سر واحد بسيط لتعزيز إنتاجية فريقك البعيد

سر واحد بسيط لتعزيز إنتاجية فريقك البعيد

كان العمل عن بعد موجودًا منذ بضع سنوات حتى الآن ، ولكن لم يتلق الجميع هذا الاتجاه الجديد بأذرع مفتوحة. أثار أرباب العمل مخاوف من عدم الثقة ، متسائلين عما إذا كانت الفرق البعيدة تقضي بالفعل وقتًا في العمل.

ولكن بمجرد أن بدأوا في تتبع الوقت ، تمكنوا من رؤية دليل العمل. لا يقوم برنامج تتبع الوقت بتسجيل ساعات عمل الموظفين فحسب ، بل يوفر أيضًا بيانات ذات قيمة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

يستمر سوق برمجيات تتبع الوقت في النمو ومن المتوقع أن يصل إلى معدل نمو سنوي مركب قدره 20.40 في المائة في الفترة المتوقعة من 2021 إلى 2028.

لذا ، كيف يمكن لتتبع الوقت تعزيز إنتاجية الفريق عن بُعد وزيادة أداء الشركة؟ كل هذا يتوقف على كيفية تنفيذه. هذا ما سنغطيه في هذا المقال. سنشارك أيضًا فوائد تتبع الوقت للفرق البعيدة.

5 طرق قابلة للتنفيذ لتطبيق تتبع الوقت للفرق البعيدة

من الأهمية بمكان ألا ينظر الموظفون إلى تتبع الوقت باعتباره شكلاً من أشكال ضبط النفس. تتمثل إحدى مزايا العمل من المنزل في المرونة التي يوفرها ، وعندما تتخلص من ذلك ، ستنخفض معنويات الفريق. تريد دعم الفريق إلى جانبك إذا كنت تريد أن ترى زيادة في الإنتاجية.

فيما يلي بعض الطرق الفعالة لتتبع الوقت لفريقك البعيد ، دون التضحية بثقة الموظفين.

اشرح نواياك

يمثل تتبع الوقت فرصة رائعة للشركة للبقاء على اطلاع دائم بالأمور. لكنها منطقة تحتاج إلى التعامل معها بحذر. لا يتعلق الأمر فقط بتقديم برنامج لتتبع الوقت والسماح بتشغيله.

يجب أن تكون أكثر ذكاءً بشأن عملية التنفيذ واكتساب تأييد الفريق منذ البداية. اشرح سبب تنفيذك لتتبع الوقت ، وأهميته للشركة ، وكيف يعمل.

لا تنس أن تذكر ما بداخلها لهم. سيتبنى الموظفون التكنولوجيا الجديدة مع العلم أنه سيكون لها تأثير إيجابي على حياتهم الشخصية والمهنية.

اشرح ما لا يعنيه وقت التتبع

سيشعر بعض الموظفين أن تتبع الوقت قد يهدد خصوصيتهم وكرامتهم المهنية. يجب أن تكون واضحًا بشأن كيفية استخدام المعلومات التي تم جمعها عنهم.

اشرح لموظفيك أن تتبع الوقت موجود لتوفير معيار مفيد ولن يتم استخدامه كمصدر واحد لتقييم عملهم. تحتاج إلى التأكيد على أنها لن تعمل كشكل رقمي للإدارة التفصيلية.

طمأن موظفيك أنك لا تتجسس عليهم. بدلاً من ذلك ، ترغب في الكشف عن الاختصارات المحتملة في عملية العمل وخلق بيئة عمل أفضل.

تذكر أن تحدد بوضوح التوقعات والقواعد ومتطلبات تتبع الوقت.

تكوين عملية تتبع الوقت لتكون سهلة

يجب أن يعرف كل فرد في الفريق كيفية استخدام البرنامج ، حتى يتمكنوا من تسجيل ساعات عملهم بشكل أكثر دقة. خلاف ذلك ، سيصبح تتبع الوقت مجرد عبء آخر.

