الحمل الزائد للمعلومات أمر حقيقي: إليك كيفية إدارته
نشرت: 2024-02-15هل تشعر بالإرهاق الشديد من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والاجتماعات في العمل لدرجة أنه ليس لديك أي فكرة من أين تبدأ؟ ربما كنت تعاني من الحمل الزائد للمعلومات.
أنت لست الوحيد! يشعر نصف العمال أن مقدار الاتصالات التي يتعاملون معها في العمل يضر بإنتاجيتهم، وفقًا لاستطلاع أجرته شركة TechSmith مؤخرًا حول التواصل في مكان العمل.
يمكن أن يسبب التدفق المستمر للاتصالات في العمل مشاكل مثل إرهاق اتخاذ القرار، والإرهاق، والشعور بالإرهاق.
في هذه المدونة، سنناقش سبب حدوث الحمل الزائد للمعلومات، وتأثيراته، والأهم من ذلك، كيفية تجنبه.
قم بتوصيل رسالتك بشكل أسرع مع Snagit
التقط شاشتك بسهولة وأضف السياق وشاركها باستخدام رابط.
جرب سنجيت مجانا
ما هو الحمل الزائد للمعلومات؟
أولاً، دعونا نحدد التحميل الزائد للمعلومات. يشير مصطلح "الحمل الزائد للمعلومات" إلى الشعور بالإرهاق من الكم الزائد من المعلومات المقدمة دفعة واحدة. في هذه الحالة، غالبًا ما يكون اتخاذ القرارات أو تحديد أولويات المهام أكثر صعوبة نظرًا لوجود الكثير مما يجب معالجته في وقت واحد.
بيرترام جروس، أستاذ العلوم السياسية، هو من صاغ هذا المصطلح في الأصل. ومع ذلك، فقد شاع مفهوم الحمل الزائد للمعلومات على يد ألفين توفلر، الكاتب والمستقبلي، في كتابه "صدمة المستقبل" في عام 1970.
لسوء الحظ، أصبح الحمل الزائد للمعلومات أمرًا شائعًا اليوم في أماكن العمل الحديثة، حيث سهلت التكنولوجيا الرقمية إرسال واستقبال الرسائل بوتيرة قياسية.
ومع تبني الشركات لترتيبات أكثر مرونة مثل العمل عن بعد والمختلط، فإن الاعتماد على قنوات الاتصال الرقمية سوف يتزايد، مما يجعل العثور على طرق أفضل لإدارة المعلومات أكثر أهمية من أي وقت مضى.
أسباب الحمل الزائد للمعلومات
من المؤكد أن التكنولوجيا لعبت دورًا، ولكن الحمل الزائد للمعلومات يحدث بشكل متكرر في مكان العمل الحديث لأسباب مختلفة.
زيادة أدوات الاتصال الرقمية
في حين أن أدوات مثل البريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة الفورية وإدارة المشاريع ومؤتمرات الفيديو يمكن أن تجعل التعاون في العمل أسهل، إلا أن الإفراط في استخدامها يمكن أن يؤدي إلى رسائل وإشعارات هائلة.
كلما زادت المعلومات التي نتلقاها عبر الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني وسلاسل الدردشة في العمل، زاد احتمال شعورنا بالإرهاق. إن فرز بحر لا نهاية له من الرسائل لتحديد المعلومات الضرورية لعملك يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً ومرهقًا عقليًا.
تتطلب كل أداة، بتدفق المعلومات الخاص بها، اهتمامنا وتساهم في التحميل الزائد للمعلومات.
تواصل غير واضح
عندما تكون الرسالة غامضة أو غامضة، غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى تكرار المعلومات أو إضافة توضيح. وينتج عن ذلك اضطرارك إلى إرسال نفس الرسالة الأساسية بتنسيقات مختلفة.
لنفترض أنك تعمل على إعادة تصميم موقع ويب وتريد من المصمم أن يغير لون الزر من الأصفر إلى البرتقالي ويرسل بريدًا إلكترونيًا يطلب فيه التغيير. ومع ذلك، هناك أكثر من زر في الصفحة، لذلك يقوم مصممك بالرد طالبًا التوضيح. ثم هناك أسئلة حول الظل البرتقالي الذي يجب استخدامه، وما إلى ذلك.
يمكن أن يتحول الطلب البسيط بسهولة إلى إجابة لا نهاية لها عندما تفتقر الرسالة الأصلية إلى الوضوح. وجد استطلاع أجرته شركة TechSmith أن 74% من الموظفين يضطرون إلى تكرار ما يقولونه أو توضيح المعلومات في العمل، وأن 67% منهم يعانون من سوء الفهم بسبب التواصل غير الواضح.
البيانات والمعلومات التي لم تتم تصفيتها
في العصر الرقمي، يمكن للمؤسسات الوصول إلى كميات هائلة من البيانات، مثل أرقام المبيعات وتعليقات العملاء ومقاييس الأداء.
قد يكون غربلة هذه الكمية الهائلة من البيانات للعثور على رؤى ذات صلة وقابلة للتنفيذ أمراً مرهقاً، خاصة إذا كنت تفتقر إلى المهارات أو الأدوات الكافية لتنظيم المعلومات بشكل مفيد.
