كن منظمًا: توقف عن محاربة البريد الإلكتروني بمزيد من البريد الإلكتروني

يمثل التحميل الزائد للبريد الإلكتروني مشكلة إنتاجية ضخمة في مكان العمل. أقابل دائمًا أشخاصًا يشكون من البريد الإلكتروني ، قائلين إنه يربكهم ، ويتمنى أن يكون هناك مفتاح إيقاف لجميع الرسائل الجديدة التي تتدفق في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم.

ومع ذلك ، فإن العديد من هؤلاء الأشخاص أنفسهم يركزون على البريد الإلكتروني بطريقة تؤدي بهم إلى تفاقم المشكلة. ما أراه هو الأشخاص الذين يحاولون مكافحة البريد الإلكتروني بمزيد من البريد الإلكتروني ، والذي بدوره يولد المزيد من البريد الإلكتروني. نظرًا لأنهم غارقون في بؤس البريد الإلكتروني ، فهم عادة لا يستطيعون رؤية ما يحدث بوضوح ، لذلك ليس لديهم فكرة أنهم يزيدون الأمر سوءًا.

هناك عدة طرق لاحظت فيها أن الأشخاص يطلقون النار على أقدامهم أثناء محاولتهم التعامل مع الحمل الزائد للبريد الإلكتروني.

لا تستخدم علبة الوارد الخاصة بك كقائمة مهام

المثال الأول للأشخاص الذين يزيدون مشكلات بريدهم الإلكتروني سوءًا هم القائمون على قوائم المهام ، كما أحب أن أسميهم. يترك القائمون على قائمة المهام رسائل البريد الإلكتروني في علب الوارد الخاصة بهم عندما تحتوي الرسالة إما على مهمة أو تقوم بتشغيل ذاكرة مهمة معينة. بمعنى آخر ، يستخدمون البريد الوارد كقائمة مهام.

فكر في الطريقة التي يقوم بها الأشخاص عادةً بتعيين المهام عبر البريد الإلكتروني. نادرًا ما يتم تحديد المهمة بوضوح في سطر الموضوع. يجب على المتلقي فتح وقراءة البريد الإلكتروني لمعرفة تفاصيل المهمة. على الأرجح ، على الرغم من ذلك ، لن تحتوي الرسالة على جميع المعلومات التي يحتاجها المتلقي ، مثل موعد نهائي أو تفاصيل أخرى حول المهمة. يوضح تبادل الرسائل ذهابًا وإيابًا المهمة ، وينتهي الأمر بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة في كل مرة يحدث فيها ذلك. باختصار ، صناديق البريد الإلكتروني هي قوائم مهام سيئة للغاية.

هناك مشكلة أخرى تتمثل في أنه يتعين على قائدي قائمة المهام التحقق باستمرار من كل بريد وارد لمعرفة ما إذا كان يحتوي على مهمة ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فإنهم يتخلصون من البريد على الفور. ينتهي القائمون على قائمة المهام بالتخلص من الأعشاب الضارة باستمرار.

والأسوأ من ذلك ، اعتاد القائمون على قائمة المهام على التحقق من البريد الوارد لمهامهم اليومية ، وغالبًا ما ينتهي بهم الأمر بإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى أنفسهم تذكيرًا بأشياء أخرى يريدون القيام بها.

إذا كان البريد الإلكتروني يمثل مشكلة ، فلماذا تريد إنشاء المزيد من البريد الإلكتروني بهذه الطريقة؟

ومع ذلك ، في خضم ذلك ، لا يستطيع القائمون على قائمة المهام أن يروا كيف أن نظامهم يزيد الأمر سوءًا. غالبًا ما يجادلون بأن استخدام البريد الوارد الخاص بهم كقائمة مهام هو الشيء الوحيد الذي ينجح. ولكن إذا شعر هذا الشخص نفسه بالإرهاق من البريد الإلكتروني ، فمن الواضح أنه لا يعمل. هناك بعض الحلول ، وسأصل إليها بعد قليل.

توقف عن إرسال بريد Nudgemail

لقد تحدثت في معتكف مؤسسي مؤخرًا حول إدارة البريد الإلكتروني. للتحضير للحديث ، تحدثت إلى بعض الموظفين وعلمت أن الكثير منهم يديرون كميات هائلة من البريد الإلكتروني ، أحيانًا 1000 رسالة يوميًا ، باستخدام Nudgemail. لقد اعتقدوا أن هذه طريقة عاقلة تمامًا لإدارة التدفق.

