كيف يعمل أسبوع العمل لمدة 4 أيام على تغيير مكان العمل

شهدت السنوات القليلة الماضية الكثير من التغييرات على شكل إيقاع العمل.

انتقلت بعض الشركات إلى العمل عن بُعد ، في حين أجرى البعض الآخر تغييرات كبيرة في كيفية تنظيم أسابيع عملهم.

شهد أسبوع العمل لمدة أربعة أيام بعض التقييمات الجيدة ، ولكنه بالطبع يأتي بمجموعة من التحديات الخاصة به أيضًا. في هذه المقالة ، سوف نلقي نظرة على طريقة العمل الجديدة هذه من جميع وجهات النظر.

ما هو أسبوع العمل 4 أيام؟

لا يختلف أسبوع العمل لمدة أربعة أيام عما يبدو عليه - فبدلاً من العمل خمسة أيام قياسية كل أسبوع ، يقوم الموظفون بالإبلاغ عن أربعة أيام عمل فقط كل أسبوع.

يتم تنفيذ المفهوم بطرق مختلفة عبر مختلف الصناعات والمؤسسات ، ولكنه يتمحور دائمًا حول ممارسة حضور العمل لمدة أربعة أيام فقط كل أسبوع.

من أين يأتي أسبوع العمل لمدة 4 أيام؟

إن مفهوم العمل أربعة أيام في الأسبوع بدلاً من خمسة مستوحى من حقيقة أن إنتاجية الموظف زادت بنسبة تصل إلى 5٪ سنويًا ولكن معدلات التعويض لم تزد بأكثر من 2٪ سنويًا خلال نفس الفترة الزمنية.

ظل عدد ساعات العمل كل أسبوع عند متوسط ​​ثابت يصل إلى 43 ساعة - أسبوع العمل لمدة أربعة أيام هو وسيلة لسد هذه الفجوة والمساعدة في خلق توازن أفضل بين العمل والحياة في نفس الوقت.

انتشار إرهاق العمل والقلق

ومع ذلك ، فإن القلق والإرهاق في العمل لا يقتصران على أجيال محددة. يُظهر تشريح العمل لعام 2022 لأسانا أنه في المهن التي تكون سلعتها الأساسية هي المعلومات (مثل الأطباء والمهندسين والمعلمين والمحررين وما إلى ذلك) ، تعرض 63 ٪ من العمال للإرهاق في عام 2022.

الإرهاق والقلق من التحديات الحقيقية التي تواجه القوى العاملة الحديثة.

الجيلان اللذان يتمتعان بأعلى دعم لأربعة أيام عمل في الأسبوع هما Millenials و Gen Z ، والذي يمكن فهمه بسهولة عندما تفكر في أن 74٪ و 84٪ على التوالي أفادوا بأنهم عانوا من الإرهاق.

الرغبة في توازن أفضل بين العمل والحياة

تختلف الطريقة التي يتعامل بها الموظفون مع عملهم وما يتوقعونه من أصحاب العمل اختلافًا كبيرًا عما كانت عليه قبل 10 سنوات.

يأتي التوازن بين العمل والحياة على رأس أولويات التوظيف ، حيث تأتي هذه التفاصيل على أنها أكثر أهمية من التعويض.

يوفر أسبوع العمل لمدة أربعة أيام فرصة لتحسين التوازن بين العمل والحياة دون أن تعاني الشركة من آثار سيئة.

ما هي فوائد أسبوع العمل لمدة 4 أيام؟

يحمل أسبوع العمل لمدة أربعة أيام العديد من الفوائد ، بدءًا من الإنتاجية إلى التأثيرات البيئية.  

زيادة الإنتاجية

إذا كنت تعتقد أن المزيد من ساعات العمل في الأسبوع تؤدي إلى زيادة الإنتاجية ، فقد تفاجأ بالنتائج التي حققتها الشركات من خلال اختبار أسبوع العمل لمدة أربعة أيام.

على سبيل المثال ، حافظ موظفو Perpetual Guardian في نيوزيلندا الذين شاركوا في تجربة لمدة أربعة أيام في الأسبوع على نفس الإنتاجية مثل معاييرهم الخمسة أيام. علاوة على ذلك ، فقد أبلغوا عن رضاهم الوظيفي وولاء الشركة عند العمل أربعة أيام فقط في الأسبوع.

