الرؤى التنفيذية: هل كان هذا بحاجة إلى أن يكون اجتماعاً؟

في هذا المقال:

• كيف تتكيف الشركات وتزدهر مع التحول إلى العمل عن بعد والمختلط
• كيف تصنع ثقافة مكان عمل أكثر صحة
• لماذا تقوم شركات مثل TechSmith بتجربة سير العمل غير المتزامن

منذ المراحل الأولى لوباء COVID-19 ، يواصل ستة من كل 10 عمال أمريكيين بوظائف يمكن القيام بها عن بُعد العمل من المنزل اليوم ، وفقًا لدراسة أجراها مركز بيو للأبحاث عام 2022. CSC ، شركة استشارية للامتثال القانوني مقرها ويلمنجتون بولاية ديلاوير ، هي واحدة من العديد من الشركات التي اختارت عدم العودة إلى المكتب منذ بداية الوباء.

لم يمض وقت طويل على محور العمل عن بُعد حتى لاحظ مارك تارون ، كبير مهندسي تجربة المستخدم لتكنولوجيا المؤسسات في CSC ، شاشة مليئة بالنجوم الفارغة أثناء تحديث الحالة المجدول بانتظام.

وقال تارون: "لم يكن هناك نقاش ، ولا نقاش ، ولا قرار يجب اتخاذه خلال هذا الاجتماع". "كنا نجلس هناك لمدة 30 دقيقة ويمكن أن ترى الناس يقسمون إلى مناطق."

الحل؟ دعوة مدير المشروع لإنشاء مقاطع فيديو ولقطات شاشة يمكن لأعضاء الفريق مشاهدتها قبل التحديثات المباشرة - وفي وقتهم الخاص في 10 دقائق أو أقل. أدى هذا إلى التخلص من بعض الاجتماعات البعيدة التي تضم جميع الفرق وبدأ التحول إلى جدول عمل أكثر تزامنًا.

قال تارون: "الناس مبتهجون - لقد كان نصرًا كبيرًا". قال 83 ٪ من أكثر من 9000 عامل عالمي شملهم الاستطلاع في دراسة Accenture's Future of Work ، والتي صدرت في أبريل ، إنهم يفضلون القدرة على العمل عن بُعد لجزء من الوقت على الأقل.

اجتمع تارون والمسؤولون التنفيذيون الآخرون الذين لديهم رؤى ثاقبة في اتصالات العمل عن بُعد تقريبًا في يونيو 2022 لإجراء مناقشة عميقة حول الديناميكيات المتطورة للاتصال في مكان العمل. استضافت المحادثة Crain's Content Studio ، قسم رواية القصص التسويقية في Crain's Detroit Business ، بالشراكة مع TechSmith ومقرها ميشيغان ، وهي شركة عالمية رائدة في برامج التقاط الشاشة وتسجيل الشاشة.

خلال المحادثة الافتراضية ، اتفق المسؤولون التنفيذيون على أن نماذج العمل الهجين الإنتاجية تتطلب تحولًا مقصودًا في استراتيجية الاتصال الشاملة للشركة.

قال TechSmith: "سنستمر في رؤية تركيز أقل كثيرًا على" ساعات العمل الأساسية "والمزيد من هذه العقلية" في أي وقت وفي أي مكان "، والتي تتسم بالمرونة الفردية وتخلق بيئة يشعر فيها الموظفون والفرق بالقدرة على أداء أفضل أعمالهم" الرئيس التنفيذي ويندي هاميلتون.

المشاركون في المائدة المستديرة

بناء صندوق أدوات رقمي

عمل ماثيو داير ، رئيس قسم تعليم المطورين في Netflix ، عن بُعد منذ أن بدأ العمل في الشركة منذ أكثر من عام بقليل.

ووصف أفضل ممارسات الاتصال لفريقه بأنها مدعومة بمزيج من الأدوات المتزامنة وغير المتزامنة.

قال: "معظم الرفع الثقيل في Netflix يحدث في قسم التعليقات في مستند Google". "غالبًا ما يكون أول شيء أفعله هو تصفح التعليقات لأنني أعرف أن هذا هو المكان الذي حدث فيه كل الحوار الفعلي."

تسمح عمليات سير العمل غير المتزامنة ، مثل استخدام محرر مستندات Google ، للموظفين بالاتصال عندما يكون ذلك مناسبًا لهم. بدلاً من ذلك ، تتطلب الأنظمة الأساسية المتزامنة من أعضاء الفريق تسجيل الدخول والمشاركة في وقت محدد.

قالت إليزابيث بيرس ، المديرة الأولى لتجربة التعلم لمزود الخدمات الرقمية: "هناك مجموعات مختلفة من تقنيات الاتصال التي يمكنك الحصول عليها بناءً على حجم شركتك ، وما تفعله شركتك ، وما هي ثقافتك - حتى في مكان تواجد موظفيك". المهام. "إذا كان لديك شركة مكونة من 200 شخص ، فإن ما يناسبك لن يعمل لصالح شركة تضم مليوني موظف."