لجعل العملية سهلة:

• اختر تطبيقًا على مدار الساعة لا يتطلب منحنى تعليمي طويل ومعقد. يجب أن يكون الإعداد الأولي مباشرًا وأن يكون استخدامه أبسط. كل ما يحتاجون إليه هو تشغيل المؤقت والتطبيق يسجل جميع البيانات تلقائيًا.
• حدد بوضوح إجراءات تسجيل ساعات العمل واجعل تتبع جميع الأنشطة المتعلقة بالعمل أمرًا إلزاميًا. كشفت إحدى الدراسات التي أجرتها AffinityLive والمذكورة في Harvard Business Review أن الاقتصاد الأمريكي يفقد 59 مليون ساعة كل يوم في الإنتاجية. هذا إلى حد كبير لأن العمال لا يتتبعون جميع أنشطتهم.
• خذها في جولة اختبارية. اسمح للفرق باختبار برنامج تتبع الوقت لمدة شهر على الأقل للتعرف على كيفية عمله. حدد تاريخ البدء والانتهاء ، وقم بجدولة عرض بأثر رجعي مع فريقك للحصول على ملاحظات لاحقة.

بمجرد أن يتعلم الموظفون استخدام نظام تتبع الوقت ، يمكنهم القيام بذلك بثقة أكبر. في المقابل ، أصبح إعداد التقارير والفواتير وكشوف المرتبات في غاية السهولة.

اطلب التعليقات وقم بإجراء التعديلات

خلال مرحلة ما قبل التبني ، قد تظهر بعض المشكلات والمخاوف والأخطاء. بعد تشغيل البرنامج التجريبي ، اجمع التعليقات من فريقك البعيد لتحديد العيوب المحتملة في أسلوب التنفيذ الخاص بك.

يتيح لك هذا العمل معًا من أجل تحسين العملية. سيقطع دمج الفريق شوطًا طويلاً في تعزيز الحافز والمشاركة.

مثالا يحتذى به

سيتم تحفيز الموظفين لتتبع ساعات عملهم إذا كنت قدوة يحتذى بها. لذا ، ابدأ بتتبع وقتك وشارك نتائجك معهم. يجب أن يقدم تطبيق تتبع الوقت الموثوق به تقارير مفصلة يمكنك مشاركتها بسهولة مع موظفيك.

تصفح المعلومات وتفسير البيانات معًا. سيشجعهم ذلك على البدء في مراقبة وقت عملهم.

كيفية اختيار برنامج تتبع الوقت

أولاً وقبل كل شيء ، ضع في اعتبارك الميزات التي تريدها في متتبع الوقت. سيختلف هذا ، اعتمادًا على عوامل مثل نوع العمل وعدد الموظفين. يجب أن يقدم أفضل برنامج لمراقبة الموظفين:

• تتبع الإنتاجية . القدرة على رؤية مستويات نشاط الموظفين ، والتطبيقات والمواقع التي يستخدمونها ، ولقطات الشاشة الاختيارية لتقديم دليل على العمل.
• طرق متعددة لتتبع الوقت . إلى جانب بدء وإيقاف المؤقت ، يجب أن يكون لديه القدرة على إضافة إدخالات الوقت يدويًا.
• الجداول الزمنية والتقارير الآلية . أنت تتبع الوقت ليس فقط لزيادة إنتاجية فرقك البعيدة ، ولكن أيضًا إنتاجية عملك بالكامل. توفر جداول الدوام وتقارير الوقت بيانات في الوقت الفعلي للتحليل والمشاركة مع العملاء أو الرؤساء. تسمح لك البرامج المتقدمة بتصفية التقارير وإنشاءها على أساس منتظم.
• الفواتير . اختر متتبعًا للوقت يقوم بأتمتة الفواتير. تسمح لك بعض الأدوات بجدولة إرسال التقارير في تواريخ وأوقات محددة كل أسبوع أو شهر.

بصرف النظر عن الميزات ، إليك أشياء أخرى يجب وضعها في الاعتبار:

يجب أن يقدم البرنامج الذي تريده عرضًا توضيحيًا مجانيًا وبرامج تعليمية وأدلة وإرشادات مفيدة. هذا يجعل عملية الإعداد سلسة. ستحتاج أيضًا إلى التحقق من صفحة دعم العملاء والدردشة ودعم الهاتف والأسئلة الشائعة.

