كيف يمكنك تحسين عمليات عملك باستخدام الأتمتة

الائتمان: Pixabay

هل تشعر أنك متأخر دائمًا في عملك؟ هل هناك مهام معينة يتعين عليك دائمًا القيام بها يدويًا لأنه لا توجد طريقة أخرى للقيام بها؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد حان الوقت لاستخدام أدوات أتمتة عمليات الأعمال.

يمكن أن تساعدك أدوات الأتمتة مثل أتمتة مستودع البيانات في توفير الوقت وتحسين الكفاءة. سيناقش منشور المدونة هذا فوائد الأتمتة وكيف يمكنك البدء في استخدامها في عملك.

ما هي أتمتة عمليات الأعمال ، وما هي فوائد استخدامها في عملك؟

أتمتة عمليات الأعمال (BPA) هي أتمتة تقنية لأنشطة العمل البشري المتكررة والقائمة على القواعد. يمكنه تنفيذ المعاملات وتنظيم العمليات. يمكن نشر BPA لأتمتة أي عملية تجارية ، سواء كانت مهمة بسيطة مثل إدخال البيانات أو عملية أكثر تعقيدًا مثل معالجة المطالبات.

تقدم BPA العديد من المزايا للشركات ، بما في ذلك انخفاض التكاليف ، والكفاءات المحسنة ، وزيادة الدقة والامتثال ، وتحسين تجارب العملاء.

على سبيل المثال ، من خلال أتمتة المهام اليدوية مثل إدخال البيانات ، يمكن للشركات تقليل اعتمادها على العمالة البشرية المكلفة والمعرضة للخطأ.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد العمليات الآلية الشركات على تحسين امتثالها للوائح وأفضل الممارسات الصناعية.

أخيرًا ، من خلال تزويد العملاء بخيارات الخدمة الذاتية وأتمتة مهام دعم العملاء ، يمكن للشركات تحسين رضا العملاء مع تحرير الموظفين للتركيز على مهام أكثر استراتيجية.

كيف يمكنك تحديد العمليات التي يجب أتمتتها في عملك؟

مفتاح أتمتة الأعمال هو البدء على نطاق صغير والتركيز على أتمتة العمليات ذات التأثير الأكثر أهمية. لتحديد العمليات التي يجب أتمتتها ، ضع في اعتبارك العوامل التالية: التكرار والتعقيد وحساسية الوقت.

على سبيل المثال ، إذا تم تنفيذ مهمة ما عدة مرات في اليوم وكانت بسيطة نسبيًا ، مثل إدخال البيانات ، فهي مرشح جيد للأتمتة. من ناحية أخرى ، إذا كانت المهمة صعبة ، مثل استعلامات خدمة العملاء المعقدة ، فقد يكون من الأفضل تركها للبشر.

بمجرد تحديد العمليات التي يجب أتمتتها ، فإن الخطوة التالية هي تحديد الأدوات المناسبة.

هناك مجموعة متنوعة من منصات برامج التشغيل الآلي في السوق ، لذلك من الضروري إجراء البحث واختيار النظام الذي يلبي احتياجاتك على أفضل وجه. مع وجود الأدوات المناسبة ، ستكون في طريقك لتبسيط عمليات عملك.

ما هي بعض الأدوات والتقنيات الشائعة المستخدمة في أتمتة عمليات الأعمال؟

تشمل الأدوات والتقنيات الشائعة المستخدمة في BPA أتمتة العمليات الآلية (RPA) وأتمتة العمليات الذكية (IPA) وبرامج إدارة عمليات الأعمال (BPM) والذكاء الاصطناعي (AI).

RPA هو نوع من BPA يستخدم برامج الروبوت ، أو "الروبوتات" لتقليد الإجراءات البشرية. يمكن برمجة روبوتات RPA لفتح التطبيقات ، ونسخ البيانات ولصقها ، وملء النماذج ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني.

يعتمد IPA على قدرات تقنية RPA من خلال إضافة قدرات الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML). هذا لا يسمح للروبوتات بتنفيذ المهام المتكررة فحسب ، بل أيضًا اتخاذ القرارات واتخاذ الإجراءات بناءً على البيانات.

