كن منظمًا: كيفية الاحتفاظ بعملك عن ملفاتك الشخصية

غالبًا ما يتحقق العاملون في مجال المعلومات مثلي من البريد الإلكتروني للعمل في عطلة نهاية الأسبوع. أو قد نحرز تقدمًا في عرض تقديمي مهم في وقت متأخر من الليل من المنزل ، إذا كان هذا هو الوقت الذي تكون فيه أكثر ساعاتنا إنتاجية (أو إذا كنا متخلفين في مشروع ما). نحن عرضة بنفس القدر للرد على الرسائل الشخصية أثناء وجودنا في العمل أو ربما مسح مستند التأمين على المنزل على آلة تصوير المكتب. يعجب العاملون في مجال المعرفة عمومًا بهذا النوع من المرونة ، ولكن إذا لم تكن حريصًا بشأن كيفية فصل عملك عن ملفاتك الشخصية ، فقد تتعرض نفسك وبياناتك لمشكلات.

قد تؤدي السلوكيات المحفوفة بالمخاطر في المنطقة الرمادية بين العمل والحياة إلى تعريض البيانات الحساسة للخطر. على سبيل المثال ، بينما قد يقوم العديد من الأشخاص بمسح مستند شخصي ضوئيًا في المكتب هنا وهناك ، فلن ترغب في مسح أي شيء حساس ضوئيًا ، لأنه ما لم تكن مسؤولاً عن قسم تكنولوجيا المعلومات ، فليس لديك أي فكرة عن مكان حفظ الطابعة متعددة الوظائف نسخ الملفات التي يقوم بمسحها. ربما تكون على القرص الصلب للماسح نفسه ، وقد يتم حفظها في خوادم مشتركة غير آمنة أيضًا.

بالإضافة إلى ذلك ، للحفاظ على بعض مظاهر التوازن بين العمل والحياة ، من المفيد أن يكون لديك إشارات تذكرك عندما تقوم بنوع واحد من العمل عندما تكون على مدار الساعة الأخرى. لنفترض أنك تلاحق بعض رسائل البريد الإلكتروني بعد ثلاثة أيام من إجازة عائلية. قد تقدر أن لديك المرونة والفرصة للقبض على أي أمور عاجلة ، ولكن قد ترغب أيضًا في العودة إلى الاستمتاع بجبل سبلاش مع أطفالك. من خلال بعض الاستراتيجيات البسيطة للفصل بين ملفاتك الشخصية وملفات العمل ، لن تنغمس أبدًا في أداء العمل لفترة طويلة جدًا عندما تستمتع بوقتك الشخصي والعكس صحيح.

قسّم ملفاتك

الحيلة الرئيسية لفصل ملفات العمل والشخصية هي تقسيمها. لا يؤدي الاحتفاظ بأشياء محددة في أماكن مخصصة إلى إنشاء النظام فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى اليقين. إنه يعمل في كل من العالم المادي والعالم الرقمي. إذا كنت تضع مفاتيحك دائمًا في جيبك الأيمن وكان هاتفك على يسارك ، فلن ينتهي بك الأمر بالبحث في سترتك عن أيٍ من هذه العناصر.

مع الملفات الرقمية ، المبادئ هي نفسها ، لكن الواقع مختلف قليلاً. يمكنك الاحتفاظ بجميع ملفات العمل في مجلد واحد والملفات الشخصية في مجلد آخر ، ولكن هل تعيش على نفس الخادم أو الكمبيوتر أو التطبيق أو الجهاز المحمول؟ هل تريدهم أن؟

أحيانًا نفصل ملفات العمل عن الملفات الشخصية من أجل الحفاظ على الحدود ، حتى لا ننشغل في العمل عندما نقضي وقتًا مع العائلة والأصدقاء ، أو حتى لا نميل إلى إنهاء إيداع ضرائبنا أثناء نحن على مدار الساعة.

