كيفية محاربة تعب الاجتماع [+ دليل التخلص من السموم]

مع استمرارنا في التنقل في عالم العمل عن بُعد ، أصبح من الواضح أن أحد أكبر التحديات التي تواجه الشركات والموظفين هو "إجهاد الاجتماع". عدد الاجتماعات الافتراضية التي من المتوقع أن يحضرها الأشخاص على أساس يومي يجعل الموظفين يشعرون بالإرهاق والإرهاق.

هذا ، إلى حد ما ، نتيجة للتحول الدراماتيكي في الطريقة التي نعمل بها بعد الوباء ، وهو التغيير الذي حدث عمليا بين عشية وضحاها. ارتفع العمل عن بعد بشكل كبير في السنوات الأخيرة ، وازداد معه عدد الاجتماعات الافتراضية.

في حين أن هذا لا يعني أن الأشخاص لم يقضوا الكثير من الوقت في الاجتماعات قبل COVID ، إلا أن الوسيلة التي يتم فيها عقد العديد من تلك الاجتماعات قد تغيرت. بدلاً من الركض من غرفة اجتماعات إلى أخرى ، يتدافع الأشخاص بحثًا عن روابط "التكبير / التصغير" الصحيحة.

تظل الحاجة الواضحة للعديد من الأشخاص للالتقاء والتعاون ومناقشة تقدم المشاريع والتغلب على العقبات كما هي. في الواقع ، زاد عدد الاجتماعات التي يحضرها الأشخاص كل يوم حيث أصبحت أماكن العمل بعيدة تمامًا خلال ذروة الوباء ، وهو اتجاه من المرجح أن يستمر مع ارتفاع العمل عن بُعد.

وفقًا لـ "تقرير نبض القوى العاملة المستقبلية" الصادر عن Upwork ، سيعمل 36.2 مليون أمريكي عن بُعد بحلول عام 2025 - وهذا يمثل زيادة بنسبة 90٪ عن مستويات ما قبل الجائحة و 22٪ من القوة العاملة الأمريكية بأكملها.

هذا يخلق مشكلة جديدة تحتاج المنظمات إلى معالجتها حيث أن الكثير من الاجتماعات يمكن أن تؤدي إلى الإرهاق ، وانخفاض الإنتاجية ، وانخفاض الصحة والعافية بين الموظفين. لهذا السبب من المهم أن نفهم ما هو إجهاد الاجتماع ، ولماذا هو ضار ، والأهم من ذلك ، كيفية مكافحته.

في هذه المقالة ، سنقدم لك دليلًا تفصيليًا لاستبدال الاجتماعات ومساعدتك على مقاومة إجهاد الاجتماعات حتى تكون أكثر إنتاجية وتركيزًا في العمل.

ما هو تعب الاجتماع؟

إذن ما هو تعب الاجتماع الافتراضي؟ ...

عندما أصبح العمل عن بعد أكثر شيوعًا ، رأى الكثير من الناس أنه فرصة عظيمة لأداء عملهم بمرونة أكبر وإيجاد توازن أفضل بين حياتهم الشخصية وعملهم. ومع ذلك ، مع تزايد شعبية العمل عن بُعد ، جلب معه مجموعة جديدة من التحديات ، بما في ذلك التعب من الاجتماعات الافتراضية.

مع كون الاجتماعات الافتراضية هي الوسيلة الأساسية للاتصال ، بدأ العديد من الأشخاص في تجربة زيادة في عدد الاجتماعات التي كان من المتوقع أن يحضروها كل يوم. بعد ذلك ، ضرب فيروس كوفيد -19 وأصبح العمل عن بعد هو الوضع الطبيعي الجديد.

أدى هذا التحول المفاجئ إلى تكثيف مشكلة إجهاد الاجتماع ، حيث وجد الناس أنفسهم يتعاملون مع مجموعة جديدة كاملة من التحديات ، مثل زيادة العزلة ، والانحرافات في المنزل ، وعدم وضوح الحدود بين العمل والوقت الشخصي. نتيجة لذلك ، بدأ الكثير من الناس يشعرون بالإرهاق والإرهاق من التدفق المستمر للاجتماعات الافتراضية.

