كيف تصنع مساعدات وظيفية تزيد من أداء فريقك

هل تتطلع لمساعدة الموظفين على إنجاز المهام بشكل أفضل وأكثر كفاءة؟ المساعدات الوظيفية هي أدوات رائعة للعمل تقدم المعلومات الصحيحة فقط في الوقت المناسب للموظفين. عندما تكون مكتوبة بشكل جيد ، فإنها توفر الوقت وتزيد من الدقة وتحسن الأداء الوظيفي.

استمر في القراءة لتتعلم كيفية إنشاء معينات وظيفية فعالة وتحسينها ، حتى لو لم تكن قد أنشأت واحدة من قبل.

ما هي المعينات الوظيفية ، بالضبط؟

المساعدات الوظيفية عبارة عن تعليمات بسيطة وواضحة حول كيفية القيام بشيء ما في العمل. يمكن أن تتضمن أوراق الغش ، وأجهزة تشغيل الذاكرة ، وأجهزة الاستدعاء الفردي ، وأدوات دعم الأداء ، وقوائم الاتجاه ، وغير ذلك الكثير. بشكل أساسي ، يمكن اعتبار أي شيء مصمم لتقليل الأخطاء التي يمكن تجنبها في العمل بمثابة مساعدة وظيفية.

تُعرف الوسائل المساعدة على العمل بالعديد من الأسماء وتُستخدم في جميع أنواع الصناعات كمعززات للأداء. إنها مفيدة بدرجة كافية بحيث إذا لم توفرها الشركات تلقائيًا ، يميل الموظفون إلى إنشاء مساعدات وظيفية بأنفسهم.

هل رأيت بطاقات تعليمات مكتوبة بخط اليد مقاس 3 × 5 مثبتة على الحائط بجانب الطابعة؟ ماذا عن الملاحظات اللاصقة التي تنقط محيط شاشة الكمبيوتر؟ هذان نوعان من المساعدات الوظيفية غير الرسمية التي صنعها الموظفون بأنفسهم.

بغض النظر عما إذا كان يتم الدفع لهم بالساعة أو المشروع ، أو يتقاضون رواتبهم ، فإن الناس يريدون معرفة أفضل طريقة للقيام بالأشياء بسرعة وكفاءة. لا أحد يريد أن يضيع الوقت في البحث عن التعليمات.

عادةً ما تكون مساعدات العمل عبارة عن مستندات مطبوعة تتكون من صفحة واحدة أو أقل. ستجدهم بالقرب من جميع أنواع مناطق العمل ، من خطوط التجميع إلى المؤسسات المالية. يمكنهم تعليقها على الحائط أو المقصورة. يمكن أن تكون بطاقة مغلفة بالقرب من مكتب الاستقبال ، أو ملصق بالقرب من المخزن. من حين لآخر ، تكون مساعدات العمل رقمية: صورة أو ملف PDF على جهاز كمبيوتر أو تطبيق هاتف ذكي أو مقطع فيديو قصير.

"لكن لدينا بالفعل ملفات مساعدة عبر الإنترنت. لماذا أحتاج إلى مساعدة عمل منفصلة؟ "، قد تسأل. لا يرغب الموظفون في التمرير عبر صفحات نصية متعددة للعثور على ما يحتاجون إليه. هذا صحيح بشكل خاص عندما تبدو التعليمات "مدفونة" داخل البرنامج الذي يستخدمونه بالفعل.

في كثير من الأحيان ، قد يكون من الأفضل أن يكون لديك تعليمات واضحة منفصلة عن البرنامج الفعلي نفسه. نظرًا لأن مهام مكان العمل أصبحت أكثر رقمية ، تظل وسائل المساعدة على العمل المطبوعة قوية وفعالة لمشاركة المعلومات الدقيقة.