على مر السنين ، قمت بتطوير بعض الاستراتيجيات التي تساعدني في تجزئة عملي وملفاتي الشخصية حتى تستوفي الشروط التالية:

• هم دائما منفصلون
• يمكن الوصول إليها أينما كنت ، ولكن
• من غير الملائم قليلاً بالنسبة لي الوصول إلى ملفات العمل عندما أكون في وضع المنزل وملفات المنزل عندما أكون في وضع العمل.

استخدم واجهات مختلفة لأشياء مختلفة

أولاً ، لنتحدث عن المستندات الرقمية ، مثل مستندات معالجة الكلمات وجداول البيانات والعروض التقديمية وملفات PDF والصور.

أسهل طريقة وجدتها للاحتفاظ بالمستندات منفصلة ويمكن الوصول إليها حتى الآن هي تخزينها في خدمة مزامنة عبر الإنترنت ، واستخدام خدمات مختلفة لأنواع مختلفة من المعلومات. أستخدم Dropbox (9.99 دولارًا شهريًا في Dropbox) لتخزين ملفاتي الشخصية ونسخها احتياطيًا ومزامنتها ، وأعتمد على Google Drive (9.99 دولارًا شهريًا في Dropbox) للعمل. هناك الكثير من الخيارات بخلاف هاتين الخدمتين ، والتي يمكنك أن تقرأ عنها في قائمة PCMag لأفضل خدمات التخزين عبر الإنترنت. لكن النقطة المهمة هي أن تبدأ بتقسيم ملفاتك إلى خدمتين مختلفتين.

لماذا لا أختار خدمة التخزين المفضلة لدي وأنشئ حسابين مختلفين بدلاً من استخدام خدمتين مختلفتين؟ يساعدني وجود واجهة مختلفة في الحفاظ على الحدود التي أحتاجها بين ملفات العمل والملفات الشخصية.

إذا نظرت إلى واجهة ويب Google Drive ، أشعر أنني أعمل. إذا كنت أحدق في Google Drive أثناء إجازتي ، فإن الأجراس تدق في رأسي تذكرني بأنني أقوم بعمل عندما يجب أن أكون بجانب المسبح. ولكن إذا كنت أتجول في Dropbox في عطلة نهاية الأسبوع ، وأنظم صوري الشخصية ، فإن عقلي لا يعطيني نفس إشارة "أنت تعمل". بمرور الوقت ، طورت ارتباطًا قويًا بين كل واجهة وما أفعله في تلك الواجهة. بالنسبة لي ، من المهم أن يكون لدي حدود واضحة بين العمل والحياة لأنني أعمل من مكتب منزلي. عندما عملت بدوام كامل في مبنى مكتبي ، استخدمت استراتيجيات مماثلة لنفس التأثير.

قم بإنشاء إشارات مرئية في نظام التشغيل والسمات الخاصة بك

بعض خدمات التخزين ، مثل تلك التي تتكامل بإحكام مع نظام التشغيل الخاص بك ، لا تشبه أي شيء على الإطلاق (إلا إذا كنت تستخدم تطبيق الويب). ليس لديهم بالضرورة واجهة مميزة. هناك طريقة أخرى يمكنك من خلالها التقسيم دون أن تدرك ذلك وهي استخدام نظام تشغيل مختلف في العمل والمنزل. إذا كان لديك جهاز يعمل بنظام Windows في المكتب وجهاز Mac في المنزل ، فقد تواجه بالفعل نفس الإحساس بكونك شديد الإدراك عندما تقوم بعمل مكتبي في المنزل على جهاز Mac.

قد تكون المشكلة الأخرى أنك تستخدم بعض الأدوات نفسها في حياتك العملية والشخصية لأنك تحبها. لا تريد اختيار أداتين أو واجهات مختلفة. تريد استخدام الشخص الذي تفضله لكليهما. بعض أصدقائي ، على سبيل المثال ، يستخدمون Slack (9.99 دولارًا شهريًا في Dropbox) للتواصل الشخصي ، ويستخدمون أيضًا Slack في العمل. في هذه الحالة ، أوصي بتغيير السمة (أي نظام الألوان) لحسابين على Slack بحيث يبدوان مختلفين فعليًا. ستربط بسرعة نظام ألوان واحد بالعمل وآخر بأحاديث شخصية خاصة.

