احصل على التنظيم: كيفية استخدام برامج التعاون لتعيين مهام سير العمل

في اليوم الأول من وظيفتي الحقيقية الأولى ، أخذني كبير المحررين في شركة نشر المجلات التي وظفتني إلى مخطط انسيابي ضخم مثبت على الحائط. قالت "هذا هو الكيفية التي ينتقل بها المقال من مكتوب إلى منشور". وجهتني خلال العملية برمتها ، مع التركيز على الأجزاء التي شارك فيها أنا وفريقي. كان هذا في عام 2001 ، قبل أن يكون برنامج التعاون متاحًا مجانًا ، لكن الدروس التي تعلمتها في ذلك اليوم تنطبق حتى في عصر Asana و Slack هذا.

تم وضع كل مقالة في مجلة في مظروف بولي كبير الحجم مع قطعة من الورق مسجلة في المقدمة. تم ترميز الورق بالألوان في المجلة التي ستظهر فيها المقالة. أطلقنا على هذا سترة العمل. في كل مرة يتم إرسال المقالة إلى قسم مختلف ، سواء إلى محرري النسخ للتدقيق أو إلى قسم لوحة المفاتيح لإجراء التغييرات ، يتم تسجيل تاريخ رحلتها في سترة العمل. عندما تنتهي إحدى الموظفات من ذلك ، ستقوم بتعيينه إلى قسم جديد عن طريق كتابة سطر على ورقة المسار. أي شخص رأى سترة عمل يعرف بالضبط جميع المراحل التي مرت بها المقالة وإلى أين كان من المفترض أن تذهب بعد ذلك.

بالتفكير في الأمر مرة أخرى ، كانت سترات العمل هذه مقدمة ومظهرًا ماديًا لبرنامج سير العمل اليوم ، مثل Asana. كان مخطط سير العمل الذي تم تثبيته على الحائط توجهاً ممتازًا بالنسبة لي ، كموظف جديد ، وأي شخص آخر يتم إعداده. لقد أعطتني صورة واضحة تمامًا لما فعلته المنظمة وكيف.

في عالم اليوم ، حيث نضغط من أجل البيئات الخالية من الورق وانتقلنا إلى حد كبير إلى الملفات والمجلدات الإلكترونية ، من الأسهل التخلي عن إنشاء هذه الأنواع من مستندات سير العمل وتحديثها باستمرار. ولكن بالنسبة لجميع الشركات وحتى مشاريع العمل الجماعي على مستوى الهواة ، من المهم للغاية توثيق سير عملك.

نموذج سير العمل

لماذا وثيقة سير العمل؟

لماذا يجب عليك توثيق سير العمل الخاص بك؟ هناك بعض الأسباب الحاسمة للغاية ، بما في ذلك ما يلي:

• يساعد أصحاب الأعمال والمديرين على التفكير بشكل كامل وفهم ما يحدث في كل مرحلة من مراحل العملية التجارية ، ولماذا ؛
• يتيح تحديد الخطوات غير الضرورية وقطع العمليات ؛
• يذكر الموظفين أو أعضاء الفريق الذين قد يكونون بعيدين عن مراحل معينة من العمل بسبب وجودهم والقيمة التي يقدمونها ؛
• إنه ضروري لإعداد أعضاء الفريق ؛
• إنها إحدى أفضل الطرق لشرح كيفية عمل الشركة للزملاء والعملاء والمستثمرين المحتملين ؛ و
• يسمح للفريق بالبدء بشكل أكثر فعالية في استخدام أدوات التعاون.

إلى هذه النقطة الأخيرة ، لقد ذكرت بالفعل أسانا. Asana هي أداة لإدارة سير العمل ، تشبه نوعًا ما قائمة المهام على المنشطات. إنه مشابه جدًا لنظام سترة العمل الذي استخدمته في أول وظيفة نشر لي. يتيح لك Asana تتبع المهام التي يجب القيام بها ودفعها خلال العملية. كل مهمة لها سجل لجميع الخطوات ، أو المهام الفرعية ، التي مرت بها. عندما ينتهي شخص ما من المهمة الفرعية التي في متناول اليد ، فإنه يقوم بتعيينها في الخطوة التالية ويوجهها إلى الشخص أو القسم الذي سيتولى المهمة بعد ذلك.

لقد قمت بإجراء القياس من قبل أن Asana مثل مجموعة أوراق اللعب ، في حين أن برنامج إدارة المشاريع يشبه لعبة الطاولة. عندما تفتح لعبة لوحة ، قد يكون لديك شيء مثل لوحة ، ومجموعة متنوعة من قطع اللعب ، وكتاب قواعد واضح لكيفية لعب اللعبة. يوافق كل من يلعب على تلك القواعد المحددة مسبقًا. يمكنك الخروج عن القواعد ، ولكن تم تصميم اللعبة لتحقيق أقصى قدر من المتعة عندما تلتزم بهذه القواعد ، لذلك أنت تفعل ذلك.

