كيف تنظم وقت عملك بشكل صحيح؟

الوقت هو أفضل سر للنجاح. قد تتساءل لماذا تفشل دائمًا في إنجاز كل شيء ، ولكن يبدو أن شخصًا ما تعرفه يتفوق في نفس المهام دون صعوبة. الجواب يكمن في إدارة الوقت. إذا تعلمت كيفية تنظيم وقت عملك بشكل صحيح ، فستعمل أقل بينما تحقق المزيد.

لا أعرف عنك ، لكن معظم الناس يقضون ساعات طويلة في العمل ، ليكتشفوا فقط أنه لا توجد نتائج ملموسة. لدينا جميعًا 24 ساعة في اليوم لإنجاز مهام مختلفة ، ولكن بدون انضباط وتحديد الأولويات ، ستكون مثل معظم الأشخاص الآخرين - وتتساءل أين ذهبت كل تلك الساعات.

لهذا السبب نقدم لك هذا المنشور المفصل الذي يبحث في طرق مختلفة لإدارة الوقت وإنجاز المهام.

كيف يمكن للعامل عن بعد تنظيم يوم عمله؟

إدارة الوقت

يعتبر الوقت رصيدًا رائعًا لكل من رواد الأعمال والموظفين ، سواء كانوا يعملون من المنزل أو كفريق واحد أو بمفردهم أو في مكتب مشترك. تأتي المشكلة عندما يكون هناك نقص في التنظيم. الخطأ الشائع الذي يرتكبه معظم الناس هو الاستيقاظ والبدء في العمل دون وضع خطة واضحة. تحتاج إلى تصميم يومك بحيث تؤدي المهام بشكل منهجي.

ابحث عن الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية. يعمل البعض بشكل أفضل في فترة بعد الظهر أو في المساء ، بينما يتم شحن البعض الآخر في الصباح. بصفتك عاملًا عن بُعد ، لديك الحرية في تصميم جدولك الزمني. ومع ذلك ، فإن إنشاء روتين يوم عمل والالتزام به هما شيئان مختلفان. يتطلب الأمر ممارسة والتزامًا وانضباطًا لتصميم جدول يناسبك ويسمح لك بأن تكون منتجًا.

فيما يلي بعض مهارات إدارة الوقت التي يمكنك البدء في تنفيذها الآن:

• قسّم عملك إلى أجزاء - قد يكون دماغك حاسوبًا فائقًا ، لكنك أيضًا إنسان وتفرط في العمل يؤدي إلى نتائج عكسية. تبلغ فعالية دماغك ذروتها في أول 45 دقيقة ، وبعد ذلك يبدأ في الانخفاض بشكل كبير. لذلك ، لكي تكون أكثر إنتاجية ، خذ فترات راحة من 10 إلى 20 دقيقة كل 45 دقيقة للسماح لعقلك بالتعافي.
• لا تعمل بدون حدود زمنية - قبل أن تبدأ العمل على الكمبيوتر المحمول الخاص بك ، تحتاج إلى تحديد ساعات العمل. يتضمن ذلك تعيين حد زمني لكل مهمة تنوي التعامل معها في ذلك اليوم. إن معرفة موعد بدء يوم عملك وانتهائه يخلق إيقاعًا للعمل يجعل إدارة وقتك أسهل - تغيير جدول عملك كل يوم يزعج إيقاع العمل هذا. قد يبدو تحديد حدود العمل أمرًا شاقًا في البداية. ومع ذلك ، إذا تطورت إلى عادة ، فسوف تفاجأ بمدى فعاليتك.
• سجّل الوقت الذي تقضيه في كل ما تفعله ، بدءًا من الرد على المكالمات والعمل في المشاريع وحتى أداء الأعمال الروتينية وأي أنشطة أخرى متعلقة بالعمل أو غير متعلقة بالعمل. بهذه الطريقة ، سيكون لديك صورة واضحة عن مقدار الوقت الذي تقضيه في كل مهمة ، مما سيساعدك بالتالي على التخطيط لأيامك بشكل أفضل. بالإضافة إلى ذلك ، سترى مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة غير منتجة وستجد طرقًا لتقليل ذلك الوقت حتى تتمكن من التركيز على الأجزاء الأكثر إنتاجية من يومك.
• لا تنسى تخصيص وقت للانقطاعات. يتيح لك ذلك القيام بكل الأشياء غير المتعلقة بالعمل دون الشعور بأنك تضيع وقتًا ثمينًا كان من الممكن أن تقضيه في العمل في مشاريعك.