جيسي لاهي ، الشريك المؤسس والشريك الاستراتيجي في Workforce Communication ، هو مستخدم متكرر لتطبيق الرسائل الصوتية Voxer ، والذي يسمح بإجراء مكالمات هاتفية غير متزامنة.

قال لاهي: "بالنسبة للكثير منا ، يبدو أن الهاتف يزن 100 رطل". "إذا التقطته أو اتصلت بشخص ما ، فقد أعلق في محادثة لمدة 30 دقيقة. ولكن لتتمكن من الضغط على زر وترك رسالة صوتية ثم الحصول على رد عندما يحين الوقت المناسب لهم ، فإن ذلك يؤدي إلى تسريع الكثير من المحادثات ".

قالت فرانسين دوبيكي ، مديرة العمليات التجارية والخدمات المالية الجديدة لشركة Mutual Trust Life Insurance Company ، إن فريقها يستخدم Box ، وهو أداة لإدارة المحتوى ومشاركة الملفات قائمة على السحابة ، لإبقاء القوى العاملة العالمية في Mutual Trust متصلة و "في نفس الصفحة" على الرغم من يجري في مناطق زمنية مختلفة. تقول دوبيكي إنها تعتمد أيضًا بانتظام على Snagit لإنشاء مستندات مستخدم مع لقطات شاشة مفصلة ولإنشاء رسائل بريد إلكتروني ملهمة تتميز بفقاعات استدعاء ورسومات ممتعة.

قال Dubicki: "نحن معجبون بشدة باستخدام تلك الأدوات غير المتزامنة حسب الضرورة ونستمر في البحث عن فرص التعاون هذه ، سواء كانت برامج جديدة أو تعلم المزيد عن البرنامج الذي لدينا بالفعل".

نصائح حول أدوات التكنولوجيا

• مُحرر مستندات Google: مستند تعاوني قائم على الكلمات
• Box: إدارة المحتوى ومشاركة الملفات المستندة إلى السحابة
• Snagit : أداة التقاط وتسجيل الشاشة ؛ ينشئ اتصالًا مرئيًا من خلال الصور و GIFS ومقاطع الفيديو
• Voxer: رسائل صوتية ، اتصال اضغط لتتحدث
• Camtasia: تحرير فيديو الكل في واحد وتسجيل الشاشة لإنشاء مقاطع الفيديو وتحريرها ومشاركتها

اجتماعات إعادة التفكير

وجدت دراسة أجرتها شركة Reclaim.ai عام 2021 أن متوسط ​​قضاء المحترفين أكثر من نصف أسبوع العمل - 21.5 ساعة - في الاجتماعات. قبل Covid ، أمضى المحترفون حوالي 14.2 ساعة في الاجتماع الأسبوعي. زادت تسجيلات الوصول الفردية وحدها بنسبة 500٪ منذ أن بدأ الوباء.

أحد العوامل الكامنة وراء الارتفاع المفاجئ في الاجتماعات الافتراضية هو "الحاجة إلى مراقبة الأشخاص ورؤيتهم من أجل الشعور بأن العمل يتقدم" ، وفقًا لتقرير رؤى "Hybrid Workplaces" من Harvard Business Review. يعزو المؤلفون هذه "الحاجة" في النهاية إلى الصدام بين التفكير القديم من التاسعة إلى الخامسة ، والتفكير داخل المكتب حيث يتم العمل بشكل متزامن ، والقوى العاملة البعيدة بشكل متزايد ، حيث يحدث العمل وفقًا للجدول الزمني لكل موظف.

كم من هذه الاجتماعات يمكن أن يكون بريدًا إلكترونيًا أو رسالة فيديو أو مستندًا مشتركًا بشكل تعاوني؟

"نحاول أن نجعل الناس يسألون أنفسهم ،" هل يجب أن يكون هذا اجتماعًا؟ " قالت كاثرين كوسين ، العضو المنتدب ونائب الرئيس الأول لشركة التأمين Oswald Companies ومقرها كليفلاند ، "قبل إرسال دعوة الاجتماع". "إحدى الطرق التي نأمل بها تعزيز هذه الفكرة هي الإعداد التلقائي التلقائي في Outlook الذي يتطلب من المستخدمين تضمين جدول أعمال بنتائج الاجتماع المتوقعة عند إرسال طلب تقويم."

كما نفذت كوسين وفريقها سياسة "عدم الاجتماعات - أيام الجمعة" على مستوى الشركة ، وبشكل أساسي للاجتماعات الداخلية.

اتخذت TechSmith خطوات لتقليل عدد الاجتماعات من خلال مطالبة أعضاء الفريق بإعطاء الأولوية للعمل غير المتزامن لشهر يوليو. قال هاميلتون إن الشركة اختبرت أيام أو أسابيع "عدم الاجتماع" في الماضي ، لكن العديد من الموظفين زدوا مواعيدهم إلى اليوم التالي.

وقالت: "نحاول معرفة ما إذا كان التركيز" غير المتزامن أولاً "يساعدنا بدلاً من ذلك وأعضاء فريقنا على التقييم بشكل أفضل عندما نحتاج إلى اجتماع".

