قم بإنشاء دليل إرشادي فعال يجذب جمهورك

كم مرة يقاطعك زملائك في العمل طلبًا للمساعدة؟

هل تعلم أن 46% من الموظفين يتعرضون للمقاطعة أكثر من ست مرات في اليوم؟ في دراستنا للمرونة في مكان العمل، أبلغ هؤلاء الموظفون عن انخفاض الإنتاجية أو ارتفاع الضغط.

تحسين نوعية حياة الجميع مع القليل من الوثائق. إليك كل ما تحتاجه لإنشاء تعليمات إرشادية خطوة بخطوة بشكل مريح وثقة.

إن فرص مشاركة الإجراءات والتفسيرات والأساليب موجودة في كل مكان.

• هل تقوم بتدريب أعضاء الفريق على عملية جديدة؟
• هل ينضم العملاء إلى منتجك أو خدمتك التجارية؟
• هل ترغب في تسهيل التسجيل المفتوح في برنامج الموارد البشرية الجديد؟
• إرشاد كيفية تفريغ القهوة؟
• المساهمة في قاعدة معارف العملاء؟

دعونا نتعلم كيفية عمل دليل إرشادي.

توقف عن تكرار الأسئلة

قم بإنشاء مقاطع فيديو وأدلة واضحة باستخدام Snagit بحيث لا يتعين عليك سوى شرح المهام مرة واحدة.

جربه مجانًا

تعد التعليمات خطوة بخطوة جزءًا من قاعدة المعرفة الداخلية

البرنامج التعليمي السريع هو دليل خطوة بخطوة لإكمال مهمة محددة.

• واضح - يجب أن يكون القراء قادرين على اتباع الخطوات. في كثير من الأحيان، يعني هذا دمج النص مع الصور أو مقاطع الفيديو.
• المشاركة – قم بتنظيم الدليل لجذب انتباه القراء ومساعدتهم على توفير الوقت.
• المعلومات ذات الصلة - قم بتوفير السياق وحالات الاستخدام التي تساعد القارئ على فهم سبب أهميتها بالنسبة له.

تختلف الأجزاء المهمة الأخرى من قاعدة المعرفة

• دليل التدريب - لا تحاول استبدال التدريب المتعمق أو دورة الشهادة.
• الدليل المرجعي - ركز على هدف واحد محدد يمكن لجمهورك تحقيقه.
• دليل المستخدم - قم بتضمين بعض النصائح أو التحذيرات أو المعلومات المفيدة، وليس كل سيناريوهات الحالات المتطورة.
• منشورات المدونة – تبسيط المحتوى لاستراتيجيات التسويق والحملات التسويقية التي تواجه العملاء. أو استبدلها بدراسات الحالة أو القوائم النقطية للمساعدة في اتخاذ قرارات الشراء.

الخطوة 1: فهم نقاط الألم لدى جمهورك المستهدف

"قس مرتين، واقطع مرة واحدة." إن الوقت الإضافي مقدمًا يستحق كل هذا العناء لضمان تجربة العميل.

تحديد نقاط الألم الخاصة بهم

قبل أن تبدأ، حدد جمهورك المستهدف وأهدافه ونقاط الضعف أو الفجوات المعرفية التي يجب معالجتها من خلال دليلك. قد يكون من المفيد:

• إجراء المسوحات
• تصفح المنتديات عبر الإنترنت
• التماس ملاحظات العملاء

قم بتخصيص دليلك ليناسب مستوى مهارة جمهورك ووجهة نظره

ستحتاج أيضًا إلى معرفة مدى ارتياح قرائك للموضوع. الجماهير المختلفة لها مستويات مهارات مختلفة. إن الدليل الإرشادي الممتاز يناسب القدرات الفنية للجمهور المستهدف، سواء كان مبتدئين أو خبراء.