اكتشف ما يقوله الآخرون عن متتبع الوقت. يستخدم العملاء منصات مثل Capterra و G2 لإرسال مراجعات حول أحد المنتجات. إذا كان لديهم تطبيقات للهاتف المحمول ، فاقرأ التعليقات على متجر Google Play ومتجر Apple.

عامل حاسم آخر هو تكلفة حل تتبع الوقت. هل ستختار تطبيق تتبع الوقت المدفوع أو المجاني؟ هل تقدم خطة مجانية ونسخة تجريبية مجانية؟ ما هي تكلفة الترقية؟ هل عملية الدفع مباشرة؟ هل يقدمون أسعارًا مخصصة إذا كان لديك فريق كبير؟

كل الأشياء التي تم وضعها في الاعتبار ، من الجيد البحث عن أداة تناسب ميزانيتك.

فوائد تتبع الوقت لفريقك البعيد

ذكرنا سابقًا أنه يجب عليك توضيح كيفية استفادة الموظفين من تتبع الوقت. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية لضبط الوقت بدقة:

• أتمتة جمع البيانات وزيادة الدقة. عند معالجة البيانات تلقائيًا ، نضمن لك إجراء حسابات دقيقة ، وهو أمر بالغ الأهمية لمعالجة الفواتير وكشوف المرتبات. سيتم تجنب الأخطاء ، وسيقضي المحاسبون وقتًا أقل في معالجة البيانات.
• زيادة الثقة بين أصحاب العمل والموظفين. سيعرف أرباب العمل دائمًا المشاريع التي يتم العمل عليها. تعني هذه الرؤية أن الموظفين لن يضطروا إلى الإبلاغ مرة أخرى كثيرًا.
• قياس وإيجاد طرق لتحسين الإنتاجية. يمنحك تتبع الوقت نظرة عامة على كيفية قضاء الوقت ، حتى تتمكن من التعلم من عادات عملك. يساعدك هذا على تخطيط جداول زمنية يمكن إدارتها وواقعية.
• تخطيط وتقدير أفضل للمشروع. يمكّنك قياس الوقت المستغرق في المشاريع من إنشاء تقديرات أفضل للمشروع في المستقبل. تعمل بيانات تتبع الوقت كنقطة مرجعية عند توزيع العمل وتحديد المواعيد النهائية.
• فهم أفضل لاستخدام الوقت. إن وجود سجل دقيق لساعات العمل المسجلة يرسم صورة أوضح لكيفية قضاء وقت الشركة. هل هناك الكثير من الأنشطة المهدرة للوقت؟ هل يقوم الموظفون بتسجيل الدخول والخروج في الوقت المناسب؟ ما هي مواعيد تسليم المشروع التي فاتت؟

إلى جانب مساعدة المديرين على تتبع الإنتاجية والحصول على فكرة أفضل عن فعالية العاملين عن بعد ، فإن تتبع الوقت له دور مهم آخر. وذلك لضمان تمتع الموظفين بتوازن أفضل بين العمل والحياة.

وجدت دراسة حديثة من Nature Human Behavior أن الموظفين عن بُعد يقضون وقتًا أطول بنسبة 10 بالمائة كل أسبوع. وهذا يعادل أربع ساعات إضافية أسبوعيًا لمن يعمل 40 ساعة كل أسبوع. يمكن أن يؤدي هذا الاتجاه المقلق إلى الإرهاق والإرهاق وزيادة معدل دوران الموظفين.

يسلط تتبع الوقت الضوء على حالات الإرهاق ، بحيث يمكنك معالجتها وتعزيز رفاهية الموظفين.

استنتاج

يعد تتبع الوقت ضروريًا لتعزيز العمليات التجارية الفعالة ودعم عملية العمل الفعالة ، خاصة عند إدارة فريق بعيد. ومع ذلك ، لا يمكن أن تعمل هذه التقنية إلا إذا كانت هناك شفافية وتنفيذ مناسب.

إذا كنت ترغب في رؤية نتائج إيجابية وزيادة في الأداء والإنتاجية ، فمن الضروري كسب ثقة الموظفين أولاً.