ما هو تعب الاجتماع حقا

إجهاد الاجتماع - بالإضافة إلى "إجهاد الزووم" أو "الإرهاق الافتراضي" - هو الشعور بالإرهاق والإرهاق الناجم عن حضور الاجتماعات الشخصية والافتراضية لفترات طويلة من الوقت. إنها نتيجة الإجهاد الذهني والعاطفي المستمر الذي يأتي من "التشغيل" لساعات متتالية ، والذي يمكن أن يتفاقم بسبب الخسائر المادية للتحديق المستمر في الشاشة.

فكر في الأمر: عندما تكون في اجتماع افتراضي ، من المتوقع أن تحافظ على التركيز ، وتنتبه لما يقال ، وأن تشارك بنشاط في المحادثة. قد يكون هذا صعبًا بشكل خاص إذا لم تكن في نفس الغرفة مثل الحاضرين الآخرين ، حيث قد يكون من الصعب قراءة لغة الجسد وقياس الإشارات الاجتماعية.

علاوة على ذلك ، فإن قلة الحركة الجسدية أثناء الاجتماع الافتراضي يمكن أن تجعل من السهل الشعور بالركود والقلق ، مما قد يساهم في زيادة الشعور بالتعب. يمكن أن تؤثر كل هذه العوامل بشكل كبير على صحتك العقلية والعاطفية والجسدية ، مما يؤثر بشكل طبيعي على الإنتاجية والفعالية في مكان العمل - حتى لو كانت طاولة مطبخك!

مع وضع كل هذا في الاعتبار ، من المهم التعرف على العلامات لمعرفة كيفية مكافحة إجهاد الاجتماع الافتراضي.

كيف تتعرف على تعب الاجتماع؟

إن التعرف على أعراض إجهاد Zoom الأولية ، سواء في نفسك أو في الآخرين ، هو الخطوة الأولى في اتخاذ الإجراء قبل أن يؤثر على رفاهك وإنتاجيتك أنت أو زملائك.

فيما يلي بعض الأعراض الشائعة للإرهاق الذي قد يعاني منه الأشخاص:

1. الإرهاق : الشعور بالتعب والاستنزاف بعد حضور الاجتماعات الافتراضية ، حتى لو لم تكن طويلة أو شديدة ، يمكن أن يكون علامة على إجهاد الاجتماع. يمكن أن يشمل ذلك أيضًا الشعور بالإرهاق العقلي والعاطفي ، وكذلك الإرهاق الجسدي.
   
2. النسيان وصعوبة التركيز : إذا وجدت صعوبة في التركيز أثناء الاجتماعات الافتراضية ، فقد تكون تعاني من إجهاد الاجتماع. يمكن أن يتجلى هذا في عدم الاهتمام بالموضوع الذي تتم مناقشته أو صعوبة الاستمرار في المشاركة طوال الاجتماع.
   
3. صعوبة الحفاظ على العلاقات والحضور : إذا كنت تجري مكالمات وفي اجتماعات طوال اليوم ، فيمكنك أن تسامح لرغبتك في قضاء بعض الوقت مع نفسك. ومع ذلك ، إذا كنت تشعر في كثير من الأحيان أنك بعيد عن الأصدقاء والعائلة ، فقد يكون ذلك علامة على إجهاد الاجتماع.
   
4. التهيج أو القلق : يمكن أن يجعلك الشعور بالتعب في الاجتماع تشعر بالضيق وسرعة الانفعال. أثناء الاجتماعات الافتراضية ، قد تجد نفسك متعبًا أو تكافح من أجل البقاء ساكنًا ، وخارج الاجتماعات ، قد تجد نفسك منزعجًا بسهولة من زملائك في العمل.
   
5. انخفاض في الإنتاجية : إذا لاحظت انخفاضًا في إنتاجيتك أو جودة عملك بعد حضور الاجتماعات الافتراضية ، فقد يكون ذلك علامة على إجهاد Zoom. يمكن أن يحدث هذا إذا كنت تشعر بالإرهاق أو الإرهاق من حضور الكثير من الاجتماعات أو إذا كانت الاجتماعات نفسها غير جذابة أو منتجة.
   
6. الأعراض الجسدية : مع أحد أكثر الأعراض خطورة ، يمكن أن يؤدي الشعور بالتعب إلى المعاناة من الآلام الجسدية الفعلية مثل آلام العضلات والتوتر والأرق.

