طرق سهلة لتحسين تواصل الفريق مع أوستن نورتون وديفيد باتون

هل فكرت يومًا في أفضل الطرق للتواصل مع فريقك؟

ستضع العديد من الشركات قلبها وروحها في صياغة أفضل الطرق لتوصيل رسالتها إلى العملاء. ولكن عندما يتعلق الأمر بالاتصالات الداخلية ، فغالبًا ما يتم التغاضي عنها.

في هذه الحلقة من The Visual Lounge ، ينضم أوستن نورتون (مدير المشروع) وديفيد باتون (أخصائي تسويق الشراكة) من TechSmith إلى المضيف Matt Pierce لمناقشة أهمية التواصل الرائع في فريقك.

تحدث أوستن وديفيد عن كيفية استخدام لقطات الشاشة أو مقاطع الفيديو البسيطة في توصيل الرسائل بشكل أسرع وأكثر وضوحًا. يأخذوننا من خلال مناهجهم المختلفة لإنشاء مقاطع فيديو داخلية ويشرحون كيف أثر عصر العمل عن بعد على رغبتنا في أن نكون أمام الكاميرا.

يمكنك مشاهدة الفيديو حول هذا الموضوع في الجزء العلوي من هذا المنشور ، للاستماع إلى حلقة البودكاست ، أو الضغط على "تشغيل" أدناه ، أو متابعة القراءة للمزيد ...

لقطات مقابل الاتصالات الكتابية

تعتمد معظم الشركات في العصر البعيد على أشياء مثل البريد الإلكتروني أو Slack ، مع إرسال مكالمة Zoom من حين لآخر. لكن أوستن يفضل نهجًا أكثر وضوحًا. يقول إنه باستخدام لقطات الشاشة ، يمكنه توصيل رسالته بشكل أكثر وضوحًا من كتابة جملة بسيطة.

"إذا وجدت نفسي أبدأ في وصف شيء ما يكون عبارة عن جملة أو أطول ، أحاول استخدام لقطة شاشة أو صورة مرئية لأقوم بذلك بشكل عادل وشرحها. من الأسهل جدًا على أي شخص أن يكون قادرًا على النظر إلى الشيء الذي أراه ".

يوافق ديفيد ويشبه ذلك بالتقاط الصور. يختلف المصور الجيد والمُلتقط للصور لأن المصور الرائع يعرف ببساطة متى يسحب الكاميرا الخاصة به. يقول إنه بمجرد أن تعتاد على أخذ لقطات الشاشة والتقاط الشاشة ، فإنها تصبح طبيعة ثانية.

"ما يثير ذلك بالنسبة لي هو عندما أبدأ في كتابة التعليمات ، وأعتقد أنه يمكنني فقط التقاط صورة ووضع أسهم ، وربما حتى تضمين أرقام. إنها مثل الطبيعة الثانية الآن ".

استخدام قوة الفيديو في الاتصال الداخلي

بالانتقال إلى أبعد من لقطة الشاشة المتواضعة ، يحب الرجال في TechSmith أيضًا استخدام الفيديو للتواصل داخليًا. يعد الفيديو أكثر مرونة قليلاً من لقطة الشاشة ويسمح لك بشرح التعليمات بالتفصيل.

مع عصر العمل عن بعد ، أصبح استخدام الفيديو حلاً طبيعياً للعديد من المؤسسات. الآن ، اعتدنا جميعًا على رؤية بعضنا البعض على الشاشة ، لكن لا يتعين علينا الاعتماد فقط على Zoom. يمكننا أيضًا إنشاء موارد فيديو يمكن للأشخاص مشاهدتها وفقًا لسرعتهم الخاصة أيضًا.

يقترح ديفيد إعدادًا بسيطًا للفيديو. لا يجب أن تكون خيالية. باستخدام الكاميرا والميكروفون ، يوجه ديفيد انتباهه إلى المحتوى نفسه. ماذا سيقول أمام الكاميرا؟

"أفكر فيما أريد أن أقوله. أفتح مستندًا ، وأقوم فقط بوضع بعض النقاط في موضوعات ما أريد أن أقوله ".

تتمثل طريقته في إنشاء مقطع فيديو في الجلوس أمام الكاميرا والتحدث معها. يتحدث لمدة 30 أو 40 دقيقة ويأخذ فترات توقف طويلة بين الأفكار حيث يفكر فيما سيقوله بعد ذلك.

"لا بد لي حقًا من الدخول إلى هذه المنطقة حيث يمكنني أن أخذل تردداتي ودفاعاتي. وعند هذه النقطة ، أستمر في التدحرج ، واستمر. وعندما أشعر أنني قد أعطيت كل ما بوسعي ، أوقف تشغيله. أذهب إلى Camtasia. وبعد ذلك أقوم فقط بالقص والقص والقص ".

هذه طريقة ديفيد في فعل ذلك ، لكن ماذا عن أوستن؟

يتخذ أوستن نهجًا مختلفًا تمامًا. إنه يفضل إنشاء مقاطع فيديو قصيرة وحلوة بدون الكثير من العمل التحضيري والتحرير.

"عادةً ما أستخدم مسجل فيديو Snagit لأن هذا ما اعتدت عليه. أبدأ تسجيل فيديو وأحاول الاحتفاظ بها لمدة دقيقتين أو أقل لأنني إذا ذهبت لفترة أطول ، فأنا أتجول ".

