كيفية استخدام عامل تصفية متقدم في Microsoft Excel

بينما يوفر Microsoft Excel ميزة مضمنة لتصفية البيانات ، فقد يكون لديك عدد كبير من العناصر في الورقة أو تحتاج إلى عامل تصفية أكثر تعقيدًا. سنشرح هنا كيفية إنشاء عامل تصفية متقدم في Excel.

كيفية إعداد نطاق المعايير

قبل أن تتمكن من استخدام عامل التصفية المتقدم في Excel ، ستحتاج إلى إنشاء نطاق خلايا للشروط التي ستستخدمها.

أضف بضعة صفوف على الأقل فوق بياناتك للبدء ؛ يمكنك دائمًا إدراج المزيد من الصفوف إذا لزم الأمر. ضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى صف واحد للتسميات وصف واحد فارغ بين المعايير والبيانات.

ذات صلة: كيفية إدراج صفوف متعددة في Microsoft Excel

في الصف العلوي ، أدخل تسميات الأعمدة. يجب أن تتطابق هذه مع تلك الخاصة ببياناتك حيث سيتم استخدامها لمعايير التصفية.

سنستخدم مثالاً خلال هذا البرنامج التعليمي ، لذلك فيما يلي البيانات التي نستخدمها.

ثم نقوم بإدخال خمسة صفوف فوق بياناتنا. لدينا صف واحد للتسميات ، وثلاثة للمعايير ، وصف واحد فارغ. ثم نقوم بنسخ رؤوس الأعمدة في الصف الأول. إذن ، تبدو صفحتنا الآن كما يلي:

بمجرد الانتهاء من إعداد النطاق لشروط الفلتر ، فأنت جاهز لإنشاء عامل التصفية المتقدم.

نصيحة: يمكنك تسمية نطاق المعايير الخاص بك لإدراجه تلقائيًا في الفلتر إذا كنت ترغب في ذلك.

إدخال معايير عامل التصفية المتقدم في Excel

لإدخال معايير مرشح Excel المتقدم في خلية ، ستستخدم التنسيق ="=variable" .

تبدأ علامة المساواة الأولى السلسلة وتحتوي علامات الاقتباس على المعايير. يمكنك استخدام عوامل المقارنة العادية لظروفك. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك.

• يساوي سميث: ="=Smith"
• لا يساوي سميث: ="<>Smith"
• أقل من 100: ="<100"
• أكبر من أو يساوي 100: =">=100"

عند كتابة المعايير بهذه الطريقة في الخلية ، يقوم Excel بتحويلها إلى التنسيق الذي يحتاجه لعامل التصفية.

كيفية استخدام معيار واحد ، عامل تصفية Excel عمود واحد

أفضل طريقة للبدء هي باستخدام مثال بسيط باستخدام شرط واحد وعمود واحد. هنا ، سنقوم بتصفية بياناتنا بناءً على معرّف الموقع 2B.

انتقل إلى عمود معرف الموقع وأدخل ما يلي لـ 2 ب في الصف الأول أسفل التسمية:

 = "= 2 مليار" 

بعد ذلك ، حدد خلية في مجموعة البيانات الخاصة بك ، وتوجه إلى علامة التبويب البيانات ، واختر "خيارات متقدمة" في قسم الفرز والتصفية في الشريط.

في المربع المنبثق ، ابدأ باختيار المكان الذي تريد أن تظهر فيه البيانات التي تمت تصفيتها. يمكنك تصفيته في مكان أو في مكان آخر. إذا اخترت الخيار الأخير ، فأدخل الموقع في المربع نسخ إلى.

الآن قم بتأكيد الخلايا في مربع List Range. كان من المفترض أن يضيفها Excel لك تلقائيًا ، لذا تأكد من صحتها.

بعد ذلك ، أدخل نطاق الخلايا في المربع نطاق المعايير. يمكنك القيام بذلك بسهولة عن طريق النقر داخل المربع ثم استخدام المؤشر للسحب عبر النطاق في الورقة. تأكد من تضمين خلايا تسمية العمود والصفوف الإضافية فقط مع الخلايا التي تحتوي على معايير. إذا قمت بتضمين صفوف فارغة ، فمن المحتمل جدًا أن تكون نتائج التصفية غير صحيحة.

بشكل اختياري ، حدد المربع إذا كنت تريد سجلات فريدة فقط. انقر فوق "موافق" عند الانتهاء.

يجب أن ترى بعد ذلك البيانات التي تمت تصفيتها. إذا اخترت تصفية بياناتك في مكانها الصحيح ، فيجب إخفاء الصفوف الأخرى. هنا ، اخترنا موقعًا في ورقتنا للبيانات التي تمت تصفيتها.

ذات صلة: كيفية حساب القيم الفريدة في Microsoft Excel

كيفية استخدام معايير متعددة ، عامل تصفية Excel عمود واحد

ربما تريد تصفية البيانات باستخدام شروط متعددة تظهر في عمود واحد. يمكنك القيام بذلك باستخدام مرشح Excel المتقدم. كمثال ، سنقوم بتصفية بياناتنا لمعرف الموقع 1B و 2B.

انتقل إلى عمود معرّف الموقع وأدخل المعايير في صفين منفصلين ، 2 و 3 ، بدءًا مباشرة أسفل التسمية.

