كيفية إنشاء وثائق العملية في بضع نقرات فقط

هل طُلب منك يومًا تدريب زميل أو حتى تعليمه شيئًا جديدًا؟

سواء كان هناك موظف جديد في مؤسستك أو زميل في العمل ليس على دراية بمهمة معينة ، فمن المحتمل أنك بحاجة إلى مشاركة معرفتك في مرحلة ما.

إذا كنت مالك العملية ، فإن إنشاء وثائق العملية وصيانتها مفيد لعدة أسباب.

لا يمكن لتوثيق العملية توفير الوقت فحسب ، بل يساعد أيضًا في ضمان إنجاز المهام بشكل صحيح من خلال تحديد مجموعة متسقة من الاتجاهات. يمكن أن يساعد أيضًا في منع الاختناقات في العمليات اليومية من خلال نشر المعرفة عبر الفريق بدلاً من توجيه جميع المهام من خلال شخص واحد.

في هذا المنشور ، سنغطي أساسيات توثيق العملية ، ونقدم بعض أفضل الممارسات ، ونشارك دليلًا تفصيليًا سيساعدك على توثيق العملية ببضع نقرات!

إليك ما ستتعلمه:

• ما هي عملية التوثيق؟
• لماذا نقوم بتوثيق العمليات؟
• أفضل الممارسات لتوثيق العملية الفعالة.
• كيفية توثيق عملية بسهولة باستخدام لقطات الشاشة.
• استكمل وثائق العملية بفيديو screencast.

ما هي عملية التوثيق؟

توثيق العملية عبارة عن محتوى مكتوب يحتوي على لقطات شاشة أو رسوم توضيحية أو رسوم بيانية أو صور أخرى (يعمل الفيديو أيضًا) والذي ينقل كل خطوة خلال العملية لإكمال المهمة بنجاح.

يمكنك التفكير في الأمر على أنه مشابه لدليل إرشادي أو مجموعة من التعليمات.

فوائد توثيق العملية

لا يتم استخدام وثائق العملية حصريًا للتوجيهات أو مساعدة زملاء العمل. يمكن استخدامه أيضًا من أجل:

تدريب الموظفين الجدد

توثيق العملية يساعد في تدريب الموظفين الجدد. إن تقديم تعليمات واضحة لزملائك في الفريق الجدد يمكّنهم من مساعدة أنفسهم خلال عملية الإعداد بدلاً من الاعتماد كليًا على مدربهم.

بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تعني الشواغر في الفريق أن الأعضاء الآخرين قد يضطرون إلى تحمل فترة الركود وقد لا يكون لديهم الوقت لتدريب شخص جديد. يمكن أن يساعد وجود عمليات موثقة في التخفيف من هذه المشكلة.

إنه الفوز. يمكن لموظفك الجديد أن يبدأ عمله بثقة ، ولن تضطر إلى قضاء وقت ثمين بعيدًا عن واجبات أخرى.

استعد لما هو غير متوقع

في كثير من الأحيان ، عندما ينضم موظف جديد إلى الفريق ، فإنه يقوم بملء وظيفة شاغرة. كما هو مذكور أعلاه ، يمكن أن يعني وجود وظيفة شاغرة أن أعضاء الفريق الآخرين يجب أن يلتقطوا العمل.

إذا لم يتم توثيق عمليات إكمال هذا العمل ، فقد يؤدي ذلك إلى الارتباك وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية وانخفاض الإنتاجية - ناهيك عن انخفاض معنويات الفريق.

تخيل سيناريو يكون فيه موظف الرواتب الخاص بك خارجًا لمدة أسبوع أو شهر أو حتى لفترة أطول. قد لا يحب موظفوك شيكات الرواتب الفائتة لمجرد أنه لا أحد يعرف كيفية استخدام برنامج كشوف المرتبات.

إن توثيق العمليات قبل أن يصبح ضروريًا للغاية يعني تقليل الضغط والضغط عندما يكون الموظفون بالفعل تحت ضغط شديد. بالطبع ، لا يزال بإمكانك إنشاء وثائق العملية عندما تكون لديك حاجة فورية لتدريب زميل أيضًا!

توفير شفافية العملية

بالإضافة إلى ذلك ، تساعد عمليات التوثيق في الحفاظ على الشفافية داخل المنظمة. يسمح للموظفين الذين ليسوا قريبين من منطقة معينة من العمل ببعض الأفكار حول المهام خارج فريقهم المباشر و / أو القسم.

في المقابل ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسينات في سير العمل ، مثل التخلص من الخطوات أو المهام المكررة. يمكنه أيضًا إبراز نقاط الألم ، والتي يمكن أن تؤدي إلى عناصر عمل. قد يكون الوعي بالنقاط العالقة في العملية هو كل ما يتطلبه الأمر لتخصيص الموارد لإجراء تحسينات تدريجية.