يفضل أوستن طريقة العمل هذه لأنه يعلم أنه يمكن أن يقضي ضعف الوقت في كتابة وصف كبير عن مشروع جديد والتحقق من الأخطاء المطبعية. بدلاً من ذلك ، يصنع مقطع فيديو مدته دقيقتان أو ثلاث دقائق ويرسله إلى الفريق.

"يمكنهم أن يسمعوا مني ما هو الطلب مباشرة وليس عليهم القراءة بين سطور ما كتبته."

اللعب على نقاط قوتك

ماذا لو لم يكن التواجد على الكاميرا مناسبًا لك؟ لا يحب الجميع التحدث إلى الكاميرا ، لكن هل هذا يعني أن اتصال فريقك يجب أن يعاني؟

ديفيد يقول لا. بينما يحب استخدام الفيديو لتوصيل رسالته ، فإنه يعتقد أن أهم شيء يجب تذكره هو استغلال نقاط قوتك. إن صنع مقطع فيديو هو ما يشعر بالراحة تجاهه ، ولكنه ليس للجميع.

قد يكون بعض الأشخاص متحدثين رائعين في عروض PowerPoint التقديمية. قد يحتاج الآخرون إلى مقطع فيديو يمكنهم تسجيله وتحرير الأخطاء. يفضل الأشخاص الآخرون تسجيل شاشاتهم والتحدث عنها إذا كانوا لا يحبون أن يكونوا أمام الكاميرا.

"افعل شيئًا خاصًا بك ، وطالما أنه يعكس شخصيتك ، أعتقد أنه سيتألق حقًا."

حمل الناس على مشاهدة المحتوى الخاص بك

بمجرد أن تخصص الوقت والجهد في المحتوى الخاص بك ، كيف يمكنك جذب الناس لمشاهدته؟

يقول أوستن أن هذا يمثل مخاطرة ، ولا يمكنك أن تكون متأكدًا. لكنه يقول إن محاولة إيجاد طرق للسماح للناس بالتفاعل وطرح الأسئلة هي بداية رائعة. الشيء الجيد في الفيديو هو أنه يمكنك السماح للأشخاص بمشاهدته بالوتيرة التي تناسبهم.

إذا كنت تريد حقًا التعمق في الإحصائيات ، فيمكنك استخدام شيء مثل موقع TechSmith's Knowmia. تساعد Knowmia الأشخاص على التفاعل مع الفيديو وتقيس أيضًا فعالية المحتوى وأدائه.

يضيف ديفيد أن شيئًا واحدًا عليك أن تتعلم القيام به هو فصل وجهات النظر والتعليقات عن جودة العمل الذي قمت به. إنه يدرك أننا جميعًا نتعرض للقصف برسائل البريد الإلكتروني والروابط ومقاطع الفيديو لمشاهدتها ، لذلك من المهم عدم أخذ الأمر على محمل شخصي إذا لم يشاهد الكثير من الأشخاص مقطع الفيديو الخاص بك.

لديه بعض الاقتراحات لتشجيع الآراء ، على الرغم من:

• لا تنشر الفيديو الخاص بك يوم الجمعة. الجميع يستعد لعطلة نهاية الأسبوع
• انشرها حيث يمكن للناس رؤيتها. إذا لم يستخدم أحد البريد الإلكتروني حقًا ، فقم بنشره في Slack حيث يبحث الناس
• ضع دائمًا طول مقطع الفيديو الخاص بك في العنوان ، حتى يعرف الأشخاص ما يمكن توقعه

كيف غيّر الفيديو متوسط ​​الاجتماع الأسبوعي

الكثير من الشركات لديها اجتماع صباح الاثنين. في TechSmith ، كان الأمر يتعلق بتمرير ميكروفون وتسجيل الاجتماع حتى يتمكن الأشخاص من مشاهدته لاحقًا. عادةً ما يكون هناك عرض تقديمي لـ PowerPoint و / أو مقطع فيديو.

يقول ديفيد أن الاجتماعات تعتمد أكثر على الفيديو الآن.

"في النهاية ، يتم تسليم جميع المعلومات عبر الفيديو الآن حيث لا يوجد أي شخص في غرفة معًا. لذا فقد تغيرت الوسيلة بالكامل وتحولت لتصبح تجربة عبر الإنترنت فقط ، تجربة فيديو حصريًا في هذه المرحلة ".

ومن المثير للاهتمام ، أن هذا قد غيّر الشعور باجتماعات يوم الاثنين لأن الجميع في المنزل يتحدثون إلى الكاميرا الخاصة بهم.

"أصبح مضمون المحادثة أقل عرضية وأكثر تخاطبًا."

يضيف أوستن أن حاجز الدخول يبدو الآن أقل. لا يهم إذا كنت تتحدث إلى ثلاثة أشخاص أو تقدم عرضًا تقديميًا ضخمًا. إنه شعور مشابه لأن كل ما تفعله هو النظر إلى الكاميرا.

من خلال إنشاء مقاطع فيديو مثل هذه بدلاً من العروض التقديمية الحية ، يمكنك توفير الوقت والشعور براحة أكبر ، كما يمكنك أيضًا منح فريقك القدرة على مشاهدتها بالوتيرة التي تناسبهم.

إذا كنت مستعدًا لبدء تجربة تسجيل الفيديو أو الشاشة في فريقك ، فراجع أدوات TechSmith - Camtasia و Snagit و Knowmia أو توجه إلى TechSmith Academy للحصول على الكثير من الموارد المجانية.

لمزيد من نصائح الخبراء ونصائحهم ، تفضل بزيارة أكاديمية TechSmith على YouTube أو استمع إلى البودكاست.