قم بمراجعة مصطلحات البحث والتعليقات على المواد التدريبية أو التعليمية الموجودة. تحدث إلى فريق دعم العملاء الخاص بك للحصول على نظرة ثاقبة لتجربة العملاء. افهم الكلمات الرئيسية التي يستخدمها جمهورك، على سبيل المثال، في عمليات البحث على الإنترنت. ما هي اللغة التي يستخدمونها لوصف الموضوع أو مشكلتهم أو نقاط الارتباك؟

الخطوة الثانية: هيكلة دليلك

"سهل مثل 1-2-3" - قم بإنشاء قوائم مرقمة ونقاط نقطية خطوة بخطوة

من غير المستغرب أن تكون القوائم المرقمة أكثر سهولة للمتابعة من جدار كثيف من النص. قم بتقسيم دليلك إلى خطوات منفصلة أو أجزاء يمكن التحكم فيها.

تذكر أن جمهورك قد يتنقل ذهابًا وإيابًا بين دليلك والمهمة أثناء قراءتهم. ترقيم الخطوات أو كتابتها يساعد الجمهور على المتابعة.

جدار النص؟ التالي!

يجعل Snagit من السهل التواصل بشكل أكثر فعالية مع العناصر المرئية.

يتعلم أكثر

اتبع قالب الدليل

إذا قامت مؤسستك بإنشاء أدلة أو سلسلة متعددة، ففكر في استخدام قالب دليل. تساعد الأدلة المتسقة التي تم إنشاؤها من نفس القالب القراء على معرفة ما يمكن توقعه. كما أنه يجعل كتابة التعليمات وإنشاء الأدلة أسرع وأسهل بكثير للآخرين في مؤسستك!

على سبيل المثال، فكر في تضمين مقدمة في القالب الخاص بك لتحديد:

• الجمهور المستهدف للدليل.
• هدف الدليل، أو ما يمكن للقارئ أن يتوقع تحقيقه.
• البرامج أو الأدوات أو الموارد اللازمة لإكمال العملية.
• معلومات الاتصال أو موارد المساعدة في حالة وقوع القارئ في مشكلة.

فكر في الاستنتاج في القالب الخاص بك:

• لتلخيص الغرض أو الهدف من الدليل، ما الذي يجب أن يتمكن القارئ من فعله الآن؟
• الخطوات التالية أو أدلة المتابعة في السلسلة
• معلومات الاتصال أو موارد المساعدة

تأكد من إطلاعك على قوالب Snagit الجاهزة والمصممة بشكل احترافي. لدينا أيضًا فئة من قوالب "الخطوات" المصممة لتناسب 2-6 خطوات في صفحة واحدة. يمكن أيضًا تعديل هذه القوالب لإضافة خطوات إضافية على المزيد من الصفحات حسب الحاجة!

الخطوة 3: اكتب التعليمات خطوة بخطوة

إنشاء خطوات واضحة وموجزة

الآن حان الوقت للكتابة!

بدلًا من الاعتماد على ذاكرتي (التي لا يمكن إنكار أنها ضعيفة)، أقوم أولاً بتنفيذ المهمة بنفسي، مع ملاحظة كل خطوة أثناء قيامي بها. خاصة بالنسبة للمهام المألوفة التي أقوم بها بانتظام، من المهم ملاحظة العوائق المحتملة للمستخدمين الجدد.

تأكد من أن اللغة والمصطلحات المستخدمة في دليلك متوافقة مع ما يراه المستخدم على شاشته.

انتبه! اسأل نفسك عما إذا كانت هناك نقاط قد يختلف فيها ما تراه عما يراه جمهورك، أو حيث قد تختلف الخطوات. على سبيل المثال، هل من الممكن أن القارئ يستخدم إصدار برنامج أو نظام تشغيل أو متصفح مختلف؟

أضف الصور

أقوم بالتقاط لقطات شاشة أو صور في الوقت الفعلي أثناء تنفيذ المهمة.

تساعد الصور على توضيح خطوة أو توفير السياق. فهي تساعد على ضمان سهولة فهم دليلك وإمكانية متابعة جمهورك بغض النظر عن مستوى مهاراتهم.

قم بتعليق الصور باستخدام الأسهم أو التعليقات أو التصنيفات. تضمن هذه الأنواع من العناصر المرئية قيام القارئ بربط النص والصورة.

تأكد من إزالة التفاصيل الدخيلة من الصور التي قد تربك القارئ أو تصرف انتباهه عن النقطة المحورية.