من السهل الاعتقاد بأن معاييرنا المحلية هي نفس المعايير العالمية فيما يتعلق بمعايير مكان العمل - فالحلم الأمريكي مبني على نظام الورديات ومن 9 إلى 5 من الاثنين إلى الجمعة - جداول العمل يوم الجمعة ونحن دولة مزدهرة - يجب أن يكون إيقاع العمل مترادفًا بإنتاجية مثالية ، أليس كذلك؟ خطأ.

الدول الأكثر إنتاجية ، مثل النرويج والدنمارك وهولندا ، ترى الموظفين يتبعون 27 ساعة عمل في الأسبوع في الغالب.

من الواضح أن زيادة الإنتاجية هي إحدى فوائد العمل لمدة أربعة أيام في الأسبوع.

مساواة أفضل

من المؤكد أنه ليس سراً أن النضال من أجل التوازن بين العمل والحياة يهبط بشدة على النساء.

اضطرت قرابة 1.2 مليون امرأة إلى اختيار ترك العمل نتيجة مطالبهن في المنزل. بالإضافة إلى ذلك ، فإن عدد النساء اللائي يضطلعن بأدوار متعددة عالية المسؤولية خارج نطاق عملهن أكثر من الرجال ، على الرغم من أن التوقعات الخاصة بالكفاءة والفعالية في العمل لا تختلف بالطبع من جنس لآخر.

يحتوي أسبوع العمل لمدة أربعة أيام على إمكانية إنشاء مكان عمل أكثر إنصافًا من خلال إتاحة المزيد من الوقت لتخصيص مسؤوليات الحياة خارج العمل.

يمكن أن يقطع هذا النهج شوطًا طويلاً في السماح للمرأة بتجنب الإرهاق والتركيز على الأولويات أمامهن مع العلم أنه سيكون لديهن الوقت الكافي لإعطاء مسؤولياتهن الأخرى أيضًا.

مشاركة أفضل للموظفين

أصبحت مشاركة الموظفين في أذهان أصحاب العمل بشكل متزايد ، حيث كان موضوعًا ساخنًا على مدار السنوات العديدة الماضية.

يتمتع الموظفون غير المنخرطين برضا وظيفي أقل ، وولاء أقل للشركة ، وإنتاجية أقل في كثير من الأحيان ، لذلك فهي مجال مهم للتركيز.

تم توضيح تنفيذ أربعة أيام عمل في الأسبوع في تجارب متعددة لتعزيز مشاركة الموظفين والتزامهم تجاه صاحب العمل بنسبة 20٪.

أظهرت التجارب الموثقة أيضًا عدم وجود انخفاض في الإنتاجية مع أربعة أيام عمل في الأسبوع - في الواقع ، غالبًا ما تكون هناك تحسينات عليها. عندما يكون هناك عدد أقل من الساعات المتاحة لإكمال المهام والمشاريع ، يكون العمال أكثر قدرة على الاستمرار في التركيز والمشاركة في المهام المطروحة.

تشهد الإجازات المرضية وأيام الصحة العقلية أيضًا استخدامًا أقل نظرًا لوجود متسع من الوقت بالفعل في الأسبوع لرعاية أنشطة العافية وإدارة الإجهاد والقيام بالأنشطة الممتعة. تشير كل هذه العوامل إلى مستوى أعلى من مشاركة الموظفين خلال الأيام الأربعة التي يقضونها في العمل.

تأثير بيئي كبير

إذا لم يكن العمل عن بُعد هو الخيار المثالي لشركتك ، ولكنك تريد اتخاذ خطوات لإحداث تأثير بيئي إيجابي ، فيجب أن تعلم أن تقليل انبعاثات الكربون يمكن أن يكون فائدة أسبوع عمل لمدة أربعة أيام!

يُترجم تقليل أسبوع عملك ليوم واحد كل أسبوع إلى التخلص من آثار تنقلاتك ليوم كامل للقوى العاملة لديك. إذا كان أسبوع العمل لمدة أربعة أيام يسمح لك أيضًا بإغلاق منشأتك في اليوم الخامس ، فإنك تقلل أيضًا من كل استخدام الطاقة المرتبط بالعمليات اليومية لمساحة مكتبك.