أفضل الممارسات لتوثيق العملية الفعالة

قبل الغوص في الخلق ، دعنا نغطي بعض أفضل الممارسات لتوثيق العملية. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء تخطيط وثائق العملية وإنشائها وصيانتها.

اجعلها مرئية

تظهر الأبحاث أن 67٪ من الناس يفهمون المعلومات بشكل أفضل عندما يتم توصيلها بصريًا.

يعد تضمين لقطات الشاشة في وثائقك أحد أسرع الطرق وأكثرها فاعلية لإظهار الزملاء لكيفية القيام بشيء ما. الأداة المفضلة لدينا لاستخدامها في توثيق العملية هي Snagit.

يتيح لك Snagit التقاط لقطات شاشة بسهولة وإضافة وسائل شرح نصية وخطوات مرقمة وتعليقات توضيحية أخرى قابلة للتخصيص للفت الانتباه إلى منطقة معينة لنقل المعلومات.

أبقيها بسيطة

ضع في اعتبارك العبء المعرفي لجمهورك - تخلص من الملهيات غير الضرورية من المحتوى الخاص بك حتى يتمكن جمهورك من التركيز على ما هو مهم. هناك عدة طرق للقيام بذلك ، ولكن بشكل عام ، يجب أن يكون المبدأ التوجيهي الخاص بك هو اختصار الاتصال إلى الأساسيات.

باستخدام لقطات الشاشة التي تلتقطها لاستخدامها في وثائقك ، فإن إحدى الطرق لتسليط الضوء على إجراء معين هي استخدام أداة Simply في Snagit لإنشاء رسومات واجهة مستخدم مبسطة (SUI). يتيح لك هذا التستر على الأقسام غير الضرورية للتخلص من الإلهاء.

اهدف إلى الخضرة

أثناء التخطيط والعمل من خلال توثيق عملية ما ، حاول تجنب الأمثلة والنصوص التي ستصبح قديمة بسرعة. على سبيل المثال ، حاول ألا تستخدم أرقام الإصدارات في البرامج أو التواريخ أو المراجع التي قد تصبح غير ملائمة بسرعة. يمكن أن يساعدك توخي الحذر في النهج الذي تتبعه في الحفاظ على تحديث المحتوى الخاص بك لفترة أطول.

تعد رسومات واجهة المستخدم المبسطة رائعة لهذا التطبيق أيضًا. إنها تسمح لك بتجنب التحديثات المتكررة للمحتوى الخاص بك ، مثل الحالات التي تتحرك فيها الأزرار في تطبيقات البرامج.

صيانة روتينية

بينما نريد أن يكون المحتوى الخاص بنا دائمًا ، إلا أن أفضل محتوى سيتطلب تحديثات في النهاية.

عندما يحدث هذا ، حاول تعديل لقطات الشاشة الحالية بدلاً من إعادة إجراء كاملة. تحتفظ مكتبة Snagit بسجل مفيد للقطات السابقة ، مما يعني أنه يمكنك فتحها وتعديلها حسب الضرورة.

ليس لديك ملفاتك الأصلية؟ لا مشكلة! فقط خذ لقطة شاشة من لقطة الشاشة الخاصة بك! يحتوي Snagit على بعض الخيارات الرائعة لتحرير لقطات الشاشة ، مثل Smart Move و Replace Text ، مما سيوفر وقتًا ثمينًا.

قم بجدولة تسجيلات الوصول المنتظمة ، حتى لو كانت مرة واحدة فقط في السنة. سيضمن هذا بقاء المحتوى الخاص بك محدثًا ولديه جميع الخطوات اللازمة ، حتى مع تغير الأنظمة والمتغيرات الأخرى. تأكد من الحصول على تعليقات من الأشخاص المعنيين في مؤسستك. قد يكون لدى الآخرين رؤى قيمة لمشاركتها.

كيفية توثيق عملية بسهولة باستخدام لقطات الشاشة

دعنا نتصفح عملية توثيق لقطة الشاشة باستخدام Snagit.

الخطوة 1: ضع في اعتبارك عمليتك

فكر في العملية التي ستوثقها ، واكتب كل خطوة من خطوات سير العمل التي ستدرجها في وثائقك. سيضمن ذلك عدم تخطي أي شيء ، ويمكن أن يكون بمثابة مخطط تفصيلي أثناء قيامك بتوثيق المهمة.

إذا كنت تعمل مع شخص آخر لتوثيق عمليته ، فتأكد من مشاركته في التخطيط.

الخطوة 2: قم بإعداد سطح المكتب الخاص بك

باستخدام خطتك كدليل ، اسحب جميع تطبيقات البرامج التي ستحتاج إلى التقاط لقطات شاشة منها. للتخلص من عوامل التشتيت على شاشتك ، قد ترغب في ترتيب سطح المكتب أيضًا ، وإغلاق أي تطبيقات ليست ضرورية لعمليتك.

