كيف تقتل البريد الإلكتروني باستخدام برنامج إدارة المشروع المناسب

يزيد البريد الإلكتروني من التوتر ويخلق عملاً غير ضروري ويجعل الناس يشعرون بالإرهاق. لا يمكن لأحد أن يكون أفضل نسخة من نفسه في العمل في ظل هذه الظروف. في السنوات القليلة الماضية ، بدأت المؤسسات في الابتعاد عن البريد الإلكتروني لصالح تطبيقات المراسلة الجماعية ، مثل Slack وأدوات الاتصال الأخرى في مكان العمل. يؤثر العثور على الأداة المناسبة ، أو مجموعة الأدوات ، على ما إذا كان فريقك سيتمكن من التخلي عن صناديق البريد الوارد التقليدية الخاصة بهم. بالنسبة للعديد من الفرق ، يجب أن تكون برامج إدارة المشروع جزءًا من الحل.

ما هو برنامج إدارة المشاريع؟

برامج إدارة المشاريع ، والتي تسمى أيضًا تطبيقات إدارة المشاريع ، هي أدوات عبر الإنترنت تستخدمها الفرق لتتبع العمل. بالمعنى الأوسع ، يمكن أن يكون تطبيق إدارة المشروع أي شيء من برنامج معقد لإدارة العمل ، مثل Microsoft Project ، إلى تطبيق مهام أساسي. تتضمن أقوى التطبيقات أدوات عمل أخرى لإدارة الموارد أو تتبع الوقت المستغرق في المهمة أو حتى إعداد الفواتير.

غالبًا ما نميز أنواعًا مختلفة من أدوات التعاون عن تطبيقات إدارة المشاريع لتسهيل التوصية بالتطبيق الصحيح للغرض الصحيح. ومع ذلك ، فإن هاتين الفئتين وبعض الفئات الأخرى (مثل تطبيقات لوحة كانبان وتطبيقات إدارة العمل) تتداخلان بشكل كبير. لذا ، بينما أقوم أحيانًا بإثبات أن تطبيقات مثل Asana و Trello و Airtable و Basecamp ليست تطبيقات إدارة مشاريع صارمة ، يمكننا تضمينها هنا.

ماذا تفعل في برامج إدارة المشاريع؟

يختلف كل تطبيق لإدارة المشاريع قليلاً ، لكن معظمها يتيح لك رؤية جوانب مختلفة من عمل فريقك دون مطالبتك بسؤال زملائك عنها.

عند تسجيل الدخول ، ترى جميع المهام التي يجب على فريقك إكمالها والمواعيد النهائية. يمكنك معرفة من تم تعيينه لأي مهمة ، وما إذا كان قد أكملها ومتى ، وما إذا كان لديه أي تعليقات حولها. إذا خرج أحد زملائك بشكل غير متوقع ، فيمكنك تسجيل الدخول إلى تطبيق إدارة المشروع والتحقق مما إذا كان لديهم أي شيء عاجل معين اليوم يجب أن يلتقطه عضو آخر في الفريق. إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني حاليًا لإخبار شخص ما بإنجاز مهمة ما ، أو طرح أسئلة حول مهمة ، أو إرسال شيء ما للموافقة عليه ، فمن المحتمل أن تستفيد من تطبيق إدارة المشروع.

هناك ما هو أكثر من ذلك. أثناء استخدامك أنت وزملاؤك لتطبيق إدارة المشاريع ، يحتفظ التطبيق بعدد العمل الذي يتم إنجازه. كم عدد المهام التي اكتملت في الوقت المحدد؟ هل لا يزال المشروع بشكل عام في طريقه للانتهاء من الموعد النهائي؟ تأتي تطبيقات إدارة المشاريع القوية مع جميع أنواع المخططات والرسوم البيانية لمساعدتك على مراقبة هذا النوع من الأشياء. بهذه الطريقة ، إذا بدأ المشروع في الانزلاق ، يمكنك اكتشافه مبكرًا والعمل على منعه. لكن دعونا لا ننحرف عن مسارنا. دعنا نلتزم بكيفية مساعدة تطبيقات إدارة المشاريع للأشخاص على التواصل.

