البريد الإلكتروني لن يموت أبدًا. وإليك كيفية جعله أفضل

نحن جميعا نكره البريد الإلكتروني، أليس كذلك؟ ومع ذلك، تظهر دراسة جديدة أجرتها شركة TechSmith أن هذا هو المكان الذي تتم فيه معظم اتصالاتنا في العمل.

على الرغم من الاعتماد عليه، كان لدى المشاركين في الاستطلاع الكثير ليقولوه حول مدى عدم فعالية البريد الإلكتروني. عندما سئلوا عن أكبر عقبة أمام التواصل الفعال في مؤسستهم، أجاب الناس بأشياء مثل:

• "يتم تلقي عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا. ليس بالضرورة أن يكون لدينا الوقت لقراءة كل شيء.
• "إن إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا غير فعال للغاية ويمكن أن يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية."
• "الناس لم يقرأوا رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم."

فلماذا نفعل هذا بأنفسنا؟ إذا كان البريد الإلكتروني سيستمر، وأظهرت الأبحاث أنه كذلك، فيجب علينا استخدامه بشكل أكثر فعالية حتى نتمكن جميعًا من الوصول إلى البريد الوارد صفر.

في هذا المنشور، سنغطي سبب عدم وصول البريد الإلكتروني إلى أي مكان، ولماذا يصعب الحصول عليه بشكل صحيح، وخطوات بسيطة (مع أمثلة!) يمكنك اتخاذها للتأكد من أن الأشخاص يقرؤون رسائلك بالفعل.

مستقبل العمل غير متزامن

يُظهر بحث جديد أن التنسيقات غير المتزامنة مثل رسائل الفيديو تظهر كبديل مرحب به للاجتماعات.

احصل على الرؤى

لماذا لا يذهب البريد الإلكتروني إلى أي مكان

يعد البريد الإلكتروني عنصرًا أساسيًا في معظم الاتصالات التجارية لسبب ما. إنها طريقة أسرع وأكثر فعالية لتوصيل المعلومات من إعداد اجتماع وتسمح لك بالوصول إلى الأشخاص داخل مؤسستك وخارجها بسهولة.

توفر رسائل البريد الإلكتروني أيضًا سجلاً مكتوبًا بالقرارات والطلبات والمعلومات المفيدة الأخرى للأرشفة والرجوع إليها لاحقًا.

ما الذي يجعل من الصعب الحصول على البريد الإلكتروني بشكل صحيح

لإرسال بريد إلكتروني ناجح، عليك نقل رسالتك بشكل فعال. وإلا فإنك ستواجه سوء فهم أو هجمة من الرسائل المتبادلة بينما يسعى الأشخاص للتوضيح. البريد الإلكتروني يولد المزيد من البريد الإلكتروني.

أو ما هو أسوأ من ذلك، لن يقرأ الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على الإطلاق.

لسوء الحظ، فإن طبيعة البريد الإلكتروني التي تعتمد على النص يمكن أن تجعل من الصعب الحصول على المعلومات الصحيحة.

البريد الإلكتروني يفتقر إلى الإشارات غير اللفظية

عندما لا تتمكن من سماع نغمة شخص ما أو رؤية تعابير وجهه ولغة جسده، فقد يكون من السهل إساءة تفسير القصد من ما يحاول قوله. ما كان من الممكن أن يكون المقصود منه رسالة ودية يمكن أن يبدو عن غير قصد قاسيًا أو سلبيًا.

ليس الجميع جيد في الكتابة

يعتمد التواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني على مهارات الكتابة القوية. لا يتمتع الجميع بالقدرة على التعبير عن أنفسهم بوضوح ودقة كتابيًا، مما قد يؤدي إلى الارتباك أو سوء الفهم.

جدار النص؟ التالي!

بعض الأشياء يصعب شرحها بالنص. لتجنب سوء الفهم المحتمل، يميل الناس إلى التعويض الزائد عن طريق توفير الكثير من السياق أو التوضيح.

لا أحد لديه الوقت لقراءة مقال من خمس صفحات خلال يوم العمل. إما أن يتخطى الأشخاص رسالتك لأن طولها مخيف، أو ستضيع نقاطك الرئيسية في هذا المزيج.

قم بتوصيل رسالتك بشكل أسرع باستخدام الصور والفيديو

يجعل Snagit من السهل التقاط شاشتك وإضافة سياق ومشاركتها في أي مكان.

جرب سنجيت مجانا

5 طرق بسيطة لإرسال رسائل بريد إلكتروني أفضل

قد يبدو أنه لا يوجد شيء يمكنك فعله لإيقاف طوفان رسائل البريد الإلكتروني التي تتراكم في بريدك الوارد كل يوم. هذا هو الأمر، إذا أخذت الوقت الكافي لتحسين لعبة البريد الإلكتروني لديك وإرسال رسائل أكثر وضوحًا وإيجازًا، فسيساعد ذلك في تقليل المراسلات غير الضرورية، مما يوفر بعضًا من وقتك الثمين.

