العودة إلى المكتب: دليل الموظف

تستعد العديد من الشركات لإعادة الموظفين إلى المكاتب ، إما للتخفيف من ضغوط العزلة أو لمجرد البقاء واقفا على قدميه من الناحية المالية. مهما كان السبب ، فإن الحفاظ على سلامة الموظفين يعني أنه يجب على أصحاب العمل التغلب على مجموعة متنوعة من العقبات ، بما في ذلك الالتزام بلوائح الصحة والسلامة الجديدة التي من المحتمل أن تتضمن اعتبارات جديدة تمامًا مثل تتبع جهات الاتصال وإبقاء الموظفين بعيدًا بشكل صحيح باستخدام أدوات إدارة المساحة.

حتى العمليات التجارية الراسخة ، وخاصة النواقل التي تركز على الأشخاص مثل الموارد البشرية (HR) ، ستحتاج إلى تكييف حلول جديدة ، مثل بناء نموذج توظيف مختلط باستخدام أدوات إدارة القوى العاملة عن بُعد. يعد هذا تحديًا كبيرًا لمعظم أصحاب العمل ، لكنه ليس التحدي الوحيد. يحتاج الموظفون أيضًا إلى تعديل وجهات نظرهم بعناية عند التفكير في العودة إلى المكتب. هذا يعني إلقاء نظرة فاحصة على كل جزء من يوم العمل بدءًا من استئناف التنقل اليومي إلى المكان الذي تنوي فيه بالضبط أداء العمل في نوع جديد من موظفي المكاتب ، وكيف تنوي ذلك بالضبط.

قبل التفكير في المكتب ، ضع في اعتبارك أن أفضل مكان للبدء هو ما إذا كنت تريد العودة إلى العمل على الإطلاق. إذا كان العمل في المنزل يناسبك ، فإن أفضل طريقة لعرض هذا التحول على صاحب العمل هو ألا تسأل فحسب ، بل تسأل مع خطة. اعمل مع الموارد البشرية على كيفية عمل التحول إلى العمل بالكامل من المنزل واستكشف الأدوات والتقنيات المتاحة لإيجاد طرق جديدة للمساعدة. يتقبل معظم أرباب العمل هذا المفهوم أكثر من أي وقت مضى ، خاصةً لسيناريو العمل "المختلط" حيث يعمل الموظفون جزئيًا في المنزل وجزئيًا في المكتب.

إذا كانت العودة إلى العمل ، حتى لو كانت عائدًا جزئيًا ، في مستقبلك القريب ، فمن مصلحتك أن تشارك في عملية التخطيط لصاحب العمل قدر الإمكان. اكتشف من هو على وشك تنظيم إعادة فتح المكتب وتأكد من مناقشة المشكلات التالية معهم.

الدخول إلى الباب

تُظهر دراسة برايس ووترهاوس كوبرز التي استشهدت بها شركة Statista (انظر الرسم البياني أعلاه) أنه عندما يتعلق الأمر بإعادة فتح المساحات المكتبية أثناء الوباء ، تخطط 81 في المائة من الشركات لتغيير تدابير ومتطلبات السلامة في مكان العمل بينما تهدف 78 في المائة إلى إعادة تكوين مواقع العمل لتعزيز المادية الابتعاد. بالإضافة إلى ذلك ، تخطط 54 بالمائة من الشركات لجعل العمل عن بعد خيارًا دائمًا للأدوار التي تسمح بذلك ، وتتطلع 53 بالمائة من الشركات إلى تغيير نوبات العمل أو أطقم بديلة لتقليل التعرض.

هذا يعني أن استراتيجيات العودة إلى العمل (RTW) لن يكون لها تأثير جذري على بيئة عملك الحالية بمجرد عودتك فحسب ، بل إن ماهية تلك التأثيرات بالضبط ستختلف أيضًا على نطاق واسع بالنسبة للمنظمات المختلفة ، لأن التدابير ستعتمد على اعتبارات مختلفة ، بما في ذلك نوع العمل الذي يتم إنجازه ، وخصائص المساحة ، وحجم السكان الموظفين ، واللوائح الصحية الجديدة لـ COVID-19 التي تنطبق على ولايتك وبلديتك.

توقع قيودًا صارمة على مواقع المكاتب التي يمكن الوصول إليها ، وعدد الموظفين المسموح بهم في الموقع في أي وقت ، بالإضافة إلى الموظفين الجدد والإجراءات للسماح باتخاذ تدابير جديدة ، مثل تتبع جهات الاتصال وتعقيم العمل بين النوبات. ستحتاج المكاتب أيضًا إلى تزويد الموظفين بمعدات الحماية الشخصية (PPE) مثل الأقنعة وواقيات الوجه والقفازات وإمدادات ثابتة من المطهرات ومعقمات اليد. يحتاج الموظفون إلى التأكد من فهمهم للتدابير التي يتم تطبيقها ، وما هي الإجراءات اللازمة لتنفيذها ، وأين وكيف سيجمعون أي معدات جديدة ضرورية للسلامة.