وهذا يمكن أن يجعل من الصعب فهم أهمية البيانات أو كيفية استخدامها بفعالية، مما يجعل الموظفين يشعرون بالإرهاق أو يعانون من شلل المعلومات.
عواقب الحمل الزائد للمعلومات
إن التعامل مع التدفق المستمر للمعلومات يمكن أن يكون له جوانب سلبية كبيرة. يمكن أن يجعل الأفراد يشعرون بالإرهاق ولكنه يضر أيضًا بإنتاجية مكان العمل. تشمل عواقب الحمل الزائد للمعلومات ما يلي.
انخفاض التركيز والتركيز
يمتلك الدماغ البشري نطاقًا تردديًا كبيرًا فقط؛ عندما يتم تحميله بشكل زائد، يصبح من الصعب التركيز. قد تجد نفسك تقوم بالتبديل باستمرار بين المهام دون الانخراط بشكل كامل في مهمة واحدة، وهي ظاهرة تُعرف باسم تبديل السياق.
إن الإرسال المستمر للإشعارات ورسائل البريد الإلكتروني التي يجب التدقيق فيها يجعل من الصعب التركيز على المهام التي تتطلب تفكيرًا عميقًا، مما يقلل من جودة عملنا وكفاءته.
أعطال الاتصالات
هل تعتقد أن المزيد من التواصل من شأنه أن يجعل الموظفين أكثر اطلاعا، أليس كذلك؟ عندما قامت شركة TechSmith باستطلاع رأي العاملين حول عادات التواصل الخاصة بهم، وجدت أنه كلما زاد عدد الأشخاص الذين أبلغوا عن شعورهم بالإرهاق بسبب حجم الاتصالات التي يتعاملون معها، زاد احتمال تعرضهم لسوء الفهم واضطرارهم إلى تكرار المعلومات.
عندما تكون كمية المعلومات كبيرة للغاية بحيث يصعب مواكبتها، فقد نتصفح التفاصيل المهمة بدلاً من قراءتها ونتجاهلها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى سوء الفهم وإضاعة الوقت في توضيح أو إصلاح المشكلات التي تنشأ عن ضعف التواصل.
تعب القرار
عندما يُعرض علينا الكثير من الخيارات أو المعلومات المتضاربة، فإن ذلك يؤدي إلى شلل المعلومات. في الأساس، تغمرنا الخيارات لدرجة أن الخوف من اتخاذ الاختيار الخاطئ يعطل العملية تمامًا.
فكر في ما يمكن أن تشعر به في متجر البقالة عندما تبحث عن شيء مثل الحبوب ولكنك تتعرض لقصف العديد من الخيارات. قد تقضي عدة دقائق في قراءة الملصقات. وفجأة، تتلاشى جميع الخيارات معًا، وتترك الممر بسلة فارغة، وتتخلى عن الحبوب تمامًا.
عدم التوازن بين العمل والحياة
سأكون صادقًا معك: لدي حوالي 15 رسالة غير مقروءة من Slack، وهذا الأمر يرهقني. نشعر بالضغط لقراءة جميع المعلومات التي تصل إلينا خلال يوم العمل والرد عليها وإدارتها. الخوف من فقدان شيء مهم حقيقي.
هذا الشعور بأننا "متواجدون دائمًا" يمكن أن يسمح للعمل بالتسلل إلى حياتنا الشخصية، مما يؤدي إلى التوتر والإرهاق. في حين أن الإرهاق يمكن أن يضر بإنتاجيتنا ومشاركتنا في العمل، فإنه يمكن أن يؤثر أيضًا على صحتنا.
قم بتوصيل رسالتك بشكل أسرع مع Snagit
التقط شاشتك بسهولة وأضف السياق وشاركها باستخدام رابط.
جرب سنجيت مجانا
استراتيجيات إدارة الحمل الزائد للمعلومات
الشيء الوحيد الذي قد يبدو أكثر إرهاقًا من التعامل مع الحمل الزائد للمعلومات هو منعه. هذا هو الأمر: هناك خطوات صغيرة يمكنك اتخاذها الآن لتجنب الحمل الزائد للمعلومات وتحسين حياتك في العمل.
ضع الأولويات
ليست كل المعلومات تتطلب اهتمامًا أو استجابة فورية. التركيز على ما هو مهم يمكن أن يساعد في تقليل عبء الاستجابة المستمرة لكل شيء.
على الرغم من عدم وجود نهج واحد يناسب الجميع، إلا أن مصفوفة أيزنهاور هي نهج شائع لإدارة الوقت. في الأساس، يمكنك تقسيم مهامك إلى أربعة صناديق: المهام التي ستقوم بها أولا، والمهام التي ستجدولها لاحقا، والمهام التي ستفوضها، والمهام التي ستحذفها.