Nudgemail هي أداة مجانية تتيح لك غفوة البريد الإلكتروني بشكل أساسي من خلال تحديد الوقت الذي سيظهر فيه مرة أخرى في صندوق الوارد الخاص بك كرسالة جديدة. "بشكل أساسي" هي كلمة مهمة جدًا هنا.

تقوم معظم وظائف الغفوة ، مثل تلك الموجودة في SaneBox أو بعض أفضل تطبيقات البريد الإلكتروني ، بإخفاء الرسالة الأصلية من صندوق الوارد الخاص بك ثم إظهارها مرة أخرى كقطعة بريد جديدة غير مقروءة في الوقت الذي تختاره. يعمل Nudgemail بشكل مختلف قليلاً. عند استخدامه لتأجيل البريد ، يظل البريد الإلكتروني الأصلي في صندوق الوارد الخاص بك وتظهر رسالة جديدة في الجزء العلوي من البريد الوارد ، مع الاستشهاد بسلسلة الرسائل الأصلية بالكامل.

لا تفهموني خطأ. Nudgemail هو أداة جيدة ، وهو حل رائع في بعض الظروف. أي شخص ينظر إلى البريد الوارد على أنه تدفق للمعلومات بدلاً من نقطة تجميع للاتصالات التي تحتاج إلى معالجة ، قد يكون من الأفضل استخدامه. ولكن عندما يخبرني العمال أن العدد الهائل من الرسائل في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم يجعلهم غير قادرين على أداء وظائفهم ، وأن 20 بالمائة من رسائلهم عبارة عن رسائل متكررة في شكل Nudgemails ، فهذه مشكلة.

بقدر ما يمكن أن ينكر القائمون على قائمة المهام حقيقة أن نظامهم معطل ، فإن بعض مستخدمي Nudgemail يحولونه إلى عكاز. إنهم عالقون في عاداتهم الحالية لدرجة أنهم لا يستطيعون تصور حل أفضل.

لا ترد بسرعة

في كثير من الأحيان ، يكون الرد على رسالة بريد إلكتروني وسيلة للإقرار برسالة شخص آخر دون المضي قدمًا في المحادثة. تخيل رسائل بريد إلكتروني لزميل في العمل ليطلب رأيك في عرض تقديمي. لم تقم بإلقاء نظرة على العرض التقديمي حتى الآن. اعتمادًا على مكان عملك ، قد يكون من المقبول الرد سريعًا بعبارة "لا أعرف. لم أنظر بعد" بدلاً من الانتظار لمدة ساعتين حتى تنظر وتكوِّن رأيًا. عندما تقفز بسرعة للرد بسرعة ، حتى لو لم تكن الرسالة جوهرية ، فإنك تنشئ بريدًا إلكترونيًا زائدًا. إذا دفعتك ثقافة الشركة نحو هذا السلوك ، فمن الأفضل أن تصدق أن الآخرين يفعلون ذلك بك أيضًا.

قد يُنظر إلى الشخص الذي يتباطأ في الرد على البريد الإلكتروني على أنه كسول أو ليس لاعبًا جماعيًا ، حتى لو كان انتظار الرد على رسالة بريد إلكتروني طريقة أكثر منطقية وإنتاجية للقيام بذلك. لكنها متخلفة تمامًا ، وتحتاج إلى الابتعاد عنها إذا شعرت بالفيضان عبر البريد الإلكتروني.

ما يحدث في النهاية هو أن الناس يردون على الرسائل لمجرد التخلي عن المسؤولية. لنفترض أن راج يسأل سارة عن رأيها في شيء ، وأجابت ، "لست متأكدة. ما رأيك؟" الآن عادت الكرة إلى ملعب راج ، ويقع على عاتقه مسؤولية الرد إذا كان لدى سارة رسالة جديدة غير مقروءة في صندوق الوارد الخاص بها لتذكيرها بالرد فعلاً هذه المرة.

