آداب البريد الإلكتروني: 12 قاعدة ونصائح مفيدة

آداب البريد الإلكتروني ليست شيئًا ولدنا نعرفه. ومع ذلك، يبدو أن الجميع باستثناءنا يعرفون القواعد غير المكتوبة لرسائل البريد الإلكتروني المهنية.

لحسن الحظ، هذه القواعد ليست صعبة بمجرد حصولك على الصورة الرئيسية. نحن هنا لنقدم لك النصائح التي ستجعلك متميزًا. بطريقة جيدة، ونعد!

لذا، سواء كنت جديدًا في مجال التواصل الاحترافي عبر البريد الإلكتروني أو كنت ترغب فقط في تحديث سريع، فإن هذا الدليل مناسب لك. بعد كل شيء، لا ينبغي أن يكون إرسال البريد الإلكتروني أمرًا مرهقًا أبدًا.

دعنا نتناول أفضل ممارسات إرسال البريد الإلكتروني حتى تتمكن من رفع مستوى تواصلك المهني في بضع خطوات فقط.

ما هي آداب البريد الإلكتروني المهنية، وما أهميتها؟

ببساطة، آداب البريد الإلكتروني هي الطريقة التي تكتب بها رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك للتواصل المهني. الجوانب المختلفة لرسائل البريد الإلكتروني لها أغراض مختلفة، وهو ما نغطيه في هذا الدليل.

آداب البريد الإلكتروني مهمة لأسباب عديدة. أولاً، فهو يحدد أسلوب التواصل ويعكس احترافيتك. يمكن أن تؤدي رسالة البريد الإلكتروني المكتوبة بشكل سيء إلى سوء الفهم وحتى إلى الإضرار بالعلاقات.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لآداب السلوك المناسبة أن تحسن كفاءة وفعالية الاتصال، مما يؤدي إلى علاقات ونتائج أفضل.

يعد البريد الإلكتروني بلا شك أفضل قناة اتصال للتواصل في مكان العمل، لذا فإن فهم آداب السلوك أمر مهم إذا كنت تريد النجاح.

قواعد آداب البريد الإلكتروني غير المعلنة ذات أهمية

دعنا نتناول أهم القواعد التي يجب عليك اتباعها للتواصل السليم.

عنوان البريد الإلكتروني المهني

هذا سهل. عند إنشاء حسابك، استخدم عنوان بريد إلكتروني يحمل اسمك. أعلم أن لدينا جميعًا خطابًا محرجًا من شبابنا، ولا نريد أبدًا الظهور مرة أخرى. إذا كنت لا تزال تستخدمه، فلنقم بإنشاء واحدة جديدة!

سطر الموضوع مناسب وغني بالمعلومات

سطر الموضوع الخاص بك هو مقدمة لبريدك الإلكتروني. أو ما سيقرأه المستلم أولاً. اجعل هذا المقال قصيرًا وموجزًا ​​وغنيًا بالمعلومات.

على سبيل المثال، سيكون سطر الموضوع الجيد للبريد الإلكتروني لطلب الوظيفة هو: "طلب وظيفة مساعد مبيعات". لاحظ أن سطر الموضوع يتضمن المسمى الوظيفي "مساعد مبيعات" والغرض "التطبيق". سيعرف المتلقي بالضبط ما الذي تتواصل من أجله - وهذا هو الهدف!

التحية المهنية والختام

التحية المناسبة هي دائمًا تحية مثل "مرحبًا، صباح الخير، عزيزي، وما إلى ذلك" متبوعة بأسمائهم. أضف البادئة "Mrs، Ms، MR، Dr، إلخ" كلما استطعت.

إذا كنت لا تعرف أسمائهم، فلا تقلق، فقط قل مرحبًا. ولا تنس إضافة فاصلة بعد السلام.

سيكون الإغلاق والتوقيع قياسيًا أيضًا. قم بإنهاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بملاحظة ختامية مثل "أطيب التحيات" أو "مع خالص التقدير" أو "شكرًا لك" اعتمادًا على السياق.