يمكنك تكييف هذه الطريقة لمساعدتك على اتخاذ قرارات سريعة وفعالة عند التعامل مع الاتصالات في العمل. أثناء قيامك بفحص بريدك الإلكتروني أو تطبيق المراسلة أو صناديق البريد الوارد الأخرى، قم بتنظيم الرسائل في أربع فئات:
- عاجل وهام: تتطلب هذه الرسائل اهتمامًا فوريًا وهي مهمة لمشاريع عملك الحالية، مثل القرارات الحساسة للوقت أو القضايا العاجلة. الرد على هذه الاتصالات في أقرب وقت ممكن.
- مهمة ولكنها ليست عاجلة: الرسائل المهمة ولكنها لا تتطلب استجابة فورية، مثل طلبات التعليقات أو التحديثات غير العاجلة. قم بجدولة وقت محدد للرد، مثل كتلة يومية أو أسبوعية في التقويم الخاص بك.
- عاجل ولكن غير مهم: قد تبدو هذه الرسائل عاجلة ولكنها لا تتعلق بشكل مباشر بعملك. في كثير من الأحيان، يمكن أن تكون هذه طلبات أو أسئلة يمكن لأحد أعضاء فريقك التعامل معها بشكل أفضل. تفويض هذه الرسائل إلى الشخص المناسب كلما أمكن ذلك.
- ليست عاجلة ولا مهمة: هذه الرسائل ليست عاجلة ولا مهمة، بما في ذلك البريد العشوائي ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات غير المرغوب فيها والنشرات الإخبارية الإعلامية. يمكن أن يؤدي حذف هذه الاتصالات أو إلغاء الاشتراك فيها إلى تقليل الفوضى في صندوق الوارد الخاص بك.
الاستفادة من التكنولوجيا بحكمة
في حين أن الأدوات التي نستخدمها للتعاون والتواصل في العمل يمكن أن تؤدي إلى تحميل زائد للمعلومات، يمكننا أيضًا الاستفادة منها للمساعدة في منع ذلك.
إنشاء المرشحات والقواعد
تتيح منصات البريد الإلكتروني للمستخدمين إنشاء عوامل تصفية/قواعد لفرز الرسائل الواردة في مجلدات بناءً على المرسل أو سطر الموضوع أو الكلمات الرئيسية. يمكن أن يساعد استخدام هذه الميزة في تقليل الوقت الذي تقضيه في غربلة الرسائل.
تخصيص إعدادات الإشعارات الخاصة بك
يمكنك تقليل عوامل التشتيت عن طريق تخصيص إشعارات التطبيق لتنبيهك فقط بالرسائل أو الإشارات المهمة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل عوامل التشتيت الناتجة عن المناقشات الجارية التي لا تتطلب اهتمامك الفوري. بعد ذلك، يمكنك جدولة كتل مخصصة طوال أسبوع العمل الخاص بك لمراجعة الرسائل الأقل إلحاحًا.
أضف الوضوح إلى تواصلك مع العناصر المرئية
يمكن للمرئيات نقل المعلومات المعقدة بسرعة، مما يوفر الوقت للشخص الذي يرسل الرسالة ويستقبلها. ليس من الضروري أن تكون مصمم جرافيك محترفًا للاستفادة من قوة التواصل المرئي في العمل. أدوات التقاط الشاشة وتسجيلها مثل Snagit تجعل من السهل على أي شخص التقاط لقطة شاشة سريعة أو مقطع فيديو وإضافة سياق ومشاركته باستخدام رابط.
تقديم تعليقات واضحة وقابلة للتنفيذ
من السهل فهم التعليقات عندما يمكنك عرض ما تراه بالضبط على شاشتك والتغييرات التي يجب إجراؤها. يعد التقاط لقطة شاشة لمجموعة الشرائح وتوجيه سهم على الخطأ المطبعي الذي التقطته أسرع بكثير من محاولة الشرح بالنص وحده أنه موجود في الشريحة 13 في الفقرة حول ما تأكله ثعالب البحر على الإفطار.
إظهار عملية
عند شرح عملية أو سير عمل، يمكن أن تعرض رسالة فيديو كل خطوة من خطوات العملية دون الحاجة إلى جدولة اجتماع أو كتابة تعليمات مطولة. حاول ألا تخاف من الفيديو. يمكنك إرسال رسائل فيديو بسيطة عن طريق تسجيل شاشتك وإظهار الخطوات كما تفعل أثناء اجتماع Zoom.
باستخدام Snagit، يمكنك إضافة أسهم وأرقام خطوات إلى شاشتك أثناء التسجيل لتوضيح العملية. والأفضل من ذلك، عندما يحتاج هذا الشخص إلى تجديد معلوماته، يمكنه إعادة مشاهدة الفيديو حسب الحاجة دون مقاطعة يومك.
خاتمة
لقد أصبح إرسال الرسائل في العمل أسهل من أي وقت مضى، مما يعني أنه يتعين علينا أن نكون أكثر تفكيرًا بشأن كيفية مشاركة المعلومات. يمكن أن يساعدك استخدام العناصر المرئية مثل الصور ومقاطع الفيديو في نقل رسالتك بوضوح، مما يقلل من ذهاب وإياب غير ضروري.
قم بتوصيل رسالتك بشكل أسرع مع Snagit
التقط شاشتك بسهولة وأضف السياق وشاركها باستخدام رابط.
جرب سنجيت مجانا