قالت كيميكا جاريت ، رئيسة قسم الأفراد والثقافة في شركة ووكر ميلر لخدمات الطاقة ، إنها غالبًا ما تلغي الاجتماعات غير الضرورية.

قال غاريت: "عندما انضممت إلى ووكر ميلر في فبراير ، كنت أغلق كل يوم جمعة". ومع ذلك ، فإن بعض اجتماعات الجمعة تجعلها مدرجة في جدولها الزمني على أساس كل حالة على حدة ، كما أضافت.

حاولت Netflix منح جميع الموظفين إجازة الصيف المتأخرة من خلال بدء "أغسطس البطيء" ، مما يعني إلغاء الاجتماعات المتكررة في عام 2021. وفقًا لداير ، كان التأثير غير متساوٍ.

أوضح داير: "نظرًا لأن أشخاصًا آخرين مثل المطورين كانوا متجهين إلى أسفل ، كان لدى العاملين لدينا في هندسة الشركات الذين كانوا يقومون بدعم الأدوات المزيد من العمل للقيام به". "قد لا يكون هذا شيئًا يمكنك بالضرورة تفويضه على مستوى الشركة."

التواصل والتواصل والتواصل

في حين أن الاتصال الواضح هو حجر الأساس لبناء ثقافة مكان عمل مُرضية ، يعتقد هؤلاء الخبراء أن استخدام كل من الأدوات المتزامنة وغير المتزامنة أمر بالغ الأهمية في استيعاب تفضيلات الاتصال المختلفة.

قال كوسين: "لدينا ستة أجيال في القوى العاملة اليوم ، وكل واحد منهم يتلقى البيانات بطريقة مختلفة". "لا يمكننا أن نجعل كل شيء فيديو ولا يمكننا أن نجعل كل شيء بريدًا إلكترونيًا."

أوضح كوسين أنه إذا خطط القادة في شركات أوزوالد لبث عبر الإنترنت في قاعة المدينة للتواصل مع الموظفين ، على سبيل المثال ، فقد يتابعون ذلك برسالة إخبارية ، "حتى يتمكن الشخص الذي لا يستمتع بالاستماع أو التواجد على الكاميرا من الرجوع إلى هذه المعلومات لاحقًا . "

قالت بيرس إنها تؤمن بتقديم المعلومات ثلاث مرات ، وبطريقة مختلفة في كل مرة. يمكن أن يُتبع اجتماع كل الفريق برسالة بريد إلكتروني موجزة ثم مقطع فيديو قصير ، على سبيل المثال.

قال لاهي: "لدينا أجيال مختلفة في القوى العاملة ، ولدينا أيضًا أساليب تعلم مختلفة". "بعض الناس قراء. يحتاج بعض الأشخاص إلى الأشياء بصريًا والبعض الآخر متعلمون سمعيون ".

أبرزت غاريت أيضًا قوة الأدوات غير المتزامنة للمساعدة في تحسين الاتصال لفريقها بأكمله - خاصةً لأولئك الذين يعملون خارج الموقع.

"لدي موظفون ميدانيون غير قادرين على حضور الغداء والتعلم أو غير قادرين على استخدام الكمبيوتر ، لذلك أحتاج إلى التأكد من أنني أصمم الاتصالات وصنعها وأقدمها بطريقة فعالة" ، قال غاريت قال.

أضاف بيرس أن تجربة تقنيات وأدوات الاتصال المختلفة هي جزء أساسي من بناء استراتيجية اتصال في مكان العمل. وقالت إن معدلات الاستنزاف المرتفعة أو أحداث الشركة قليلة الحضور - سواء كانت افتراضية أو غير ذلك - غالبًا ما تكون علامات على انقطاع الاتصال.

أعمال جارية

لقد اعتاد الناس الآن على العمل من المنزل وليس القتال لمدة خمسة أيام. تعد المرونة المتزايدة ميزة تنافسية في حرب المواهب اليوم ، مع توسع فرص العمل عن بُعد والمختلطة على مستوى العالم.

في Walker-Miller ، توسع Garrett بحث فريقها عن وظائف معينة خارج مواقع مواقع Walker-Miller الرئيسية. وقالت إنها تركز أيضًا على بحث أوسع عن المواهب يتجاوز التنوع في الجنس والعرق ويشمل قدامى المحاربين والمتقاعدين.

من منظور الموارد البشرية ، يركز Garrett على تغيير الأفكار الحالية حول ممارسات التوظيف والإبداع في العثور على المواهب.

وأوضح دوبيكي: "إننا نرى بالفعل مدى تأثير القدرة على التواصل والتعاون دون أن نكون وجهًا لوجه - أو حتى بدون أن نكون متاحين في نفس الوقت - على مدى التأثير الكبير في توظيف المواهب والاحتفاظ بها ، وبصراحة ، الإنتاجية". "ممارسات العمل تتطور ، وإذا أردنا الاستمرار في بناء فرقنا ، فيجب أن يتطور تفكيرنا كذلك."