تحسين العمليات: استراتيجيات وأمثلة للنجاح

هل سماع عملية معالجة الكلمات في بيئة احترافية يجعلك تفكر، "آه، هنا يأتي مضيعة للوقت مملة"؟ إذا كانت العملية لها دلالة سلبية بالنسبة لك، فهناك احتمال كبير أن يكون فريقك أو مؤسستك قد ابتعدوا عن العمليات التجارية التي تركز على النتائج، وأنك بدلاً من ذلك تطفو في حالة ركود العملية من أجل العملية فقط. لا تشعر بالسوء - فمن السهل الوصول إلى هناك، ولكن مع دفعة مخصصة، وبعض الاستبطان التنظيمي، والقليل من الأدوات، سوف تبحر مرة أخرى إلى العمل الهادف.

إن قضاء الوقت في تحسين العمليات يستحق الجهد المبذول لأنه يزيد الكفاءة والإنتاجية ليس فقط في حجم العمل الذي يتم إنجازه، ولكن أيضًا في جودة الحياة العملية للموظفين.

الموظفون الذين يشعرون بأن وقتهم الثمين يتم استخدامه بحكمة ويشاركون في التحسين سيقدمون عملاً أفضل ويكونون أكثر عرضة للاستمرار. ومع تطبيق التحسين المستمر، يمكن لأعضاء الفريق رؤية التغييرات الصغيرة تضاف إلى إحداث فرق كبير. وهذا أمر مهم لأن الشعور بالتأثير هو جوهر ما يريده الناس في مكان العمل.

ما هو تحسين العملية؟

تحسين العمليات هو نهج منظم لتحديد مجالات التحسين. يمكن أن يكون ذلك تحديد أوجه القصور أو الهدر أو الأخطاء في سير العمل ثم إجراء تغييرات تدريجية لتحسين النتائج. ينطبق التحسين المستمر على فكرة أن البيئة التي نعمل فيها سوف تستمر في التغير، وسوف نحتاج إلى الاستمرار في التغيير معها.

ما يعتبر حلا عظيما اليوم لن يبقى حلا عظيما لأن المشكلة نفسها ستتغير. تحتاج الفرق إلى الاستمرار في تحسين المشكلات التي تواجهها والنتائج التي تسعى إليها. ومن خلال تبني التحسين المستمر والمتكرر، وحتى التغييرات الإضافية الصغيرة، يمكن للفرق والمؤسسات أن تظل مواكبًا لوتيرة التغيير.

Snagit هي أداة مفيدة لتحسين العمليات لأنها تسهل توثيق العمليات الحالية وسير العمل والاختناقات ببضع نقرات فقط. إن وجود توضيح مرئي للمشكلات يمنح الفريق شيئًا للرد عليه عند التوصل إلى حل. على سبيل المثال، يمكنك استخدام Snagit لإضافة تعليقات توضيحية إلى لقطات الشاشة لجميع خطوات العملية ثم استخدام أداة شرح Snagit لتسليط الضوء على المشكلات لمزيد من المناقشة.

ما هي عملية التحسين المستمر؟

تشجع عملية التحسين المستمر الموظفين على جميع مستويات المنظمة على اقتراح وتنفيذ تغييرات صغيرة من أجل التحسين المستمر. إن المنظمات التي تنجح في تنفيذ وتشجيع التحسين المستمر تعمل على إنشاء فرق تتمتع بالقدرة على حل المشكلات التي تواجهها.

لا توجد طريقة واحدة صحيحة لتنفيذ التحسين المستمر، ولكن هناك عدد من المنهجيات التي يمكن أن تساعدك في المضي قدمًا في طريقك. تتداخل بعض هذه المنهجيات، وبعضها يولد من رحم البعض الآخر، ولكن جميعها تعتمد على التحسين بمرور الوقت.

• كايزن: قامت تويوتا بنشر مفهوم التحسين المستمر ( كايزن ) في صناعة السيارات. قامت الشركة بتقليل الهدر وزيادة الكفاءة من خلال العديد من التحسينات الصغيرة.
• رشيق: المنهجيات الرشيقة لها جذورها في صناعة البرمجيات. الممارسات الرشيقة هي العميل أولاً وتدريجية. بدلاً من تقديم قائمة صارمة من القواعد، يفضل بيان Agile مجموعة واحدة من الأشياء على مجموعة أخرى من الأشياء. الأفراد في نظام رشيق لديهم مساحة لفعل ما هو منطقي.
• التخطيط والتنفيذ والتحقق والتنفيذ (PDCA): PDCA عبارة عن عملية دورية مكونة من أربعة أجزاء تسلط الضوء على أهمية البيانات في التحسين المستمر. يجب على الفريق قياس عمله لمعرفة مدى تحسنه. يعد جزء "التحقق" من الدورة أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح.
• كانبان: يركز كانبان على تدفق العمل غالبًا من خلال تصور يسمى لوحة كانبان. باستخدام كانبان، تحاول الفرق نقل أي جزء من العمل من البداية إلى النهاية في أسرع وقت ممكن. لدى الفريق حد WIP (العمل قيد التقدم)، والذي يتطلب حل المشكلات قبل البدء في عمل جديد. وهذا يشجع أيضًا على تقسيم العمل إلى أصغر أجزاء قيمة وقابلة للتنفيذ بشكل معقول.
• Lean: تسلط منهجية Lean الضوء على قيمة وضع أقل قدر ممكن من العمل في المنتج قبل وضعه أمام المستخدمين. في تطوير منتج Lean، يتم دائمًا التكرار التالي للمنتج بناءً على الدروس المستفادة من الجولة الأخيرة من اختبار المستخدم.