ومع ذلك ، عندما تلعب الورق ، يجب أن يتفق كل من يلعب على اللعبة التي سيتم لعبها ومجموعة القواعد التي ستتبعها. يمكنك أن تلعب القلوب أو أن تلعب البصاق. بعض ألعاب الورق معروفة بقواعد راسخة ، مثل تكساس هولدم. ثم هناك ألعاب أخرى بها أشكال مختلفة ، مثل لعبة rummy (gin rummy ، و Straight rummy ، و 500 rummy ، وما إلى ذلك) وتحتاج إلى تجزئة القواعد مع الجميع على الطاولة للتأكد من موافقتك جميعًا على كيف ألعب. هناك أيضًا خيار للاختراع في لعبة الورق الخاصة بك ، مع قواعد فريدة يجب عليك تعليمها لكل من يستعد للعب.

Asana (والعديد من أدوات التعاون الأخرى ؛ سأقدم المزيد من الأمثلة في غضون لحظة) ، كما قلت ، مثل مجموعة أوراق اللعب. حتى تعمل Asana ، يحتاج الجميع إلى معرفة كيفية لعب اللعبة ، وما هي القواعد ، وما هو الهدف ، وكيف تنتهي اللعبة.

ماذا عن كانبان؟

تعد لوحات Kanban مثالًا آخر على أدوات التعاون التي تشبه إلى حد كبير مجموعة من البطاقات. يعد Trello أحد الأمثلة على أداة كانبان عبر الإنترنت. غالبًا ما تستخدم فرق تطوير البرمجيات والبرمجة كانبان بطريقة محددة للغاية ومحددة مسبقًا (مثل لعب تكساس هولدم) ، في حين أن أولئك الذين يستخدمون كانبان للاستخدام الشخصي يمكنهم تكوين أي قواعد يرغبون فيها.

تريلو

إذا كان لديك سير عمل موثق ، فيمكنك بسهولة تعيين سير العمل هذا في Asana. من الأسهل بكثير البدء في استخدام Asana عندما يكون لديك بالفعل سير عمل موثق لأنه يعني أنك فكرت بالفعل في عملية العمل أو الفريق بالكامل من الأعلى إلى الأسفل. يتطلب اعتماد Asana بعض التجربة والخطأ بغض النظر عن أي شيء ، ولكن سيكون الأمر أكثر فوضى وإحباطًا إذا قمت بذلك دون أن تكون قد قمت بتوثيق سير عملك من قبل.

تخطيط سير العمل

مع برنامج سير العمل ، عادة ما يتم إكمال شيء ما ، حتى لو كانت العملية بأكملها مستمرة. كل ما يمكن إكماله هو عادةً مهامك أو مهامك الفرعية.

تختلف فكرة الإنجاز اختلافًا كبيرًا في برامج إدارة المشاريع. المشروع بحكم التعريف هو شيء يتم إكماله وتسليمه في تاريخ. لكن ليست كل أنواع العمل عبارة عن مشاريع. في دار نشر المجلات حيث كنت أعمل ، تكتمل المقالة عند طباعتها. وبالمثل ، كان لكل إصدار من مجلة تاريخ انتهاء عند تسليمه. لكن تحرير النسخ لم يكتمل أبدًا. كان العمل جاريا. لا يزال يتعين تعقبه. كان يحتوي على مهام محددة - نسخ وتحرير هذه المقالة - ولكن تحرير النسخ نفسه لم يكن له تاريخ انتهاء أو تسليم.

تتضمن عملية تخطيط سير العمل أيضًا تحديد العمليات أو الإجراءات التي يجب تخصيصها وتتبعها بشكل صريح. هذه الدقة ومستوى التفاصيل مهمان للغاية.

فكر في وصفة للطبخ. لا تسرد الوصفات كل خطوة على حدة لأن الكثير منها ضمني أو مفهوم. لا تخبرك الوصفات بكسر البيض وإفراغ محتوياته ورمي القشرة لأن "إضافة البيض" تعني ذلك بالفعل ، ويصبح سرد كل هذه الخطوات مرهقًا بلا داع. وبالمثل ، في بيئة العمل ، قد يكون مفهومًا أن "تحرير المقالة" تعني "تحقق من العنوان ، وتحقق من العنوان الثانوي ، وانسخ حرره ، واترك أي أسئلة للمؤلف".

ومع ذلك ، في بعض المواقف ، قد تحتاج إلى أن تكون صريحًا بدرجة أكبر. لقد عملت ذات مرة في مجال نشر الصحف حيث كان من المفترض أن تكون مراجعة العناوين والتعليقات التوضيحية للصور والتاريخ الموجود في أسفل الصفحة ورقم الصفحة خطوات منفصلة عن عملية النسخ لأنها غالبًا ما يتم تجاهلها.

بمعنى آخر ، عليك معرفة مستوى التفاصيل الضروري. خطوات كثيرة جدًا ، وسيتجاهل الأشخاص الذين يستخدمون البرنامج الإجراء. قليلة جدًا ، وقد تحدث أخطاء فادحة. من المحتمل أن يستغرق الأمر بعض التجربة والخطأ حتى تصحح الأمر ، ولكن عليك اتخاذ بعض القرارات قبل أن تبدأ.