إذا كنت تعاني من أي من هذه الأعراض ، فقد يكون الوقت قد حان لأخذ قسط من الراحة وإعادة تقييم أسلوبك في الاجتماعات الافتراضية. من خلال التعرف على علامات إجهاد الاجتماع مبكرًا ، يمكنك اتخاذ خطوات لمنعه من التأثير على عملك ورفاهيتك بشكل عام ، ورفاهية موظفيك.

لماذا نقوم بجدولة الكثير من الاجتماعات؟

على الرغم من الإجماع المتزايد على أن الاجتماعات تقتل الإنتاجية ، لا يزال هناك اعتقاد أساسي بأن الاجتماعات هي أفضل طريقة للتواصل والتعاون مع الزملاء.

فيما يلي الحقائق: توفر الاجتماعات فرصة لمناقشة القضايا المعقدة ومشاركة الأفكار وتلقي التعليقات في الوقت الفعلي ، والتي قد يكون من الصعب تحقيقها من خلال البريد الإلكتروني. هذه التفاعلات ضرورية لدعم التعاون والإبداع بين الفرق.

لذا ، بينما لا شك في أننا بحاجة إلى اجتماعات - لأن أفضل الاجتماعات هي في الواقع رائعة جدًا - السؤال هو ، هل نحتاج إلى الكثير منها؟ والأهم من ذلك ، ما الذي يستدعي عقد اجتماع بالفعل؟

نعتقد أن بعض الشركات تحتاج إلى تغيير فهمها لموعد الاجتماعات ولا تحتاج إلى عقدها.

على سبيل المثال ، إذا كانت المناقشة بحاجة إلى مدخلات من عدة أشخاص ، مثل جلسة العصف الذهني ، فإن الاجتماع هو بالتأكيد أفضل طريقة للحصول على النتائج. ومع ذلك ، إذا كان الاجتماع سيكون مجرد نقل أحادي الاتجاه للمعلومات (بدلاً من جهد تعاوني) ، فيمكنك غالبًا تحقيق نفس النتيجة ، في وقت أقل ، باستخدام مقطع فيديو جيد الصنع.

من خلال إعادة التقييم عندما يكون الاجتماع ضروريًا وغير ضروري ، يمكن للشركات توفير مليارات الدولارات كل عام. نعم ، بلايين!

وجدت دراسة أجراها Atlassian عن زيادة الاجتماعات ، أن 45٪ من الموظفين يشعرون بالإرهاق من عدد الاجتماعات في جدولهم الزمني ، ويقول 47٪ إن الاجتماعات غير الضرورية هي رقم واحد مضيعة للوقت في مكان العمل. من المهم أيضًا أن تتذكر أن الاجتماع لمدة ساعة مع 10 أشخاص ، لا يكلف ساعة واحدة فقط - إنه يكلف 10 ساعات من وقت الشركة.

وجد تقرير Atlassian أن الموظف العادي يهدر 31 ساعة في اجتماعات غير منتجة كل شهر. الآن اضرب ذلك في عدد الموظفين في عملك (وحاول ألا تصرخ).

لا يستغرق الأمر وقتًا طويلاً حتى يتم جمع المبلغ ، حيث تشير تقديرات Atlassian إلى أن الشركات الأمريكية تهدر 37 مليار دولار سنويًا في اجتماعات غير ضرورية. حان الوقت لأن تجد الشركات طريقة أفضل وأكثر إنتاجية للموظفين لاستخدام وقت الشركة.

إذن ، لماذا ما زلنا نرتب الكثير من الاجتماعات؟ يقال الحقيقة ، لسنا متأكدين. في هذه الأيام ، هناك طرق أكثر فاعلية للتواصل وسنلقي نظرة على بعض الأمثلة في لحظة.

لماذا هو ضار بالفرد والمنظمة؟

بينما تكلف الاجتماعات بالفعل ثروة من الشركات ، يمكن أن يضيف سياق الاجتماعات الافتراضية طبقات إضافية من التعقيد لكل من الأفراد والمؤسسات.

الاجتماعات الافتراضية بطبيعتها غير طبيعية. هذا ليس بالضرورة أمرًا سيئًا وقد نجادل أنه من الأفضل أن يكون لديك اجتماع افتراضي مع أشخاص في جميع أنحاء العالم بدلاً من أن يسافر الجميع حول العالم لحضور اجتماع. لكن التكنولوجيا جديدة نسبيًا ونحن ، كبشر ، ما زلنا نتكيف معها.