كيفية تنفيذ عملية التحسين المستمر

1. احصل على ميتا كيندا
   إن عملية تنفيذ العملية هي عمليتها الخاصة. ضع مبادئ التحسين المستمر والمتزايد في الاعتبار. لا تحاول تغيير عملية ما فجأة، بمفردك، أو بضجة كبيرة.
2. ابدأ صغيرًا
   حدد فريقًا صغيرًا للعمل معه على تحسين العملية. حتى لو كنت تعتقد أن مؤسستك بأكملها يمكن أن تستفيد من التغيير، فإن العمل من خلال العملية وصقلها مع مجموعة صغيرة من الأشخاص سيجعلك أكثر استعدادًا لتوسيعها لتشمل الآخرين.
3. احصل على الاشتراك
   سيحتاج الآخرون في مجموعتك إلى فهم سبب اقتراحك لتغيير العملية. قم بتسليط الضوء على الأهداف والنتائج المحسنة التي تأمل في رؤيتها. استمع إلى التعليقات وقم بإجراء التعديلات على أفكار التنفيذ الأولية الخاصة بك لإشراك الآخرين في العملية.
4. جربه
   ضع المنهجية التي اخترتها والخطط التي قمت بها موضع التنفيذ!
5. تذكر أن الرجعية
   بعد أن حاولت تحسين العملية، اجمع مجموعتك الصغيرة معًا لمناقشة ما ينجح وما لا ينجح وأي تعديلات تريد إجراؤها للتكرار التالي.
6. احتفل بالنجاحات
   خذ دقيقة للتعرف على ما تعلمته حتى الآن. احتفل بأي تحسينات ومكاسب في الكفاءة رأيتها. شارك نتائجك مع الفرق الأخرى التي تعمل معها وقم بتضمين البيانات والتفاصيل حول التحسينات.
7. يكرر
   كرر، كرر، كرر. كن متعمدًا للتعلم من كل تكرار ومشاركة نتائجك. يعد بناء السياق مع الآخرين هو الخطوة الأولى لجعل مكان عملك يطور ثقافة التحسين المستمر. عندما ترى المنظمة أن عمليتك المحسنة تعمل لصالح المجموعة الصغيرة، سيرغب الآخرون في تجربة ذلك مع فرقهم أيضًا، ويمكنك البدء في التفكير في الشكل الذي يمكن أن يبدو عليه تحسين العملية على مستوى القسم أو المؤسسة.

أمثلة على التحسين المستمر

تحسين التواصل بين الفريق

تستخدم ميشيل وإيمي في فرق المشاركة المجتمعية والموارد البشرية في TechSmith برنامج Snagit بشكل متكرر لاستبدال الاجتماعات والعمل بشكل غير متزامن. قد يكون تحديًا حقيقيًا أن تجادل في تقويمات زملاء العمل المشغولين، خاصة عبر الفرق. تستخدم ميشيل وإيمي Snagit مع Screencast أو Slack لإنجاز العمل بسرعة أكبر حتى من إمكانية تجميعهما في نفس الغرفة (الافتراضية).

تعزيز عملية دعم العملاء

يقول مايك من فريق عمليات المبيعات في TechSmith: "إن الوقت الذي لا نقضيه في خدمة العملاء يعد أمرًا مكلفًا". لقد رأى تحديًا في إبقاء جميع زملائه وشركائه على اطلاع دائم بالبرامج والعمليات الجديدة. ومن خلال إنشاء مقاطع فيديو توضيحية وتعليمية صغيرة الحجم، تمكن من إعادة تدوير إجاباته على الأسئلة الشائعة وتقديم التدريب بطريقة موحدة. يستخدم استراتيجية مماثلة مع العملاء الأفراد. إذا كان لدى العميل سؤال حول إحدى الميزات، فسيكون من السهل أن ترسل له رابطًا لبرنامج تعليمي عبر الإنترنت، ولكن من خلال إنشاء مقطع فيديو يعرض الجزء المحدد من البرنامج التعليمي الذي من شأنه أن يساعد العميل ويتضمن فيديو كاميرا الويب الخاص بمايك، فهو قادرة على خلق تفاعل أكثر تخصيصًا وأكثر إنسانية.