الخطوة 3: التقط لقطات الشاشة الخاصة بك

حان الوقت الآن لالتقاط لقطات شاشة لكل خطوة في عمليتك.

لاحظ أنه من الأفضل التقاط جزء أكبر من شاشتك مقابل قسم أصغر إذا لم تكن قد قمت بصياغة نص مرفق بعد ، لأنه يمكنك دائمًا تغيير حجم لقطة الشاشة أو قصها لاحقًا. ستظهر جميع لقطات الشاشة تلقائيًا في محرر Snagit.

الخطوة 4: تخصيص لقطات الشاشة الخاصة بك

الآن بعد أن التقطت كل لقطات الشاشة التي تحتاجها ، يمكنك تخصيصها. جرب خيار التبسيط لإزالة الانحرافات ، أو استخدم وسائل الشرح لإضافة أشكال ، وخطوات مرقمة باستخدام أداة الخطوة ، والتعليقات التوضيحية النصية - كل ما هو منطقي لإبراز الجوانب المهمة من عمليتك.

يمكنك أيضًا إنشاء سمة مخصصة في Snagit بألوان وأنماط أخرى بحيث تتمتع لقطات الشاشة الخاصة بك بمظهر متناسق في جميع وثائقك.

هل تريد إظهار الخطوات في العملية؟

استخدم أداة Snagit's Step. يمكنك إضافة تدوينات خطوة مرقمة أو بحروف بنقرة واحدة. يضيف Snagit تلقائيًا الرقم أو الحرف الصحيح أثناء التنقل. تحقق من هذا الفيديو لرؤيته في العمل!

الخطوة 5: قم بتعبئة وتقديم القوالب

الآن ، الشيء الوحيد المتبقي هو تجميع لقطات الشاشة الخاصة بك بحيث تكون جاهزة للتسليم بأي تنسيق تختاره. باستخدام Snagit ، يمكنك دمج لقطات الشاشة في صورة واحدة باستخدام القوالب.

أولاً ، انقر فوق الزر "إنشاء" واختر صورة من قالب أو حدد صورًا من درج "اللقطات الحديثة" ، ثم انقر بزر الماوس الأيمن واختر "دمج في القالب". يمكنك تحديد القوالب التي تناسب احتياجات مساعدتك في العمل.

بعد ذلك ، ما عليك سوى سحب الصور وإفلاتها وضبطها داخل القالب. انه من السهل!

يمكن لـ Snagit أيضًا المشاركة مباشرة في Word بالإضافة إلى عدد من تطبيقات البرامج الشائعة الأخرى ، بما في ذلك PowerPoint و Outlook و Slack و Google Drive و Dropbox و TechSmith Camtasia والمزيد.

بمجرد أن يصبح كل شيء على ما يرام ، يمكنك تسليمه إلى جمهورك أو تحميله في مكان آخر ، مثل صفحة SharePoint للشركة ، بحيث تكون وثائق العملية الخاصة بك متاحة عند الطلب.

استكمل وثائق العملية بفيديو screencast

جنبًا إلى جنب مع وثائق العملية الخاصة بك ، ضع في اعتبارك تضمين فيديو screencast إضافي.

يمكن أن يُظهر الفيديو لزملاء العمل العملية قيد التنفيذ ، ويمكنك إضافة السرد أثناء الانتقال للمساعدة في التوضيح أكثر. إذا كان هناك أي شيء غير واضح للمستلمين من مستند العملية الخاص بك ، فيمكنهم الرجوع إلى الفيديو لمعرفة المزيد.

يمكنك استخدام Snagit لتسجيل كل أو جزء من شاشتك بالإضافة إلى التقاط لقطات الشاشة الخاصة بك. عند الانتهاء من التسجيل ، يسمح لك Snagit بقص أي جزء من الفيديو ترغب في إزالته.

لا يلزم أن يكون تسجيل الشاشة للشاشة رسميًا. تذكر أن الكمال هو عدو الخير. ما عليك سوى السير خلال العملية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أثناء تسجيل شاشتك. يمكنك التحدث عما يحدث أيضًا.

يمكن أن يكمل الفيديو وثائق العملية الخاصة بك ويوفر القليل من المساعدة لأي شخص يريدها.

تحقق من الفيديو أدناه للحصول على جولة تفصيلية رائعة لاستخدام الفيديو لتوثيق العملية:

أنت على استعداد لعمل وثائق عملية ممتازة!

هذا كل ما في الامر! أنت على استعداد لمشاركة معرفتك مع زملاء العمل والتأكد من سير العمليات بسلاسة. ستوفر على الجميع الوقت والجهد مع مستنداتك العملية الرائعة!