ماذا يفعل مدير المشروع؟

المشروع عبارة عن سلسلة من المهام. مدير المشروع هو الشخص الذي يعرف كل هذه المهام - أو على الأقل يشرف عليها. أحيانًا يقوم مدير المشروع بتوزيع المهام أو وضعها في مجموعة ليطالب بها الأشخاص. يقوم مدير المشروع بعد ذلك بمراقبة المهام والأشخاص الذين يقومون بها حتى يتم الانتهاء منها جميعًا.

ليس كل فريق لديه مدير مشروع في حد ذاته ، ولكن معظمهم لديه شخص مسؤول. يمكن أن يكون صاحب عمل أو مدير أو قائد فريق. أيًا كان الشخص الرئيسي أو صانع القرار اليومي ، فهذا هو مدير مشروعك.

لماذا البريد الإلكتروني سيء للمشاريع

البريد الإلكتروني هو بريد إلكتروني ، أعرف أنه يبدو واضحًا ، لكن ابق معي هنا. البريد هو وسيلة مروعة لتكليف العمل. تخيل لو أن مهامك جاءت إليك عن طريق البريد العادي. يكاد يكون سخيفًا. ومع ذلك ، فإن البريد الإلكتروني لا يختلف كثيرًا عن البريد العادي ، إلا أنه أسرع.

فكر في نوع البريد الإلكتروني الجيد في توفير:

• اتصال غير متزامن مع أثر ورقي
• تسليم الوثائق

فكر الآن فيما يحتاج مدير المشروع إلى معرفته عندما يدير سلسلة من المهام:

• من المتاح
• مقدار العمل الذي كلفه به كل عامل حاليًا وموعد استحقاقه
• تقدم العمل الذي تم تعيينه بالفعل (على سبيل المثال ، "لدى جون مهمتان تم تكليفه به وكلاهما تم إنجاز 90 بالمائة")
• تقويم المواعيد النهائية
• القدرة على تحديد أولويات المهام وإعادة ترتيب أولوياتها بناءً على احتياجات المشروع

إن القيام بهذا النوع من العمل عن طريق البريد أمر مثير للضحك.

والأهم من ذلك ، أن الطريقة التي يستخدم بها معظم العاملين في المكاتب البريد الإلكتروني تؤدي إلى الانقطاعات. عند وصول رسائل بريد إلكتروني جديدة مصحوبة بإشعارات أو إعلامات منبثقة ، يقوم العاملون عادةً بالتحقق للتأكد من أن الرسالة الواردة ليست عاجلة. ثم يعودون إلى ما كنا نفعله حتى المقاطعة التالية. يفعل الناس هذا طوال اليوم ، ويتحققون من بريدهم الإلكتروني ويفحصونه. تظهر العديد من الدراسات أن استخدام البريد الإلكتروني يستغرق حوالي 30 في المائة من يوم العامل المعرفي ، وأن هذا الوقت ينتشر بالتساوي على مدار اليوم ، بدلاً من أن يكون في فترات منفصلة. بمعنى آخر ، يقاطعنا البريد الإلكتروني باستمرار.

عادة ما يكون للانقطاعات تأثير سلبي صاف ، على الرغم من أنها قد لا تكون بالطريقة التي تفترضها. الانقطاعات تجعل الناس يشعرون بمزيد من التوتر وأن لديهم عبء عمل أكبر مما يفعلون في الواقع. يشعر الناس أيضًا بإحباط أكبر وضغط على الوقت.

الطريقة التي يتفاعل بها الناس مع البريد الإلكتروني تؤدي أيضًا إلى إضاعة الوقت. نفقد الوقت عندما يتعين علينا إعادة قراءة نفس البريد الإلكتروني الذي مسحناه ضوئيًا في وقت سابق من اليوم لأننا نسينا ما قاله. إذا نسيت تاريخ تسليم مفتاح ، فإن إخراجها من البريد الإلكتروني يستغرق وقتًا. وماذا لو كان البريد الإلكتروني الذي تبحث عنه قديمًا وتم تقديم التاريخ منذ ذلك الحين أسبوعًا؟

هذا كل ما يعني أن البريد الإلكتروني لم يكن مصممًا لإدارة المهام. إنها الأداة الخاطئة لهذه الوظيفة.