ثم قم بتسجيل الخروج من بريدك الإلكتروني باستخدام اسمك أو كتلة توقيع البريد الإلكتروني المخصصة.

القواعد النحوية والإملائية الصحيحة

هذا أمر واضح، ولكن يمكن أن يكون من الأصعب متابعته. أفضل نصيحة لدينا هي التحقق مرة أخرى من كلماتك واتباع القواعد النحوية القياسية. يحتوي Outlook وGmail على مدققات إملائية، ولكن الأدوات الأكثر تقدمًا مثل Grammarly يمكن أن تنقل كتابتك إلى المستوى التالي.

حافظ على نبرة احترافية ولا تبالغ في استخدام علامات التعجب. نحن نعلم أنه قد يكون من الصعب أن نبدو ودودين بدونها ولكننا نستخدمها بشكل مقتصد. إنهم يصبحون ساحقين بسرعة.

اجعلها موجزة

لا أحد يريد إضاعة الوقت في الخوض في رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمبتذلة. من المحتمل أن يقضي مستلم بريدك الإلكتروني قدرًا صغيرًا من الوقت في رسالتك. وهذا يجعل من المهم الوصول إلى هذه النقطة بسرعة.

في السطر الافتتاحي، حدد الغرض من بريدك الإلكتروني. تابع الأمر ببعض المعلومات الإضافية وأغلقه بإطار زمني. وهذا يجعل التواصل سهلاً وفعالاً للغاية للجميع.

لا تدع المرفقات تسد صناديق البريد الوارد

الملفات الكبيرة هي أسوأ كابوس لصندوق البريد الإلكتروني. يمكنهم إفساد سرعة وكفاءة البريد الوارد للمستلم.

الاختيار الحكيم هو مشاركة المرفقات الكبيرة مع رابط.

Screencast هو تطبيق تابع لجهة خارجية يقوم بإنشاء رابط فريد لجميع الصور ومقاطع الفيديو الخاصة بك. يمكنك بعد ذلك إرسال هذا الرابط بدلاً من المرفق الكبير نفسه.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك بدء محادثة على الصورة أو الفيديو الذي أرفقته. أضف التعليقات والتفاعلات واستمر في التعاون، كل ذلك في مساحة واحدة.

ثق بنا، سيشكرك المستلم على عدم إبطاء بريده الوارد.

التواصل بسهولة مع Snagit اليوم

يجعل Snagit من السهل عليك إنشاء ومشاركة صور جذابة وسهلة المتابعة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك!

تحميل النسخة التجريبية المجانية

الرد على الجميع

الرد على الكل هو أداة رائعة، ولكنها يمكن أن تكون أيضًا أداة مخيفة. نصيحتنا هي استخدامه... باعتدال. تذكر أنه عندما ترد على الكل، فإنك ترد على الكل.

سوف يستعيد كل شخص في الموضوع بريدك الإلكتروني، وهي أداة رائعة لتوصيل المعلومات على نطاق واسع. ومع ذلك، فإنها تصبح أداة ليست رائعة للأسئلة الفردية المحددة.

أفضل الممارسات التي قد لا تعرفها

يجب أن تبدو آداب البريد الإلكتروني للأعمال أكثر قابلية للتنفيذ في هذه المرحلة. أو هكذا نأمل. في هذا القسم، سنتناول بعض النصائح حول آداب البريد الإلكتروني التي من شأنها تحسين اتصالاتك بما يتجاوز التوقعات.

الاستجابة فورا

حاول الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك خلال 24 ساعة من استلامها. لكن في بعض الأحيان، نعلم أن هذا غير واقعي. بدلًا من ذلك، قم بإعطاء الأولوية لأهمية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك باستخدام طريقة أيزنهاور.

تجنب استخدام البريد الإلكتروني للحصول على معلومات سرية

استخدم منصة مراسلة آمنة أو محادثة وجهًا لوجه للحصول على أي معلومات سرية. على الرغم من أن رسائل البريد الإلكتروني عادة ما تكون خاصة، إلا أنها ليست مضمونة. وكما يقول المثل: أن تكون آمناً خير من أن تكون آسفاً.