رسم خرائط العقليات

عند تخطيط سير العمل ، ستقضي أيضًا وقتًا في معرفة كيف تفكر مؤسستك بشكل جماعي. ما هي طريقة تفكير مؤسستك بشأن المشاريع أو الأشخاص أو الموضوعات محل الاهتمام؟ إنه ملائم في Asana ، وكذلك في أدوات التعاون الأخرى.

سلاك هو مثال جيد. Slack عبارة عن نظام أساسي للمراسلة يركز على السحب بدلاً من دفع الإشعارات ، لذا فإن الأمر كله يتعلق بالاشتراك في الرسائل التي تريد تلقيها. لإنشاء فلاتر جيدة لتلك الإشعارات ، تحتاج إلى الاعتماد جزئيًا على القنوات. القنوات مثل المجموعات ، ولجعل القنوات فعالة ، عليك أن تعرف كيف يفكر فريقك ، حسنًا ، في كل شيء. هل تفكر من حيث الأقسام أو المشاريع؟ هل تفكر من حيث الموضوعات أو العملاء؟ إذا كنت تدير شركة عقارية ، فربما تفكر في الأحياء ، أو حدود قيمة الممتلكات ، أو الوكلاء. تحتاج إلى معرفة عقلية فريقك قبل إنشاء القنوات حتى تكون فعالة بالفعل في تسهيل العمل الجماعي.

لون الترميز

غالبًا ما تتضمن أدوات التعاون طرقًا أكثر لتنظيم المعلومات ، مثل استخدام الترميز اللوني ، ووضع العلامات ، وأحيانًا حتى العلامات المرمزة بالألوان. هل تتذكر سترات العمل المرمزة بالألوان التي وصفتها سابقًا؟ نفس الصفقة. عند استخدامه بشكل صحيح ، فإن الترميز اللوني هو دلالة بصرية تنقل المعلومات بوضوح على الفور. لهذا السبب ، يزيد الترميز اللوني من الإنتاجية. أوصي بشدة باستخدام الترميز اللوني في أداة تعاون ، طالما أنك تتأكد أولاً من فهم عقلية الفريق حول سبب ترميز شيء ما بالألوان في المقام الأول. ما هي المعلومات التي يجب نقلها على الفور وبدون كلمات؟ عليك أن تفهم عقلية فريقك لتتمكن من الإجابة على هذا السؤال.

بما في ذلك الثقافة

من المهم توثيق مهام سير العمل قبل تعيينها إلى أداة تعاون ، ومن المهم أيضًا فهم العقلية وتعيينها. القطعة الأخيرة هي الثقافة.

تعكس أدوات التعاون ثقافة الشركة ، والعكس صحيح. من المهم حقًا وضع قواعد عامة للاشتباك فيما يتعلق بالمهنية ، ومستوى الإجراءات الشكلية ، وحيث يكون من غير المناسب الخروج عن الموضوع.

من وجهة نظر الموظف أو عضو الفريق ، غالبًا ما تُستخدم أدوات التعاون كمكان لتفجير القوة. من واقع خبرتي ، سيعبر الأشخاص عن شكاواهم بغض النظر عما إذا كانت أدوات التعاون تمنحهم مساحة مخصصة لذلك. تقدر بعض المنظمات النقاش المفتوح وحتى المناقشات الساخنة حول العمل ، بينما يرى البعض الآخر أنه مشتت للانتباه وخطيرًا.

لا يمكن لأدوات التعاون وحدها أن تملي ما إذا كان الناس سينفرجون عن أنفسهم ويعارضون في الأماكن المناسبة. يجب أن يأتي من ثقافة الشركة. يحتاج الأشخاص في المناصب القيادية إلى توضيح ما إذا كانوا يريدون من أعضاء الفريق التحدث بشكاوى وحجج في سياق العمل أو خارجه. من الذي يجب أن يعرف عندما تكون هناك مشكلة؟ هل يريد أعضاء الفريق عدم الكشف عن هويتهم قبل التعبير عن قلق أو شكوى؟ هل يتم الشكوى من أجل التنفيس أم لتسليط الضوء على المشاكل المحتملة في العمل وسير العمل؟ إذا كان سيحدث على أي حال (وهو كذلك) ، فمن الأفضل أخذه في الاعتبار واتخاذ قرارات بشأنه بدلاً من التظاهر بأنه لا يحدث.

مصادر إضافية

هناك مورد آخر يجعل رسم خرائط سير العمل أسهل وهو برنامج خرائط العقل. راجع هذه النصائح حول كيف يمكن للخريطة الذهنية أن تفسد إدارة مشروعك. إذا كنت في الأيام الأولى من استخدام برنامج إدارة المشاريع ، فمن المفترض أن تساعدك هذه النصائح الأربعة للبدء. ولإلقاء نظرة أعمق على Asana ، من المفيد قراءة بعض النصائح لاستخدام Asana.