفكرة.

أولاً ، حدد ما تحاول تحقيقه وكيف يمكن أن تساعد العناصر المرئية في ذلك. ثم قم بتمكين موظفيك وإرشادهم للتأكد من إنجازهم بالفعل.

6 طرق يمكنك من خلالها البدء في استخدام العناصر المرئية الآن

هناك عدة طرق يمكن أن تعزز بها العناصر المرئية اتصالاتك ، مما يسمح برسائل متسقة عبر مؤسستك أثناء العمل عن بُعد. بينما سيكون لكل قسم وفريق احتياجات واستخدامات مختلفة ، إليك بعض السيناريوهات الشائعة لمساعدتك على البدء:

1. على متن الطائرة وأشرطة الفيديو التدريبية

من الصعب تدريب موظفين جدد عند العمل عن بعد. من المثير أيضًا أن تكون موظفًا جديدًا ولديك الكثير لتتعلمه من البداية.

اجعل عملية الإعداد أسهل من خلال إنشاء مقاطع فيديو منتظمة توضح كيفية استخدام البرامج القياسية لمؤسستك.

سيتمكن موظفوك من إعادة مشاهدته عندما يحتاجون إلى تنشيط ، وستوفر الوقت عن طريق تجنب جلسات التدريب على المكالمات الجماعية.

2. طرح البرامج والتدريب

استخدم لقطات الشاشة والشاشات لتوضح لموظفيك كيفية استخدام برامج أو برامج جديدة أثناء طرح داخلي. يمكن للفرق أيضًا تقديم إجابات للأسئلة التي يتم طرحها بشكل متكرر ، مما يؤدي إلى إنشاء إجابات سهلة وقابلة للتكرار للموظفين.

3. ندوات عبر الإنترنت وأحداث حية مسجلة

إذا كانت فرق التسويق أو المنتج تستضيف ندوة عبر الإنترنت أو حدثًا مباشرًا للعملاء ، فإن مشاركة التسجيلات داخليًا ستساعد في إبقاء جميع الموظفين على اطلاع على التحديثات. تعمل هذه الفرق بالفعل على إنشاء المحتوى ، لذا حاول إعادة تعيين الغرض منه.

في ما يلي مثال على ندوة عبر الإنترنت أجريناها مؤخرًا لـ TechSmith:

4. تسليم المعلومات

قد يتكون تسليم المعلومات من تقديم تحديث أو توفير سياق أو مشاركة النتائج أو تقديم خلفية إضافية.

إذا كانت المعلومات تأتي من قسم معين ، فقد يتمكنون من شرح المعلومات بشكل أسرع وأسهل ، مما يزيل العبء عن فريقك.

حتى الصورة البسيطة يمكن أن تقطع شوطا طويلا لشرح شيء ما بوضوح للمجموعة الأكبر.

5. بناء ضجة

استخدم مقاطع الفيديو عالية الطاقة لإثارة حماسة موظفيك بشأن حدث أو فرص جديدة أو معالم الشركة. وأفضل الأشخاص لإثارة ضجة حول هذه السيناريوهات هم الفرق المشاركة.

على سبيل المثال ، إذا قام فريق الوسائط الاجتماعية الخاص بك بإنشاء تقارير شهرية ، فلماذا لا تنشئ مقطع فيديو وتشارك الأخبار مع بقية المؤسسة؟

6. تقديم التغذية الراجعة

قد يكون تقديم الملاحظات وتلقيها بشأن المحتوى أو المشاريع أمرًا صعبًا. غالبًا ما تُترك الفرق في انتظار المدخلات الخاصة بالمشاريع. وأحيانًا تكون التعليقات في فقرات نصية ، مما يتركها مفتوحة للتفسير.

يمكن أن يؤدي استخدام العناصر المرئية لإظهار ملاحظات محددة إلى تقليل الوقت المستغرق في إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا ويساعد الجميع في الوصول إلى نفس الصفحة. كما أنه يجعل عملية الموافقة أسرع وأكثر سلاسة.

للنجاح ، ابدأ صغيرًا

أوصي بالبدء على نطاق صغير.

ليس كل الموظفين عن بعد سوف يقفزون على طريقة الاتصال هذه من البداية. ابدأ بالعثور على اثنين من الأبطال المتحمسين أو يشاركون المعلومات بشكل مرئي ومنحهم الأدوات التي يحتاجون إليها للقيام بذلك بنجاح. يمكنك أيضًا التفكير في إنشاء إرشادات اتصال لتمريرها إلى الأشخاص.

عندما يبدأ عدد قليل من الأشخاص في التواصل عبر مقاطع الفيديو أو لقطات الشاشة أو لقطات الشاشة ، فعادة ما يكون لذلك تأثير مؤثر على أي شخص آخر.

ستبدأ في رؤية المزيد من الأشخاص يشاهدون ويتفاعلون. سيبدأ زملاؤهم في الاستفسار عن كيفية إنشاء المحتوى ، وسيرغب المزيد من الأشخاص في التواصل بصريًا أيضًا. من هناك ، يمكنك التحسين والتحسين لإنشاء عمليات موحدة.

الخطوة 1: لا تفترض

تحدث إلى موظفيك ؛ اسألهم عن الطريقة التي يفضلون التواصل بها وأي تحديات واجهوها. سيساعدك هذا في تضييق نطاق الأهداف والاحتياجات المحددة لمؤسستك.

الخطوة الثانية: البحث عن الأبطال

حدد حفنة من الأبطال الداخليين الذين أعربوا عن رغبتهم في التواصل في الماضي أو القيام بالكثير من تبادل المعرفة.

الخطوة 3: حدد التوقعات

أخبر الموظفين بقيمة سبب استخدامهم للعناصر المرئية: ما الفائدة منها ، ومقدار الوقت الذي ستوفره ، والطرق التي ستحسن بها سير عملهم.

الخطوة 4: إنشاء بوابة اتصالات داخلية

سيكون هذا بمثابة صفحة تعلم حيث توجد جميع الأدوات والموارد ، مثل الإرشادات والقوالب.

الخطوة 5: عزز طريقتك الجديدة في التواصل

غرس طريقتك الجديدة للتواصل في جميع أنحاء الشركة. اجعلها عادة من خلال تشجيع الموظفين على إنشاء صورة أو مقطع فيديو أو شاشة جديدة مرة واحدة في الشهر.

لذا ، كيف سأفعل هذا في العالم؟

ربما تسأل نفسك هذا السؤال أيضًا.

منذ أن بدأت العمل عن بعد ، تغير قدر لا بأس به. والكثير من ذلك يتعلق بكيفية تواصلي مع الآخرين.

بدلاً من محاولة دفع طريقتي القديمة في التواصل إلى عالم جديد ، لقد تكيفت.

لدي المزيد من مؤتمرات الفيديو مع زملائي في العمل فقط لمعرفة مدى أدائهم. نظرًا لأنني لم أعد في المكتب ، فقد بدأت في تسجيل مقاطع فيديو توضح للآخرين كيفية القيام بالأشياء. ألتقط لقطات شاشة من لوحات المعلومات الشهرية وأشاركها مع الفريق.

لا يجب أن يكون تعلم طريقة جديدة للتواصل أمرًا صعبًا. مثل معظم الأشياء الجديدة ، من الصعب البدء ، لكنها ليست مشكلة مستحيلة للتغلب عليها. هناك طرق عديدة ، تمت مناقشة الكثير منها في هذا الدليل ، للبدء.

الآن ، الأمر متروك لك فقط للقيام بذلك.