1. الوصول إلى هذه النقطة بسرعة

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لأنك تحتاج إلى شخص ما لاتخاذ إجراء، فاجعل الأمر واضحًا من البداية. يمكن أن يساعد تجنب المقدمات المطولة في ضمان عدم ضياع طلبك أو الموعد النهائي في هذا المزيج.

إذا كنت تعتقد أن السياق سيساعدك، قم بإدراجه بعد توضيح النقطة الرئيسية. سيكون لدى المستلم خيار مواصلة القراءة إذا احتاج إلى ذلك، ولن تضيع وقته إذا لم يفعل ذلك.

2. اجعلها قصيرة

تريد أيضًا أن تبقي بريدك الإلكتروني مختصرًا قدر الإمكان دون ترك التفاصيل الضرورية. إنه عمل متوازن بالتأكيد. حاول تخصيص بعض الوقت قبل البدء في الكتابة لتحديد الغرض من البريد الإلكتروني بوضوح. ماذا تريد من الشخص الآخر أن يفعل؟ (وإذا كانت هناك مواعيد نهائية، فلا تنس ذكرها!)

تحدي نفسك مع الحد الأقصى لعدد الكلمات. وفقًا لـ Boomerang، فإن النقطة المثالية لرسالة البريد الإلكتروني هي حوالي 50-125 كلمة.

3. تضمين صور للوضوح

ما هو القول؟ صورة تساوي ألف كلمة؟ هذا صحيح! تتمثل إحدى الطرق البسيطة لجعل أي بريد إلكتروني أكثر وضوحًا وإيجازًا في دمج عناصر مرئية مثل لقطات الشاشة المشروحة أو الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية لشرح مفهوم ما أو توضيح عملية ما.

يجد 97% من الأشخاص الذين يستخدمون الصور في اتصالاتهم في العمل أنها فعالة. وأفادوا أن الصور تقلل من سوء الفهم وتوفر لهم الوقت.

سواء كنت تحاول شرح عملية ما أو تقديم تعليقات على مشروع ما، فبدلاً من كتابة الشرح، التقط لقطة شاشة! باستخدام أداة التقاط الشاشة مثل Snagit، يمكنك التقاط مجموعة الشرائح أو التطبيق الذي تشير إليه واستخدام التعليقات التوضيحية مثل الأسهم أو وسائل الشرح لإضافة سياق.

4. قم بتنظيم بريدك الإلكتروني

القليل من التنسيق يقطع شوطا طويلا! تجنب الكتل الكبيرة من النص التي يمكن أن تكون مخيفة أو يصعب قراءتها عن طريق تقسيم رسالتك إلى فقرات قصيرة. إذا كنت بحاجة إلى تحديد عملية أو خطوات، فاستخدم قائمة مرقمة لتسهيل قراءتها على المستلم.

5. أرسل مقطع فيديو بدلاً من ذلك

ماذا تفعل عندما تحتاج إلى مشاركة معلومات لا تستحق الاجتماع ولكن من الصعب جدًا نقلها عبر البريد الإلكتروني؟ قمت بإرسال رسالة فيديو! لا تجعلني أبدأ حتى في جميع الاجتماعات التي يمكن استبدالها بالفيديو.

إذا كنت تواجه صعوبة في إيصال رسالتك، ولكن لا يمكنك العثور على الوقت في تقويم هذا الشخص، فحاول تسجيل رسالة فيديو سريعة وغير رسمية.
ما عليك سوى تسجيل شاشتك (نوصي باستخدام Snagit بالطبع) أثناء التحدث مع شخص ما عبر خطوات العملية أو تعليقاتك على مشروعه. بعد ذلك، يمكنك إرسال رابط الفيديو الخاص بك عبر البريد الإلكتروني ليتمكن الشخص من مشاهدته في الوقت الذي يناسبه. لا يشترط لقاء أو قراءة رواية.

لا يجب أن يكون البريد الإلكتروني فظيعًا

وهناك لديك! قد يبدو تغيير الطريقة التي تتواصل بها بمثابة مهمة شاقة، ولكن الأشياء الصغيرة هي التي تُحدث غالبًا أكبر قدر من التغيير. ابدأ بتجربة واحدة فقط من هذه الأساليب وشاهد ما سيحدث!

قم بتقليل التنقل غير الضروري ذهابًا وإيابًا باستخدام حزمة Snagit Connect Bundle

التقط شاشتك وأضف السياق باستخدام Snagit ثم شاركها في أي مكان باستخدام Screencast.

يتعلم أكثر