كن منظمًا: 5 خطوات بسيطة لبدء استخدام مخططات جانت

قبل أن تبدأ مشروعًا جديدًا ، من المفيد أن يكون لديك خارطة طريق ، ونوع من النظرة العامة الواضحة لجميع الخطوات الضرورية والترتيب الذي يجب أن تحدث به هذه الخطوات. هذا هو أساسًا مخطط جانت. لا يهم ما إذا كان المشروع شخصيًا ، مثل إضافة سطح إلى الجزء الخلفي من منزلك ، أو مشروع تجاري ، مثل إنشاء موقع ويب جديد. تحتاج الى ان تعرف

• متى وأين تبدأ ،
• كل الخطوات على طول الطريق والمدة التي ستستغرقها ،
• من المسؤول عن كل خطوة ،
• الترتيب الذي يجب أن تحدث به الخطوات ، و
• متى سيتم الانتهاء من المشروع.

مخططات جانت ، التي سميت على اسم المهندس والمستشار هنري جانت ، الذي طورها واستخدمها في العقد الأول من القرن الماضي ، هي تصور لمشروع من البداية إلى النهاية. إنها نوع شائع جدًا من أدوات الإنتاجية ، وهي جزء أساسي من العديد من خدمات إدارة المشاريع. في الواقع ، فإن خدمة TeamGantt الممتازة (14.95 دولارًا في Software Advice) تأخذ اسمها من المخططات. في هذه المقالة ، أشرح ماهية مخططات جانت ، وماذا تفعل ، وكيف يستخدمها الناس ، وأقدم خمس خطوات لبدء استخدامها.

ما هو مخطط جانت؟

أوضح Kayvon Ghaffari ، مدير البرنامج الرئيسي في LiquidPlanner (14.95 دولارًا في Software Advice) ، "مخطط جانت عبارة عن تصور للخطوات التي يتطلبها استكمال مشروعك" ، عندما طلبت منه مؤخرًا مشاركة بعض الأفكار حول البدء مع Gantt الرسوم البيانية. LiquidPlanner هو تطبيق إدارة المشاريع والتعاون في مكان العمل الحائز على اختيار المحررين والذي يركز على مخططات جانت.

ذكرني غفاري أن المشروع يختلف عن أنواع العمل الأخرى. وقال "المشروع هو مجموعة عمل لها بداية ونهاية ، وتحقيق إنشاء هذا المشروع هو مجموعة من المهام". تعمل مخططات جانت للمشاريع على وجه التحديد ، وليس للعمل الجاري. إنهم يدورون حول مساعدتك في الانتقال من البداية إلى النهاية ، لذلك من المهم أن تكون كذلكنهاية.

جانت

قراءة مخططات جانت من اليسار إلى اليمين ومن أعلى إلى أسفل. (انظر الصورة أعلاه من TeamGantt.) المحور السيني هو الوقت. يبدأ المخطط عندما يبدأ المشروع وينتهي عند تسليم المشروع. يعد تشغيل طول المحور ص من المهام ، على الرغم من أنها مجرد قائمة. موضعها الدقيق على المحور ص غير ذي صلة ، على الرغم من أنها تميل إلى الانخفاض في الترتيب الزمني.

قال غفاري: "تتكون المهمة من ثلاثة مكونات: ماهيتها ، والوقت الذي ستستغرقه ، ومن سيقوم بها". في مخطط جانت ، يتم تمثيل كل مهمة بشريط. يُظهر طول الشريط مقدار الوقت الذي ستستغرقه المهمة. غالبًا ما تكون أشرطة المهام متناسقة الألوان ، مما يشير إلى الشخص أو القسم المسؤول عن إنجاز المهمة. بالنسبة إلى "ماذا" ، يظهر اسم المهمة بشكل عام على الشريط أو يصبح مرئيًا عند النقر فوقه.

بالإضافة إلى إظهار جميع المهام الخاصة بالمشروع والمدة التي ستستغرقها ، تُظهر مخططات جانت التسلسل والتبعية. بعبارة أخرى ، تُظهر الترتيب الذي يجب أن تتم به المهام ، وما إذا كان يجب حدوث شيء قبل الآخر. لماذا ذلك مهما جدا؟

ماذا تفعل مخططات جانت؟

قال كريس سافوي ، مدير استراتيجية المنتج في Workfront: "توضح مخططات جانت بصريًا أنه لا يمكنك فعل كل شيء في نفس الوقت". استخدم مثال بناء منزل الشجرة. يمكنك شراء المسامير والخشب في نفس الوقت ، لكن يجب قطع الخشب قبل تثبيته في الشجرة.

