كيفية إنشاء دمج المراسلات مع Gmail و Google Sheets

يتيح لك Mail Merge for Gmail إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة إلى جهات اتصال متعددة دفعة واحدة. الرسائل الفردية لها نفس المحتوى تقريبًا ولكن يمكن تخصيص بعض أجزاء الرسالة. على سبيل المثال ، يمكنك الترحيب بكل مستلم باسمه الأول ، ويمكنك تضمين عنوانه البريدي في نص الرسالة ، وتخصيص سطر الموضوع ، وإرفاق ملفات مختلفة بينما تظل الأجزاء الأخرى من نص البريد الإلكتروني كما هي.

دمج المراسلات في Gmail متاح للجميع. إذا كنت تنظم حفلة في منزلك ، فيمكنك إرسال دعوات مخصصة بالبريد الإلكتروني إلى جميع أصدقائك بمساعدة دمج البريد. يمكن لصاحب العمل استخدام دمج البريد لإعلام العملاء بالصفقات والعروض القادمة. تستخدم فرق المبيعات والتسويق Mail Merge للحملات بالتنقيط. يمكن للمدرسين إرسال الواجبات والتقارير الفردية إلى الطلاب من خلال دمج البريد.

دمج المراسلات في Gmail

فيما يلي كيفية دمج البريد مع Gmail:

1. قم بتثبيت وظيفة دمج المراسلات لـ Gmail. يرجى مشاهدة البرنامج التعليمي لدمج المراسلات للحصول على الإرشادات.
2. سيؤدي هذا إلى إنشاء جدول بيانات Google جديد. انتقل إلى قائمة الوظائف الإضافية في الورقة ، وحدد Mail Merge with Attachments ثم حدد قائمة Create Merge Template .
3. افتح جهات اتصال Google وأنشئ مجموعة جديدة بها جميع جهات الاتصال التي ترغب في إرسال بريد إلكتروني مخصص لها. بدلاً من ذلك ، يمكنك إدخال الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني للمستلمين مباشرة في Mail Merge Google Sheet.
4. ضمن قائمة دمج المراسلات ، اختر استيراد جهات اتصال Google وحدد مجموعة جهات اتصال Google التي قمت بإنشائها في الخطوة 3. سيقوم الآن تلقائيًا باستيراد جميع جهات اتصال Gmail المرتبطة في جدول البيانات.
5. انتقل إلى Gmail وأنشئ مسودة رسائل بريد إلكتروني جديدة ستصبح نموذجًا لدمج البريد. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء نموذج بريد إلكتروني بنص منسق باستخدام أداة بريد HTML ثم نسخ ولصق رمز HTML الذي تم إنشاؤه في حقل نص الرسالة في ورقة Google.
6. إذا كنت ترغب في إضافة ملف مرفق إلى رسائل البريد الإلكتروني - قل ملف PDF أو مستند Word - فقط قم بتحميل الملف إلى Google Drive ثم حدد إدراج مرفقات الملف لإدراج رابط الملف هذا في ورقة دمج المراسلات. سيقوم دمج المراسلات تلقائيًا بإدراج الملف الفعلي في البريد الإلكتروني.
7. انتقل إلى قائمة دمج المراسلات مرة أخرى واختر "تكوين دمج المراسلات" - سيتغير عمود الحالة إلى "إرسال البريد" لجميع رسائل البريد الإلكتروني التي تم تسليمها بنجاح.

من الجيد دائمًا اختبار حملة البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل إرسال انفجار إلى عدة أشخاص. في شاشة تكوين دمج المراسلات ، انقر فوق الزر "إرسال بريد إلكتروني تجريبي" وسترسل عينة بريد إلكتروني إلى المطور مع استبدال {{الحقول المتغيرة}} بقيم وهمية. إذا تم استبدال جميع الحقول في البريد الإلكتروني التجريبي ، فسيكون دمج البريد جاهزًا للعمل.

الأسئلة الشائعة حول دمج بريد Gmail

فيما يلي بعض الإجابات عن الأسئلة المتداولة حول Mail Merge لـ Gmail وتطبيقات Google:

1. كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنني إرسالها يوميًا؟ يتيح لك الإصدار المجاني من Mail merge إرسال 25 بريدًا إلكترونيًا يوميًا ولكن حد الإرسال لدمج Premium مختلف. يمكن لمستخدمي Gmail إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى 400 مستلم يوميًا بينما الحد اليومي لحسابات GSuite (Google Workspace) هو 1500 مستلم يوميًا.