بينما نعلم بالفعل أن التحديق في شاشة الكمبيوتر لفترة طويلة ليس جيدًا بالنسبة لك ، عندما يتعلق الأمر بعقد اجتماعات عبر الإنترنت ، فهناك عوامل مماثلة يمكن أن تساهم في مواجهة الإرهاق.

هذا يتجاوز الجوانب الفنية وتأثيرات أشياء مثل الضوء الأزرق ، حيث يوجد أيضًا اختلاف كبير في كيفية تفاعلنا مع الأشخاص عبر الإنترنت والتكلفة العقلية للقيام بذلك.

لذلك دعونا نلقي نظرة على بعض العوامل الفريدة للاجتماعات الافتراضية التي يمكن أن تسهم في إجهاد الاجتماع.

الكميات المفرطة من ملامسة العين عن قرب شديدة للغاية

في الاجتماع العادي ، من المحتمل أن تحول انتباهك بين الأشخاص الذين يتحدثون ، والأشخاص الذين يستمعون ، وملاحظاتك ، ومحيطك. ومع ذلك ، في مكالمة Zoom ، فأنت تنظر إلى الجميع ، في كل مكان ، دفعة واحدة - وهذا مكثف!

تزداد هذه الكثافة بسبب الحجم الكبير غير المعتاد لوجوه الأشخاص وأعينهم على شاشتك ، مما يجعلهم يبدون أقرب ماديًا مما هم عليه في الواقع. في كثير من الأحيان لا نقترب كثيرًا من وجوه الناس ، وعندما نفعل ذلك عادة ما يكون ذلك نتيجة لحظة حميمة أو مواجهة ، وكلاهما مواقف عاطفية شديدة.

إن أدمغتنا متشددة لمعرفة ذلك غريزيًا ، لذا فإن كل هذا التواصل البصري عن قرب خلال اجتماع افتراضي يكون أكثر كثافة مما ندركه في كثير من الأحيان.

إن رؤية نفسك أثناء محادثات الفيديو باستمرار في الوقت الفعلي أمر مرهق

عليك أن تعترف أنه عندما لا تنظر إلى أي شخص آخر في اجتماع افتراضي ، فمن المحتمل أنك تنظر إلى نفسك. لا بأس ، نحن جميعًا نفعل ذلك ، لكن رؤية انعكاسك الرقمي عدة مرات في اليوم أمر مرهق عاطفياً.

تشير الدراسات إلى أنك تنتقد نفسك أكثر عندما ترى نفسك. إنه أمر منطقي ، ولكن إلقاء نظرة خاطفة باستمرار على صورك الشخصية في الوقت الفعلي يزيد من إجهاد الاجتماعات الافتراضية.

تقلل محادثات الفيديو بشكل كبير من قدرتنا على التنقل المعتادة

من خلال الاجتماعات الشخصية ، ستجد نفسك غالبًا تنتقل من غرفة اجتماعات إلى أخرى - لكنك لا تزال تحرك جسدك. مع الاجتماعات الافتراضية ، من غير المرجح أن تقوم وتتجول إذا كان كل ما عليك فعله هو النقر فوق ارتباط.

في حين أن هناك بالفعل الكثير من الأبحاث التي تشير إلى أن الجلوس لفترات طويلة من الوقت يضر بصحتك ، إلا أن هناك بحثًا متزايدًا يشير إلى أن الأداء المعرفي يتحسن عندما تتنقل. من ناحية أخرى ، من المرجح أن تجعلك الاجتماعات الافتراضية تجلس في نفس الوضع لفترة طويلة ، مما قد يجعلك تشعر بالقلق.

العبء المعرفي أعلى بكثير في محادثات الفيديو

يتم تضمين الكثير من لغة الجسد عندما تتحدث إلى شخص ما شخصيًا ، وكل إيماءة أو تعبير صغير يقوم به شخص ما أثناء المحادثة أمر بالغ الأهمية لكيفية تواصلنا كبشر بشكل طبيعي.

تساعدنا لغة الجسد على فهم بعضنا البعض مع ضمان فهمنا. ومع ذلك ، فإن هذه الإشارات والفروق الدقيقة غير اللفظية الصغيرة يصعب اكتشافها في مكالمة فيديو ، مما يؤدي غالبًا إلى إيلاء اهتمام أكبر مما اعتدنا عليه في المحادثة.