تبسيط سير عمل إدارة المشروع

يساعد Steve في مكتب إدارة المشاريع التابع لشركة TechSmith في دعم سير عمل kanban مع فرق البرامج التي تقوم بتطوير Snagit. يقوم بإنشاء مقاطع فيديو للمشاهدة المسبقة لتحديد التوقعات والسياق حول بنود جدول أعمال الاجتماع. ويستخدم أيضًا لقطات شاشة من لوحات كانبان الخاصة بالفريق لتوضيح حالة الفريق في أي وقت، وهو أمر مفيد للإشارة إلى العوائق والاختناقات. توفر هذه الصور أيضًا ملخصًا مرئيًا جيدًا لاجتماعات التحسين المتراكمة لأعضاء الفريق الذين لم يتمكنوا من الحضور.

فوائد التحسين المستمر

زيادة الكفاءة

هذه هي الفائدة الأكثر مباشرة للتحسين المستمر. تؤدي كل هذه التغييرات الصغيرة بمرور الوقت إلى زيادة الكفاءة وتقليل النفايات وتحقيق نتائج أفضل لمؤسستك.

تعزيز مشاركة الموظفين

تصف شركة جالوب، وهي شركة رائدة في مجال الفكر القائم على البيانات في ثقافة مكان العمل، مشاركة الموظفين بهذه الطريقة:
"يريد الناس الهدف والمعنى من عملهم. إنهم يريدون أن يُعرفوا بما يجيدونه."

تمنح عملية التحسين المستمر الموظفين فرصًا منهجية لتقديم مدخلات إلى البيئة التي يعملون فيها، مما يعزز مشاعر التمكين والاستقلالية. هذا، جنبًا إلى جنب مع التركيز على التحسين نفسه، يضرب جميع الأجزاء الثلاثة من عناصر التحفيز الحقيقي لدانيال بينك: الاستقلالية، والإتقان، والهدف. باختصار، إن عملية التحسين المستمر تمنح الموظفين صوتًا.

رضا العملاء أفضل

كلما زادت كفاءتنا، زادت القيمة التي يمكننا تقديمها للعملاء في إطار زمني محدد. وكلما تمكنا من التكرار بسرعة أكبر، كلما تمكنا من تحديد نقاط الضعف لدى العملاء بشكل أسرع والتصرف بناءً عليها لتقديم التحسينات للعملاء. من خلال إجراء تغييرات صغيرة والحصول على تعليقات العملاء بين كل منها، من المرجح أن نحصل على منتج يسعدهم ويحل مشاكلهم بشكل جيد مما لو قمنا بإصدار تغييرات كبيرة مرة واحدة.

لماذا نستخدم Snagit للتحسين المستمر للعملية؟

التوثيق المرئي لسير العمل

يجعل Snagit من السهل توثيق العمل على شاشتك ببضع نقرات فقط. يمكنك التقاط شاشتك في صورة (أو التقاط تمرير لمحتوى طويل) ثم استخدام أدوات التعليقات التوضيحية لتوثيق الخطوات أو إجراء وسائل الشرح. أو يمكنك التقاط شاشتك في مقطع فيديو أثناء شرح خطواتك في تعليق صوتي واستخدام أداة رسم الشاشة في Snagit لجذب الانتباه إلى أجزاء معينة من الشاشة.

سهولة التعاون والمشاركة

تتيح إمكانات المشاركة في Snagit للفرق التقاط التحديثات المرئية وتوزيعها بسرعة، مما يضمن توافق الجميع أثناء رحلة تحسين العملية. فهو يتصل بالأدوات التي تستخدمها بالفعل في العمل مثل OneDrive وGoogle Drive وSlack وTeams والمزيد. أو يمكنك استخدام ميزة "مشاركة الرابط" الخاصة بـ Snagit لتحميل المحتوى الخاص بك بسرعة والحصول على رابط إليه على Screencast. يسمح استخدام Screencast للآخرين بمشاهدة الوسائط الخاصة بك والتعليق عليها، مما يوفر مكانًا مناسبًا للتواصل.

تنفيذ مبسط

يمكن أن تساعد وظيفة قالب Snagit في إنشاء عناصر قابلة للتكرار وسهلة الاستهلاك. هل تعلم أنك ستقوم بمقارنة نفس مجموعتي البيانات كل أسبوع؟ استخدم قالب Snagit لتوحيد العروض التقديمية وتوفير سجل زمني للرجوع إليه مرة أخرى.

هل أنت مستعد لتحسين عملياتك باستخدام Snagit؟

قم بتنزيل النسخة التجريبية المجانية من Snagit لتوثيق ومشاركة تحسينات العملية الخاصة بك بشكل مرئي. اجذب الآخرين إلى فكرة التحسين المستمر الخاصة بك من خلال توجيههم عبر حواجز الطرق المتصورة والنتائج المحتملة في مشاركة شاشة Snagit مع فيديو كاميرا الويب!

الأسئلة الشائعة حول العملية والتحسين المستمر