2. أنا من مستخدمي Google Apps ، ومع ذلك فإن الحد اليومي للإصدار المميز هو 400 فقط في اليوم؟ ستزيد Google الحد الخاص بك إلى 1500 إذا كان حساب الأعمال الخاص بك في GSuite أقدم من بضعة أشهر أو إذا كان نطاق Google Apps الخاص بك يضم أكثر من 5 مستخدمين بعد دورة الفوترة الأولى.

3. كيف أقوم بالترقية إلى Premium؟ ما هي تكلفة الترخيص؟ الرجاء النقر هنا لشراء الترخيص المميز لدمج المراسلات. ترخيص المستخدم الفردي هو \ 3.25 دولار شهريًا لكل مستخدم ، ويتم إصدار فاتورة به سنويًا.

4. لقد أرسلت 10 رسائل بريد إلكتروني فقط ولكن تم تخفيض حصة البريد الإلكتروني اليومية بمقدار 20. لماذا؟ من المحتمل أنك أضفت عنوان بريد إلكتروني في حقل CC أو BCC. تذكر أن الحد اليومي للبريد الإلكتروني يكون من حيث عدد المستلمين ، لذلك إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني تم إرساله أيضًا إلى شخص ما ، فسيؤدي ذلك إلى تقليل حصتك بمقدار 2.

5. ما هي سياسة الخصوصية الخاصة بك؟ لماذا يتطلب دمج المراسلات الوصول إلى Gmail وجهات اتصال Google وما إلى ذلك. يحتاج دمج المراسلات إلى الوصول إلى Gmail لأنه يرسل رسائل بريد إلكتروني من حساب Gmail الخاص بك. يحتاج إلى الوصول إلى Google Drive لجلب مرفقات الملفات بينما يتطلب الوصول إلى جهات اتصال Google لاستيرادها إلى جدول بيانات Google. قراءة متطلبات الأذونات بالتفصيل.

6. كيف يمكنني تتبع فتح البريد الإلكتروني باستخدام دمج المراسلات؟ تتبع البريد الإلكتروني هو ميزة متميزة. أثناء تكوين Mail Merge ، حدد "Yes" لخيار "Track Email Opens" وستتضمن رسائل البريد الإلكتروني الصادرة صورة GIF للتتبع 1x1. لعرض تقارير قراءة البريد الإلكتروني ، انتقل إلى قائمة دمج المراسلات واختر إظهار تقارير فتح البريد الإلكتروني. يمكنك معرفة التاريخ والوقت اللذين تم فيهما فتح البريد الإلكتروني وعنوان IP ووكيل المستخدم الخاص بالعميل. في معظم الحالات ، سيكون هذا مساويًا لعنوان IP الخاص بـ Google لأن Google الآن يخزن الصور مؤقتًا على خوادمه الخاصة.

7. كيف يمكنني تضمين عناوين مختلفة لـ CC أو BCC لكل مستلم؟ أضف عمودين إضافيين في قالب دمج المراسلات وقم بتعيين أسماء الأعمدة كـ CC و BCC على التوالي. الآن ضع عناوين البريد الإلكتروني في هذه الأعمدة لكل صف وسيتم إرسال الرسالة المدمجة إلى العناوين المعنية. يمكنك وضع عدة رسائل بريد إلكتروني مفصولة بفواصل.

8. لقد أرسلت عملية دمج ولكن المتغير {{First Name}} لم يتم استبداله بشكل صحيح في البريد الإلكتروني الصادر. لماذا ا؟ من المحتمل أنك قمت بتطبيق أنماط تنسيق متعددة على المتغير داخل مسودة Gmail. سيكون الحل السهل هو فتح مسودة Gmail وحذف المتغير وكتابته مرة أخرى (انظر المساعدة). سيؤدي هذا إلى مسح أي تنسيق غير متناسق. الآن قم بالتبديل إلى قالب دمج المراسلات وقم بتكوينه باستخدام نموذج مسودة Gmail الذي تم تعديله مؤخرًا.

9. لماذا يتم تعطيل خيار إنشاء مسودات Gmail في دمج البريد الخاص بي؟ يتوفر خيار المسودات فقط عند تنفيذ دمج المراسلات في نص عادي أو HTML. لا يتوفر إذا كنت تستخدم مسودة Gmail جاهزة كقالب دمج.

10. كيف أقوم بإدخال صور فريدة في جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة؟ يمكنك إنشاء عمود جديد في ورقة دمج المراسلات تسمى الصور. الآن قم بتحميل الصورة إلى موقع استضافة الصور ، احصل على عنوان URL للصورة وأضفه إلى الورقة كما هو موضح أدناه:

 <img src="image_url"/>

في مسودة Gmail ، أضف {{Images}} في أي مكان وسيتم استبدالها بالصورة الفعلية.