 = "= 1 مليار"

 = "= 2 مليار"

يجب أن تبدو هذه:

حدد خلية في مجموعة البيانات الخاصة بك ، وانتقل إلى علامة التبويب البيانات ، واختر "خيارات متقدمة" لفتح أداة التصفية.

أكمل نفس التفاصيل كما في السابق ، ولكن هذه المرة ، وسّع نطاق المعايير ليشمل الشرط الإضافي. انقر فوق "موافق" لتطبيق الفلتر.

يجب أن ترى بعد ذلك كلا النتيجتين من الفلتر في الموقع الذي اخترته.

كيفية استخدام معايير متعددة ، عامل تصفية Excel متعدد الأعمدة

بعد ذلك ، سننظر في استخدام شروط متعددة في مرشح Excel المتقدم. يمكن أن يكون هذا معايير "و" أو "أو". على سبيل المثال ، يمكنك التصفية لمعرّف الموقع الذي يساوي 1A والعميل المتوقع يساوي جونز حيث تكون جميع الشروط صحيحة. أو يمكنك التصفية لمعرّف الموقع يساوي 1B أو العميل المتوقع يساوي جونز حيث تكون أي شروط صحيحة.

ذات صلة: كيفية استخدام الدالات المنطقية في Excel: IF ، AND ، OR ، XOR ، NOT

كل الشروط صحيحة

للتصفية باستخدام شرط "و" ، ستضع كلا المعيارين في نفس الصف أسفل التسميات المقابلة لهما.

لذلك ، نقوم بإدخال ما يلي أسفل تسمية معرف الموقع في الصف 2:

 = "= 1A"

بعد ذلك ، ندخل ما يلي أسفل تسمية الرصاص ، أيضًا في الصف 2:

 = "= جونز"

تبدو هكذا:

ومثلما حدث من قبل ، حدد خلية في مجموعة البيانات ، وانتقل إلى علامة التبويب البيانات ، واختر "خيارات متقدمة" لفتح الأداة.

بالنسبة لهذا الفلتر ، نقوم بتغيير نطاق معاييرنا لأنه يشمل فقط الصفين 1 و 2. اضبط الخيارات الأخرى حسب الضرورة وانقر على "موافق".

ملاحظة: لاحظ في لقطة الشاشة أن Excel قد قام بتسمية نطاق معاييرنا لنا. قد ترى نفس الشيء عند إعادة استخدام نفس نطاق الخلايا.

ثم لدينا نتيجة واحدة. تذكر أن وضع المعايير في نفس الصف يشير إلى عامل التشغيل AND. لذلك ، على الرغم من أننا لدينا جونز كرائد في موقعين ، فقد قمنا بالتصفية للموقع 1A فقط مع جونز.

ذات صلة: كيفية رؤية كافة نطاقات الخلايا المسماة في مصنف Excel

أي شروط صحيح

بعد ذلك ، سنقوم بالتصفية حسب شروط متعددة مرة أخرى ، ولكن باستخدام معايير "أو". لهذا ، يمكنك وضع الشروط في صفوف منفصلة أسفل التسميات المقابلة.

لذلك ، نقوم بإدخال ما يلي أسفل تسمية معرف الموقع في الصف 2:

 = "= 1 مليار"

بعد ذلك ، ندخل ما يلي أسفل تسمية الرصاص ، ولكن في الصف 3:

 = "= جونز"

تبدو هكذا:

افتح أداة التصفية المتقدمة كما في السابق ، واضبط نطاق المعايير ليلائم الصف الإضافي ، وانقر على "موافق".

كما ترى ، لدينا ثلاث نتائج ، واحدة لـ 1B واثنتان لجونز. نظرًا لأننا استخدمنا معايير OR ، فقد تم استيفاء أي شروط قمنا بتضمينها.

المفتاح لإعداد عامل تصفية معايير متعددة في Excel هو أنه بالنسبة لمعايير "و" ، فإنك تضع الشروط في نفس الصف وبالنسبة لمعايير "أو" ، فإنك تضع الشروط في صفوف منفصلة.

أي وجميع الشروط صحيح

على سبيل المثال الأخير ، سنطبق عامل تصفية أكثر تعقيدًا باستخدام معايير AND و OR مع عامل مقارنة مختلف. سنقوم بتصفية معرف الموقع الذي يساوي 1A والعميل المتوقع يساوي جونز أو المبيعات أكبر من 50000.

في الصف 2 ، ندخل المعايير التالية أسفل معرف الموقع والعميل على التوالي:

 = "= 1A"

 = "= جونز"

في الصف 3 ، ندخل الشرط التالي أسفل تسمية المبيعات:

 = "> 50000"

يبدو هذا الإعداد كما يلي:

افتح أداة التصفية المتقدمة ، تحقق جيدًا من الحقول أو اضبطها حسب الحاجة ، وانقر على "موافق".

سترى بعد ذلك النتائج. هنا ، لدينا الصف 2 الذي يحتوي على معايير AND الخاصة بنا ، 1A و Jones. بعد ذلك ، صفوف إضافية من 3 إلى 5 تحتوي على معايير "أو" الخاصة بنا للمبيعات التي تزيد عن 50000.

إذا كان لديك قدر كبير من البيانات في جدول البيانات وتحتاج إلى خيار تصفية أكثر قوة ، فضع في اعتبارك عامل التصفية المتقدم في Excel.

ذات صلة: كيفية تطبيق عامل تصفية على مخطط في Microsoft Excel