حتى معرفة هذا عن أنفسنا يعمل على زيادة الإرهاق الذي نشعر به ، حيث إننا نبذل مزيدًا من الجهد دون وعي لجعل لغة جسدنا أكثر وضوحًا للأشخاص الذين نتحدث إليهم فعليًا.

إن الاضطرار إلى العمل بجدية أكبر لإرسال واستقبال الإشارات غير اللفظية التي نعتمد عليها فقط يضيف إلى العبء المعرفي لعقد اجتماع افتراضي ، وهو ضغط فريد لا ينطبق على المحادثات الشخصية.

دليل تفصيلي لاستبدال الاجتماعات [Meeting Detox Playbook]

الآن ، مع وجود قدر هائل من الأدلة التي تُظهر الآثار السلبية لعقد اجتماعات كثيرة جدًا وتكلفة إجهاد الاجتماع ، فلنلقِ نظرة على بعض الطرق التي يمكننا من خلالها تقليل الاجتماعات والتخفيف من أعراض الإرهاق في الاجتماع.

في هذا القسم ، سنقدم بعض الإرشادات خطوة بخطوة حول كيف يمكن لأدوات مثل Snagit أن تساعد في تحقيق نفس الأهداف مثل الاجتماعات التي تحجب جدولك ، وهو نوع من كتاب التخلص من السموم ، إذا أردت ذلك.

الخطوة 1: حدد أهداف / أهداف اجتماعك وما إذا كان يمكنك استبدالها أو تحسينها

أحد المجالات الرئيسية التي يمكن للجميع العمل عليها لتقليل عدد الاجتماعات المتوقع حضورهم هو فهم متى يكون الاجتماع ضروريًا بالفعل ، لأن الكثير من الوقت - ونحن نعلم أنك ستوافق - هم لا.

السؤال الأول والأكثر أهمية الذي يجب أن تطرحه على نفسك قبل الاتصال بفريقك في غرفة الاجتماعات ، أو إرسال دعوة تقويم افتراضية ، هو: ما الغرض من الاجتماع وهل تحتاج إلى مدخلات الأشخاص؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكنك على الأرجح المضي قدمًا ومشاركة تقدمك عبر البريد الإلكتروني.

من ناحية أخرى ، إذا كنت بحاجة إلى مناقشة مشروع قبل الانتقال إلى المرحلة التالية ، فمن المهم التفكير فيما إذا كان لديك معلومات كافية ستمكنك أنت وزملائك من اتخاذ قرار. تحتاج أيضًا إلى توقع ما إذا كان سيكون هناك الكثير من الأسئلة أو المناقشات حول المشكلة ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فربما يمكن إجراء المحادثة عبر البريد الإلكتروني.

هناك بعض الاعتبارات الأخرى التي يجب مراعاتها عندما يتعلق الأمر بمعرفة ما إذا كنت تريد تحديد موعد اجتماع أم لا. لتبسيط العملية ، قمنا بتجميع مخطط انسيابي بسيط لمساعدتك.

عندما لا يكون الاجتماع ضروريًا ، يكون Snagit رائعًا لتسهيل الاتصالات الداخلية السريعة والسهلة والفعالة. على سبيل المثال ، يمكن تبسيط ملاحظات المشروع الفردية من خلال تسجيل الشاشة المصنوع من Snagit. وبالمثل ، يمكن تحويل الدورات التدريبية غير الرسمية بسرعة إلى مقاطع فيديو تدريبية.

والأفضل من ذلك ، من خلال توفير مقاطع فيديو بدلاً من تحديد موعد اجتماع ، فأنت تمنح الأشخاص الفرصة للعمل على شيء ما أو تعلمه في وقت وسرعة تناسبهم بشكل أفضل ، مما قد يساعد حقًا في تعزيز التعلم عن بعد.

باستخدام Snagit ، يمكنك أيضًا إثراء المقترحات والعروض التقديمية والعصف الذهني بمساعدة الوسائل المرئية ومساعدات الفيديو. يعد الاتصال المرئي أمرًا أساسيًا تمامًا عند نقل الأفكار والمعلومات بين الأشخاص لأنه يساعد في توفير سياق إضافي ويسهل استيعاب المفاهيم.

في الواقع ، وجدت TechSmith أن الشركات التي تتضمن عناصر مرئية كجزء من اتصالاتها الداخلية يمكنها حتى توفير المال!

الخطوة 2: سجل الفيديو الخاص بك! (في Snagit ، بالطبع!)