أهم الطرق لتحسين الأداء

هناك ثلاث طرق رئيسية تساعد بها وسائل المساعدة في العمل الموظفين على إنجاز المهام بشكل أسرع (وأفضل). عندما يحتاجون إلى:

• تذكر كيف تفعل شيئا
• حل مشكلة
• تعلم ماذا تفعل عندما يتغير شيء ما

يستمر التدريب حتى الآن فقط ، ويبقى فقط في ذاكرة الشخص لفترة قصيرة. عندما تصبح جلسة التدريب وجهًا لوجه منذ بضعة أسابيع قديمة بالفعل وتسمع ، "كيف يمكنني القيام بهذه المهمة مرة أخرى؟" ، هذا هو الوقت الذي تتألق فيه مساعدات العمل. إنها متوفرة عند الطلب مع المعلومات التي يحتاجها الموظفون بالضبط ، متى احتاجوا إليها.

يتمتع كل من أصحاب العمل والموظفين بأيام أفضل عندما تتوفر الإجابات على الفور. بدلاً من الاضطرار إلى مطاردة شخص ما للحصول على المساعدة ، يحصل الموظفون على مساعدة وظيفية توضح لهم الخطوات المطلوبة لإكمال العملية. لا حاجة إلى تصفح طبقات الوثائق للعثور على التعليمات الدقيقة - توجد مساعدة وظيفية بجوار محطة العمل مباشرة حتى يتمكن الموظفون من إكمال المهمة بشكل صحيح في المرة الأولى.

لا تعتبر المساعدات الوظيفية رائعة فقط في مساعدة الموظفين على تذكر ما تعلموه من التدريب (مثل العمليات التي يحتاجون إلى القيام بها فقط من حين لآخر ، ولا يحتاجون إلى حفظها) ، بل إنها مفيدة أيضًا عندما يتغير شيء ما - لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها ، على سبيل المثال ، أو لمتابعة خطوات سير عمل مختلف قليلاً لإصدارات البرامج الجديدة.

هذه الكفاءات تضيف ما يصل. وفقًا لمجموعة Peregrine Performance Group ، استبدلت الشركات التي يعملون معها دورة تدريبية مدتها أسبوع واحد بيوم واحد من التدريب بالإضافة إلى مساعدة وظيفية. لا يقتصر الأمر على الحاجة إلى تدريب أقل ، بل تمت زيادة الكفاءة بنسبة 50٪. عندما تأخذ الوقت الكافي لكتابة مساعدة وظيفية فعالة ، يمكنك توقع هذه الأنواع من المزايا:

• وفر الوقت بإنجاز مهام العمل بسرعة أكبر
• تجنب الوقوع في الأخطاء بفضل التوجيهات الواضحة
• ضغوط أقل على الموظف
• تقليل طلبات المساعدة غير الضرورية ذهابًا وإيابًا
• تحكم أفضل في العملية / المعايير من خلال مشاركة نفس المعرفة مع الجميع دفعة واحدة
• تدريب أقل وإعادة التدريب
• موظف أفضل وتجربة عملاء أفضل

بالإضافة إلى ذلك ، فهي سريعة - يمكن نشر المساعدين في العمل بنسبة 75٪ أسرع من التدريب التقليدي ، وبتكلفة أقل بكثير ، لتحقيق عائد استثمار أفضل بكثير.

كيفية إنشاء مساعدة وظيفية (دليل خطوة بخطوة)

من خلال الخطوات الصحيحة ، يمكنك بسهولة وبتكلفة معقولة إنشاء مساعدة وظيفية تزيد من أداء فريقك.

1. جمع المعلومات حول المهمة

تحدث مع الموظفين الذين يقومون بهذه العملية بالفعل. كيف يشرعون في إكماله؟ ما هي الخطوات التي يتخذونها وبأي ترتيب؟ تأكد من التحدث مع مجموعة من الموظفين - المتمرسين الذين قاموا بهذه المهمة مرارًا وتكرارًا ، بالإضافة إلى المبتدئين. كيف تختلف وجهات نظرهم؟ حاول القيام بالمهمة بنفسك ، وسجل المعلومات التي تحتاجها.