كن منظمًا

لا يمكن تحقيق الإدارة الفعالة للوقت بدون التنظيم المناسب. في هذا السياق ، يصف مصطلح المنظمة شيئين: تنظيم يومك وتنظيم بيئة عملك.

أولاً ، يجب أن يكون لديك الأهداف التي ترغب في تحقيقها في يوم أو أسبوع أو شهر. إذا كنت تفضل العمل بأهداف يومية ، فاخذ أول 30 دقيقة عندما تستيقظ للتخطيط ليومك. ثانيًا ، عليك تنظيم تلك الأهداف لفصل الأهداف طويلة المدى عن الأهداف قصيرة المدى. تذكر عندما قلنا لتقسيم المشاريع إلى مراحل؟ يمكن أن يساعدك تنظيم أهدافك في تحقيق ذلك. مع وجود الأهداف المحددة أمامك ، ستقلل من فرص المماطلة ، وبالتالي تزيد من إنتاجيتك.

من ناحية أخرى ، فإن بيئة عملك هي المكان الذي ستقضي فيه معظم وقتك ، لذلك يجب أن تكون مريحة قدر الإمكان. احتياجات كل شخص فريدة من نوعها ، وكل هذا يتوقف على التفضيلات. بينما يمكن أن يعمل البعض بشكل جيد مع موسيقى الخلفية ، يفضل البعض الآخر الصمت التام. ومع ذلك ، فإن الشيء الوحيد الذي يظل ثابتًا هو حقيقة أن تنظيم مساحة العمل الخاصة بك قد يكون له تأثير مباشر على إدارة الوقت.

ما يراه صاحب العمل أثناء مكالمات الفيديو اليومية أو الأسبوعية يتحدث عن مجلدات حول مدى تنظيمك والتزامك. على نحو مفضل ، قم بإعداد مكتب منزلي به كرسي مريح ومكتب حيث ستعمل منه واجعل بقية منزلك مكانًا يمكنك العيش فيه بالطريقة التي تريدها. والأهم من ذلك ، حافظ على مكان عملك منظمًا ومرتبًا بحيث يمكنك التركيز على الأشياء المنتجة.

استخدم برنامج تتبع الوقت

ربما استخدم معظمكم بطاقة دخول عند دخول المكتب أو مغادرته. يعرض الوقت الذي أبلغت فيه عن العمل أو غادرت مبنى المكتب. يحسب أيضًا عدد المرات التي غادرت فيها المبنى المكتبي خلال اليوم. يمكن استخدام هذه المعلومات لمراقبة تحركاتك ، وإذا لم تكن أنشطتك متعلقة بالعمل ، فسيكون لديك بعض الشرح لتفعله.

هذه هي نفس الطريقة التي تعمل بها أجهزة تعقب الوقت مثل Traqq. إنها تساعدك على الاستمرار في التركيز على المهام المطروحة وتحفيزك على تحقيق أهدافك في الوقت المحدد. تتمثل إحدى الوظائف الرئيسية لبرنامج مراقبة الموظفين في تتبع مقاييس الإنتاجية. يمكن للمديرين استخدام تقارير الجدول الزمني لمراجعة سير العمل وصياغة مواعيد نهائية معقولة للعاملين عن بُعد.

تساعد تطبيقات تتبع الوقت الموظفين أيضًا على تحديد أولويات المهام والعمل ضمن جداولهم الخاصة. يؤدي استخدام برنامج تتبع الوقت إلى إدارة أفضل للوقت ، وينتهي الأمر بالفائدة على كلا الطرفين.