أشياء مثل الأضواء واستخدام الكمبيوتر وأنظمة التبريد والتدفئة وما إلى ذلك ليست مطلوبة بنفس الطريقة لمبنى فارغ كما هو الحال في مبنى مليء بالموظفين ، لذلك يمكن تقليل التأثير السلبي لشركتك بحوالي 20٪.

يمكن أن يكون لدمج أسبوع عمل لمدة أربعة أيام تأثير بيئي إيجابي بالإضافة إلى العديد من مزايا الموظفين والإنتاجية.

ما هي سلبيات أسبوع العمل لمدة 4 أيام؟

مثل جميع التغييرات ، هناك سلبيات لاعتماد أسبوع عمل لمدة أربعة أيام يتزامن مع الإيجابيات.

معقدة في التنفيذ

إن تغيير شيء أساسي مثل تقسيم عدد أيام العمل على مدار الأسبوع ليس بالمهمة السهلة. لا بد أن تؤثر على المجالات في جميع الإدارات ومستويات الإدارة ، مما يجعل تنفيذ أسبوع العمل لمدة أربعة أيام مهمة معقدة للغاية.

تشمل العوامل التي يجب مراعاتها على وجه التحديد الجدولة والسياسات والتواصل وإدارة توقعات العميل / العميل من بين أمور أخرى.

يعد التواصل عاملاً رئيسياً في بدء أسبوع العمل لمدة أربعة أيام ويمكن أن يكون استخدام طرق متعددة مفيدًا حقًا في ضمان الفهم.

يمكن أن يساعد استخدام أدوات الاتصال بالفيديو والرسوم أثناء التخطيط والتنفيذ على فهم العملية بشكل أفضل. تجعل الموارد مثل Snagit من السهل والسريع إضافة هذه الأدوات إلى بروتوكولات الاتصال الخاصة بك وتساعد على زيادة الفعالية إلى أقصى حد.

زيادة الضغط مع المواعيد النهائية

هناك نوعان من الزوايا للنظر هنا. أحدهما هو تصور الموظف والآخر هو سلوك العميل / العميل. كلاهما ، على الرغم من ذلك ، يمكن إدارته من خلال التواصل الجيد والنظر الشامل لجميع المتغيرات خلال مراحل التخطيط والتنفيذ الأولية.

يمكن أن يجد الموظفون أنفسهم متوترين عند محاولتهم تلبية نفس التوقعات وتحقيق نفس النتائج مع أقل من يوم واحد - مما قد يسمح أو لا يسمح بساعات أقل للعمل في غضون ذلك.

قبل أن يتم تكييف الدمج الكامل لأسبوع العمل لمدة أربعة أيام ، قد يشعر الموظفون بضغط أكبر ؛ الشعور كما لو أن طلب الوصول إلى نفس النتائج في وقت أقل هو صافي سلبي.

قد يساهم العملاء / العملاء الذين لا يعملون وفقًا للجدول الزمني نفسه مع فريقك في زيادة الشعور بالضغط ، حيث قد يتم إرسال رسالة تتطلب استجابة سريعة في يوم لا يعمل فيه فريقك.

قد لا تشعر العودة إلى ذلك بالرضا إذا لم يتم توضيح التوقعات والتواصل حول هذا الشيء المحدد أو فهمه بشكل واضح.

مجرد التواصل مع عملائك / عملائك حول الجدول الزمني ودمج رسائل OOO أو إضافات سطر التوقيع يمكن أن يساعدهم على فهم ما يمكن أن يتوقعوه بقدر أوقات الاستجابة. هذا يمكن أن يخفف من ثقل موظفيك أيضًا.

لا يعمل مع كل صناعة

بالطبع ، قد لا تكون صناعتك المحددة مناسبة لدمج أسبوع عمل لمدة أربعة أيام.

الأطباء والممرضات والمعلمون ، على سبيل المثال ، سيخلقون الكثير من التموجات السلبية لمجتمعاتهم من خلال تقليل أيام عملهم.

قد تتطلب الصناعات الأخرى ، مثل أعمال الدعم الشخصي ، وأعمال الدعم التنموي ، وبعض أنواع التصنيع تحولات كبيرة في كيفية عملها من أجل التحول إلى العمل أربعة أيام في الأسبوع.