تُظهر مخططات جانت التبعيات بين المهام ، عادةً بشيء مثل الخط الذي يربط بينها.

التبعيات

قبل الانضمام إلى Workfront (والتي ، مثل LiquidPlanner ، أداة للتعاون في مكان العمل وإدارة المشاريع) ، عملت Savoie في بعض المشاريع شديدة التعقيد مع United Space Alliance بالاشتراك مع مركز جونسون للفضاء التابع لناسا. وذكر أنه في حين أن التسلسل والتبعيات مهمان حتى للمشاريع البسيطة ، مثل بناء منزل الشجرة ، إلا أنهما ضروريان للمشاريع الضخمة التي تستمر لسنوات ، مثل بناء محطة الفضاء الدولية.

شيء آخر تقوم به مخططات جانت هو مساعدة المؤسسات أو قادة المشاريع على إدارة الموارد. قال غفاري: "مجرد وجود مهمة ما لا يعني أن هناك شخصًا حرًا في القيام بها".

باستخدام مخطط جانت ، يمكنك بسهولة معرفة متى تمت جدولة الأشخاص أو الأقسام للعمل في المهام مقابل أوقات فراغهم. وأضاف: "يجب أن تكون قادرًا على حساب جداول الأشخاص وعدد الساعات الموجودة في اليوم". تُنشئ مخططات جانت طريقة فعالة لمعرفة الوقت والمهام والموارد.

الشروع في العمل مع مخططات جانت

بمجرد أن يكون لديك فهم عالي المستوى لماهية مخططات جانت ولماذا تكون مفيدة ، يمكنك البدء في صنعها لمشاريعك الخاصة. ستساعدك هذه الخطوات الخمس على البدء.

1. اختر نموذجًا أو أنشئ واحدًا من الصفر
بشكل عام ، عند بدء مخطط جانت الجديد ، يكون لديك خيار استخدام قالب أو البدء من نقطة الصفر. قد تأتي القوالب من مصدر خارجي ، في حالة تلك التي يوفرها برنامج إدارة المشروع ، أو يمكن أن تأتي من مشروع سابق خاص بك.

تتمثل إحدى فوائد استخدام عملك السابق في إنشاء قالب في أنه يمكنك غالبًا تعلم الكثير مما حدث في الماضي. سيوفر النموذج معلومات ليس فقط عن المهام والتسلسل ، ولكن أيضًا حول ما إذا كانت أي مهام تستغرق وقتًا أطول من المتوقع.

2. بمناسبة المعالم الخاصة بك
تتضمن معظم البرامج الخاصة بإنشاء مخططات جانت القدرة على إضافة معالم. المعلم الرئيسي هو علامة تشير إلى اكتمال مرحلة من المشروع. على سبيل المثال ، عند إنشاء موقع ويب ، يعد قفل الإطارات الشبكية معلمًا نموذجيًا.

عند إنشاء مخطط جانت من البداية ، من المفيد غالبًا رسم كل الأحداث الرئيسية قبل إضافة أي مهام. يساعد سرد جميع المعالم الرئيسية في تقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر ، ومن السهل تصور تلك الأجزاء الأصغر من المشروع بأكمله مرة واحدة.

3. قم بإضافة المهام وتسلسل الأحداث وإنشاء التبعيات
الخطوة التالية هي إضافة المهام وتسلسل الأحداث وإنشاء التبعيات. عند إضافة المهام ، تأكد من إلقاء نظرة على التقارير التاريخية أو التحدث إلى الأشخاص الذين سيكملون المهام للحصول على تقديرات دقيقة للمدة التي يجب أن تستغرقها.

عند تسلسل الأحداث ، ضع في اعتبارك أنه من الممكن تنفيذ مهام متعددة في نفس الوقت ، ولكن ليس من قبل نفس الشخص. في بناء موقع الويب ، يمكن لشخص واحد العمل على إطارات سلكية بينما يقوم شخص آخر بجمع عينة من المحتوى للنموذج الأولي. لكن مصمم الإطار السلكي لا يمكنه أيضًا إنشاء لوحات الحالة المزاجية في وقت واحد.