مع Snagit ، ليس عليك أن تكون مارتن سكورسيزي لعمل فيديو. سواء كان مقطع فيديو تعليميًا أو مجرد تسجيل على سطح المكتب ، فإن Snagit هي أداة بسيطة وبديهية تجعل من السهل على أي شخص تسجيل محتوى فيديو رائع ومشاركته.

في الواقع ، يمكن أن يكون نوع مقاطع الفيديو التي يعد Snagit مثاليًا لها غير رسمي تمامًا ويتم تنفيذه في لقطة واحدة. ومع ذلك ، هناك بعض النصائح التي يجب وضعها في الاعتبار في المرة القادمة التي تنشئ فيها مقطع فيديو باستخدام Snagit:

• اجعل مقاطع الفيديو قصيرة ولطيفة . قبل التسجيل ، اكتب نقطتين من النقاط التي تريد تغطيتها حتى لا تنسى أي شيء.
  
• تضمين كاميرا الويب الخاصة بك . تتيح لك ميزة صورة داخل صورة في Snagit تسجيل شاشتك وكاميرا الويب الخاصة بك في نفس الوقت ، مما سيساعد جمهورك على التعرف على الإشارات غير اللفظية المهمة جدًا (مثل تعابير الوجه) التي ناقشناها سابقًا.
  
• كن واضحا . تتيح لك وظيفة رسم الشاشة في Snagit إبراز المعلومات المهمة على شاشتك للمساعدة في توجيه نظرة المشاهد وتركيزه.

باستخدام هذه النصائح الثلاث البسيطة ، لن تتمكن فقط من إيصال وجهة نظرك بسرعة وببساطة إلى عدد من الأشخاص ، ولكن يمكن لهؤلاء الأشخاص الرجوع إلى مقاطع الفيديو الخاصة بك إذا احتاجوا في أي وقت إلى تذكير.

الخطوة 3: شارك الفيديو الخاص بك أينما كانت المحادثة.

بالإضافة إلى القدرة على تسجيل مقطع فيديو بسهولة ، من المهم أن يكون لديك أدوات تجعل مشاركته مع فريقك بنفس القدر من السهولة. لحسن الحظ ، يقدم Snagit مجموعة من خيارات المشاركة التي تجعل من السهل إرسال المحتوى الخاص بك عبر العديد من الأنظمة الأساسية ، بما في ذلك Slack و Outlook.

علاوة على ذلك ، يرسل زر رابط المشاركة في Snagit المحتوى الخاص بك إلى Screencast ، مما يسمح للمشاهدين بالتعليق والرد. توفر هذه المرونة في خيارات المشاركة تجربة أكثر كفاءة وانسيابية لك ولجمهورك.

بالإضافة إلى امتلاك الأدوات اللازمة لتسهيل المشاركة ، هناك بعض أفضل الممارسات التي يمكنها تحسين تجربة المشاهدة والتعلم لجمهورك. على سبيل المثال ، من المفيد دائمًا توفير طول مقطع الفيديو عند مشاركته ، حتى يتمكن المشاهد من إدارة وقته بشكل أفضل وتخصيص المبلغ اللازم للتفاعل مع المحتوى الخاص بك بشكل فعال.

علاوة على ذلك ، فإن وضع توقعات واضحة حول كيف ومتى تتوقع ردًا على الفيديو الخاص بك يمكن أن يساعد في ضمان أن يظل الاتصال مثمرًا ومركّزًا.

نصائح لإدارة اجتماعات فعالة

بغض النظر عن مدى قدرتك على تقليل الاجتماعات في جدولك الزمني ، فإنها ستظل جزءًا ضروريًا من العمل ، لأنه كما قلنا من قبل ، يمكن أن تكون الاجتماعات رائعة عندما تتم بشكل صحيح. لكن هذا هو المفتاح: عقد الاجتماعات بشكل صحيح.

لذلك ، إذا كنت واثقًا بنسبة 100٪ من أن جدولة اجتماع هي أفضل طريقة للمضي قدمًا في مشروع أو مهمة ، فتأكد من وضع نصائح الاجتماع هذه في الاعتبار:

تجنب تعدد المهام

بقدر ما قد يكون من المغري إرسال بريد إلكتروني أو الرد عليه أثناء الاجتماع الافتراضي ، فإن ما يجب عليك فعله حقًا هو التركيز على المهمة المطروحة. نحن نتفهم الرغبة في الرغبة في القيام بأكبر قدر ممكن في أقل قدر من الوقت ، ولكن تظهر الأبحاث أن تعدد المهام ، والتبديل بين المهام ، يمكن أن يكلف في الواقع ما يصل إلى 40٪ من وقتك الإنتاجي.