سيكون التحكم في الوصول مشكلة مزعجة بشكل خاص للموظفين غير المستعدين. ذلك لأن هذه العملية ستتمثل في كيفية فحص الموظفين والسماح لهم بالدخول إلى مكان العمل ، ومن المحتمل الآن أن تكون عملية متعددة الخطوات تتضمن غالبًا نظام حجز عبر الإنترنت وحتى نوعًا من الرموز الذكية. يبدو هذا معقدًا ، لكن التحكم في الوصول أمر بالغ الأهمية في فحص الموظفين المصابين بالعدوى ، وكذلك تحديد من يتواجد في الموقع في أي وقت. لهذا السبب ، ليس فقط أرباب العمل ولكن أيضًا سلطات COVID-19 المحلية واللوائح البلدية تركز بشكل خاص على هذه العملية.

ستجري معظم عمليات الوصول على النحو التالي: قبل مغادرة منازلهم ، سيحتاج الموظفون إلى التحقق من أنهم لا يشعرون بأي أعراض من خلال فحص العافية ، ربما من خلال تطبيق جوال ، أو أداة العودة إلى العمل ، مثل Zoho BackToWork. ومن المتوقع بعد ذلك أن ينتقلوا إلى منطقة الفحص عند الوصول ، حيث سيتم قياس درجات الحرارة قبل منحهم حق الوصول إلى منطقة عملهم. سيتم منح هذا الوصول بعد ذلك فقط إذا كان لدى الموظف حجز صالح في انتظار النظام. إذا لم تكن هذه مشكلة ، فسيتم منح الموظف حق الوصول إلى المكتب باستخدام بطاقة ذكية أو رمزًا مشابهًا يستخدم لتأكيد وقت الدخول والخروج وكذلك المكان الذي سيقضي فيه هذا الموظف معظم يوم العمل.

في البداية على وجه الخصوص ، من المحتمل أن يؤدي الفشل في تلبية أي من هذه المتطلبات إلى إعادتك إلى المنزل ، لذلك من المهم العمل مع فريق RTW الخاص بصاحب العمل للتأكد من فهمك الكامل للعملية ولديك جميع التطبيقات والرموز المطلوبة.

نقل المخاوف

ومن المفارقات ، أن أحد أكثر مخاوف RTW إشكالية للموظفين ليس المكتب ، بل الوصول إلى المكتب. الانتقال للعمل في سيارتك شيء واحد ، لكن استخدام وسائل النقل العام ، وهو وضع لا مفر منه في العديد من المواقع ، يثير قلق العديد من الموظفين. بعد ما يقرب من عام من العزلة العامة ، سوف يستغرق الأمر بعض الإقناع للعديد من الموظفين للعودة إلى رحلاتهم اليومية بالقطار أو الحافلة أو مترو الأنفاق.

قال نائب الرئيس ديف براينت: "لقد قام أصحاب العمل بعمل جيد للتأكد من أن المكاتب آمنة ومعقمة ببروتوكولات للحفاظ عليها على هذا النحو. ولكن نظرًا لأن وسائل النقل العام لا تزال هي الطريقة الأساسية لإيصال الموظفين إلى المكتب ، فإن السلامة تمثل تحديًا جديدًا تمامًا". رئيس شركة One Workplace ، وهي شركة تجارية داخلية رائدة في منطقة الخليج. "إن إعطاء الموظفين بدائل وطرق أكثر أمانًا للوصول إلى العمل ، مثل حافلات الشركات وخدمات مشاركة الركوب ، التي تحتوي على بروتوكولات تنظيف ، هي خيارات يجب على أصحاب العمل التفكير فيها في نقل العمال من وإلى العمل بأمان."

يقول براينت: "الفضاء كخدمة (SPaaS) هو اتجاه صاعد يسمح للعديد من الشركات بتخصيص مساحات مكتبية أصغر تقع بالقرب من مكان سكن موظفيها". وفقًا لبراينت ، لن يؤدي تحديد مساحة جديدة أقرب إلى مراكز الموظفين هذه إلى تقليل أوقات التنقل فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى تغيير متطلبات التنقل وتوفير مكان آمن بعيدًا عن المكتب الأكبر عندما لا يتطلب العمل تواجد الموظفين هناك.

