كن منظمًا: كيفية اللحاق بتقارير النفقات الخاصة بك قبل نهاية العام

إنها تقترب من نهاية العام. أنت تعمل بهدوء في مكتبك عندما تصل رسالة بريد إلكتروني جديدة من قسم المحاسبة. أنت تلهث بصوت عالٍ عند سطر الموضوع ، ويلتفت جميع زملائك في العمل ليروا ما هو الخطأ. يتدفق خديك عندما تعترف أنه حتى هذه اللحظة بالذات ، كنت قد نسيت تمامًا تقديم تقرير مصاريف. يقول البريد الإلكتروني أن الموعد النهائي هو اليوم. تتحول حرارة وجنتيك إلى شعور بالرهبة يتدفق من صدرك إلى حفرة معدتك. تدين لك شركتك ببضع مئات من الدولارات ، وفي هذا الوقت من العام ، يمكنك حقًا استخدامها. لا داعي للذعر! يمكن أن تساعدك هذه الخطوات البسيطة في التحكم في نفقاتك.

تسهل بعض المؤسسات تقديم تقارير النفقات ، حتى لو تأخرت. إن امتلاك بطاقات ائتمان للشركة مرتبطة بنظام إعداد تقارير النفقات يساعد بشكل كبير ، على سبيل المثال ، ولكن لا يتمتع الجميع بهذه الرفاهية. لذا خذ نفساً عميقاً واتبع هذه الخطوات لتقديم تقارير النفقات المتأخرة في أسرع وقت ممكن.

لاحظ أن الكثير من هذه المقالة ينطبق أيضًا على أصحاب المهن الحرة الذين يتعين عليهم التصيد للحصول على الإيصالات في نهاية العام للمطالبة بخصم ضرائب مصاريف العمل.

1. اسأل متى يكون الموعد النهائي الحقيقي وما إذا كان يمكنك التقديم متأخرًا

بناءً على الوقت الذي تحدد فيه مؤسستك سنتها المالية وكيفية تعاملها مع المستحقات ، قد يكون الموعد النهائي لتقديم تقارير المصروفات قد فات بالفعل. لكن هذا لا يعني بالضرورة أن الأوان قد فات لإرسال الإيصالات. الأشخاص الأذكياء يضعون المواعيد النهائية. إذا أخبرك شخص ما أن الموعد النهائي هو نهاية يوم الجمعة ، فهناك فرصة جيدة أن يكون الموعد النهائي الحقيقي هو صباح الاثنين أو في وقت لاحق.

اسأل شخصًا ما في المحاسبة أو رئيسك في العمل للحصول على تفاصيل واضحة عن الموعد النهائي الحقيقي لتقارير النفقات وما إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به إذا فاتتك. في كثير من الأحيان هناك. إذا كان بإمكانك تقديم طلب متأخر ، فكن لطيفًا ولطيفًا مع الأشخاص الذين يساعدونك في القيام بذلك ، وانحني للخلف لتقديم ما يطلبونه بالضبط. كن مفصلا. تذكر أنهم يقدمون لك معروفًا. ابذل قصارى جهدك لإعادتها بجعل عملهم أسهل.

2. تحقق من قواعد الإيصالات

إذا كنت قد قدمت تقارير المصروفات من قبل ، فمن المحتمل أنك تعرف القواعد الأساسية لإرسال الإيصالات. لكن هل تعرف التفاصيل الدقيقة؟ عند تقديم تقرير المصروفات بعد فترة طويلة من تكبد النفقات ، ربما تكون قد فقدت بعض الإيصالات. اكتشف ما إذا كانت هناك سياسة ، مثل طلب الإيصالات فقط للنفقات التي تزيد عن 10 دولارات. اسأل أيضًا عما إذا كان بإمكانك إظهار إثبات الدفع من خلال تقديم كشف حساب بطاقة ائتمان مع تمييز البند. يمكن أن تحدث هذه التفاصيل اختلافًا كبيرًا في الوقت الذي تستغرقه لإعداد تقرير النفقات.

3. قم بعمل مخطط تفصيلي للعناصر والتواريخ

بمجرد أن يحين الوقت للبدء فعليًا في إنشاء تقرير نفقات متأخر ، قم بعمل قائمة تقريبية بالمصروفات الرئيسية التي تحتاج إلى المطالبة بها ، مثل العناصر التي اشتريتها والسفر وكرم العميل. إذا كنت تقدم عنصرًا واحدًا أو رحلة واحدة فقط ، فتخط هذه الخطوة.

إذا كان أحد العناصر في قائمتك حدثًا ، مثل زيارة عميل أو مؤتمر ، فقم بتدوين التواريخ. ثم أسفل الحدث ، قم بإنشاء إدخال لكل يوم ، مثل هذا:

المؤتمر العاشر: 1-3 يونيو
1 يونيو
2 يونيو
3 يونيو

4. تصور النفقات الخاصة بك

عند تجميع النفقات المتعلقة بالسفر أو الأحداث معًا ، أجد أنه من المفيد أولاً سرد أكبر النفقات (رسوم الطيران والفندق والحضور ، على سبيل المثال) ثم محاولة التذكر أو إعادة تصور كل يوم لتغطية النفقات الأصغر. افعل هذا أدناه كل يوم دخول.