حدد موعدًا للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد على المكالمات الهاتفية

دع الناس يعرفون أنك مشغول خلال فترة معينة ، قل من 6 صباحًا إلى حوالي 3 مساءً ، حتى لا تتلقى مكالمات أو رسائل بريد إلكتروني أو رسائل نصية مستمرة. وبالمثل ، لا تكن متاحًا متى احتاجك شخص ما إلا إذا كان ذلك ضروريًا وعاجلًا للغاية. يمكن أن تنتظر بعض المكالمات أو رسائل البريد الإلكتروني حتى تتمكن من الرد عليها بحرية.

كيفية اختيار برنامج تتبع الوقت

بصفتك عاملًا عن بُعد ، يجب أن تعلم أنه عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت ، لا شيء يجعل عملك أسهل من برنامج تتبع الوقت. لقد أصبح أداة إنتاجية حيوية لأي فرد أو شركة أو مؤسسة تريد النجاح.

ولكن مع وجود الكثير من أدوات تعقب الوقت ، كيف تختار الأفضل؟ فيما يلي أهم الأشياء التي يجب أن تضعها في اعتبارك:

• تتبع الوقت - هذه ميزة واضحة لتطبيق تتبع الوقت. اختر من بين متتبع الوقت الآلي أو اليدوي حسب ما يناسب عملك.
• إدارة المشروع - هذه الميزة مفيدة لأولئك الذين تكون أعمالهم مدفوعة بإنجاز المشاريع بدلاً من الخدمات أو المنتجات.
• الجداول الزمنية للموظفين - أنت بحاجة إلى أداة تعقب الوقت التي يمكنك من خلالها تسجيل الوقت الذي تقضيه في المهام في الوقت الفعلي. ستظهر إدخالات الوقت عندما بدأت العمل ومتى توقفت. يمكن بعد ذلك استخدام هذه البيانات عند طلب الدفع أو لمساعدتك في تحديد نقاط الضعف التي يجب معالجتها. يمكن أيضًا استخدام هذا من قبل المديرين لمراقبة أداء الموظف.
• التنبيهات والإشعارات - تحتوي تطبيقات تتبع الوقت على شكل من أشكال نظام التنبيه. اختر واحدة تناسب احتياجاتك الخاصة.
• الفواتير - هل تحتاج إلى نظام فواتير؟ إذا قمت بذلك ، فتأكد من البحث عن الحلول الأكثر مثالية لتتبع الوقت.
• نوع الجهاز الذي تستخدمه - هل ستقضي معظم وقتك في المكتب أم في الخارج؟ تم تصميم بعض التطبيقات لنظام التشغيل Android أو iOS ، بينما تم تصميم البعض الآخر لنظام التشغيل Windows أو macOS.

تشمل العوامل الأخرى التي يجب أن تبحث عنها أيضًا ما يلي:

• سهولة الاستعمال
• الدخل
• دعم فني
• التوفر في وضع عدم الاتصال
• القدرة على تصدير البيانات إلى تطبيقات أخرى

ما هو ترقق؟

Traqq هو تطبيق تتبع في الوقت الفعلي يجمع بين عدد من الميزات المفيدة التي تسمح لك بمراقبة وتتبع مهامك وأنشطتك ، وتسجيل عدد ساعات عملك. إذا كنت تدير فريقًا من العمال عن بُعد ، فإن Traqq تساعدك على مراقبة إنتاجية كل عامل باستخدام الجدول الزمني للموظف. في نهاية كل ذلك ، يمكنك تحديد المشاريع التي تستغرق وقتًا أطول لإكمالها وسير العمل العام حتى تتمكن من إجراء التعديلات المناسبة.

مع برنامج تتبع المهام الموثوق والفعال ، لن تحتاج إلى قضاء وقت في مراقبة المهام. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنه إنشاء تقارير أسبوعية وشهرية للتحليل.