11. كيف أقوم بإدراج ارتباطات تشعبية فريدة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي؟ قم بإنشاء عمود جديد في قالب دمج المراسلات يسمى الروابط (يمكنك إعطاء أي اسم). أضف الآن الروابط في جدول بيانات Google كما هو موضح أدناه:

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

في مسودة Gmail ، أضف {{Links}} وسيتم استبدالها بالارتباط التشعبي الفعلي. يمكنك أيضًا استخدام mailto للارتباط بعناوين البريد الإلكتروني.

12. أقوم بجدولة بريد إلكتروني ولكنه يرسله على الفور. لماذا ا؟ يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني المجدولة +/- 30 دقيقة من الوقت المحدد. لذلك ، إذا كنت قد حددت موعدًا لإرسال بريد إلكتروني في الساعة 2:15 مساءً ، فيمكن أن ينتقل في أي وقت بين 2-2: 30 مساءً. تمت جدولة رسائل البريد الإلكتروني حسب المنطقة الزمنية لجدول بيانات Google.

13. هل يجب أن أبقي جهاز الكمبيوتر الخاص بي مفتوحًا حتى تصل رسائل البريد الإلكتروني المجدولة في وقت محدد؟ لا ، تعمل إضافة Google في الخلفية على خوادم Google ويمكنك إغلاق جدول بيانات Google بعد التهيئة.

14. هل نفدت حصة البريد الإلكتروني اليومية الخاصة بي؟ كيف أرسل رسائل بريد إلكتروني تلقائيًا عند إعادة تعيين الحصة بواسطة Google؟ يمكنك إضافة تاريخ جدولة هو 3-4 من الآن وتشغيل دمج البريد. ستتم جدولة الرسائل وسيتم تسليمها تلقائيًا عند إعادة تعيين حصتك.

15. أقوم بتشغيل برنامج دمج المراسلات ولكنه ببساطة لا يرسل رسائل البريد الإلكتروني. لماذا ا؟ لقد نفدت حصة البريد الإلكتروني لديك أو بسبب تعيين عمود حالة دمج المراسلات في جدول البيانات على "MAIL SENT". تم إجراء هذا الفحص لمنعك من إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة عن طريق الخطأ إلى نفس العنوان إذا قمت بتشغيل الدمج عدة مرات.

16. أحتاج إلى إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى 10000 جهة اتصال بريد إلكتروني. هل يمكن لدمج المراسلات التعامل مع هذا؟ يوصى باستخدام خدمة إرسال بريد إلكتروني مخصصة مثل MailChimp لإرسال رسائل بريد إلكتروني مجمعة. يمكنك استخدام Gmail Address Extractor لسحب جميع رسائل البريد الإلكتروني من صندوق بريد Gmail الخاص بك.

17. أستخدم Salesforce باعتباره CRM الخاص بي. هل هناك طريقة لتسجيل جميع رسائل البريد الإلكتروني في Salesforce.com توفر لك Salesforce عنوان بريد إلكتروني فريدًا. عند تكوين دمج البريد ، ضع عنوان البريد الإلكتروني هذا في حقل BCC لشاشة التكوين وتشغيل دمج المراسلات. سيتم وضع علامة على جميع رسائل البريد الإلكتروني لـ Salesforce الآن للتتبع.

18. هل يمكنني إلغاء تشغيل دمج المراسلات؟ كيف أسترجع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي؟ يستخدم Mail Merge Gmail وبالتالي ، على عكس Microsoft Outlook ، لا يوجد خيار لاستدعاء رسائل البريد الإلكتروني المرسلة. ومع ذلك ، يمكنك إلغاء عملية دمج المراسلات بالضغط على زر STOP. إذا كنت ترغب في إزالة رسائل البريد الإلكتروني المجدولة من قائمة الانتظار ، فانتقل إلى قائمة دمج المراسلات واختر إلغاء جدولة رسائل البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، يمكنك إزالة الصفوف المقابلة من ورقة دمج المراسلات.

دعم دمج المراسلات

19. كيف يمكنني الإبلاغ عن المشكلات المتعلقة ببرنامج دمج المراسلات؟ افتح ورقة Google لدمج المراسلات ، وانتقل إلى الوظائف الإضافية> دمج المراسلات مع المرفقات> التعليمات والدعم> إرسال سجلات التصحيح. سيرسل نسخة من الورقة وتهيئة دمج البريد إلى مطور Google Script.

نصوص جوجل قوية. تتضمن بعض البرامج النصية الشهيرة الأخرى من Google والتي ستعمل على تحسين إنتاجيتك ، برنامج جدولة البريد الإلكتروني ، ومستخرج البريد الإلكتروني ، وحفظ Gmail على Google Drive ، والرد التلقائي على Gmail.