هل تتذكر الجمهور الذي حددته في الخطوة 1 ومستوى معرفتهم؟ هل تحتاج إلى شرح أين يمكنك العثور على كل عنصر على الشاشة؟

على سبيل المثال، قد يكون من المفيد أن تطلب من شخص ما النقر على زر "الإعدادات" لتوضيح أنه يشبه الترس. قد تحتاج أيضًا إلى التأكيد على مواقع الرموز التي يتم تفويتها بسهولة أو العناصر المكررة على الشاشة.

الخطوة 4: إضافة معلومات وموارد إضافية

قم بتضمين الروابط والموارد ذات الصلة

إذا كانت المهمة الموثقة في دليلك تتطلب أو يمكن استكمالها بموارد إضافية، فتأكد من تضمينها. قد تكون هذه ملفات مصدر المشروع أو روابط لبرامج تعليمية ذات صلة أو أكثر تعمقًا.

قد يتضمن هذا روابط تنزيل لمنتجات أخرى. لا ينبغي أن يكون دليلك الإرشادي عبارة عن صفحة مبيعات أو تسويق مقنعة. إذا كان هناك برنامج آخر يناسب احتياجات جمهورك بشكل أفضل، فقدم التوجيه، خاصة في حالة وجود خيارات مجانية.

توفير السياق والخلفية

ساعد القراء على فهم سبب فائدة دليلك لهم. قم بتضمين الأمثلة ذات الصلة أو ما يجب أن يكونوا قادرين على فعله بمجرد اتباع الدليل.

وفي عملية معقدة، فإن تقديم معلومات أساسية في الدليل يمكن أن يبرر ضرورة اتخاذ خطوات محددة. يمكن أن يساعد هذا السياق الإضافي المستخدمين على فهم السبب وراء العملية، خاصة إذا كان غير مألوف.

إضافة تعليقات توضيحية إلى لقطات الشاشة وتحريرها باستخدام Snagit

أدوات الترميز الاحترافية والميزات القوية تجعل من السهل إنشاء صور مفيدة.

جربه مجانًا

الخطوة 5: اختبر دليلك الإرشادي

ضمان الدقة وسهولة الاستخدام

بمجرد تجميع قائمة الخطوات المكتوبة مع العناصر المرئية الداعمة، قم بمراجعة دليلك للتأكد من دقته:

• هل فاتك أي خطوات؟
• هل اللغة متوافقة مع ما سيراه القراء؟
• بالنسبة لأدلة البرامج، تأكد من دقة التعليمات لجميع الإصدارات التي قد يستخدمها القراء. وبدلاً من ذلك، حدد الإصدار المحدد الذي تمت تغطيته وقدم معلومات حول مكان الحصول على المساعدة للإصدارات الأخرى.

يعد الاستعانة بشخص آخر لمراجعة دليلك - وخاصة شخص غير مطلع على العملية - فكرة جيدة دائمًا. يمكن لهذا الشخص اختباره نيابةً عنك كما يفعل المستخدم الجديد الفعلي. إذا كانت هناك مناطق لم تكن متأكدًا من وضوحها، فقم بتسليط الضوء على تلك المناطق التي تحتاج إلى اهتمام خاص من المراجع الخاص بك.

يمكن لهذا الشخص المساعدة في ضمان أن وثائقك ليست دقيقة فحسب، بل يسهل متابعتها أيضًا:

• هل اللغة واضحة وسهلة المتابعة؟
• هل هناك خطوات معقدة للغاية ينبغي تقسيمها بشكل أكبر؟
• هل تم تضمين الصور الصحيحة لتوفير الوضوح والسياق؟

إن معرفة أن شخصًا ما قد يجد أخطاء أو يقترح تحسينات على مستنداتك قد يكون أمرًا غير مريح. ومع ذلك، من المرجح أن ينجح قراؤك إذا قمت بتعزيز فريقك بشكل كامل لاكتشاف المشكلات المحتملة.

إذا لم يتمكن أي شخص آخر من مراجعة الدليل، فاطلع عليه بنفسك للتأكد من دقته وسهولة استخدامه. انتظر يومًا أو يومين من الانتهاء من كتابة دليل إرشادي قبل مراجعته، على افتراض أنك لست في الموعد النهائي. سيساعدك هذا على التعامل مع الدليل بمنظور جديد، كما لو كنت مستخدمًا جديدًا.