مرة أخرى ، إذا كنت تبحث عن العودة إلى العمل ، فقم بمعالجة هذه المشكلة مع صاحب العمل الخاص بك ومعرفة ما إذا كان أي من هذه الحلول قد يعمل لصالح شركتك.

توقع تقنية جديدة

لقد ذكرنا تقنية التحكم في الوصول الجديدة أعلاه ، ولكن بالنسبة للعديد من الموظفين ، لن تكون هذه هي التقنية الجديدة الوحيدة التي يصطدمون بها عند عودتهم إلى المكتب أثناء الوباء. على سبيل المثال ، تقول شركة Cisco إنها تدرس بعناية ما تعنيه العودة إلى العمل للموظفين في مكاتبها.

قال Jeetu Patel ، نائب الرئيس الأول وقسم الأمن والتطبيقات في شركة Cisco: "لقد قمنا بزيادة عدد المستشعرات الموجودة في أجهزة غرفة الاجتماعات الخاصة بنا". وقال إن الشركة تضيف أجهزة استشعار مختلفة إلى أجهزة حلول المؤتمرات الخاصة بها ، "يمكنها استشعار عدد المشاركين في الغرفة ، وقياس مستويات درجة الحرارة والرطوبة ، وحتى قياس جودة الهواء". ستقوم Cisco وأصحاب العمل مثلها بجمع هذا النوع من بيانات المرافق بطرق جديدة وخاصة لأغراض ضمان بقاء الموظفين بأمان أثناء تواجدهم في الموقع.

يتم الآن تنشيط أجهزة Webex Room Navigators من Cisco ، وهي لوحات تعمل باللمس للمكتب توفر اتصالات فورية بمؤتمرات الفيديو ، وأدوات التحكم في الغرفة ، ومشاركة المحتوى ، وحجز الغرف. "يمكنك فقط الدخول إلى الغرفة وقول" مرحبًا Webex ، سأشارك في الاجتماع ". وقال باتيل إن النظام يحتوي على أدوات تحكم في التقارب والتي ستكون قادرة على تحديد المشاركين [عبر] هواتفهم الذكية باستخدام الموجات فوق الصوتية.

ويضيف أن الانتقال إلى المساعدين الصوتيين في المكتب له الآن ميزة إضافية تتمثل في كونه حلًا صحيًا أكثر ، حيث يلزم لمس أسطح أقل جسديًا. وبالطبع ، هناك الكثير من المزايا الإضافية التي ستستمر في مساعدة العمال حتى بعد الوباء ، مثل الحجز الذكي للغرف ، وتعديل الإضاءة والستائر ، فضلاً عن الوصول التلقائي إلى الشاشات الذكية وتقنيات عقد المؤتمرات الأخرى.

إعادة التفكير في مزايا الموظفين

امتيازات الموظفين ومزاياهم هي عوامل مهمة للموظفين الذين يفكرون في وظيفة أو مكان عمل على آخر. في أوقات ما قبل COVID ، ساعدت الامتيازات مثل الوجبات والوجبات الخفيفة المجانية ، وصالات ذات مفهوم مفتوح ، وعضوية الصالة الرياضية ، بالإضافة إلى ساعات ونزهات الشركة السعيدة ، في جذب الموظفين وحتى إبقائهم في المكاتب لفترة أطول. قد لا تكون هذه الامتيازات والفوائد جذابة أو منطقية للعاملين عن بُعد أو الموظفين الذين يعودون إلى المكاتب.

يقول جوردان بيس ، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة فرينج ، وهي شركة تقدم مزايا لنمط الحياة: "إن العودة إلى مكان العمل الفعلي يجلب بعض الاعتبارات الكبيرة حول أنواع الامتيازات والفوائد التي يقدمها أصحاب العمل لموظفيهم".

يقول بيس: "أجبرت شهور العمل عن بعد الشركات على إعادة التفكير في أنواع المزايا التي تقدمها للموظفين. العديد من الامتيازات داخل المكتب مثل عضويات الصالة الرياضية أو طاولات كرة الطاولة أو وجبات الغداء المقدمة أصبحت عتيقة بين عشية وضحاها". في مكانهم ، ظهرت فئة جديدة ، واحدة من امتيازات أسلوب الحياة. تهدف هذه الأنواع من الامتيازات إلى التخفيف من المشاكل التي يواجهها العديد من الموظفين نتيجة العمل من المنزل. تأخذ بشكل عام شكل سوق رقمي من نوع ما حيث يمكن للموظفين الاختيار من بين التطبيقات أو الخدمات التي تلبي احتياجاتهم الفورية لأشياء مثل التدريس الافتراضي أو توصيل الطعام.