أضف التبعيات فقط بعد أن تقوم بإدراج جميع المهام ووضعها بالترتيب الصحيح ، وكن حذرًا معها. قال سافوي: "الشيء الذي يمكن أن يفسدك حقًا هو إذا ذهبت في منتصف الطريق إلى مخطط جانت ورأيت ، على سبيل المثال ، أن المهمة 12 لم تعد تعتمد على المهمة 5". وأضاف أن المبتدئين يجب أن يكونوا حريصين للغاية على عدم إزالة التبعيات ما لم يكونوا متأكدين من صحة القيام بذلك ، لأن استعادتها أمر صعب للغاية إذا قاموا بإنشاء سلسلة طويلة من الأحداث.

4. مشاهدة الموارد الخاصة بك
وأوضح غفاري: "يجب أن تكون المهام بالترتيب الصحيح ، وبعد ذلك تحتاج إلى التحكم في الأشخاص المتاحين لإكمال تلك المهام". كما ذكرنا سابقًا ، لا يعني وجود مهمة يجب القيام بها أن هناك شخصًا يتمتع بحرية القيام بها.

أشار غفاري إلى أن برنامج Gantt chart الخاص بشركته لا يسمح بالحجز الزائد ، مما يعني أن LiquidPlanner لن يسمح لك بتعيين شخص ما لمهمة إذا تم تعيين هذا الشخص بالفعل في مهمة مختلفة في نفس الوقت.

تساعدك مخططات جانت في معرفة ليس فقط ما إذا كان المورد محجوزًا بشكل زائد ، ولكن أيضًا النتائج المترتبة على باقي جدول المشروع عند تصحيحه.

5. التعاون
قال غفاري: "من المهم حقًا أن يفهم الناس أن مخطط جانت ليس سحريًا". "فقط لأنك خططت لشيء ما ، لا يعني أن له علاقة بالواقع."

طريقة التأكد من توافق مخطط جانت مع الواقع هي من خلال التعاون. غالبًا ما يكون برنامج مخطط جانت جزءًا من حزمة إدارة مشروع أكبر أو حزمة تعاون في مكان العمل. يجب أن يكون لدى كل فرد في الفريق القدرة على الأقل على رؤية المخطط ، إن لم يكن تحديث المهام والمعلومات الأخرى التي تغذيها. بهذه الطريقة ، إذا أنهى المكلف بمهمة ما مبكرًا ، وكان لديه القدرة على تحديث تقدمه لوضع علامة على المهمة مكتملة وتصحيح الوقت المقدر ، ومن خلال القيام بذلك ، قد تساعد المكلفين الآخرين على إنجاز مهامهم مبكرًا أيضًا. أو قد تقوم أيضًا بوضع علامة على نفسها كمورد متاح للمساعدة في بعض المهام الأخرى حتى تعيينها المجدول التالي.

لخص غفاري قوة التعاون بهذه الطريقة: "إذا كان مخطط جانت في فراغ ، فمن يدري ما إذا كان دقيقًا؟ إذا كان تعاونيًا ، فهناك عمليات تحقق مضمنة ، ومن المرجح أن تعكس الواقع. وهنا تكمن قيمة يضيء مخطط جانت ".

لا تعتمد كثيرًا على مخططات جانت

أخبرني كل من غفاري وسافوي أنهما يستخدمان مخططات جانت للتخطيط والتسجيل في مشروع ، لكنهما لا يرغبان في إدارة العمل اليومي فيه. قال سافوا "إنها خطة وليس جدول تنفيذ عادة".

أشار سافوي أيضًا إلى أن المبتدئين قد لا يدركون أن الأشخاص نادرًا ما ينظرون إلى مخطط جانت بأكمله في وقت واحد ، إن لم يفعلوا ذلك أبدًا ، لأنهم عادةً ما يكونون ضخمون. قال: "ستحتاج إلى لوحة إعلانية لطباعتها".

وفقًا لغفاري ، "بناء مخطط جانت ليس الهدف النهائي. إنه تصور لخطة المهمة والتسلسل. مخطط جانت يساعد الناس على فهم كيفية عمل الخطة."

إذا كنت مهتمًا بمخططات جانت ، فربما تكون مهتمًا أيضًا بإدارة المشاريع بشكل عام. للحصول على بعض النصائح الإضافية الممتازة للحفاظ على مشروعك في المسار الصحيح ، تحقق من النصائح الأربعة الخاصة بي للبدء في إدارة المشروع وأيضًا نصيحتي حول كيفية تحسين الاتصال من أجل إدارة مشروع أفضل.