مثال آخر شائع للأشخاص في أقسام الدعم ، مثل تكنولوجيا المعلومات ، هو أنهم سيُنشئون عنوان بريد إلكتروني عام للموظفين لتقديم تذاكر المساعدة ، مثل [البريد الإلكتروني المحمي] عندما يخشى الموظف أن جهاز الكمبيوتر الخاص به معطل ، على الرغم من ذلك ، وتحتاج إلى الحصول على المساعدة بسرعة ، فقد تنسى البريد الإلكتروني العام وبدلاً من ذلك ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى الشخص الذي تعرفه في مجال تكنولوجيا المعلومات. هل يجب أن يتولى هذا الشخص المسؤول عن تكنولوجيا المعلومات معالجة المشكلة؟ تجاهل البريد الإلكتروني؟ هل تريد الرد وإخبار الموظفة بأنها بحاجة إلى استخدام عنوان مساعدة تكنولوجيا المعلومات الصحيح؟ CC رئيسها؟ ما هو الشيء الصحيح لفعله؟

غالبًا ما تؤدي الاستجابة ، التي يغذيها الذعر والإحباط ، إلى توليد المزيد من رسائل البريد الإلكتروني (وتسبب التوتر). مرة أخرى ، إنه مثال على ثقافة الشركة التي تخلق توقعات لاستجابة سريعة والتي هي أصل المشكلة. ولكن يمكنك الابتعاد عن هذا النمط دون الإخلال بالسلام وإنشاء عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني كنتيجة لذلك.

حلول البريد الإلكتروني المفرط

كيف نتوقف عن توليد رسائل البريد الإلكتروني الزائدة؟ بعض الحلول بسيطة وسريعة ويمكن للفرد القيام بها دون دعم من الشركة.

في المثال السابق ، من المحتمل أن يتمكن موظف تكنولوجيا المعلومات من حل المشكلة في مهدها من خلال إجراء محادثة وجهًا لوجه (أو مكالمة هاتفية مع موظف عن بُعد) ، بدلاً من الرد عبر البريد الإلكتروني. إذا قام مسؤول تكنولوجيا المعلومات بالرد عن طريق البريد الإلكتروني ، فمن المحتمل ألا يقرأه زميل العمل المحتاج عن كثب على أي حال. تذكر أنها متوترة بالفعل بشأن مشكلة الكمبيوتر لديها. قد يبدو الأمر متدنياً للغاية ، لكن مواجهة زميل العمل وجهاً لوجه ، بهدوء ومهنية ، ستساعدها على تذكر البروتوكول الصحيح لتقديم تذاكر المساعدة في المستقبل ، خاصةً إذا كان مسؤول تكنولوجيا المعلومات يشرح أي وظائف أخرى كانت تحظى بالأولوية في لحظة. الشرح شخصيًا يقطع شوطًا طويلاً.

هناك طريقة أخرى للتوقف عن إنشاء رسائل بريد إلكتروني زائدة لنفسك وهي العثور على أدوات مساعدة جيدة للبريد الإلكتروني تساعدك على تقليص البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك ، بدلاً من نشره ، كما يفعل Nudgemail. SaneBox (حوالي 7 دولارات شهريًا) هو الحل الذي أوصي به. Mailbird هو تطبيق عميل بريد إلكتروني يأتي مع خيار غفوة وميزات أخرى قد تساعد أيضًا.

توقف عن استخدام صندوق الوارد الخاص بك كقائمة مهام ، سواء بالنسبة للمهام الشخصية أو المهام المتعلقة بالعمل. يوجد الآن العديد من الأدوات الرائعة التي تعد أفضل بكثير في تعيين المهام وتتبعها وتحديث التفاصيل المتعلقة بها وما إلى ذلك ، والتي لا تعتمد على البريد الإلكتروني. أنا أحب Todoist ، على الرغم من أن Wunderlist هو أيضًا تطبيق رائع.

إذا تمكنت من إقناع فريق العمل أو القسم الخاص بك باختيار أداة أفضل لتعيينات المهام ، فستكون حقًا في حالة أفضل بكثير. بصرف النظر عن تطبيقات إدارة المشاريع ذات القوة الكاملة ، هناك تطبيقات تعاون أخرى خفيفة الوزن وسهلة الاستخدام وأسرع في الإعداد ، وقد تكون حلاً أفضل لتحديات فريقك.

لمزيد من المعلومات ، راجع نصائحي الأخرى حول كيفية تقليل الحمل الزائد للبريد الإلكتروني في المكتب.