يمكن أن تكون طريقة العمل هذه مفيدة للغاية ولكنها ليست مناسبة عالميًا.

بعض الإحصائيات عن أسبوع العمل لمدة 4 أيام

وفقًا لجمعية إدارة الموارد البشرية ، تقدم 15٪ من المؤسسات الآن أسابيع عمل لمدة أربعة أيام لبعض موظفيها. هذه زيادة عن نسبة 13٪ المسجلة في عام 2017.

تخبرنا USA Today أن 67٪ وظائف أكثر على Ziprecruiter تشير إلى أربعة أيام عمل لأسابيع مقارنة بالعام الماضي.

أسبوع العمل لمدة أربعة أيام هو تفضيل 40 ٪ من العمال الأمريكيين وفقًا لمعهد القوى العاملة في كرونوس.

في يوم العمل العادي ، يكون متوسط ​​إنتاج العامل المكتبي في المملكة المتحدة لمدة ساعتين و 53 دقيقة وفقًا لما أورده موقع Vouchercloud.com. عندما نطبق زيادة بنسبة 20٪ في الإنتاجية مرتبطة بالعديد من تجارب العمل لمدة أربعة أيام في الأسبوع ، يمكن لأصحاب العمل هؤلاء أن يشهدوا عثرة كبيرة في الإنتاجية.

حتى في عام 2018 ، كان 66٪ من العمال الذين شملهم استطلاع روبرت هاف يريدون أسبوع عمل مضغوطًا ، لكن 17٪ فقط من أرباب عملهم عرضوا هذا الخيار.

استنادًا إلى دراسة أجريت في يوليو 2020 ، كان 75٪ من العمال الأمريكيين يعانون من الإرهاق.

استنادًا إلى الدراسات الحالية لأسبوع العمل لمدة أربعة أيام ، يمكن أن يساعد النهج في تقليل هذا العدد المرتفع للأسف.

في عام 2021 ، عمل العامل الأمريكي العادي حوالي 38.7 ساعة في الأسبوع وفقًا لموقع Balancethemoney.com.

عندما قدمت Perpetual Guardian أسبوع عمل لمدة أربعة أيام ، أبلغ موظفوها عن انخفاض في مستويات التوتر - من 45٪ قبل التغيير ، إلى 38٪ بعد التغيير.

يساعد أسبوع العمل لمدة أربعة أيام في جذب المواهب. وفقًا للورقة البيضاء الصادرة عن مدرسة Henley Business School ، أفاد 63٪ من أرباب العمل في المملكة المتحدة بأن هذا صحيح.

زيادة إنتاجية فريقك مع العناصر المرئية!

بدءًا من التقاط لقطة شاشة وحتى تسجيل رسالة فيديو ، يساعد Snagit فريقك على تسريع مهام الاتصال اليومية.

جرب Snagit مجانًا

هل أسبوع العمل لمدة 4 أيام مناسب لشركتك؟

إن أسبوع العمل لمدة أربعة أيام ليس بالضرورة مناسبًا لجميع الأعمال وجميع المواقف.

بالنسبة لأولئك الذين تناسبهم ، فإن فوائد أسبوع العمل لمدة أربعة أيام وفيرة. هناك الكثير من العوامل التي يجب مراعاتها عند التفكير في إجراء هذا التحول.

نموذج عملك وصناعتك

لا يعد أسبوع العمل لمدة أربعة أيام أمرًا واقعيًا لجميع نماذج الأعمال وجميع الصناعات.

إذا كان عملك يعتمد بشكل كبير على تفاعل العملاء ، أو يحتوي على مكون رعاية عالي ، أو يعتمد على حصة محسوبة بدقة يتم الوفاء بها على نموذج الأيام الخمسة التقليدي ، فقد لا يكون أسبوع العمل المضغوط مناسبًا لك.

إذا كان عملك مرتبطًا بالتكنولوجيا أكثر من البشر ، وإذا تم تنفيذ معظم المهام عالية التأثير على جهاز كمبيوتر ، وإذا كانت النتائج أكثر أهمية من ساعات العمل ، فإن التحول إلى أسبوع عمل لمدة أربعة أيام يمكن أن يعمل بشكل جيد.

هل ستكون مربحة؟

مثل أي قرار تجاري رئيسي ، يجب معالجة الربحية.