يوفر برنامج BPM منصة لأتمتة عمليات الأعمال. يتضمن أدوات لنمذجة العمليات وتنفيذها ومراقبتها وتحسينها. يستخدم برنامج BPM غالبًا مخططات سير العمل لتمثيل العمليات بشكل مرئي. يمكن للشركات استخدام الذكاء الاصطناعي مع برنامج BPM لأتمتة العمليات المعقدة للغاية بالنسبة للنهج التقليدية القائمة على القواعد.

أداة مهمة أخرى هي أتمتة ETL لمستودعات البيانات .

أتمتة ETL لمستودع البيانات هي عملية أتمتة استخراج البيانات وتحويلها وتحميلها من مستودع البيانات.

يمكن أن تساعد هذه العملية في تحسين كفاءة ودقة عمليات مستودع البيانات وتقليل الوقت والجهد اللازمين لإدارة عمليات مستودع البيانات يدويًا.

يمكن أن تساعد أتمتة ETL لمستودعات البيانات أيضًا على تحسين جودة البيانات من خلال ضمان استخراج البيانات باستمرار من أنظمة المصدر وتحويلها إلى التنسيق الصحيح للتحميل في مستودعات البيانات.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد أتمتة ETL لمستودع البيانات في تقليل مخاطر الأخطاء وعدم الاتساق في مصادر البيانات عن طريق أتمتة عملية التحقق من صحة البيانات والتحقق من الأخطاء.

في النهاية ، يمكن أن تساعد أتمتة ETL لمستودع البيانات على تحسين الكفاءة والجودة الشاملة لإدارة البيانات داخل مستودع البيانات.

كيف تتجه نحو تنفيذ أتمتة عمليات الأعمال في شركتك؟

إذا كنت تتطلع إلى تبسيط عملياتك التجارية ، فإن أدوات BPA مثل برنامج أتمتة مستودعات البيانات تعد مكانًا رائعًا للبدء. من خلال أتمتة المهام المتكررة والمستهلكة للوقت ، يمكنك تحرير موظفيك للتركيز على المزيد من الأنشطة ذات القيمة المضافة.

ولكن كيف تبدأ بتطبيق BPA في شركتك؟ فيما يلي أربع خطوات أساسية للبدء:

1. حدد عملياتك: تتمثل الخطوة الأولى في تحديد العمليات في شركتك التي ستستفيد من الأتمتة. ضع في اعتبارك عوامل مثل تكرار المهمة ، ومستوى التعقيد ، والتأثير على رضا العملاء.
2. حدد الأدوات المناسبة: تتوفر برامج وأدوات متنوعة للمساعدة في BPA. من الضروري اختيار العناصر المناسبة لاحتياجات شركتك ، مع مراعاة عوامل مثل الميزانية والتوافق مع الأنظمة الحالية.
3. التنفيذ والاختبار: بمجرد تحديد الأدوات التي ستستخدمها لـ BPA ، حان الوقت لتطبيقها في شركتك. تأكد من اختبارها جيدًا قبل بدء التشغيل لتجنب أي اضطرابات في عمليات عملك.
4. المراقبة والضبط: حتى بعد تطبيق BPA ، فإن مراقبة أدائها وإجراء التعديلات حسب الحاجة أمر بالغ الأهمية. سيساعد هذا في ضمان سير عمليات عملك بسلاسة وكفاءة.

باتباع هذه الخطوات الأربع ، يمكنك تطبيق BPA في شركتك والبدء في جني فوائد العمليات المبسطة.

استنتاج

أتمتة عمليات الأعمال (BPA) هي أتمتة تمكّن التكنولوجيا من المهام البشرية المتكررة القائمة على القواعد عبر المؤسسة. يمكن أن يساعد المؤسسات على تحسين الكفاءة التشغيلية ، وتحسين استخدام الموظفين ، وزيادة رضا العملاء.

هل تتطلع إلى نقل عملك؟ اقرأ ما يجب مراعاته عند نقل تقنية الأعمال.