التواصل مع خدمة إدارة المشروع

تتضمن إدارة المشروع التوفيق بين الأشخاص والموارد ، ومراقبة الوقت ، وإعادة توزيع المهام أو إعادة ترتيب أولوياتها مع تغير الموقف. تم تصميم برنامج إدارة المشروع للتعامل مع تلك الأنواع من المشكلات وغيرها من المشكلات التي تظهر عادةً أثناء سير المشروع.

كيف يبدو التواصل في تطبيق إدارة المشاريع مقابل البريد الإلكتروني؟ إنه يشبه الفرق بين رؤية شيء ما بأم عينيك وقراءة وصف له. في السيناريو الأول ، يمكنك التحكم في ما تريد رؤيته ومتى. في الثانية ، أنت تعتمد على أشخاص آخرين لكتابة رسائل تخبرك بما يعتقدون أنه الأكثر أهمية - أو الأسوأ ، ما يعتقدون أنك تريد سماعه.

تطبيقات إدارة المشاريع المختلفة لها أدوات مختلفة للتواصل. يدعم كل منهم تقريبًا إشارات @ ، على سبيل المثال. نظرًا لأن تطبيق Slack وغيره من تطبيقات المراسلة الجماعية أصبحت شائعة جدًا ، يمكنك غالبًا توصيلها بتطبيق إدارة المشروع الخاص بك ، وبالتالي تبسيط محادثاتك إلى مكان واحد. إذا لم يكن لديك بالفعل تطبيق دردشة جماعي ، فيمكنك تخطيه والبحث بدلاً من ذلك عن تطبيق إدارة مشروع يتضمن مربع دردشة داخل التطبيق. يقدم كل من Zoho Projects و ProofHub ذلك.

لنفترض أن المشروع المعني يحتوي على الكثير من العناصر المرئية ، ويحتاج الفريق الذي يعمل عليه إلى مناقشتها. ستكون حياتك أسهل بكثير إذا كانت لديك أدوات ترميز الصور في تطبيق إدارة المشروع الخاص بك. بهذه الطريقة ، يمكنك الخربشة على صورة إلكترونيًا وإرفاق التعليقات ، مما يسهل على كل فرد في فريقك تقديم الملاحظات وفهمها. Volerro هو أحد الأمثلة على تطبيق إدارة المشاريع باستخدام أدوات الترميز.

كما ذكرنا سابقًا ، تتعامل تطبيقات إدارة المشاريع مع جميع الأشياء الأساسية التي تحتاجها للتوفيق بينها وتعقبها ، مثل المهام والمواعيد النهائية والتقدم والمكلفين. كل هذه المعلومات مرئية لمن يحتاجها. بهذا المعنى ، هناك حاجة أقل للتواصل حول هذه الأنواع من الأمور. لا تحتاج أبدًا إلى إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما و CC نصف دزينة من الأشخاص لمعرفة ما إذا كانوا على وشك الانتهاء من مهمة ما عندما يمكنك تسجيل الدخول إلى النظام ورؤيتها تم وضع علامة عليها بنسبة 75٪. تصبح الكثير من الأشياء التي تتطلب منك القراءة بين السطور عند استخدام البريد الإلكتروني لإدارة المهام فجأة واضحة تمامًا عند استخدام برنامج إدارة المشروع.

وقت أقل في إرسال البريد الإلكتروني يعني المزيد من وقت العمل

يمكن أن تكون فوائد إخراج فريق من البريد الإلكتروني إلى تطبيق إدارة المشروع للتواصل هائلة. من المؤكد أن تقليل البريد الإلكتروني وحده سيجعل الجميع سعداء ، ولكن هذا يتضاءل مقارنة بالقيمة المضافة المتمثلة في الحصول على رؤية أكبر لمن يفعل ماذا ، وماذا يفعلون أيضًا ، وحالة كل مهمة. إنه يجعل من السهل جدًا الحصول على معلومات دقيقة في متناول اليد أثناء عملك ، حتى يتمكن صانعو القرار من اتخاذ قرارات جيدة.

للحصول على مزيد من النصائح المحددة حول العمل مع تطبيق إدارة المشاريع ، راجع 7 طرق لتبسيط إدارة المشاريع في مشاريع العمل الجماعي و 5 ميزات Zoho Projects لتنظيم عملك.