تأكد من التشاور مع الإدارات المناسبة وأعضاء القيادة المناسبين للحصول على صورة كاملة عن الآثار التي قد تترتب على التحول إلى أسبوع عمل لمدة أربعة أيام.

استخدم المحادثات الأولية حول الموضوع للمساعدة في تحديد المجالات التي قد تتطلب بعض التفكير الإبداعي لجعل الربحية ممكنة.

في أماكن العمل التي تعتمد على تبادل الوقت بشكل مباشر مقابل المال ، قد تشكل الربحية تحديًا كبيرًا عند التفكير في التحول إلى الاستيقاظ أربعة أيام في الأسبوع.

حجم واحد لا يناسب الجميع

لا يوجد نهج واحد فعال عالميًا تجاه المرونة والمزايا الأخرى التي يوفرها أسبوع العمل لمدة أربعة أيام ، لذا احرص على عدم وضع نفسك في هذا النهج الفردي.

هناك العديد من الطرق لدمج المرونة وتوازن أفضل بين العمل والحياة لموظفيك دون إحداث تأثيرات سلبية على عملائك أو أرباحك النهائية.

حدد النتيجة النهائية المرغوبة واعمل على إيجاد حل يصل بك إلى هناك - قد لا يكون الأمر بسيطًا مثل الاستغناء عن يوم واحد في الأسبوع.

اسأل أصحاب المصلحة

اجلب مجموعة من أصحاب المصلحة إلى المحادثة!

سيساعدك الاستماع من الأشخاص المشاركين في العمل ، سواء داخليًا أو خارجيًا ، على البدء في معرفة مجموعة متنوعة من وجهات النظر والآثار.

يمكن إبراز التحديات التي ربما لم تفكر بها من قبل ، وكذلك الفوائد التي ربما لم تخطر ببالك ، من خلال إشراك مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة.

اسأل فريقك

أشرك فريقك في المحادثة في أقرب وقت ممكن. يجب أن يتضمن النشاط الذي يهدف جزئيًا إلى رفع الروح المعنوية وخلق وضع طبيعي جديد وأفضل لموظفيك وجهة نظرهم.

سواء كانت إيجابية أو سلبية ، فإن الآثار المترتبة على التغيير إلى أسبوع عمل لمدة أربعة أيام ستشعر بها هذه المجموعة إلى حد كبير ، وإذا لم يكن لديك دعم من البداية ، فقد تكون العقبات والصعوبات أصعب من اللازم.

وبالطبع ، إذا لم يكن هناك من يريد حقًا أربعة أيام في الأسبوع ، لكنه يفضل نهجًا مختلفًا للمرونة والتوازن ، فمن الجيد أن تعرف ذلك قبل المغامرة بعيدًا جدًا في هذا الطريق!

كيف يتم تنفيذ 4 أيام عمل في الأسبوع؟

يعد تحديد ما إذا كان أسبوع العمل لمدة أربعة أيام خيارًا قابلاً للتطبيق أم لا في مكان عملك خطوة مهمة ولكنها بعيدة كل البعد عن الخطوة الأخيرة!

هناك الكثير من الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند تنفيذ أسبوع العمل لمدة أربعة أيام. يركز اثنان من الأساسيات على النتائج على مدار ساعات وتعظيم الوقت.

التبديل إلى "التفكير القائم على النتائج"

يمكن أن يكون هذا أحد أكبر التحديات التي تواجه الشركات التي تتحول إلى العمل أربعة أيام في الأسبوع.

من الشائع أكثر بكثير مساواة الإنتاجية بساعات العمل أكثر من مساواتها بالنتائج وهذا تحول عقلي ضروري لأي شركة تتطلع إلى أن تصبح شركة تعمل لمدة أربعة أيام في الأسبوع.

افهم نتائجك

يتطلب تنفيذ أسبوع عمل لمدة أربعة أيام وضوح التوقعات قبل كل شيء.

يترك الغموض مجالًا لسوء التفسير والنتائج التي لم يتم تحقيقها ويجب التخلص منه بشكل استراتيجي.

تحديد المواعيد النهائية ، وإسناد المهام والمسؤوليات للفرد الصحيح ، وتحديد ما يجب أن يبدو عليه المنتج النهائي / النتيجة أو تحقيقها بوضوح ، هي أمور غير قابلة للتفاوض من أجل التحول إلى أسبوع عمل مدته أربعة أيام.