2. اختر هيكلًا

تندرج مساعدات العمل بطبيعة الحال في واحدة من ثلاث فئات:

قائمة تدقيق

يعمل هذا عندما يكون هناك العديد من الأشياء التي يتعين القيام بها ، ولكن بدون ترتيب معين. على سبيل المثال ، الحفاظ على الاتساق لعمليات فحص المعدات وأوراق الاستئجار الجديدة.

خطوة بخطوة

استخدم هذا عندما يلزم القيام بالأشياء بترتيب معين. مخطط انسيابي (مثل هذا التشخيص لمقدمي الرعاية الصحية) أو شجرة قرار إذا كان يمكن أن يكون منطقيًا لتخطيط العملية بطريقة منطقية. إذا كنت بحاجة إلى موظفين لتسجيل المعلومات أثناء ذهابهم (على سبيل المثال ، إذا كانوا يسجلون درجات الحرارة في غرفة الخادم ، أو يعدون المنتجات في المستودع) ، فيمكنك جعل مساعدة الوظيفة قابلة للتعبئة أو استخدام تطبيق تفاعلي.

المرجعي

هذا هو الأفضل عندما لا تكون هناك أي خطوات محددة ، ولا تكون هناك حاجة إلى جميع المعلومات في وقت واحد. يمكن للموظفين إلقاء نظرة على هذا عندما يحتاجون إلى العثور على رقم SKU شائع أو مشاركة رقم هاتف مع قسم آخر أو تحديد موقع منشأة تخزين على خريطة إقليمية.

في بعض الأحيان ، تحتوي المساعدة الوظيفية على العديد من الأقسام ، ولكل منها هيكل مختلف. لا تتورط في الخيارات المختلفة. سيصبح أفضل تنسيق واضحًا بمجرد البدء في الكتابة. في النهاية ، لا أحد يهتم حقًا بالشخص الذي تختاره ، طالما أن المساعدة في العمل تساعد في إنجاز المهمة بشكل أسرع وأفضل.

3. اختر تنسيقًا

هل سيعيش هذا على هيئة ورق مصفح مطبوع مقاس 8.5 × 11 معلق على الحائط ، أو بتنسيق JPG رقمي على الشبكة؟ سيكون تطبيق تفاعلي؟ اختر التنسيق مبكرًا للتأكد من ملاءمة المعلومات. تتكون معظم مساعدي الوظائف من صفحة واحدة أو أقل ، أو تكون مرئية على شاشة واحدة دون الحاجة إلى التمرير.

وفقًا لبحث من TechSmith و Cebr ، فإن ثلثي الأشخاص (67٪) يفهمون المعلومات بشكل أفضل عندما يتم توصيلها بالمرئيات. بدلاً من جدار النص ، استبدل الكلمات المكتوبة بالصور قدر الإمكان - استخدم الصور والمخططات وأي عناصر مرئية أخرى تناسب تنسيقك.

كيف تكتب مساعدة وظيفية

عندما يتعلق الأمر بتجميع المساعدة الوظيفية ، فإن المحتوى الأقل يكون بالتأكيد أكثر. نحن نحب استخدام Snagit للمساعدات الوظيفية لأنه يجعل التقاط لقطات الشاشة وإضافة التعليقات التوضيحية أمرًا سهلاً وسريعًا. إليك كيفية إنشاء مساعدة وظيفية باستخدام Snagit:

1. خذ لقطات الشاشة الخاصة بك

افتح Snagit وانقر على زر الالتقاط الأحمر الكبير. من هناك ، ستتمكن من تحديد المنطقة التي تريد التقاطها على شاشتك. سيتم فتح محرر Snagit تلقائيًا وتحميل صورتك. هنا حيث تبدأ المتعة حقًا:

2. علق

إذا كانت المساعدة في العمل تصف مهمة جسدية ، فالتقط صورًا وقم بوضع علامات عليها بأسهم ، وما إلى ذلك ، للإشارة إلى ما يجب القيام به. للمهام الرقمية ، التقط لقطات شاشة. لا يتيح لك Snagit التقاط لقطات الشاشة وتعديلها فحسب ، بل يمكنك أيضًا إضافة أشكال وإبراز وإظهار الخطوات في عملية داخل نفس البرنامج.