قالت بيس إن دراسة استقصائية لمستخدمي Fringe وجدت أن 80 في المائة من الموظفين شعروا أن عصر العمل عن بعد قد غيّر بشكل دائم الطريقة التي ينظرون بها إلى الفوائد ؛ قال 84 بالمائة إنهم يعتقدون أن امتيازات أسلوب الحياة ستكون أكثر قيمة في عالم ما بعد COVID من الامتيازات ووسائل الراحة داخل المكتب ، حتى بعد العودة إلى المكتب.

بينما تساعد Fringe الشركات في تنفيذ هذا النوع من البرامج كخدمة ، ستواجه العديد من الشركات تحديًا في كيفية تقديم هذه الأنواع من الامتيازات الوبائية لموظفيها. هناك طريقة ممتازة للمشاركة في جهود RTW لشركتك وهي العمل مع الموارد البشرية والموظفين الآخرين لتحديد الفوائد الفعالة التي قد تكون في منطقتك ثم وضع خطة لكيفية تقديمها.

التواصل هو المفتاح

تركز معظم أدوات ومنصات برامج RTW بشدة على اتصالات الموظفين. بعد كل شيء ، تواجه الشركات التي تعود إلى العمل تغييرات كبيرة في كل جانب تقريبًا من كيفية القيام بأعمالها. لا يمكن تحقيق ذلك ببساطة عن طريق إرسال المذكرات. يحتاج أصحاب العمل إلى تعزيز المناقشات النشطة بين المديرين والموظفين لجعل هذا الانتقال ناجحًا وآمنًا. وهذا يعني أيضًا مستويات جديدة من مشاركة الموظفين.

حتى مع فتح العديد من قنوات الاتصال الجديدة ، بما في ذلك الاجتماعات الجديدة عبر الإنترنت بالإضافة إلى تطبيقات المراسلة الجماعية والإجراءات المماثلة ، لا يزال العديد من الموظفين يجلسون ويجمعون معلومات جديدة ببساطة دون المشاركة في المناقشات المحيطة. إذا كنت ضمن القائمة المختصرة للعودة إلى مكتبك ، فمن المفيد أن تشارك في هذه المحادثات. هذا لا يعني فقط التحدث ، ولكن كثيرًا ما تتحدث عن مواضيع ربما كنت قد تجنبتها سابقًا. مثال رئيسي هو الصحة العقلية.

"يحتاج قادة الأعمال إلى قبول فكرة ظهور معايير ثقافية جديدة من هذه الأزمة. وقد أظهرت العديد من التعديلات حتى الآن مرونة العمال والمنظمات للتكيف مع التغيير. لكن أحد الأسئلة الصعبة التي ما زلنا بحاجة إلى الإجابة عنها هو كيف يمكن لهذه التغييرات في بيئات العمل لدينا تؤثر على الصحة العقلية لموظفينا؟ كيف حالهم كأفراد؟ وهذا يتطلب بعض المتابعة الحقيقية والاتصال ، "هكذا قال مايك بوكينا ، نائب الرئيس ورئيس الموارد البشرية ، شركة سيمنز بالولايات المتحدة الأمريكية. "نحن بحاجة إلى الاستمرار في معالجة الجانب الإنساني من هذه الأزمة ، وليس الجانب المالي فقط. ما الذي يحتاجه الموظفون؟ تتغير المعايير الثقافية ، ويجب أن تكون أصوات الموظفين جزءًا من ذلك."

الأوقات غير المحددة تجعل التواصل مع الموظفين أكثر أهمية من أي وقت مضى ، ولكن هذه المناقشة يجب أن تذهب في كلا الاتجاهين. بالإضافة إلى الاجتماعات العادية الشاملة وقاعات المدينة الافتراضية ، فإن الحفاظ على الاتصالات الفردية مع القوى العاملة الموزعة يمكن أن يساعد في الحفاظ على مشاركة الموظف ، والتي تضاءلت خلال هذا الوقت من العمل عن بعد.

قال بوكينا: "بالنسبة لنا في شركة سيمنز بالولايات المتحدة الأمريكية ، التي تضم 50000 موظف ، كان هذا يعني الشفافية في موضوعات تتراوح من صحة الموظفين ، وصحة المؤسسة والأعمال ، إلى صحة المجتمعات التي تعمل فيها شركة سيمنز".

إن تعزيز هذه الأنواع من المناقشات ، حتى لو كانت فقط مع موظفين آخرين ، هو عنصر جديد مهم في العودة إلى العمل بأمان. إذا كنت تواجه صعوبة في العثور على المنتدى المناسب في مؤسستك لإجراء هذه المحادثات ، ففكر في العمل مع الموارد البشرية لإنشاء منتدى. سيستفيد كل من صاحب العمل وزملائك في العمل.