يمكن أن يساعد استخدام العناصر المرئية في اتصالك في التأكد من تقديم النتائج بوضوح لجميع الأطراف المعنية. يمكن لمقطع فيديو سريع أو نموذج بالحجم الطبيعي أن يقطع شوطًا طويلاً في جذب الجميع إلى نفس الصفحة.

توقف عن الإدارة الدقيقة

الإدارة التفصيلية تضر حرفياً بكل نوعية جيدة مرتبطة بأسبوع العمل لمدة أربعة أيام.

إنه يعزز الإرهاق والقلق وانخفاض الرضا الوظيفي ويكاد يكون دائمًا مضيعة للوقت. النتيجة الوحيدة التي تعمل من أجلها هي السيطرة.

للتأكد من أن لديك معلومات كافية حول كيفية تقدم العمل ، يمكنك دمج تقارير التقدم في مهام سير العمل أو كبند دائم في جدول الأعمال في الاجتماعات العادية.

تأكد من أنك وظفت المهارات الصحيحة

إن امتلاك المهارات المناسبة للعمل في الأدوار المناسبة والتدريب الجيد هو أكثر أهمية عندما ننظر إلى أسبوع عمل مدته أربعة أيام.

إذا لم يكن فريقك مجهزًا بالمهارات اللازمة للوصول إلى النتائج التي أنشأتها ، فلن تسير عملية الانتقال بشكل جيد.

قد يكون من المفيد تقييم احتياجات تحسين المهارات والتدريب على فترات منتظمة بحيث لا تواجه مواقف لا تتوفر فيها المهارات المناسبة.

تعزيز التواصل المفتوح

على الرغم من أن الثقافة حول أسبوع العمل لمدة أربعة أيام تعطي قيمة عالية للاستقلالية ، إلا أنه لا يزال من المهم جدًا أن تكون متاحًا لزملائك وتقاريرك المباشرة.

سيؤدي التواصل الوجداني منك إلى تواصل مفتوح منهم عندما يواجهون مشكلة أو يواجهون صعوبة في التكيف مع طريقة العمل الجديدة هذه.

من المحتمل أن يبدأ هذا الاتصال المفتوح مع القائد حتى يتم تحقيقه والمشاركة فيه بشكل كامل عبر الشركة.

تعظيم وقت الجميع

من المنطقي أن تعظيم وقت الجميع هو عنصر أساسي في الانتقال بنجاح إلى يوم واحد أقل "في المكتب" كل أسبوع. قد يكون قول ذلك أسهل من فعله ، لذا إليك بعض الأفكار لتبدأ بشكل جيد.

قطع الاجتماعات غير الضرورية

لم تأت مذكرة "كان من الممكن أن يكون هذا الاجتماع بريدًا إلكترونيًا" من العدم.

لا يوجد نقص في الوقت الضائع في الاجتماعات التي ليست ضرورية ، أو ليست جيدة الإدارة ، أو غير مصممة لغرض معين.

يجب أن يكون لأي وقت اجتماع يتم استخدامه ، لا سيما عند العمل ضمن هيكل عمل لمدة أربعة أيام أسبوعيا ، غرضًا محددًا محددًا ، ويتم الالتزام به بدقة لتحقيق هذا الغرض. أي قضايا يمكن التعامل معها بطريقة أخرى ، يجب أن تكون كذلك.

إذا كنت تقوم بجدولة اجتماع لمشاركة تحديث الحالة أو تقديم البيانات أو أي مشاركة أخرى للمعلومات أحادية الاتجاه ، فقم بتسجيل مقطع فيديو في أداة مثل Snagit بدلاً من ذلك.

التحضير والاستعداد والاستعداد

إذا كنت قد اعتبرت الاجتماع ضروريًا ، فتأكد من أنك مستعد قدر الإمكان لقيادة الاجتماع ، بالطبع ، ولكن دعنا أيضًا نذهب خطوة إلى الأمام في ذلك. امنح فريقك كل ما يحتاجون إليه ليكونوا مستعدين أيضًا.