استخدم التواصل المرئي لتجنب جدران النص الطويلة

هذا واحد هو تغيير قواعد اللعبة الحقيقية. بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمملة، حاول مشاركة المعلومات من خلال الصور المرئية. سيكون أكثر فعالية وأقل مللاً للمستلمين.

في الواقع، وجدت دراسة حديثة أجرتها شركة TechSmith أن 98% من المشاركين الذين يستخدمون الفيديو في العمل يقولون إنه يؤثر على فعالية رسالتهم بطرق مختلفة، من بينها تقليل سوء الفهم، وزيادة المشاركة، وتوفير الوقت.

الصور

من خلال إرسال الصور، يمكنك بسهولة إظهار العملية وتقديم التعليقات ومشاركة البيانات. يصبح التواصل أسهل كثيرًا عندما يكون واضحًا ويزدهر بمساعدة العناصر المرئية.

بالإضافة إلى ذلك، من السهل جدًا التقاط لقطات الشاشة. باستخدام أداة التقاط الشاشة مثل Snagit، يمكنك التقاط شاشتك وإضافة تعليقات توضيحية مفيدة وقتما تشاء. سواء كنت بحاجة إلى ذكر تفاصيل مهمة، أو استخدام أداة الخطوة لتسليط الضوء على عملية ما، أو استخدام المزيد من الميزات، فإن Snagit يلبي احتياجاتك.

بمجرد تحرير اللقطة بشكل مثالي، قم بمشاركة لقطة الشاشة الخاصة بك برابط فريد. ثم قم بلصقه في نظام المراسلة المفضل لديك. نحن نخمن أن الأمر عبر البريد الإلكتروني!

أشرطة فيديو

تعد مقاطع الفيديو أدوات رائعة عندما تحتاج إلى عرض توضيحي أو برنامج تعليمي سريع لنفسك أو لفريقك. باستخدام إمكانيات تسجيل صورة داخل صورة وإمكانيات رسم الشاشة في Snagit، يمكنك الارتقاء بأي بريد إلكتروني. فقط اضغط على تسجيل وكل شيء آخر أصبح سهلاً بالنسبة لك.

تمامًا مثل لقطة الشاشة، يمكنك إرسال مقاطع الفيديو الخاصة بك عبر البريد الإلكتروني من خلال مشاركة رابط فريد.

شارك لقطات الشاشة وتسجيلات الشاشة مع Snagit

قم بإنشاء المعلومات وتحريرها ومشاركتها بسهولة مع أي شخص يستخدم Snagit!

تحميل النسخة التجريبية المجانية

استخدم عوامل تصفية البريد الإلكتروني والمجلدات للبقاء منظمًا

وأخيرًا، ابقِ منظمًا! تضيع رسائل البريد الإلكتروني في بحر الاتصالات التي نتلقاها كل يوم. ولا يمكنك وضع علامة عليها جميعًا، وهذا سيكون مربكًا أيضًا!

بدلاً من ذلك، قم بإنشاء مجلدات لتبقى منظمًا. بمجرد الانتهاء من قراءة رسالة البريد الإلكتروني، ما عليك سوى حفظها في المجلد المناسب. بهذه الطريقة لن تفقد أي بريد إلكتروني أبدًا ويمكنك الرجوع إليه بسرعة عندما تحتاج إلى معلومات منه.

إنه يغير اتصالاتك ويغير طريقة عملك. لا مزيد من الوقت الضائع.

ختاماً…

لذا، فإن إرسال بريد إلكتروني احترافي ليس بالأمر الصعب. من المؤكد أن بعض الاتفاقيات قد يكون من الصعب وضعها في الاعتبار، ولكن هذا هو ما يدور حوله هذا الدليل. لا تتردد في الرجوع إليها كلما كنت في حاجة إليها، ولن يعرف أحد!