أحب وضع مخطط تقريبي للنفقات المحتملة ، ثم املأه كما أتذكرهم (الخطوات من 5 إلى 7 تتضمن بعض الحيل لملء الفجوات عندما تفشل الذاكرة). يجب أن يتضمن المخطط التفصيلي أكبر عدد من هذه النقاط ذات الصلة بتواريخك:

• موقع البدء. اين تنام؟ هل كان لديك أي نفقات في هذا المكان ، مثل رسوم Wi-Fi؟
• السفر المحلي . هل ذهبت إلى أي مكان ، وإذا كان الأمر كذلك ، كيف وصلت إلى هناك (سيارة ، تاكسي ، خدمة سيارات ، مواصلات عامة)؟ كيف عدت؟ إذا كنت تطالب برسوم لكل ميل للقيادة ، فما هي المسافة؟
• وجبات. أين تناولت الفطور والغداء والعشاء؟ هل اشتريت أي مشروبات ، بما في ذلك المياه المعبأة والقهوة ، أو الوجبات الخفيفة؟
• اللوازم. هل احتجت إلى شراء أي شيء متوقع أو غير متوقع خلال يومك؟
• موقع النهاية. اين انتهيت يومك ماذا دفعت هناك؟

غالبًا ما يساعدك مجرد طرح هذه الأسئلة على نفسك في تذكر النفقات التي كان من الممكن أن تنساها.

5. الوجه من خلال الإيصالات الخاصة بك

إذا كان لديك كومة من الإيصالات ، فقم بقلبها الآن ومطابقتها مع المخطط التفصيلي الذي أنشأته. هناك سبب لعدم القيام بهذه الخطوة أولاً. في بعض الأحيان ، تعيد الإيصالات تشكيل ذاكرتنا بطريقة تغفل أجزاء من اليوم. على سبيل المثال ، لنفترض أنك نظرت إلى إيصالاتك ورأيت أنك تناولت وجبة إفطار سريعة في أحد المقاهي ثم تناولت الغداء لاحقًا في مكان عقد المؤتمر. لديك الآن ذكريات حية لهذين الحدثين ، وأنت على استعداد للانتقال إلى الإيصال التالي. لكن ربما تكون ذاكرتك قد أغفلت رحلة أوبر البالغة 15 دولارًا بين الموقعين لمجرد أنه لم يكن لديك إيصال فعلي لتشغيل الذاكرة. من السهل نسيان التفاصيل عندما لا يكون لدينا مشغلات.

6. افحص التقويم الخاص بك

يمكن أن يحتوي التقويم على المزيد من التذكيرات التي تساعدك في إنشاء تقرير نفقات دقيق. أثناء ملء يومك ، افتح التقويم الخاص بك وافحصه ضوئيًا للتحقق من تواريخ السفر والأحداث المهمة. قد تؤدي بعض الإدخالات إلى تنشيط ذاكرتك بشأن النفقات ، فضلاً عن نقص النفقات. على سبيل المثال ، إذا أرسل لك أحد شركاء العمل دعوة تقويم لتناول العشاء في يوم تسافر فيه ، ودفعت ، فلا داعي للقلق بشأن البحث عن إيصال لوجبتك في تلك الليلة.

7. اطّلع على النعناع

مكان آخر رائع للبحث عن النفقات المفقودة هو Mint. Mint هو تطبيق تمويل شخصي يدمج جميع معاملاتك المالية في موقع ويب وتطبيق واحد قابلين للبحث. باستخدام Mint ، يمكنك تصفية جميع نفقات بطاقة الائتمان وبطاقة الخصم حسب التاريخ ، مما قد يساعدك في الكشف عن النفقات التي نسيتها. في هذا المثال الذي قدمته سابقًا عن إيصال Uber ، يمكنك العثور على المعلومات من خلال البحث عن التاريخ في Mint ، مما يسهل العثور على الإيصال الحقيقي في بريدك الإلكتروني.

يمكنك أيضًا إضافة علامات في Mint إلى معاملات العناصر ، وإذا كنت قد فعلت ذلك طوال العام لتغطية نفقات العمل ، فيمكنك بسهولة العثور على جميع النفقات التي تحتاج إلى المطالبة بها.

لقد ذكرت سابقًا أنه إذا لم تتمكن من العثور على إيصال ، فيمكنك أن تسأل عما إذا كان يمكنك إرسال نسخة من كشف حساب بطاقة الائتمان التي تبرز بند المصاريف. مرة أخرى ، ستساعدك Mint هنا ، لأنها ستخبرك ببطاقة الائتمان التي استخدمتها.

8. لا تنسى النصائح ومواقف السيارات

هناك فئتان من النفقات التي يسهل التغاضي عنها وهما الإكراميات ومواقف السيارات. الإكراميات الصغيرة التي تُدفع نقدًا ، مثل موظفي تنظيف الفنادق و bellhops ، لا تأتي مع إيصالات أبدًا. قد تكون مدفوعات وقوف السيارات أيضًا نقدًا بدون إيصال. لكنهم يضيفون ويستحقون المطالبة إذا قمت بعملهم.