في المرة القادمة التي تكون فيها في اجتماع افتراضي ، أغلق أي علامات تبويب قد تشتت انتباهك وحاول إيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني والدردشة. وإذا رأيت بريدًا إلكترونيًا ، فتذكر أنه من المحتمل أن ينتظر من 10 إلى 15 دقيقة.

اجعل الاجتماعات قصيرة

حاول أن تجعل وقت تشغيل الاجتماع قصيرًا قدر الإمكان ، وكن واضحًا (وصارمًا) في وضع جدول الأعمال والالتزام به. كلما طالت مدة الاجتماع ، زاد الملل والأقل استثمارًا في المناقشة - مما يؤدي في النهاية إلى إجهاد الاجتماع.

عادة ما يتم تجاوز الاجتماعات عندما تظهر أسئلة جديدة وتنحرف المحادثات عن الموضوع. هذا هو المكان الذي يمكن أن يكون فيه "أسلوب ساحة الانتظار" مفيدًا ، والذي يفرض بشكل أساسي وضع أي مواضيع أو أسئلة جديدة تثار في اجتماع (لم تكن مدرجة على جدول الأعمال) في "ساحة انتظار" لمناقشتها في وقت آخر. إنه أمر بسيط للغاية ، ولكنه سيفعل الكثير للحفاظ على الاجتماعات في المسار الصحيح.

قلل من المحفزات التي تظهر على الشاشة

لقد تحدثنا بالفعل عن وجود الكثير من الاجتماعات الافتراضية. مع وجود وجوه متعددة (بما في ذلك وجهك) وخلفيات يمكنك النظر إليها ، من السهل على عقلك أن يُفرط في التحفيز ، مما يزيد من إجهاد الاجتماع الافتراضي.

لحسن الحظ ، فإن منع ذلك سهل جدًا أيضًا حيث يمكنك (وزملاؤك) ببساطة تقليل ما يظهر على شاشتك. تتمثل إحدى أسهل الطرق للقيام بذلك في محاولة إخفاء الكاميرا الخاصة بك عن شاشتك ، مما سيساعد حقًا في تقليل آثار إجهاد الاجتماع الافتراضي.

يمكنك حتى أن تقترح على الجميع إيقاف تشغيل كاميرا الويب الخاصة بهم عندما لا يتحدثون لأن هذا سيساعد في الحفاظ على تركيز جميع الحاضرين.

شجع الحاضرين على استخدام خلفية بسيطة

لأخذ خطوة لتقليل المحفزات إلى الأمام ، حاول أن تجعل الجميع في الاجتماع يطمس خلفياتهم. إنها خطوة صغيرة وبسيطة يمكن أن يكون لها تأثير كبير في مكافحة التعب.

سيضمن أيضًا عدم إغراء أي شخص لمحاولة اكتشاف العناوين على رف كتب أي شخص آخر! تتراكم كل هذه التفاصيل الصغيرة عندما يحاول عقلك معالجة كل التفاصيل المرئية في غرفة الاجتماعات - إنها تشتت الانتباه وتتسم بالكثافة!

قم بالتبديل إلى المكالمات الهاتفية أو البريد الإلكتروني

إذا كنت تشعر بقليل من التصغير ، فهناك فرصة جيدة للأشخاص الذين ستلتقي بهم أيضًا - خاصةً إذا كان الوقت متأخرًا في فترة ما بعد الظهر ، في نهاية الأسبوع.

مع وضع هذا في الاعتبار ، فلا حرج على الإطلاق من اقتراح مكالمة هاتفية ، خاصة إذا كنت تقابل شخصًا آخر فقط. من خلال إرسال بريد إلكتروني مهذب وودود قبل الاجتماع تطلب فيه إجراء مكالمة هاتفية بدلاً من ذلك ، يمكنك تقليل إجهاد الاجتماع لكليكما.

من المحتمل أن يشعروا بالارتياح لتلقي بريدك الإلكتروني كما ستشعر عندما يردون: "نعم ، بالطبع!"

أسئلة متكررة حول التعب في الاجتماع