كيف يمكن أن يبدو هذا؟ توفير هدف وجدول أعمال معلن في وقت الحجز ، وتقديم أي مستندات تحضيرية مسبقًا وإبلاغها بضرورة مراجعتها قبل الاجتماع ، والتأكد من أن الأشخاص الوحيدين هناك هم من يحتاجون إلى التواجد هناك.

عيّن ميسّرًا

عندما تحاول تعظيم النتائج التي تم تحقيقها في غضون أربعة أيام عمل في الأسبوع ، فمن الممارسات الجيدة تعيين ميسِّر للاجتماعات.

وتتمثل مهمتهم في توجيه الاجتماع وإبقاء كل شيء على المسار الصحيح. يجب أن يكونوا مجهزين لإنهاء المحادثات الدائرية أو مناقشات "موقف السيارات" والحفاظ على استمرار الأنشطة في الوقت المحدد.

ضع مربّعًا زمنيًا في أنشطتك

يعد تخصيص الوقت لاجتماعك إستراتيجية تساعد مجموعتك على الاستمرار في التحرك وتساعدهم أيضًا في الوصول مباشرة إلى وضع الحل.

يمكنك القيام بذلك عن طريق تخصيص مقدار من الوقت لكل عنصر في جدول أعمالك وجعل هذا الوقت ضيقًا قدر الإمكان - بما يكفي أو حتى أقل قليلاً مما تعتقد أنه معقول.

يساعد ذلك على غرس الشعور بالقوة التي يمكن أن تساعد الدماغ على الاندفاع إلى أعلى مستوياته فورًا. هذه طريقة رائعة للتأكد من وصول اجتماعك إلى النتيجة المستهدفة خلال الفترة الزمنية المحددة له.

تجنب التفكير الجماعي

التفكير الجماعي هو ما يحدث في جلسة العصف الذهني المفتوحة - يعمل جميع المشاركين ، على الأقل المنفتحون ، في وقت واحد على إيجاد حل. يمكن أن يؤدي ذلك إلى استبعاد بعض أعضاء الفريق الأقل ثقة وكذلك زملائك الانطوائيين.

بدلاً من ذلك ، حاول تنفيذ وقت حل صامت حيث يكون لدى الحضور فترة زمنية محددة لكتابة أفكارهم للتعامل مع المشكلة المطروحة ثم يتم جمعها جميعًا.

يؤدي ذلك إلى تقليل الوقت الذي تقضيه في مناقشة المشكلات وتعميمها والتأكد من حصولك فعليًا على مدخلات من جميع أعضاء الفريق ، مما يؤدي إلى تحسين فرص العثور على الحل الصحيح وعدم الحاجة إلى عقد اجتماع آخر حول هذا الموضوع.

إنهاء كل اجتماع بقرار

يجب أن يتضمن جدول أعمالك دائمًا قسمًا من الوقت في نهاية الاجتماع سيتم استخدامه لتأكيد نتائج الاجتماع ومراجعة أي خطوات وعناصر عمل تالية.

سيساعد هذا في التأكد من مغادرة الجميع وهم يعلمون بالضبط ما هم مسؤولون عنه وكيف يتم حل المشكلة.

بهذه الطريقة يمكن للجميع مغادرة الاجتماع وهم يعلمون بالضبط ما يجب أن يحدث بعد ذلك ، دون إضاعة الوقت في إعادة الزيارة أو طرح أسئلة غير ضرورية.

إنشاء ومشاركة محضر الاجتماع

في شركة تعمل بأربعة أيام في الأسبوع ، تعد محاضر الاجتماعات أكثر أهمية من هيكل العمل التقليدي لأنها توفر سجلاً ملموسًا لقرارات ونتائج الاجتماع.

إنها بمثابة وسيلة للحاضرين لإعادة النظر في عناصر العمل والخطوات التالية دون أخذ مقدار الوقت المطلوب للاتصال ذهابًا وإيابًا مع الزملاء للعثور على الإجابة.

هذا مكان آخر يمكن أن يكون فيه Snagit مفيدًا بشكل كبير - لا يجب أن تكون محاضر الاجتماعات مجرد مستندات نصية. يمكنك بسهولة دمج لقطات شاشة من مجموعة العرض التقديمي ، وعمل التعليقات التوضيحية لتسليط الضوء على نقاط معينة ، وإضافة نص ، والارتباط بمصادر أخرى - احصل على نسخة تجريبية مجانية هنا!