تعمل أداة الخطوة على أتمتة الترقيم - انقر حول لقطة الشاشة لإضافة خطوات متسلسلة.

إذا كانت الاتجاهات تمتد عبر شاشات أو صور متعددة ، فجمعها في مستند واحد وأضف أي نص حول العناصر المرئية أو أعلاها.

للحصول على تنسيق رقمي ، قم بتسجيل مقطع فيديو قصير (نحب Camtasia) باستخدام جدول محتويات قابل للنقر.

احصل على نظرة متسقة

اختر نظام الألوان والأسلوب ، والتزم به طوال فترة مساعداتك الوظيفية. استخدم خطوطًا وأحجامًا وألوانًا متسقة وعلامة تجارية للشركة عندما يكون ذلك ممكنًا. تمتلك أفضل برامج تحرير الصور قوالب وأصول تتيح لك الحفاظ على مظهر موحد.

اجعلها متعددة اللغات

المساعدة في العمل لا تعمل عندما لا يستطيع الناس قراءتها. تأكد من أن مساعدتك في العمل مترجمة إلى العديد من اللغات حسب الضرورة لموظفيك.

3. الاختبار والمراجعة

الآن بعد أن أنشأت مساعدتك في العمل ، شاهد كيف تعمل في الحياة الواقعية. ابحث عن زميل ملزم في العمل ، واحصل على شيء لتدوين الملاحظات عليه ، وشاهده يحاول القيام بالمهمة باستخدام المساعدة الوظيفية.

لا ترشدهم ، فقط استرخ وراقب ما يفعلونه بشكل طبيعي ، وما إذا كانت المساعدة في العمل مفيدة أم لا. دوِّن الملاحظات واطرح أسئلة للمتابعة ، ثم اعثر على زميل عمل آخر وكرر الأمر. أعد كتابة المساعدة الوظيفية بما تعلمته.

4. مشاركة وتسجيل الملاحظات

بعد إتقان المساعدة الوظيفية الخاصة بك ، ضعها في المكان الذي تريده - على الحائط ، بالقرب من مكاتب الأشخاص ، أو في أي مكان يكون منطقيًا للتنسيق الذي اخترته. تأكد من أن الموظفين يعرفون أن المساعدة الوظيفية متوفرة لهم. ذكرهم عند الضرورة ، وشجعهم على استخدامها. إذا قمت بعمل رائع في إنشائه ، فسيكون الموظفون أكثر من ممتن لوجود شيء يساعدهم على أداء عملهم بشكل أسرع وأفضل.

ابق عينيك مفتوحتين للحصول على نتائج طويلة المدى ، من حيث النوعية والكمية. تأكد من أن تسأل نفسك هذه الأسئلة:

• هل تسمع عددًا أقل من الأسئلة المتكررة من الموظفين؟
• هل يتم إنجاز المهام بشكل أكثر دقة؟
• ماذا عن درجات رضا العملاء؟

استخدم هذه المعلومات المستمرة لقياس النجاح وإلهام التحديثات في المرة القادمة.

المكافأة: قوالب Snagit

هل ما زلت غير متأكد من كيفية البدء في المساعدة على العمل؟ دع قوالب Snagit تقوم بالعمل نيابة عنك!

أولاً ، انقر فوق الزر "إنشاء" واختر صورة من قالب أو حدد صورًا من درج "اللقطات الحديثة" ، ثم انقر بزر الماوس الأيمن واختر "دمج في القالب". يمكنك تحديد القوالب التي تناسب احتياجات مساعدتك في العمل.

بعد ذلك ، ما عليك سوى سحب الصور وإفلاتها وضبطها داخل القالب. انه من السهل! للحصول على برنامج تعليمي كامل حول تقديم مساعدة وظيفية مع Snagit ، شاهد هذا الفيديو الرائع أدناه: