احصل على التنظيم: أدوات لعقد اجتماعات أفضل

يحب الخبراء أن يقولوا إن الاجتماعات تقتل الإنتاجية. يمكنهم بالتأكيد ، لكن ليس عليهم ذلك. عندما تقوم بجدولة الاجتماعات الضرورية فقط وتجعل اختيار الوقت والتاريخ أمرًا غير مرهق ، تكون الاجتماعات أكثر إنتاجية. عندما تقوم بإعداد جدول أعمال مقدمًا وتكليف شخص ما بتدوين الملاحظات ، سيكون محتوى الاجتماعات أكثر تركيزًا. إذا جعلت من السهل على الأشخاص الانضمام والمشاركة ، يمكن أن يكون الاجتماع أكثر فعالية. بعد ذلك ، يمكن تشغيل الاجتماع وفقًا للجدول الزمني في جدول الأعمال ، وربما ستنتهي مبكرًا. يقدر الناس عندما يحدث ذلك لأنه يرسل رسالة مفادها أن وقتهم ثمين.

أثناء إجراء اجتماع فعال يعتمد في جزء كبير منه على البشر ، فإنه يتطلب أيضًا التطبيقات والمعدات المناسبة لتسهيله. تم تصميم التطبيقات والأدوات الأربعة عشر المدرجة هنا لجعل الاجتماعات أكثر سلاسة وإنتاجية.

تطبيقات لجدولة الاجتماعات

قبل أن تتمكن من عقد اجتماع ، يجب عليك جدولته. طلب اجتماع مع بريد إلكتروني وقائمة بالأوقات غير فعال ، حتى لو كنت تقابل شخصًا واحدًا فقط. تمنحك تطبيقات جدولة الاجتماعات أدوات أفضل ، مثل الاستطلاعات ونماذج الجدولة عبر الإنترنت وروبوتات Slack حتى يتمكن كل شخص مدعو إلى اجتماع من اختيار أفضل وقت له بشكل جماعي.

تعيين

Appoint.ly هي خدمة حجز اجتماعات غير معقدة لجدولة الاجتماعات الفردية. تقوم بإنشاء صفحة حجز تشاركها مع العملاء أو أي شخص آخر قد يحتاج إلى طلب اجتماع معك. تزود صفحة الحجز طالب الاجتماع بخيارات تتعلق بنوع الاجتماع الذي يريده ، مثل مكالمة تمهيدية مدتها 10 دقائق أو جلسة تدريب مدتها ساعة. بعد ذلك ، بناءً على مدى التوفر لديك ، يطلبون تاريخًا ووقتًا يمكنك الموافقة عليهما أو طلب تعديلهما أو رفضهما. Appoint.ly هو تطبيق جدولة بسيط ومباشر للاجتماعات الفردية على وجه التحديد.

ودود

الودي هي أداة تساعد الأفراد ، وكذلك الفرق ، على جدولة الاجتماعات. يتضمن خيارات تناسب أنواع الاجتماعات المختلفة والاحتياجات. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء أنواع من الاجتماعات ، مثل موجز عبر الهاتف لمدة 10 دقائق ومقابلة وسائط مدتها 30 دقيقة. ثم عندما يريد شخص ما مقابلتك ، يمكنه اختيار نوع الاجتماع الذي يريده واختيار وقت متاح. مثال آخر: لنفترض أن لديك نشاطًا تجاريًا يستطيع فيه أي شخص من قسم معين قبول اجتماع يطلبه العميل. يمكن لـ Cal Friendly تعيين طلب الاجتماع تلقائيًا لأي شخص متاح من المجموعة. يدعم التطبيق أيضًا جدولة صفحات الويب الفردية ، حيث يمكن للأشخاص طلب اجتماع معك بناءً على مدى تواجدك. إنه تطبيق قوي للجدولة ، مصمم لتلبية مجموعة متنوعة من الاحتياجات.

Doodle.com

Doodle.com هو موقع إلكتروني مجاني وتطبيق جوّال مع خيار Premium يساعدك على جدولة الاجتماعات بإحدى الطرق الثلاث. أولاً ، يمكنك إنشاء استطلاع عبر الإنترنت مع تواريخ الاجتماع وأوقاته ؛ أرسله إلى جميع المشاركين في الاجتماع ، و Doodle يسلط الضوء على الخيار الأفضل عندما يستجيب الناس. ثانيًا ، يوفر Doodle أيضًا جدولة اجتماعات شخصية ، مما يعني أنك تستخدمه لإنشاء موقع ويب حيث يمكن للأشخاص رؤيته عندما تكون متاحًا وطلب اجتماع معك في إحدى الفتحات المفتوحة. أخيرًا ، هناك روبوت Doodle لـ Slack يتيح لك استطلاع رأي زملائك في موعد الاجتماع دون مغادرة تطبيق المراسلة الخاص بفريقك.

الآفاق

قد يتبادر إلى الذهن برنامج Outlook ، الذي يتم بيعه كجزء من Microsoft Office ، باعتباره برنامج مكتب فعلي لجدولة الاجتماعات في بيئة عمل. عندما يكون جميع المشاركين في الاجتماع جزءًا من نفس المنظمة ، وكلهم يستخدمون Microsoft Office ، فإن Outlook هو الأداة المناسبة للجدولة. يمكنك العثور على وقت وتاريخ للقاء يناسب الجميع بناءً على مدى التوفر الذي حددوه في التقويمات الخاصة بهم. ثم يمكنك حجز غرفة اجتماعات ووضع الاجتماع في التقويم ، كل ذلك في Outlook. ومع ذلك ، فهو ليس بالضرورة أفضل برنامج جدولة للاجتماعات عندما تحتاج إلى تنظيم اجتماع بين أشخاص ليسوا جميعهم من مستخدمي Outlook.

رالي

Rallly هو برنامج جدولة تعاوني ، مما يعني أنه مصمم لتستخدمه المجموعات. هناك طريقة أخرى لوصفها وهي أن تقول إنه تطبيق اقتراع حيث يدور الاستطلاع حول موعد الاجتماع. بينما يقدم Doodle.com نفس الخدمة ، فإن Rallly له مظهر مختلف قليلاً وهو أسرع في الاستخدام إذا كنت تحتاجه مرة واحدة فقط من حين لآخر لأنك لست مضطرًا لإنشاء حساب. ومع ذلك ، فأنت بحاجة إلى إدخال عنوان بريد إلكتروني.

FreeBusy

FreeBusy هو تطبيق جدولة اجتماعات للشركات. على غرار Cal Friendly و Doodle.com ، فهو يفعل القليل من كل شيء ، مما يمنحك طرقًا لأتمتة جدولة اجتماعات فردية بالإضافة إلى العثور على أفضل وقت للقاء مجموعة من الأشخاص. يتكامل أيضًا مع برنامج مؤتمرات الفيديو لملء التفاصيل تلقائيًا مثل رابط الاجتماع والمعرف عند الاقتضاء.

منسوجة

Woven هو برنامج جدولة مصمم ليكون جزءًا من تطبيق تقويم أكبر. على غرار بعض التطبيقات الأخرى المذكورة ، يتضمن استطلاعات الرأي للعثور على أفضل وقت للقاء مجموعة من الزملاء. يحتوي Woven أيضًا على صفحات جدولة شخصية يمكنك مشاركتها مع العملاء والزملاء والتي تتيح لهم طلب وقت لمقابلتك.

تطبيقات مؤتمرات الفيديو

يتم الآن عقد العديد من الاجتماعات افتراضيًا ، مما يجعل وجود تطبيق go-to لعقد مؤتمرات الفيديو أمرًا ضروريًا للغاية. تعتبر أفضل خدمات مؤتمرات الفيديو موثوقة ، مما يعني أن مكالماتك تظل كما هي حتى إذا كان اتصال شخص ما به أخطاء ، ولديها أدوات وافرة للتعاون أثناء مقابلتك. تتضمن هذه الأدوات مشاركة الشاشة واللوحات البيضاء ومربعات الدردشة بالإضافة إلى خيارات للمنسقين ، مثل القدرة على تمرير التحكم إلى شخص آخر أو كتم صوت الحضور بينما يتحدث شخص واحد.

يحتوي PCMag على ثلاثة اختيارات من اختيارات المحررين من بين برامج مؤتمرات الفيديو: ClickMeeting و Cisco Webex Meetings و Zoom.

انقر فوق الاجتماع

ClickMeeting هو خيار مؤتمرات فيديو ممتاز للشركات الصغيرة ، وخاصة تلك التي تستضيف الكثير من الندوات عبر الإنترنت الصغيرة. يمكنك فقط الحصول على أربعة موجزات فيديو نشطة لكل اجتماع. يمكن أن يتكامل هذا التطبيق مع تقويم Microsoft Outlook ، وهناك مكون إضافي لـ Chrome للاتصال بتقويم Google.

اجتماعات Cisco Webex

تُعد Cisco Webex Meetings خدمة مؤتمرات فيديو سهلة الاستخدام وتتضمن بعض الميزات التي لن تجدها في المنافسين. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد مكالمة ترنك بدلاً من إجبارك على الاتصال. تبدأ الخطط المدفوعة من 13.50 دولارًا في الشهر ، وهو سعر مغرٍ للشركات الصغيرة. إذا كنت تستخدم الإصدار المجاني من التطبيق ، Webex Meetings Free ، فيمكنك عقد اجتماعات فيديو لثلاثة أشخاص في وقت واحد. تتضمن الخطة المجانية أيضًا مشاركة سطح المكتب والمستندات ، وميزة السبورة البيضاء ، والفيديو بجودة قياسية ، و 250 ميجابايت من التخزين السحابي.

زووم الاجتماع

تعد Zoom Meeting ، التي تسمى أحيانًا Zoom فقط ، واحدة من أكثر خدمات مؤتمرات الفيديو موثوقية التي ستجدها. عندما طورت الشركة المنتج ، ركزت أولاً على التأكد من بقاء مكالماتك واضحة ومتصلة. وهو يدعم الفيديو والصوت عالي الدقة. يمكنك الحصول على نصوص مكتوبة للمكالمات التي تقوم بتسجيلها كمقاطع فيديو. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لأي شخص استخدام المنتج الأساسي مجانًا ، ويمكن للشركات الصغيرة شراء خطط بأسعار معقولة تعزز الميزات بدءًا من 14.99 دولارًا شهريًا لكل مضيف. باستخدام الحساب المجاني ، يمكنك استضافة ما يصل إلى 100 شخص في مكالمة ، ويمكنك رؤية ما يصل إلى 49 شخصًا في طريقة عرض بأسلوب المعرض. تقتصر المكالمات الجماعية للمستخدمين المجانيين على 40 دقيقة ، لكن المكالمات الفردية يمكن أن تكون طالما احتجت إليها. في حين أنه من الصعب تحديد ومقارنة أداء أنظمة مؤتمرات الفيديو ، فإن الاستقرار هو أساس سمعة Zoom ، وهذا واضح.

أخذ ملاحظات

تستفيد العديد من الاجتماعات من وجود شخص ما لتدوين الملاحظات. عندما يكون لديك ملاحظات الاجتماع ، فأنت 1) لديك سجل لما حدث في الاجتماع ، 2) يمكنك مشاركتها مع الأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحضور ، و 3) ينتهي بك الأمر بإجبار نفسك على أن تكون واضحًا بشأن أي مهام متابعة يجب أن تتم. بالنسبة لأنواع معينة من الاجتماعات ، مثل المقابلات مع الصحفيين ، سيتيح لك تطبيق تدوين الملاحظات الرائع تسجيل الصوت أيضًا ، بحيث يمكنك نسخه لاحقًا والحصول على مصدر مثالي للتحقق مما قيل. فيما يلي بعض التطبيقات التي يمكن أن تساعدك في تدوين ملاحظات اجتماع فعالة.

إيفرنوت

Evernote هو تطبيق قوي لتدوين الملاحظات. يحتوي على وظيفة تسجيل صوتي مضمنة حتى تتمكن من تسجيل اجتماع كامل أثناء تدوين الأفكار المكتوبة في نفس الوقت ، في نفس الملف مباشرة. تتيح لك ميزة الكاميرا الخاصة به التقاط صورة للسبورة البيضاء من اجتماعك وتحميلها إلى التطبيق ، حيث يجعل Evernote النص قابلاً للبحث باستخدام التعرف الضوئي على الحروف. إذا كان فريقك يستخدم Evernote for Business ، فيمكنك بسهولة جعل ملاحظات الاجتماع في متناول جميع المشاركين حتى يتمكنوا من الإضافة إليهم والحصول على نسخة بعد ذلك أيضًا.

هوغو

Hugo.team هو تطبيق جديد نسبيًا مصمم لمساعدة الفرق على تدوين ملاحظات الاجتماع ، بالإضافة إلى مشاركتها ومتابعتها بشكل مناسب. يحثك Hugo على إنشاء جدول أعمال ، وتدوين الأفكار والمعلومات المهمة من الاجتماعات ، وتحويل عناصر العمل إلى مهام. يتصل التطبيق بأنظمة إدارة المهام الأخرى ، مثل Asana و Trello و Jira ، مما يتيح لك دفع تلك المهام إلى التطبيقات التي يستخدمها فريقك بالفعل. إنه مجاني لما يصل إلى 30 شخصًا ، مع إصدار Pro (ثابت 399 دولارًا شهريًا) يضيف دعمًا لمزيد من أعضاء الفريق وميزاته ، مثل التقارير التفصيلية وتحليل التقويم.

Microsoft OneNote

يشارك Microsoft OneNote الكثير من الميزات مع Evernote - مسجل صوت وكاميرا وما إلى ذلك - ولكنه مناسب بشكل أفضل للأشخاص الذين يستخدمون منتجات Office الأخرى لأنه يتكامل معهم بإحكام. إذا كان لديك حساب Microsoft Business ، على سبيل المثال ، يمكنك استخدام ميزة خاصة في OneNote تعرض لك الاجتماعات القادمة المدرجة في Outlook حتى تتمكن من كتابة جداول الأعمال لها أو تدوين ملاحظات أخرى عنها. ميزة أخرى تسمى الحبر الرقمي تتيح لك رسم الرسوم البيانية والصور باستخدام قلم على الأجهزة المدعومة. من السهل أيضًا مشاركة الملاحظات التي تلتقطها قبل أو أثناء أو بعد اجتماع مع أشخاص آخرين في مؤسستك.

دقائق. io

Minutes.io (مجاني) مخصص بشكل صريح لتدوين محاضر الاجتماع. يمنحك نموذجًا لكتابة جميع تفاصيل ما يحدث أثناء الاجتماع ، مثل من قال ماذا ، والوعود التي قُطعت ، والمواعيد النهائية التي تم تحديدها. يستخدم Minutes.io مفاتيح الاختصار الوفيرة بحيث بمجرد أن تتعلمها ، لن تضطر إلى رفع أصابعك أثناء الكتابة. يتم تشغيله في متصفح ويعمل عبر الإنترنت وغير متصل. في ختام الاجتماع ، يمكنك بسهولة إضافة عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص إلى الملف لمشاركته مع جميع الحاضرين. عندما يُطلب منك تدوين ملاحظات رسمية للاجتماع بشكل غير متوقع ، يتم بدء تشغيل minutes.io بسرعة ويعمل بشكل جيد ، مما يمنحك نموذجًا للمهمة المطروحة.