قم بإجراء المراجعات بناءً على التعليقات

وبطبيعة الحال، قم بمراجعة الدليل حسب الحاجة بناءً على المراجعات. كن مستعدًا لتلقي التعليقات من جمهورك وكن منفتحًا لتكرار دليلك حسب الحاجة.

الخطوة 6: نشر الدليل الخاص بك وتوزيعه

اختر المنصة المناسبة

عندما يحين وقت نشر دليلك، فكر في أفضل موقع وطريقة للتوزيع. بعض الأشياء التي يجب مراعاتها:

• إذا كانت هذه الوثائق داخلية، فإن تسهيل العثور عليها يمكن أن يؤدي إلى تحسين الإنتاجية بشكل كبير.
• إذا كان مواجهًا للعامة، فهل يجب توزيع دليلك؟ على سبيل المثال، هل يتم إرسال بريد إلكتروني بواسطة فرق المبيعات أو مديري نجاح العملاء إلى العملاء الجدد؟
• أو، إذا تم وضعها على موقع الويب الخاص بك، فكيف سيجدها جمهورك المستهدف؟
• إذا كنت تخطط لمشاركة دليلك على نطاق واسع، فمن الأفضل إرسال روابط عبر الإنترنت بدلاً من استخدام ملفات PDF أو النشر في أماكن مختلفة. إدارة الأدلة في مكان واحد لتسهيل التحديثات ومنع تداول الإصدارات القديمة.
• هل سيكون لدى بعض القراء أسئلة أو تعليقات أو نصائح مفيدة للآخرين؟ فكر في نشر دليلك على منصة تحتوي على محادثات مدمجة، مثل Screencast.

الأمثل لكبار المسئولين الاقتصاديين

إذا تم نشره علنًا، كيف سيجد جمهورك المستهدف دليلك؟

تأكد من تطابق تعليماتك مع المحتوى الذي يظهر على الشاشة. يجب أن تعكس الأقسام الوصفية لدليلك لغة القراء حيثما أمكن ذلك.

البحث عن جمهورك في الخطوة 1 سيمنحك نظرة ثاقبة على لغتهم. قم بتضمين هذا في دليلك لمساعدة الأشخاص في العثور عليه.

فكر في استخدام أدوات تحسين محركات البحث (SEO) مثل SEMrush أو البرنامج الإضافي Yoast لـ WordPress. يؤدي تحسين تحسين محركات البحث (SEO) إلى تحسين القدرة على العثور على المحتوى الخاص بك عند الحاجة.

خلاصة: أفضل الممارسات لكتابة دليل إرشادي عملي

استخدم لغة بسيطة ومباشرة

الجزء الأكثر أهمية في تقييم الدليل الإرشادي العملي هو تحديد ما إذا كان من السهل اتباعه. استخدم لغة بسيطة ومباشرة يمكن للمستخدمين اتباعها، بغض النظر عن مستوى مهاراتهم.

تضمين الصور لتوضيح كل خطوة

ساعد في تجنب الارتباك لقرائك. أظهر ما تقصده من خلال لقطة شاشة أو صورة توضيحية لكل خطوة.

قم بتحديث دليلك بانتظام

تأكد من أن دليلك يظل دقيقًا من خلال مراجعته وتحديثه بانتظام. إذا كانت التحديثات متاحة عبر الإنترنت، فإنها تساعد أيضًا في تحسين تحسين محركات البحث (SEO) والتصنيف.

الجزء المهم: اجعل الأمر سهلاً على نفسك

لا تدع إنشاء دليل إرشادي يستغرق وقتًا أطول من التدريب نفسه!

استخدم Snagit، الشركة الرائدة في السوق في برامج التقاط الشاشة. ستحب استخدام حل الكل في واحد لالتقاط الشاشة وإنشاء صور GIF والتعليقات التوضيحية والقوالب وخيارات التصدير المرنة.

توقف عن تكرار الأسئلة

قم بإنشاء مقاطع فيديو وأدلة واضحة باستخدام Snagit بحيث لا يتعين عليك سوى شرح المهام مرة واحدة.

جربه مجانًا