تجزئة حسب المستعرض

هناك خيار آخر لتقسيم عملك وإنشاء إشارات مرئية تذكرك بنوع العمل الذي تقوم به وهو الالتزام بنوع من المتصفحات في العمل وآخر في المنزل. قد تكون الإشارات المرئية أكثر دقة ، لكنك ستظل معتادًا على تشغيل ، على سبيل المثال ، Chrome للعمل و Firefox للأشياء الشخصية.

من المفيد أيضًا استخدام مستعرضين منفصلين للاحتفاظ بسجل الويب الخاص بك منفصلاً. على سبيل المثال ، قد تكون أكثر يقظة بشأن مسح ذاكرة التخزين المؤقت للمتصفح لملفات العمل لأنها تحتوي على معلومات حساسة عن الشركة ، ولكن قد ترغب بالفعل في الاحتفاظ بسجل الويب الشخصي الخاص بك حتى تتمكن من البحث بسرعة عن المواقع التي قمت بزيارتها قبل بضعة أيام (أو نائب بالعكس).

استخدم تطبيقات البريد الإلكتروني لصالحك

على الهواتف المحمولة ، هناك طريقة سهلة حقًا لفصل البريد الإلكتروني الخاص بالعمل عن البريد الإلكتروني الشخصي ، بغض النظر عما إذا كنت تستخدم نفس خدمة البريد الإلكتروني ، مثل استخدام Gmail ، لكل من العمل والمنزل. الحل: استخدام عملاء بريد إلكتروني مختلفين.

يحتوي Gmail على تطبيق مستقل ، ولكن ليس عليك بالضرورة اختياره باعتباره التطبيق الذي تستخدمه للوصول إلى Gmail. على iPhone ، يمكنك استخدام تطبيق Stock Mail. أو على أي نوع من الهواتف ، يمكنك تثبيت تطبيق عميل بريد إلكتروني تابع لجهة خارجية يعمل مع Gmail ، مثل Boxer (9.99 دولارًا شهريًا في Dropbox) أو Inboxcube (9.99 دولارًا شهريًا في Dropbox).

أحب استخدام تطبيقات منفصلة للعمل والبريد الإلكتروني الشخصي. أحصل على نفس الفائدة من امتلاك واجهتين متميزتين. بالإضافة إلى ذلك ، عندما أحاول عدم الانغماس في العمل ، يمكنني إنهاء البريد الإلكتروني الخاص بالعمل وإغلاقه مع الحفاظ على سهولة الوصول إلى البريد الإلكتروني الشخصي ، أو العكس.

قد يكون الأمر كذلك أنك تحب تطبيق بريد إلكتروني واحد فقط ، وتريد استخدامه لكل من بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل والشخصي. مع العديد من التطبيقات ، يمكنك مصادقة حسابات متعددة والتبديل بينها حسب الرغبة. إنه يوفر سهولة في الاستخدام قد لا تريدها بالفعل. تفقد ميزة وجود واجهتين متميزتين ، وتفقد القدرة على إنهاء التطبيق بأي حساب تريد جعله أقل إغراءً في الوقت الحالي. ربما تريد أن تكون تقنيتك أقل سهولة في الاستخدام من أجل علم النفس الخاص بك.

مقسمة لتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة

إذا كنت بحاجة إلى حدود أوضح بين عملك وحياتك الشخصية ، فإن تقسيم بياناتك إلى تطبيقات وخدمات وأنظمة تشغيل ومتصفحات مختلفة يساعد بشكل كبير.

يؤدي وجود مساحتين افتراضيتين مختلفتين حيث يمكنك الوصول إلى ملفاتك إلى إنشاء إشارات وترابطات وحواجز الدخول التي يمكن أن تساعدك على تقليل العمل في وقت فراغك أو القيام بالأعمال الشخصية أثناء عملك ، مع السماح لك بإنجازها عندما يكون ذلك من الضروري.